價(jià)值鑒定是檔案決定存毀的前提性工作

石慧艷

摘 要：檔案價(jià)值鑒定，即對(duì)檔案價(jià)值的鑒別、判定工作。它直接涉及檔案的存毀問(wèn)題，是對(duì)整個(gè)檔案管理工作具有決定意義的前提性起點(diǎn)。鑒定的對(duì)象主要是檔案的信息內(nèi)容，或說(shuō)是檔案內(nèi)容所具有的潛在價(jià)值。但鑒定的結(jié)果，則決定檔案是否保存以及如何保存。因此，鑒定實(shí)際上是一項(xiàng)通過(guò)對(duì)檔案內(nèi)容價(jià)值的判定來(lái)決定檔案實(shí)體存毀問(wèn)題的工作，基本上可歸入實(shí)體管理范疇。

關(guān)鍵詞：價(jià)值鑒定；檔案；存毀；前提工作

1 檔案鑒定工作的悖論色彩與困惑性

（一）鑒定的悖論色彩

檔案價(jià)值的鑒定必須在文件未轉(zhuǎn)化為檔案之前就開(kāi)始進(jìn)行。但這種必須事先進(jìn)行的鑒定工作卻有著極強(qiáng)的悖論色彩。因?yàn)闄n案的價(jià)值從理論上和實(shí)踐上看，與其他社會(huì)領(lǐng)域中的一般價(jià)值一樣，實(shí)質(zhì)上主要是指一種呈潛在狀態(tài)的有用性，或是一種在未來(lái)能否被派上用場(chǎng)的可能性。因此，所有的價(jià)值均具有潛在意義.其完整含義均表現(xiàn)為由“潛在狀態(tài)（理論價(jià)值）”到“真正兌現(xiàn)（實(shí)現(xiàn)價(jià)值）”這樣兩個(gè)階段。人們說(shuō)某事物“有價(jià)值”時(shí)，實(shí)質(zhì)上是說(shuō)其具有發(fā)揮某種作用的可能性，這時(shí)所認(rèn)定的價(jià)值其實(shí)只是一種潛在的理論意義上的價(jià)值，而只有當(dāng)該事物日后在現(xiàn)實(shí)中確實(shí)發(fā)揮了這種作用，實(shí)現(xiàn)了其“潛在價(jià)值”，人們才能最終形成其“確有價(jià)值”的結(jié)論，但價(jià)值由其“潛在狀態(tài)”到其“真正實(shí)現(xiàn)”卻受若干極為復(fù)雜多變的相關(guān)因素的制約，二者之間并不具有必然的線性關(guān)系，也就是說(shuō)潛在狀態(tài)的價(jià)值未必都能在現(xiàn)實(shí)中實(shí)現(xiàn)。因此，人們只能從“實(shí)踐是檢驗(yàn)真理的唯一標(biāo)準(zhǔn)”的實(shí)證角度出發(fā)，來(lái)衡量和確定價(jià)值問(wèn)題。也就是說(shuō)，無(wú)論潛在狀態(tài)的價(jià)值如何，只有在實(shí)踐中真正兌現(xiàn)了價(jià)值，發(fā)揮了作用，才能被最終確定為“確有價(jià)值”。而自始至終從未發(fā)揮過(guò)作用、從未兌現(xiàn)過(guò)的價(jià)值，無(wú)論其在理論意義上有多大，也只能被認(rèn)定為“實(shí)際上等于無(wú)價(jià)值而且，已經(jīng)被驗(yàn)證過(guò)“確有價(jià)值”的價(jià)值，也無(wú)法保證其以后必能再次實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。因此，從理論上說(shuō)，任何完整意義上的價(jià)值均無(wú)法在其被驗(yàn)證（真正實(shí)現(xiàn)）之前就預(yù)先確定下來(lái)。人們預(yù)先確定的價(jià)值實(shí)際上只是“價(jià)值整體”的“一半”，而且是理論性、虛擬性的“一半”。檔案價(jià)值的鑒定實(shí)際上與上述情況完全一樣，它所確定的不可能是檔案價(jià)值的整體，而只是理論性、虛擬性的那一半。而完整意義上的檔案價(jià)值.永遠(yuǎn)也不可能預(yù)先確定下來(lái)。這也就是檔案工作實(shí)踐中往往被認(rèn)為價(jià)值很大的檔案自保存之日起至其實(shí)體消亡時(shí)止卻從未被利用過(guò)（實(shí)際上等于無(wú)價(jià)值），而有些被無(wú)意中保存下來(lái)的價(jià)值很小或認(rèn)為無(wú)價(jià)值的檔案卻恰恰發(fā)揮了重要作用（實(shí)際上等于有價(jià)值）的深刻原因。

上述情況將使檔案鑒定問(wèn)題形成兩個(gè)基本上是互相否定但又各自成立且相互推導(dǎo)的循環(huán)性結(jié)論；完整意義上的價(jià)值鑒定只能待實(shí)踐驗(yàn)證后方能進(jìn)行并形成確定性結(jié)論，這勢(shì)必導(dǎo)致“有文必檔”；而“有文必檔”是檔案管理和整個(gè)社會(huì)所不能接受的，而且它會(huì)使鑒定從根本上失去意義，鑒定工作必須“事先進(jìn)行”。而“事先進(jìn)行”的鑒定實(shí)際上永遠(yuǎn)也不可能真正將檔案價(jià)值判定清楚，形成有保證的正確的鑒定結(jié)果；要想使鑒定結(jié)果正確并有保證就只能“事后進(jìn)行”，而“事后進(jìn)行”又等于否定鑒定工作的必要性，使鑒定工作失去根本意義。這種結(jié)論相互否定卻又各自成立并互相推導(dǎo)的循環(huán)情況，雖還不能算是一種嚴(yán)格的悖論，卻具有極強(qiáng)的悖論色彩。而在這種悖論陰影籠罩下的價(jià)值鑒定工作，實(shí)際上只是一種勉為其難的預(yù)測(cè)性判斷。將其稱(chēng)為鑒定，從概念上講是不準(zhǔn)確的。因?yàn)橐话阋饬x上的鑒定，大都是在“事后”進(jìn)行的，如司法鑒定、產(chǎn)品簽定、技術(shù)鑒定等等。而檔案價(jià)值的簽定卻是在“事先”進(jìn)行的。因此筆者認(rèn)為，將檔案價(jià)值的簽定稱(chēng)作“檔案潛在價(jià)值的預(yù)測(cè)或預(yù)測(cè)性判斷”似乎更恰當(dāng)、更準(zhǔn)確些。

（二）檔案鑒定的困惑性

“悖論色彩”是導(dǎo)致檔案價(jià)值鑒定困惑性的里要原因。但檔案價(jià)值鑒定工作的困惑性還有一個(gè)原因。那就是它對(duì)檔案的存毀具有決定性的重要意義。這種決定檔案命運(yùn)、決定檔案生死存亡的重要性，加上其“悖論色彩”，就構(gòu)成了檔案價(jià)值鑒定工作特有的困惑性與疑難性，使其既關(guān)系很大，又矛盾深重。這也正是鑒定在檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)中往往被人們有意無(wú)意地淡化、忽略、回避的深刻根源。因此，可以毫不夸張地說(shuō)，檔案價(jià)值的鑒定是檔案管理實(shí)踐中最重要、最關(guān)鍵，同時(shí)也是難度最大的一項(xiàng)工作。并已確定了保管期限的檔案，在保存中又有到期再堅(jiān)定銷(xiāo)毀或改變期限的問(wèn)題。在提供利用和編研工作中，也會(huì)發(fā)現(xiàn)一些對(duì)鑒定有借鑒啟發(fā)意義的問(wèn)題，形成一些對(duì)鑒定工作有價(jià)值的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)或看法，等等。

2 初始鑒定與后續(xù)鑒定——鑒定的過(guò)程與程序

（一）初始鑒定與后續(xù)鑒定

初始鑒定即最初的首次鑒定，實(shí)際上是指文件將要轉(zhuǎn)化為檔案時(shí)所進(jìn)行的鑒定工作，它主要存在于文書(shū)立卷和征集、搜集零散檔案文件的工作活動(dòng)之中，一般就由文書(shū)立卷人員、從事征集、搜集工作的檔案人員和檔案部門(mén)、文書(shū)部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)具體承擔(dān)。這也是鑒定組織往往要吸收文書(shū)人員、業(yè)務(wù)人員參加的原因所在。從檔案室和檔案館的角度看，初始鑒定主要存在于檔案室。檔案館只有在征集成搜集檔案時(shí)才有初始鑒定問(wèn)題。再就是個(gè)別情況下接收了未整理的檔案時(shí)才有初始鑒定工作。初始鑒定在整個(gè)鑒定工作中具有先入為主的決定性意義，它是后續(xù)鑒定的基礎(chǔ)。初始簽定的質(zhì)量及結(jié)果從根本上決定著后續(xù)鑒定的工作內(nèi)容以至整個(gè)鑒定工作的質(zhì)量與結(jié)果。所以，初始鑒定必須極為嚴(yán)肅認(rèn)真地按規(guī)章制度進(jìn)行。實(shí)踐證明，初始鑒定搞不好，對(duì)后續(xù)鑒定以及整個(gè)檔案管理工作遺患無(wú)窮，而如果搞得好，將會(huì)使后續(xù)鑒定和整個(gè)檔案管理工作有事半功倍之有所考慮研究，作出原則性或程序性規(guī)定。

第二，具體鑒定程序和方法一般是：由一般鑒定人員按規(guī)定逐一對(duì)檔案文件進(jìn)行審閱、分析，提出初步鑒定意見(jiàn)。初步鑒定意見(jiàn)寫(xiě)在專(zhuān)門(mén)設(shè)計(jì)印制的鑒定工作單上。如檔案數(shù)量較大且較重要，亦可在鑒定組織負(fù)責(zé)人審核拍攝之前.再增設(shè)一道初審程序。初審工作一般由經(jīng)驗(yàn)豐富、水平較高的業(yè)務(wù)人員和檔案人員承擔(dān)。

第三，鑒定初步意見(jiàn)的提出必須建立在實(shí)際審問(wèn)檔案文件的基礎(chǔ)上。初審和終審性的拍板定案則未必適合審閱檔案文件。對(duì)拿不準(zhǔn)的問(wèn)題應(yīng)先進(jìn)行討論研究，然后再拿出意見(jiàn)，形成結(jié)論。

第四，對(duì)鑒定中遇到的特殊情況及問(wèn)題的處理應(yīng)隨手進(jìn)行記錄（登記），以積累鑒定工作素材，為總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)和日后的再鑒定或其他鑒定工作提供借鑒。

第五，鑒定結(jié)論形成后，即從檔案上撤下鑒定工作單，并將鑒定結(jié)論逐一標(biāo)寫(xiě)在案卷封面上和案卷目錄中。整個(gè)鑒定工作結(jié)束后，應(yīng)對(duì)鑒定工作進(jìn)行總結(jié)，并寫(xiě)出書(shū)面的鑒定工作

報(bào)告上報(bào)或備查。對(duì)確定銷(xiāo)毀的檔案則應(yīng)單獨(dú)編制銷(xiāo)毀清冊(cè)或清單，并撰寫(xiě)銷(xiāo)毀申請(qǐng)報(bào)告報(bào)批，嚴(yán)格按銷(xiāo)毀制度進(jìn)行銷(xiāo)毀。

參考文獻(xiàn)

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