淺議醫(yī)療人事檔案的若干問(wèn)題

淺議醫(yī)療人事檔案的若干問(wèn)題

摘要：人事檔案管理在醫(yī)療管理中占有重要地位，對(duì)于提高醫(yī)療管理水平具有重要作用。醫(yī)院只有重視人事檔案管理，深入分析人事檔案管理中存在的問(wèn)題，不斷提高人事檔案管理水平，才能將其實(shí)質(zhì)作用充分發(fā)揮出來(lái)。鑒于此，本文主要對(duì)醫(yī)療人事檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行了闡述分析，并有針對(duì)性地提出了相應(yīng)的管理策略，以期能夠有效提高醫(yī)院管理水平。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 人事檔案 檔案保護(hù)

醫(yī)療人事檔案是醫(yī)療工作者在學(xué)習(xí)、工作、教學(xué)和科研過(guò)程中形成的，反映醫(yī)療工作者個(gè)人經(jīng)歷、專業(yè)能力以及科研水平等的資料檔案，而隨著人事改革的不斷推進(jìn)，醫(yī)療人事檔案管理業(yè)逐漸受到關(guān)注。因此，為了有效提高醫(yī)院的人事管理水平，有必要加強(qiáng)對(duì)人事檔案的管理，積極探索人事檔案管理辦法。

一、醫(yī)療人事檔案管理存在的若干問(wèn)題

1.人事檔案管理意識(shí)薄弱。醫(yī)療人事檔案是一項(xiàng)比較單調(diào)的工作，主要負(fù)責(zé)醫(yī)院人事的變動(dòng)記錄、工作業(yè)績(jī)記錄和崗位記錄等。很多人對(duì)于人事檔案管理崗位不夠重視，認(rèn)為人事檔案管理就是屬于保管類的工作，進(jìn)行一些抄抄寫(xiě)寫(xiě)的工作，保證檔案不丟失、不外泄就可以了，并沒(méi)有從根本上認(rèn)識(shí)到人事檔案在醫(yī)院管理中的重要作用，導(dǎo)致醫(yī)院很多管理層對(duì)于人事檔案管理較為忽視，沒(méi)有將人事檔案管理納入到醫(yī)院日常管理當(dāng)中。例如，有的中等醫(yī)院沒(méi)有設(shè)置相應(yīng)的管理部門(mén)，而是由其他行政部門(mén)的人員來(lái)兼職人事檔案管理工作，使得人事檔案管理的很多工作都處于被動(dòng)應(yīng)付狀態(tài)當(dāng)中，很多工作無(wú)法正常的展開(kāi)。

2.缺乏先進(jìn)的人事檔案保護(hù)設(shè)施。當(dāng)前，很多醫(yī)療單位將管理精力主要放在醫(yī)療科研事業(yè)上，在人事檔案管理上投入得過(guò)少，很多檔案管理室還缺少一定的保護(hù)設(shè)施，或是保護(hù)設(shè)施過(guò)于落后，不足以滿足當(dāng)前人事檔案管理的需求，使得醫(yī)院的人事管理水平一再下降。還有部分檔案室將辦公、閱檔和倉(cāng)庫(kù)融為一間，并且沒(méi)有給檔案管理室配置相應(yīng)的防火、防盜設(shè)施，使得部分檔案在保存過(guò)程中受潮或是被盜，紙張損壞或遺失。還有的檔案長(zhǎng)期被束之高閣，加上保護(hù)措施非常落后，嚴(yán)重影響了醫(yī)院人事檔案的安全和完整，且對(duì)于醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)發(fā)展也沒(méi)有絲毫益處。

3.檔案整理收集難度大。隨著人才資源配置越來(lái)越市場(chǎng)化，醫(yī)院中人員的流動(dòng)也日益頻繁，以往醫(yī)院中的員工可能會(huì)從一開(kāi)始一直工作到退休，但現(xiàn)在隨著人才市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的激烈變化，醫(yī)院中的人員流動(dòng)變換也是越來(lái)越多。員工變換幅度大給人事檔案收集也帶來(lái)了較大的困難，人員流動(dòng)不僅會(huì)造成人檔分離，而且還會(huì)影響人事檔案管理體制的改革，有很多人員選擇棄檔不用，由此產(chǎn)生了很多廢檔，給人事檔案收集整理增加了難度。再者，人事檔案管理人員在進(jìn)行歸檔時(shí)資料并不全面、不真實(shí)，有些檔案中記錄的相關(guān)資料和內(nèi)容并不符合本人的實(shí)際情況，這樣的檔案無(wú)法真實(shí)反映員工的實(shí)際工作情況，也就失去了其應(yīng)有之義，最終嚴(yán)重影響了醫(yī)療檔案的整體質(zhì)量。

二、改善醫(yī)療人事檔案管理的建議

針對(duì)當(dāng)前醫(yī)療人事檔案管理中存在的種種問(wèn)題，醫(yī)院管理人員和檔案管理人員應(yīng)該積極重視起來(lái)，深入分析導(dǎo)致問(wèn)題出現(xiàn)的各方面原因，積極探討解決問(wèn)題的方法，不斷加強(qiáng)醫(yī)療人事檔案管理工作，促進(jìn)人事檔案管理水平的不斷提升。具體來(lái)說(shuō)，可以從以下幾點(diǎn)來(lái)入手：

1.領(lǐng)導(dǎo)層起好帶頭作用，提升檔案管理意識(shí)。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該從意識(shí)上重視人事檔案管理工作，將人事檔案管理納入到醫(yī)院日常管理事務(wù)當(dāng)中來(lái)，為人事檔案管理設(shè)置專門(mén)的部門(mén)，配置專業(yè)的人事檔案管理人員來(lái)開(kāi)展人事檔案管理工作，并積極支持人事檔案的相關(guān)工作。同時(shí)定期對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)人事檔案管理中的問(wèn)題，積極給予支持來(lái)幫助人事部門(mén)解決，不斷提升醫(yī)院人事檔案管理的水平。同時(shí)，醫(yī)院還可為人事檔案管理部門(mén)建立相應(yīng)的考核制度，對(duì)人事檔案管理人員的工作進(jìn)行定量和定性考核，分級(jí)進(jìn)行指導(dǎo)，以使醫(yī)院人事檔案管理工作步入正軌，促進(jìn)人事檔案管理水平不斷得到提升，進(jìn)一步強(qiáng)化人事檔案管理建設(shè)。

2.健全醫(yī)療人事檔案管理制度。在人事檔案管理過(guò)程中，管理人員應(yīng)該根據(jù)當(dāng)前形勢(shì)和任務(wù)的變化來(lái)建立相應(yīng)的人事檔案管理制度，包括人事歸檔制度、借閱制度、收集制度以及甄別制度等等，以使人事檔案管理能夠規(guī)范化、制度化，使所有管理工作都能夠做到有制度可依。具體來(lái)說(shuō)可以從以下幾點(diǎn)入手：一是人事檔案管理的硬件建設(shè)要達(dá)標(biāo)，檔案管理室應(yīng)該設(shè)置專門(mén)的庫(kù)房來(lái)保管檔案，閱檔室、辦公室和倉(cāng)庫(kù)應(yīng)該分開(kāi)，并且?guī)旆恐袘?yīng)該配備相應(yīng)的防火、防潮、防火和防盜設(shè)備，保證檔案保存環(huán)境達(dá)到一定標(biāo)準(zhǔn)；二是人事檔案管理要堅(jiān)持保密原則，對(duì)于不能公開(kāi)的檔案應(yīng)該進(jìn)行嚴(yán)格保密；三是建立相應(yīng)的權(quán)限制度，以此來(lái)保護(hù)人事檔案，以求將人事檔案的潛在價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。

3.優(yōu)化人事檔案管理方法。在人事檔案管理方面，管理人員還應(yīng)該不斷優(yōu)化管理方法，不斷引入科學(xué)先進(jìn)的管理方法來(lái)管理醫(yī)院人事檔案，這樣才能保證人事檔案的完整和安全。在歸檔方面，管理人員可以多采用復(fù)制技術(shù)、縮微技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)來(lái)進(jìn)行輔助歸檔，并對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格審核，保證歸檔的完整性和真實(shí)性。在整理方面，管理人員應(yīng)該重視檔案整理各方面的完全性，不斷豐富檔案的內(nèi)涵，不斷提高人事檔案的作用和價(jià)值，以滿足當(dāng)前形勢(shì)對(duì)人事檔案的需求，減少“棄檔不用”現(xiàn)象的發(fā)生。

4.培養(yǎng)優(yōu)秀的人事檔案管理人員。人事檔案管理工作的進(jìn)行還有賴于專業(yè)人員素質(zhì)的提升。醫(yī)院應(yīng)該為人事檔案管理部門(mén)招聘專業(yè)的檔案管理人才，并且定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)人事檔案管理方面的新技術(shù)和新知識(shí)，不斷豐富檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)。同時(shí)，定期組織檔案管理人員進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，多與其他醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理人員進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流學(xué)習(xí)，多借鑒優(yōu)秀人事檔案管理工作的范例，多從中吸取管理經(jīng)驗(yàn)，從而不斷提升本院人事檔案管理的水平。最后，醫(yī)院還可建立相應(yīng)的工作激勵(lì)機(jī)制，對(duì)表現(xiàn)突出的人事檔案管理人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，鼓勵(lì)人事檔案管理人員不斷提升自身專業(yè)水平，促進(jìn)人事檔案管理質(zhì)量的不斷提升。

5.推進(jìn)醫(yī)療人事檔案管理的信息化。首先，應(yīng)建立醫(yī)療人員電子檔案，將醫(yī)療工作者的人事信息上傳到數(shù)據(jù)庫(kù)之中，并加以統(tǒng)一、規(guī)范管理。在錄入信息時(shí)必須進(jìn)行嚴(yán)格審查，確保信息的真實(shí)性、可靠性，防止信息失真。其次，應(yīng)盡快建立和完善人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)掃描儀、計(jì)算機(jī)等將醫(yī)療人事檔案資料轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)、一致的格式，在內(nèi)容方面，不僅要包含醫(yī)療工作者的文字資料，也要包括其工作照，從而提高檔案的利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案的永久保存。此外，應(yīng)建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系，如設(shè)立員工人事檔案局域網(wǎng)，并處理好局域網(wǎng)使用權(quán)和管理權(quán)問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)員工檔案信息的順利共享，使各部門(mén)能夠在局域網(wǎng)內(nèi)查詢和檢索員工的檔案信息，提升信息獲取的速度和效率。

綜上所述，隨著人事改革的不斷推進(jìn)，醫(yī)療人事檔案管理在當(dāng)前也面臨著新的挑戰(zhàn)，面對(duì)醫(yī)療人事檔案管理中存在的問(wèn)題，醫(yī)院管理人員應(yīng)該積極應(yīng)對(duì)，探索新的人事檔案管理模式，不斷改進(jìn)人事檔案管理方法，不斷提高人事檔案管理水平，從而將人事檔案管理作用充分發(fā)揮出來(lái)，促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，充分發(fā)揮人才信息源作用。

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