工程監(jiān)理檔案管理的問題和對策

摘 要：建設(shè)工程監(jiān)理檔案是建設(shè)工程監(jiān)理活動(dòng)中直接形成的真實(shí)記錄，是總結(jié)、評價(jià)工程質(zhì)量和處理工程責(zé)任事故的重要依據(jù)。完善制度，落實(shí)責(zé)任，勤于監(jiān)督檢查，才能在工程竣工后留下一套合格的監(jiān)理資料。

關(guān)鍵詞：工程監(jiān)理；監(jiān)理檔案管理；有效對策

1 引言

1998年，我國建設(shè)領(lǐng)域?qū)嵭辛艘豁?xiàng)重大改革，就是參照國際慣例，建設(shè)有中國特色的監(jiān)理制度，使建設(shè)監(jiān)理成為一個(gè)大的產(chǎn)業(yè)，并于1998年3月納入《中華人民共和國建筑法》的規(guī)定范疇。2002年1月，國家技術(shù)監(jiān)督局、建設(shè)部聯(lián)合發(fā)布《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328—2001），對工程監(jiān)理單位質(zhì)量責(zé)任和義務(wù)以及監(jiān)理檔案的歸檔范圍、質(zhì)量要求都作了具體的規(guī)定。至此，我國實(shí)行建設(shè)工程監(jiān)理制度已日趨成熟，并逐漸引入到工程建設(shè)的全過程。

建設(shè)工程監(jiān)理檔案是建設(shè)工程監(jiān)理活動(dòng)中直接形成的真實(shí)記錄，是總結(jié)、評價(jià)工程質(zhì)量和處理工程責(zé)任事故的重要依據(jù)。我公司從2000年開始接收監(jiān)理檔案資料，并納入建設(shè)工程竣工檔案歸檔報(bào)送的范圍。從近年來監(jiān)理檔案報(bào)送的情況看，資料不完整、案卷質(zhì)量不高、書寫材料不規(guī)范、簽章手續(xù)不完備的現(xiàn)象屢見不鮮。本文試就建設(shè)工程監(jiān)理檔案存在的問題和問題的解決對策談一些看法。

2 突出問題

1、監(jiān)理資料收集不齊全、不完整、不系統(tǒng)。資料人員操作隨意性較強(qiáng)，，沒有遵照統(tǒng)一格式，內(nèi)容不完整（缺合同、監(jiān)理大綱、細(xì)則、總結(jié)等），而且大多是復(fù)印件，監(jiān)理日志記錄存在漏記現(xiàn)象。

2、監(jiān)理資料不真實(shí)、不一致。各監(jiān)理部普遍存在平時(shí)無具體人員負(fù)責(zé)收集、整理，事后再補(bǔ)的現(xiàn)象，尤其是竣工驗(yàn)收資料改動(dòng)較大，導(dǎo)致監(jiān)理資料不真實(shí)；還有的監(jiān)理部做兩套不同的資料分別交建設(shè)單位和檔案部門。

3、監(jiān)理檔案整理層次不清、內(nèi)容繁雜。由于監(jiān)理檔案貫穿于整個(gè)建設(shè)工程監(jiān)理的全過程，施工的周期長、參與的主體多，普遍存在監(jiān)理檔案與建設(shè)單位、施工單位重復(fù)交叉的現(xiàn)象，導(dǎo)致監(jiān)理檔案排序混亂、層次不清，報(bào)送移交時(shí)一團(tuán)亂麻，給日后檔案的查詢利用帶來困難。

4、監(jiān)理檔案制作材料不規(guī)范、不統(tǒng)一。有的現(xiàn)場監(jiān)理仍然用圓珠筆、復(fù)寫紙?zhí)顚憽氨O(jiān)理月報(bào)”、“工作聯(lián)系單”、“會議紀(jì)要”和“洽商記錄”等文件材料；監(jiān)理工程師簽署的《監(jiān)理現(xiàn)場用表》所涉及的欄目簽字不全，有的監(jiān)理只簽姓名，不簽日期，分部、分項(xiàng)工程驗(yàn)收表無現(xiàn)場監(jiān)理驗(yàn)收后簽署的結(jié)論性意見，且簽署的日期不規(guī)范。

5、監(jiān)理檔案報(bào)送滯后。建設(shè)單位組織建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收，承包單位都能提供出相對系統(tǒng)的檔案資料，而監(jiān)理單位卻拿不出完整的監(jiān)理檔案資料，建設(shè)工程質(zhì)量評估報(bào)告、監(jiān)理工作總結(jié)等都不能完整地提供。

3 管理對策

（一）預(yù)先規(guī)劃，制定標(biāo)準(zhǔn)

項(xiàng)目建設(shè)伊始就應(yīng)規(guī)劃本項(xiàng)目監(jiān)理資料的編制工作，及時(shí)與業(yè)主溝通，明確建設(shè)單位對本項(xiàng)目工程文件的內(nèi)容、質(zhì)量、套數(shù)、移交時(shí)間等要求，結(jié)合工程內(nèi)容和特點(diǎn)，確定本項(xiàng)目單位工程、分部工程以及專業(yè)、階段的劃分，從而制定監(jiān)理資料編制的初步計(jì)劃和進(jìn)度要求。

在項(xiàng)目開始階段必須統(tǒng)一監(jiān)理資料的標(biāo)準(zhǔn)：包括內(nèi)容的統(tǒng)一、格式的統(tǒng)一、填寫要求的統(tǒng)一以及整理方法的統(tǒng)一。只有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，才能為大量監(jiān)理資料的歸檔打下良好的基礎(chǔ)，才能減少資料編制過程中填寫不規(guī)范、格式混亂的現(xiàn)象，避免不必要的“重復(fù)”勞動(dòng)。

（二）明確要求，嚴(yán)格實(shí)施

1、監(jiān)理檔案有其內(nèi)在聯(lián)系和完整性，收集、整理、編制監(jiān)理檔案要遵循其自然形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系。記錄監(jiān)理活動(dòng)全過程的監(jiān)理檔案，一方面要反映整個(gè)建設(shè)工程質(zhì)量、進(jìn)度、造價(jià)的控制情況，另一方面要反映監(jiān)理單位本身技術(shù)管理、經(jīng)濟(jì)管理、合同管理、組織管理及工作協(xié)調(diào)等監(jiān)理活動(dòng)的情況。監(jiān)理檔案是自成體系的有機(jī)整體，我們在整理編制監(jiān)理檔案的時(shí)候，千萬不能人為地分散或打亂，要科學(xué)地分類、排列，做到歸檔文件材料不零亂，自成體系；檔案內(nèi)容不繁雜，整理有條理；檔案排列不顛倒，用表類別層次清楚；歸檔文件材料收集不重復(fù)、不交叉，保持聯(lián)系有規(guī)律。

2、監(jiān)理檔案要反映專業(yè)性、科學(xué)性、公正性的特征。監(jiān)理檔案是監(jiān)理單位依照法律、法規(guī)及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、承包合同，對工程建設(shè)實(shí)施的專業(yè)化監(jiān)理的真實(shí)反映，具有科學(xué)性、可靠性、公正性的特點(diǎn)；它既是總結(jié)評價(jià)工程質(zhì)量的依據(jù)，又是檢查監(jiān)理工作的依據(jù)，同時(shí)也是探索、完善監(jiān)理制度的重要參考。因此，監(jiān)理檔案的編制要做到“三個(gè)絕對”即：絕對真實(shí)可靠，絕對規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，絕對公正科學(xué)。

3、監(jiān)理文件、資料的歸檔內(nèi)容、組卷方法以及監(jiān)理檔案的驗(yàn)收、移交和管理工作，應(yīng)根據(jù)現(xiàn)行《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》及《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》并參考工程項(xiàng)目所在地區(qū)建設(shè)工程行政主管部門、建設(shè)監(jiān)理行業(yè)主管部門、地方城市建設(shè)檔案管理部門的規(guī)定執(zhí)行。監(jiān)理單位在建設(shè)工程竣工驗(yàn)收合格后，應(yīng)按要求組織監(jiān)理人員整理檔案，及時(shí)向建設(shè)單位和工程項(xiàng)目所在地的城建檔案館、公司檔案室報(bào)送歸檔（原件），并辦結(jié)相關(guān)移交手續(xù)。

4、抓好過程控制

監(jiān)理資料的收集、編制、整理應(yīng)貫穿施工準(zhǔn)備階段、工程質(zhì)量控制、工程造價(jià)控制、工程進(jìn)度控制、竣工驗(yàn)收、工程質(zhì)量保修期和施工合同管理的全過程，與監(jiān)理活動(dòng)實(shí)行“四同時(shí)”管理，即制定監(jiān)理規(guī)劃的同時(shí)制定監(jiān)理資料管理計(jì)劃，檢查工作的同時(shí)檢查文件材料形成情況，參加竣工驗(yàn)收的同時(shí)驗(yàn)收相關(guān)監(jiān)理資料，監(jiān)理人員提職考核時(shí)，檔案部門應(yīng)同時(shí)出具歸檔情況證明。

5、建立監(jiān)理檔案管理責(zé)任制

《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》（GB50319—2000）規(guī)定，總監(jiān)理工程師“主持整理工程項(xiàng)目的監(jiān)理資料”，專業(yè)監(jiān)理工程師“負(fù)責(zé)本專業(yè)監(jiān)理資料的收集、匯總及整理”。鑒于上述規(guī)定，建設(shè)單位與監(jiān)理單位在簽署工程項(xiàng)目委托監(jiān)理合同中應(yīng)設(shè)立監(jiān)理檔案專門條款，注明監(jiān)理檔案歸檔的套數(shù)、移交時(shí)間、質(zhì)量要求及違約責(zé)任追究等內(nèi)容，監(jiān)理單位也應(yīng)建立健全監(jiān)理檔案管理責(zé)任制，做到職責(zé)明確，制度健全，管理到位。

6、加強(qiáng)與業(yè)主的溝通，爭取業(yè)主的理解和支持

監(jiān)理資料管理工作與其他監(jiān)理工作一樣需要加強(qiáng)與業(yè)主的溝通，爭取業(yè)主的理解和支持。監(jiān)理資料中的施工合同文件、勘察設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、設(shè)計(jì)變更、工程定位及標(biāo)高資料、地下障礙物資料等等，都由業(yè)主提供；平時(shí)工作的來往信函、會議紀(jì)要、監(jiān)理工作聯(lián)系單等也和業(yè)主有關(guān)；工程計(jì)量和工程款支付、工期的延期、費(fèi)用索賠等工作也要與業(yè)主溝通；對施工資料的嚴(yán)格要求也需要爭取業(yè)主的理解和支持，否則工作很難開展，監(jiān)理資料的管理工作就難以落實(shí)。

（三）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，配備人員

根據(jù)檔案管理工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，項(xiàng)目部應(yīng)成立項(xiàng)目檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，確定分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)檔案工作，建立檔案（資料）室。

建立健全監(jiān)理檔案管理責(zé)任制，培養(yǎng)一支有一定專業(yè)基礎(chǔ)的檔案管理隊(duì)伍，為此監(jiān)理項(xiàng)目部必須配備經(jīng)過崗位培訓(xùn)持有“檔案人員崗位培訓(xùn)證”的檔案（資料）員，將任務(wù)層層分解，做到責(zé)任到人，各負(fù)其責(zé)。

作為監(jiān)理工程師，不但要注意對專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，而且還要加強(qiáng)與監(jiān)理檔案工作有關(guān)的檔案知識、檔案規(guī)范的學(xué)習(xí)。滿足監(jiān)理工作全面發(fā)展的需要。

實(shí)踐證明，要做好監(jiān)理資料的管理， 監(jiān)理單位首先應(yīng)該加強(qiáng)對檔案工作的重視，在提高監(jiān)理人員素質(zhì)的基礎(chǔ)上， 完善制度，落實(shí)責(zé)任，勤于監(jiān)督檢查，這樣才能在工程竣工后留下一套合格的監(jiān)理資料，才能實(shí)現(xiàn)建設(shè)監(jiān)理工作的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

參考文獻(xiàn)

[1]《淺談如何做好施工階段監(jiān)理資料的管理工作》

作者簡介

曹軍英，中鐵大橋科學(xué)研究院有限公司，本科。