基于知識管理的企業(yè)檔案管理模式研究

文/廣東金泰達安全科技有限公司佛山分公司 葉麗雯

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基于知識管理的企業(yè)檔案管理模式研究

文/廣東金泰達安全科技有限公司佛山分公司 葉麗雯

【摘要】本文從知識管理和企業(yè)檔案管理的概念著手，對如何建立基于知識管理的檔案管理模式做了簡單介紹。

【關(guān)鍵詞】知識管理；企業(yè)檔案管理；概念；管理模式

進入21世紀(jì)以來，知識管理的發(fā)展給企業(yè)管理工作帶來了全新的機遇和挑戰(zhàn)，受知識管理的影響，企業(yè)檔案管理工作與其他形式的管理形式相比具有邊際報酬遞增的特點，強化企業(yè)檔案管理不僅可以提高企業(yè)經(jīng)濟效益，還能引導(dǎo)企業(yè)適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展環(huán)境。目前，我國企業(yè)檔案管理工作仍存在較多問題，如企業(yè)檔案工作改革步伐遲緩、觀念落后等，如何解決這些問題、結(jié)合知識管理工作促進企業(yè)檔案管理工作是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展建設(shè)過程中需解決的首要任務(wù)。

一、知識管理和企業(yè)檔案管理的概念

（一）知識管理的概念。近幾年，我國知識經(jīng)濟得到全面發(fā)展，知識管理探究也受到很多人的關(guān)注。知識管理是現(xiàn)代社會企業(yè)發(fā)展過程中興起的一個全新的概念，管理工作以知識為主要對象，管理的主要目標(biāo)是有效地運用知識經(jīng)濟。知識管理可以不斷地提升公司在市場上的競爭力，并將公司內(nèi)部的資源有效性地整合，通過知識共享機制，提升知識創(chuàng)新的熱情，實行知識的增值。知識管理的最終目的是通過傳遞知識共享信息資源，使其資源信息服務(wù)于知識管理工作。

（二）企業(yè)檔案管理的概念。企業(yè)檔案管理一方面包含對歷史資料的收集、整合，另一方面包括對企業(yè)職工個人資料的實際管理。企業(yè)檔案管理工作的主要內(nèi)容是對職工在生產(chǎn)過程中的實際表現(xiàn)進行準(zhǔn)確評價，以總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)為手段，達到企業(yè)知識的共享。企業(yè)檔案管理真正記錄了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營狀況和經(jīng)營結(jié)果，是企業(yè)發(fā)展過程中知識產(chǎn)權(quán)的依據(jù)。

二、傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式面臨的挑戰(zhàn)

（一）企業(yè)檔案工作改革步伐遲緩。伴隨著經(jīng)濟的發(fā)展，市場形勢發(fā)展向多元化、信息化、智能化方向快速發(fā)展，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理形式已經(jīng)落后于時代發(fā)展的步伐。目前，新的企業(yè)檔案管理模式還在不斷探索，這直接影響了企業(yè)檔案管理工作的正常運行。面臨新舊交替的發(fā)展，企業(yè)檔案改革速度很難滿足企業(yè)發(fā)展的實際需求。

（二）企業(yè)檔案觀念落后。很多企業(yè)對企業(yè)檔案管理的認(rèn)識還停留在看管的層面上，不僅是企業(yè)職工，甚至部分管理者對企業(yè)檔案管理工作的重要性認(rèn)識也存在問題，忽視了企業(yè)檔案管理是信息資源整合、知識資源存儲的作用。很多企業(yè)檔案管理在建設(shè)過程中沒有先進的理念作為指導(dǎo)。

（三）企業(yè)檔案管理滯后于信息化技術(shù)發(fā)展。信息化技術(shù)在現(xiàn)代社會發(fā)展建設(shè)過程中的作用越來越明顯，很多企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識到了信息化技術(shù)的重要性，并通過多種手段，如管理信息化以及客戶管理關(guān)系等應(yīng)用系統(tǒng)促進企業(yè)的信息化發(fā)展。但是，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式卻很難適應(yīng)信息化技術(shù)發(fā)展的實際要求，企業(yè)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)也難以滿足時代的發(fā)展，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作難以正常開展。

三、如何建立基于知識管理的檔案管理模式

（一）轉(zhuǎn)變觀念。與傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式相比，基于知識管理的企業(yè)檔案管理模式更加注重管理理念和方法在實際管理工作中的作用。這就需要企業(yè)檔案管理人員從思想觀念著手，改變對企業(yè)檔案管理工作的認(rèn)識，積極投入到企業(yè)管理工作中，促進企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展。

1.改變傳統(tǒng)檔案的認(rèn)識。基于知識管理的企業(yè)檔案管理工作，要求企業(yè)一改傳統(tǒng)將檔案管理工作與圖書、情報以及資料等分開管理的弊端，注重檔案資源與企業(yè)發(fā)展建設(shè)過程中各類資源的整合力度。企業(yè)應(yīng)該在明確市場實際需要的前提下，不斷擴展檔案管理的對象，將圖書、情報以及資料等納入到企業(yè)檔案管理之內(nèi)，以知識管理為依據(jù)，對企業(yè)檔案管理人員進行“大檔案”觀的培訓(xùn)，從根本上改變對傳統(tǒng)檔案的認(rèn)識。

2.擺脫“重保管輕利用”觀念的束縛。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作存在“重保管輕利用”的錯誤認(rèn)識，過分注重檔案實體的收集、整理以及保管工作，忽視了檔案鑒定、統(tǒng)計以及編研的重要性。為了擺脫“重保管輕利用”觀念的束縛，企業(yè)檔案管理工作應(yīng)該吸取知識管理的精華，將知識管理的理念和方法納入企業(yè)檔案管理工作的范疇，從根本上改變職工對企業(yè)檔案管理工作的錯誤認(rèn)識，促進基于知識管理企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展。

（二）實現(xiàn)服務(wù)方式的信息化。伴隨著經(jīng)濟的發(fā)展，信息化技術(shù)在企業(yè)發(fā)展建設(shè)過程中的作用越來越明顯，知識管理是信息化技術(shù)快速發(fā)展的產(chǎn)物之一。眾所周知，知識管理與計算機技術(shù)、通信技術(shù)以及網(wǎng)路技術(shù)聯(lián)系緊密，知識管理不僅可以將分散的檔案文件集中化，還能提高管理的實際效益。為了實現(xiàn)服務(wù)方式的信息化，企業(yè)檔案管理人員可以通過建立元數(shù)據(jù)庫、門戶系統(tǒng)、使用電子郵件、信息推送以及搜索引擎等促進企業(yè)檔案管理的發(fā)展。最后，基于知識管理的企業(yè)檔案管理工作想要正常運行，還必須建立與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的硬件和軟件設(shè)施，才能夠從根本上提高檔案管理工作的效益。

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