試論新形勢(shì)下高校辦公室管理創(chuàng)新

馬斌

摘 要：高校辦公室是高校管理的綜合協(xié)調(diào)辦事機(jī)構(gòu)，是保證學(xué)校各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞，是上情下達(dá)、下情上傳的紐帶。本文針對(duì)目前高校辦公室管理工作中存在的主要問(wèn)題，重點(diǎn)闡述了新形勢(shì)下高校辦公室管理創(chuàng)新的內(nèi)涵及要求。

關(guān)鍵詞：辦公室管理；創(chuàng)新；以人為本

中圖分類號(hào)：G641 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1002-2589（2015）36-0119-02

作為高校管理的綜合協(xié)調(diào)辦事機(jī)構(gòu)，高校辦公室是保證學(xué)校各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的協(xié)調(diào)中心、信息中心和服務(wù)中心，是上情下達(dá)、下情上傳的紐帶，其管理水平直接關(guān)系到學(xué)校各項(xiàng)工作的有序高效運(yùn)轉(zhuǎn)。加強(qiáng)新形勢(shì)下高校辦公室工作的管理創(chuàng)新，是辦公室管理現(xiàn)代化建設(shè)的需要，是高校和諧發(fā)展的需要，更是提升高校綜合實(shí)力的迫切需要。

一、高校辦公室管理的現(xiàn)狀

高校辦公室是學(xué)校的一級(jí)綜合性管理機(jī)構(gòu)，其職能幾乎涉及現(xiàn)代高校管理系統(tǒng)中的決策、執(zhí)行、督查、反饋等各個(gè)子系統(tǒng)，而且又具有特定的服務(wù)及信息傳遞功能。當(dāng)前，高校辦公室在更好地服務(wù)學(xué)校全局工作的同時(shí)，更為黨政領(lǐng)導(dǎo)提供關(guān)鍵而不可或缺的輔助性服務(wù)，其綜合管理學(xué)校工作的主要作用還表現(xiàn)為：第一，協(xié)調(diào)中心。高校辦公室是學(xué)校各種關(guān)系的紐帶，是學(xué)校管理系統(tǒng)的橋梁和支柱，是領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)各方面關(guān)系完成全面工作的必要支撐。第二，政策中心。隨著高校辦學(xué)規(guī)模和校內(nèi)外交流的不斷擴(kuò)大，高校辦公室管理除了日常事務(wù)管理，政務(wù)管理參與的重要性也逐步凸顯，這主要表現(xiàn)為對(duì)上級(jí)政策文件、重要會(huì)議、領(lǐng)導(dǎo)指示的貫徹領(lǐng)悟，對(duì)學(xué)校中長(zhǎng)期或年度計(jì)劃的制定、辦學(xué)思想和管理理念的提煉等等。第三，督查中心。高校辦公室是維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)校決策權(quán)威的主要部門，為了學(xué)校工作的步調(diào)一致和便于管理、信息溝通，需要建立有效的監(jiān)控督查系統(tǒng)，需要提高工作效率和決策影響力，需要保障承上啟下、政令暢通。

然而高校辦公室由于工作的重要性和特殊性，在處理日常大量繁雜且事無(wú)巨細(xì)的工作的同時(shí)，瑣碎、臨時(shí)、突擊性工作也占據(jù)了辦公室工作的一個(gè)主要方面，加上學(xué)校發(fā)展的層級(jí)和階段之間的差異，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視程度的不同等等方面都使得高校辦公室在當(dāng)前建設(shè)的過(guò)程中，存在著以下幾個(gè)方面的主要問(wèn)題。首先，管理效率低下。一直以來(lái)，辦公室管理由于眾所周知的原因而無(wú)法明確界定自身職責(zé)和范圍，日?，嵤碌牡退教幚碚紦?jù)了工作的很大部分，極易產(chǎn)生過(guò)多依賴傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)式管理，傳遞信息、協(xié)調(diào)左右、輔佐領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀助手作用無(wú)法得到有效發(fā)揮。其次，管理制度滯后，缺乏一整套健全完善、切實(shí)可行的規(guī)章制度和嚴(yán)格的辦事程序，管理上比較混亂；利用現(xiàn)代化技術(shù)手段不夠積極主動(dòng)，辦事效率有待提高等。再者，管理模式陳舊。管理工作人員在管理過(guò)程中，忙于應(yīng)付事務(wù)、疲于奔命，組織溝通和協(xié)調(diào)創(chuàng)新能力不強(qiáng)，傳統(tǒng)陳舊的管理模式也不利于辦公室工作的橫向交流與創(chuàng)新。面對(duì)當(dāng)前高等教育改革與發(fā)展的新形勢(shì)，高校辦公室應(yīng)挖掘自身存在的問(wèn)題，在適應(yīng)新的形勢(shì)、不斷改進(jìn)創(chuàng)新中提高工作水平，推動(dòng)促進(jìn)高校辦公室自身和學(xué)校事業(yè)發(fā)展。

二、高校辦公室管理的創(chuàng)新性內(nèi)涵

辦公室管理創(chuàng)新，不僅僅是管理方式的創(chuàng)新，更重要的是管理理念和管理過(guò)程的創(chuàng)新。管理理念和管理過(guò)程的創(chuàng)新是高校辦公室管理創(chuàng)新的核心，既涉及管理者的素質(zhì)，又涉及辦公室人員的能力。從實(shí)踐看，高校辦公室管理創(chuàng)新包含以下內(nèi)涵。

第一，管理體制科學(xué)化是基礎(chǔ)。高校辦公室作為高校的一級(jí)綜合性管理機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著協(xié)調(diào)、服務(wù)、督辦、信息傳遞等基本職能，其管理水平直接關(guān)系到全校各項(xiàng)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。只有一流的科學(xué)管理，才能實(shí)現(xiàn)管理創(chuàng)新?？茖W(xué)的管理體制和嚴(yán)格的辦事程序可以充分提高管理效率，增強(qiáng)管理實(shí)效，是高校辦公室管理創(chuàng)新的基礎(chǔ)，也是對(duì)高校管理的基本要求。管理體制科學(xué)化需要首先提高高校辦公室工作的透明度，在可執(zhí)行的情況下合理公開相應(yīng)的管理程序、管理政策，在保障知情權(quán)和民主參與、監(jiān)督的前提下，提高科學(xué)管理的效率與質(zhì)量。管理體制科學(xué)化還要求規(guī)范健全規(guī)章制度，明確管理分工與職責(zé)，嚴(yán)格制定執(zhí)行科學(xué)規(guī)范的管理體制。

第二，管理定位全局化是前提。高校辦公室的定位就是“協(xié)調(diào)、服務(wù)、督辦、信息傳遞等基本職能”的優(yōu)化。要管理創(chuàng)新，就必須提高學(xué)校辦公室的服務(wù)和管理水平，充分發(fā)揮學(xué)校辦公室的中樞功能。高校辦公室是高校的一部分，管理創(chuàng)新的基礎(chǔ)是學(xué)校工作的全局化與高效率。因此高校辦公室管理者要總攬全局，把握學(xué)校的中心工作。在做好每一項(xiàng)具體工作的同時(shí)，必須明確學(xué)校當(dāng)前以及長(zhǎng)遠(yuǎn)的中心工作。合理分配、科學(xué)安排人力、物力、財(cái)務(wù)，處理好重點(diǎn)和一般、近期和長(zhǎng)遠(yuǎn)的關(guān)系。高校辦公室管理應(yīng)當(dāng)從傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)型管理走向現(xiàn)代化的科學(xué)管理，把自己置于學(xué)校改革和發(fā)展的高度，積極謀求從“交辦服務(wù)型”向“參謀服務(wù)型”的轉(zhuǎn)變。

第三，管理程序規(guī)范化是根本。提高工作運(yùn)轉(zhuǎn)效率，是高校辦公室管理創(chuàng)新的根本出發(fā)點(diǎn)。當(dāng)前高校辦公室管理工作，還存在著很多不規(guī)范的方面。這些不僅加重了工作人員的工作負(fù)荷，影響了學(xué)校辦公室的整體形象，而且限制了管理工作的效率，甚至造成了不必要的時(shí)間、人力、物力的浪費(fèi)。面對(duì)教育國(guó)際化和高校自主辦學(xué)的新形勢(shì)、新目標(biāo)，只有進(jìn)一步加強(qiáng)管理程序規(guī)范化建設(shè)，使一切工作有章可循，有理可依，才能適應(yīng)在高校不斷的發(fā)展和調(diào)整過(guò)程中，積極應(yīng)對(duì)外部形勢(shì)和內(nèi)部事務(wù)，服務(wù)于學(xué)校發(fā)展的大局。

第四，管理人員專業(yè)化是核心。科學(xué)創(chuàng)新的管理體系的核心是管理人員，管理者素質(zhì)的高低直接決定高校辦公室管理的成效。管理人員專業(yè)化是保障高校辦公室管理的核心，高校辦公室成員要有正確的政治方向、立場(chǎng)觀點(diǎn)和較強(qiáng)的政治敏銳性與洞察力，在科學(xué)的世界觀、人生觀和價(jià)值觀指引下開展各項(xiàng)工作；高校辦公室管理人員同時(shí)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展，用最先進(jìn)的理論來(lái)武裝頭腦，加強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)，不斷更新知識(shí)，掌握辦公現(xiàn)代化管理的方法和手段，以過(guò)硬的業(yè)務(wù)能力和良好的服務(wù)意識(shí)開拓辦公室工作的新局面；要準(zhǔn)確把握上級(jí)指示精神和領(lǐng)導(dǎo)意圖，把服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)，服務(wù)于學(xué)校發(fā)展的思想貫穿于工作的全過(guò)程。

三、高效辦公室管理創(chuàng)新的實(shí)現(xiàn)路徑

第一，堅(jiān)持以人為本，營(yíng)造和諧環(huán)境。現(xiàn)代管理是以人為中心的管理。一個(gè)真正有生命力的管理工作系統(tǒng)，需要有一種能感染和激發(fā)全體人員始終保持崇高的信念和精神的、并能滿足全體人員情感需求的群體氣氛，能充分發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，靈活運(yùn)用各種激勵(lì)手段，挖掘和激發(fā)人的潛在能動(dòng)作用，因此，高校辦公室應(yīng)當(dāng)注重創(chuàng)造良好的氛圍和人本主義的管理方式。這要求高校辦公室整個(gè)系統(tǒng)有合理、周到的組織計(jì)劃、良好的人員配置計(jì)劃和合理的崗位設(shè)置規(guī)劃以及辦公室成員對(duì)組織目標(biāo)的清晰理解和強(qiáng)烈認(rèn)同，以及為實(shí)現(xiàn)整體目標(biāo)而做出個(gè)人貢獻(xiàn)的強(qiáng)烈意愿。通過(guò)科學(xué)合理的分工形成職責(zé)明確的工作關(guān)系以及和諧愉快的人際關(guān)系，這種環(huán)境既有利于個(gè)人才能的充分施展和自我價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，又能達(dá)到整體功能目標(biāo)的要求。

第二，提高政治素養(yǎng)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)、使命意識(shí)、創(chuàng)新觀念。高校辦公室管理工作的活動(dòng)和性質(zhì)，決定了高校辦公室管理人員應(yīng)當(dāng)具備甘于吃苦、勇于奉獻(xiàn)、不求名利的職業(yè)擔(dān)當(dāng)和助手意識(shí)。傳統(tǒng)管理過(guò)程重共性存在輕個(gè)性發(fā)展，扼殺管理人員中的滿足感和創(chuàng)造性潛能，辦公室管理活動(dòng)極易失去生機(jī)活力。因此，必須注重工作人員責(zé)任意識(shí)、使命感和創(chuàng)新觀念的形成，牢固樹立以人為本的管理理念，啟發(fā)和激發(fā)人的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。通過(guò)在辦公室管理的各個(gè)環(huán)節(jié)培養(yǎng)、強(qiáng)化其創(chuàng)新意識(shí)，引導(dǎo)他們探索管理科學(xué)化的興趣，積極鼓勵(lì)他們不斷創(chuàng)新工作機(jī)制、方式和方法；通過(guò)為管理人員創(chuàng)設(shè)個(gè)性和創(chuàng)造力發(fā)揮的平臺(tái)，減少對(duì)管理創(chuàng)新活動(dòng)的干預(yù)，不用簡(jiǎn)單劃一的規(guī)定或陳舊模式約束創(chuàng)新性的形成，達(dá)到重結(jié)果輕過(guò)程的積極管理轉(zhuǎn)變。

第三，提高文化素養(yǎng)，熟練運(yùn)用創(chuàng)新化的管理手段。首先，21世紀(jì)是信息和知識(shí)的時(shí)代，新的理論不斷涌現(xiàn)，新的領(lǐng)域不斷拓展。辦公室工作應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確把握上級(jí)精神、學(xué)?，F(xiàn)狀和領(lǐng)導(dǎo)意圖，用馬克思主義基本原則和方法解決實(shí)際工作中遇到的問(wèn)題，做到知識(shí)豐富、思想敏銳、開拓創(chuàng)新。其次，全球范圍的經(jīng)濟(jì)革命、技術(shù)革命以及信息化、網(wǎng)絡(luò)化，必然帶來(lái)管理科學(xué)與管理技術(shù)的變化，也對(duì)辦公室的管理手段提出了更高的要求。伴隨著近年來(lái)高校的合并浪潮，跨校區(qū)工作已成為日常管理工作的新形式、新背景、新常態(tài)，高校辦公室管理工作應(yīng)當(dāng)充分利用現(xiàn)代辦公設(shè)備來(lái)提高工作質(zhì)量和效率。第三，結(jié)合辦公室管理的信息調(diào)研、溝通協(xié)調(diào)、督辦檢查、接待統(tǒng)計(jì)等各方面的工作需要，建立適應(yīng)學(xué)校發(fā)展所需信息系統(tǒng)，使事務(wù)處理信息化，指揮調(diào)控現(xiàn)代化，從而實(shí)現(xiàn)真正意義上的辦公自動(dòng)化和信息化。

第四，優(yōu)化隊(duì)伍配置，重視制度保障。優(yōu)化人員隊(duì)伍配置是提高管理效益的保證。避免冗員過(guò)多，工作量不滿，人浮于事；也要避免人數(shù)太少，疲于奔命，正常工作難以維持。首先要建設(shè)一支政治強(qiáng)、素質(zhì)高、業(yè)務(wù)精的高校辦公室管理隊(duì)伍，這也是隊(duì)伍配置建設(shè)的關(guān)鍵。高校辦公室更是一個(gè)集體，一個(gè)團(tuán)隊(duì)，管理創(chuàng)新就是要發(fā)揮集體智慧，從領(lǐng)導(dǎo)到工作人員，全員參與，圍繞工作高效和優(yōu)質(zhì)服務(wù)，求同存異，共同服務(wù)于科學(xué)管理進(jìn)而創(chuàng)新管理這一根本目標(biāo)。發(fā)揮整體合力還要根據(jù)學(xué)校編制和辦公室的實(shí)際情況，合理配備工作人員和各自職責(zé)，使辦公室工作做到人盡其才、才盡其用。建立、健全辦公室規(guī)章制度，目的就是要理順各種復(fù)雜關(guān)系，使各項(xiàng)工作按照程序運(yùn)行，做到有條不紊、高效快捷，形成最大合力。

總之，高校辦公室管理要明確崗位職責(zé)，實(shí)行目標(biāo)管理責(zé)任制，對(duì)辦公室各崗位要明確職責(zé)范圍，工作層層分解，化整為零，做到“人人有責(zé)任，事事有人管”；要規(guī)范工作程序，明確辦公室業(yè)務(wù)工作的基本操作程序和要求，使其運(yùn)行在規(guī)范的軌道上。同時(shí)還必須強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神，把處于分散狀態(tài)的人力、物力等資源聚合在一起，使組織內(nèi)部的融合度大大增強(qiáng)，從而優(yōu)質(zhì)高效地完成預(yù)期任務(wù)。

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