企業(yè)信息化的檔案管理研究

張志華

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)應(yīng)用的普及，使檔案管理不能再以單一的紙質(zhì)形式存在，各種形式的電子文件成為綜合化的檔案載體。在檔案開發(fā)和利用中，如何充分利用各地已有的信息化基礎(chǔ)設(shè)施，如何充分利用原有的檔案資源，如何實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化都是需要深入研究的問題。本文以大數(shù)據(jù)信息化時(shí)代為背景，釆用規(guī)范研究和調(diào)查研究相結(jié)合的研究方法，對(duì)企業(yè)檔案管理信息化的各種因素進(jìn)行分析，同時(shí)借鑒國(guó)內(nèi)外檔案管理信息化的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合本人的檔案管理工作實(shí)踐，提出企業(yè)檔案管理信息化的對(duì)策和建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；知識(shí)管理

由于現(xiàn)代化對(duì)檔案管理的影響，檔案管理工作的步驟也都在不斷地調(diào)整。提供檔案管理服務(wù)是檔案管理的最高目的，檔案管理的每一項(xiàng)工作都是為檔案服務(wù)做準(zhǔn)備的，每一項(xiàng)工作都不可缺少，并且環(huán)環(huán)相扣，相互制約和影響，為整個(gè)檔案管理工作發(fā)揮各自的功能和效用。

1 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的歷程

企業(yè)檔案信息化是依托于信息技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展的，檔案信息化發(fā)展歷程主要分為四個(gè)階段：

第一階段是公文與檔案工作流程有機(jī)結(jié)合；

第二階段是電子文件與電子檔案一體化管理階段；

第三階段數(shù)字檔案管理及全文檢索階段；

第四階段是廣義數(shù)字檔案館建設(shè)階段。

企業(yè)檔案信息化實(shí)踐進(jìn)程受多種因素限制，發(fā)展歷程比較曲折，與企業(yè)其他部門信息化相比，發(fā)展速度相對(duì)遲緩一些。如今，檔案重要性越來越受到人們的重視?，F(xiàn)階段檔案信息化的主要目標(biāo)是盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息存儲(chǔ)的數(shù)字化、檔案信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息開發(fā)的智能化和檔案信息服務(wù)的遠(yuǎn)程化，使企業(yè)檔案信息在企業(yè)工作中顯現(xiàn)出其潛在的價(jià)值，與企業(yè)信息化進(jìn)程、國(guó)家信息化進(jìn)程相互呼應(yīng)。

2 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的成就

自 2000 年 7 月“企業(yè)上網(wǎng)工程啟動(dòng)大會(huì)”全國(guó)電視電話會(huì)議隆重舉行以來，企業(yè)管理信息化風(fēng)暴已經(jīng)席卷而來，信息化不僅僅局限在企業(yè)生產(chǎn)銷售方面，在檔案管理方面，也取得了突破性進(jìn)展。目前，大部分企業(yè)的檔案管理部門已經(jīng)掌握了信息時(shí)代收集處理信息的方法，對(duì)已有的硬件設(shè)施能夠充分的使用，然后以電子形式把信息提供給企業(yè)的各個(gè)部門進(jìn)行分析和利用。大部分企業(yè)把檔案進(jìn)行信息化管理，利用目錄可以方便地檢索所需要的信息；企業(yè)內(nèi)部建立了局域網(wǎng)，不同部門之間方便了獲取信息，部門之間的協(xié)作水平大大提高了，工作質(zhì)量和工作效率也大大提高了。

3 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

（一）企業(yè)檔案知識(shí)管理者素質(zhì)薄弱

巧婦難為無米之炊，檔案管理信息化的順利運(yùn)行，需要具有檔案管理方面知識(shí)的專業(yè)人才，從目前情況來看，許多企業(yè)檔案管理者素質(zhì)普遍偏低，有的檔案管理者也僅僅懂得對(duì)檔案進(jìn)行分類整理，或者把紙質(zhì)檔案錄入電腦，這難以滿足檔案管理信息化的要求，檔案管理信息化的涵義也不僅僅是把檔案存儲(chǔ)信息化。企業(yè)檔案知識(shí)管理需要的人才是信息技術(shù)與管理知識(shí)復(fù)合型人才。

（二）缺乏有效的檔案信息知識(shí)庫(kù)

信息化發(fā)展帶動(dòng)檔案管理水平和模式的進(jìn)步，信息化使得檔案資料獲取途徑的更加多樣、方便，檔案管理者不僅僅要收集檔案信息，更要把重點(diǎn)放在檔案的處理和總結(jié)之上。構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)檔案管理人員探索總結(jié)企業(yè)發(fā)展規(guī)律，充分利用社會(huì)信息，提高企業(yè)的生產(chǎn)效率有很大的幫助。檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)有利于將傳統(tǒng)企業(yè)零碎的知識(shí)，例如員工個(gè)人實(shí)踐知識(shí)、專家的理論知識(shí)、未經(jīng)整理的客戶數(shù)據(jù)收集起來，企業(yè)成功的關(guān)鍵就是如何對(duì)這些隱形知識(shí)進(jìn)行挖掘、整合和處理，利用整合的知識(shí)資源結(jié)合本企業(yè)自身的特點(diǎn)，建立符合本企業(yè)特點(diǎn)的知識(shí)庫(kù)。但是，企業(yè)在檔案信息知識(shí)庫(kù)建設(shè)方面發(fā)展有限。

（三）企業(yè)檔案信息化建設(shè)技術(shù)水平落后

企業(yè)檔案管理要實(shí)現(xiàn)信息化，必須有相應(yīng)的信息化技術(shù)作為支撐，特別是信息化管理技術(shù)，檔案管理信息化對(duì)技術(shù)、設(shè)備的依賴性較強(qiáng)。檔案管理信息化首先要求保證檔案信息的安全，現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，駭客、病毒危將嚴(yán)重危害企業(yè)檔案管理信息化工作的實(shí)施，企業(yè)必須具有相應(yīng)的防止網(wǎng)絡(luò)危害到檔案信息的技術(shù)。其次，檔案信息化管理不僅僅要求的是擁有幾臺(tái)電腦，把資料錄入電腦，更多的是對(duì)檔案信息的管理，檔案信息化是一個(gè)漫長(zhǎng)的過程，在這個(gè)過程中，企業(yè)要不斷地采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門，如今，檔案信息化仍處于起步階段，設(shè)備投入和技術(shù)發(fā)展都比較落后。

4 推進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策措施

（一）提高企業(yè)檔案者素質(zhì)

企業(yè)檔案基本涵蓋了企業(yè)所有顯性知識(shí)，如何充分發(fā)揮企業(yè)的顯性知識(shí)取決于檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和對(duì)知識(shí)管理的掌握程度。企業(yè)檔案管理信息化必須借助于一批具有專業(yè)知識(shí)、掌握信息技術(shù)的檔案人才隊(duì)伍，這更是檔案信息化持續(xù)發(fā)展的根基。企業(yè)知識(shí)管理者塑造的途徑可以分為兩類：一是從外部引入具有知識(shí)管理專業(yè)素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人才；二是通過對(duì)內(nèi)部員工的培訓(xùn)，使之具備知識(shí)管理必備的素質(zhì)。企業(yè)可以組織專家講座、定時(shí)召開通報(bào)會(huì)、內(nèi)部出版物的方式進(jìn)行知識(shí)交流，同時(shí)組織在線學(xué)習(xí)、信息交換會(huì)議、電子郵件、電子論壇等的手段。對(duì)于個(gè)人來說，也要養(yǎng)成善于總結(jié)的習(xí)慣，對(duì)自己的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，積極以論文的形式來共享，使企業(yè)形成扁平化、通暢化的信息互動(dòng)渠道。

（二）建立企業(yè)檔案信息知識(shí)庫(kù)

建立企業(yè)知識(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)是信息化發(fā)展的需要，信息化的發(fā)展，使得傳統(tǒng)的檔案管理模式退出歷史舞臺(tái)，取而代之的是信息化的管理，信息化管理的涵義不僅僅是實(shí)現(xiàn)檔案信息化操作，更深層次的含義是利用信息化技術(shù)對(duì)挖掘檔案信息中包含的知識(shí)資源。如果說對(duì)傳統(tǒng)的檔案進(jìn)行信息化是第一過程，那么在對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理之后的挖掘就是第二個(gè)步驟。脫離數(shù)據(jù)挖掘整合的信息化只是表面的信息化，對(duì)于企業(yè)利用企業(yè)檔案的幫助作用有限，信息化是為企業(yè)更好的挖掘信息中包含的知識(shí)提供基礎(chǔ)。如何把挖掘到的知識(shí)進(jìn)行知識(shí)共享這就需要數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)技術(shù)了，數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)是實(shí)現(xiàn)商業(yè)智能的基礎(chǔ)，如果沒有數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)，沒有企業(yè)數(shù)據(jù)的融合，更談不上數(shù)據(jù)分析了。

（三）推行“圖情檔”一體化，提供知識(shí)服務(wù)

“圖情檔”一體化管理是在強(qiáng)調(diào)分工合作的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)行業(yè)、部門在更大范圍、更高層次上的資源共享。這是信息社會(huì)的必然要求。信息是決定企業(yè)成敗的關(guān)鍵，保證信息來源渠道的暢通是企業(yè)順利發(fā)展的保障，因此信息共享應(yīng)運(yùn)而生，它是信息社會(huì)發(fā)展的必然產(chǎn)物，“圖情檔”協(xié)調(diào)發(fā)展，通網(wǎng)絡(luò)共建、資源共享、遠(yuǎn)程存取等策略，可以為用戶提供集成的信息資源服務(wù)?！皥D情檔”一體化實(shí)際上是將三者作用和屬性統(tǒng)一起來，形成一個(gè)有機(jī)的整體，達(dá)到相輔相成的目的，使其整體工作效率超出各部分效率之和，從而實(shí)現(xiàn)“圖情檔”信息資源的高效整合和利用。

（四）實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，建立統(tǒng)一的管理制度

檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是指在數(shù)據(jù)采集、檔案儲(chǔ)存、交換和使用過程中的標(biāo)準(zhǔn)化。《檔案著錄規(guī)則》對(duì)企業(yè)檔案信息在著錄與標(biāo)引做了嚴(yán)格的規(guī)定，此外，企業(yè)檔案管理還有積極參與國(guó)際質(zhì)量認(rèn)證體系的貫標(biāo)活動(dòng)，采用國(guó)際規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)。實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化的過程就是企業(yè)在電子文件歸檔、信息檢索、庫(kù)房管理上實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理，標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是為了促進(jìn)檔案信息的良性發(fā)展，以保障檔案信息的安全。

企業(yè)在進(jìn)行檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)時(shí)，要充分考慮企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)。對(duì)企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值的互動(dòng)，可以利用產(chǎn)品檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)，為以后技術(shù)創(chuàng)新和開拓市場(chǎng)提供參考。同時(shí)，為了更好的了解企業(yè)信息，企業(yè)檔案管理部門要對(duì)企業(yè)信息化過程全方位參與，并對(duì)企業(yè)信息化過程中的成功與失敗之處加以記錄。

5 結(jié)論

信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，使得企業(yè)面對(duì)的數(shù)據(jù)呈現(xiàn)幾何式的增長(zhǎng)，這就給企業(yè)檔案信息化管理帶來挑戰(zhàn)，針對(duì)這種挑戰(zhàn)，基于知識(shí)管理的企業(yè)檔案管理信息化成為企業(yè)面對(duì)挑戰(zhàn)，充分利用企業(yè)檔案信息資源，促進(jìn)企業(yè)又好又快發(fā)展的必然選擇。

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