論電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的共性與異性

喬芳

[摘要]當(dāng)前，隨著我國信息化社會的不斷發(fā)展和進(jìn)步，對我國企業(yè)的檔案管理也提出全新的要求。而電子檔案的出現(xiàn)，順應(yīng)了信息化社會發(fā)展的客觀需求，同時也是有效融入現(xiàn)代社會的必然選擇，為此，本文筆者就從電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理的共性和異同點(diǎn)進(jìn)行分析，逐步分析兩者之間的優(yōu)勢和不足，希望能夠更好地加強(qiáng)檔案管理工作的有序進(jìn)行。

[關(guān)鍵詞]電子檔案；傳統(tǒng)檔案管理；分析

[中圖分類號]G27 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1671-5918（2015）14-0081-02

前言

近年以來，隨著我國電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展和完善，辦公條件的自動化和標(biāo)準(zhǔn)化正在不斷進(jìn)行完善。同時，現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)在辦公上發(fā)揮著越來越重要的作用。從本質(zhì)上改變傳統(tǒng)辦公條件，從而更好地實(shí)現(xiàn)了辦公上的自動化，但是，可能會對企業(yè)機(jī)構(gòu)的內(nèi)部檔案管理產(chǎn)生巨大的影響力，為此，針對當(dāng)前電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理方面的共同點(diǎn)和不同點(diǎn)進(jìn)行分析，希望能夠更好地為建立更加完善的檔案管理出一份力。

在當(dāng)前的電子檔案管理中，電子檔案管理主要是在社會生活中形成的，充分利用計(jì)算機(jī)盤片和磁盤等一些化學(xué)磁性材料為平臺的文字資料，當(dāng)然，其中也包括是電子文書和電子信件以及電子圖紙等等方面。

但是，電子檔案與傳統(tǒng)的檔案管理有著非常大的區(qū)別，電子檔案管理必須要通過復(fù)雜的編碼和解碼過程，才能進(jìn)行相應(yīng)的處理。同時，這也可以進(jìn)行相應(yīng)的復(fù)制并且存儲在不同的介質(zhì)當(dāng)中，利用者只是需要獲得相應(yīng)的使用權(quán)，就能夠隨時查閱相應(yīng)的電子檔案中的各種信息。

一、電子檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理共同點(diǎn)分析

（一）檔案管理信息的完備

傳統(tǒng)的檔案管理是電子檔案形成的基礎(chǔ)之一，并能夠?qū)⑵溲杆賹⑿畔①Y源轉(zhuǎn)為電子化資源，這是當(dāng)前電子檔案管理最為顯著的特點(diǎn)之一，但是，在電子檔案管理信息資源的建設(shè)過程中，需要傳統(tǒng)檔案管理的有效支持。在當(dāng)前企業(yè)和管理機(jī)構(gòu)中，信息資源是不會自動地進(jìn)入到網(wǎng)絡(luò)的，除此之外，還需要活動的開展者直接以電子形式提供上網(wǎng)服務(wù)外，還有一部分是需要依靠具體傳統(tǒng)檔案館進(jìn)行搜集和整合資源，之后就將這些信息資源完整地輸入到檔案中，只有轉(zhuǎn)錄為電子檔案后才能網(wǎng)上使用。只有這樣，才能有效地發(fā)揮好電子檔案的效用。雖然有了電子檔案，但是也不能忽略傳統(tǒng)檔案管理工作，必須要努力做好相應(yīng)的管理工作，通過建設(shè)更加完備的檔案信息數(shù)據(jù)庫，有利于開展今后的各種活動。同時，電子檔案管理的原始性和真實(shí)性必須要有傳統(tǒng)檔案管理的信息作為保證，尤其在當(dāng)前電子檔案缺乏相應(yīng)的法律效應(yīng)的前提下，就必須要充分好傳統(tǒng)檔案的保障作用。

（二）電子檔案逐步拓展了傳統(tǒng)檔案的信息資源

總體上說，由于電子檔案管理的信息資源量都是非常大的，想要輕易地將各種信息資源搜集到檔案中去，才能更好地進(jìn)行使用，在利用電子檔案資源的時候，可以達(dá)到最佳的效果，在利用電子檔案管理調(diào)出實(shí)際檔案的所在地和具體位置，之后就可以直接進(jìn)行使用，這種比傳統(tǒng)的檔案管理尋找方式更加便捷，這是當(dāng)前電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理兩者結(jié)合的完美體現(xiàn)。

（三）在檔案管理基本原則上的一致性

所有的檔案管理方式都是在繼承前者檔案管理方式上形成的，電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理兩者也是這種關(guān)系，都是充分利用技術(shù)條件來進(jìn)行一系列的整合改進(jìn)形成的，在工作管理方式上在前者的基礎(chǔ)上進(jìn)行革新，達(dá)到工作的高效率，同時，對于其自身的服務(wù)方式和質(zhì)量方面都有明顯的提升，這是當(dāng)前信息時代所賦予電子檔案管理新的職能，使得將傳統(tǒng)檔案管理中的社會功能進(jìn)一步延伸和拓展了。

二、電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理之間存在的差異性分析

（一）檔案的歸檔時限上有所不同

現(xiàn)階段來看，電子檔案和傳統(tǒng)的檔案管理的歸檔時間上具有較大的區(qū)別，其中，電子檔案可以在文件辦理之后隨時都可以進(jìn)行歸檔處理，又或者是可以在指定時間內(nèi)統(tǒng)一進(jìn)行歸檔整理，通過計(jì)算機(jī)的方式制成文件形式，通過網(wǎng)絡(luò)傳送到檔案部門中去，讓電子數(shù)碼簽名封簽進(jìn)行相應(yīng)的認(rèn)證，同時，讓檔案管理人員進(jìn)行接收，并記錄相應(yīng)的歸檔信息，詳細(xì)記錄檔案分類號，嚴(yán)格限定相應(yīng)的訪問等級，這樣就能夠方便用戶進(jìn)行相應(yīng)的查找和利用。通過這樣的方式，可以極大提升文件的安全系數(shù)，從而確保歸檔的效率和完整率，更為重要的是，嚴(yán)格遵守了電子文件自身的特點(diǎn)，使得文件傳送更加方便快捷，有助于避免檔案管理的資源流失，以及相應(yīng)的病毒侵害。

（二）歸檔方式上有所不同

通常情況下，電子文件所采用的電子編碼技術(shù)，其中文件的內(nèi)容上的可以進(jìn)行相應(yīng)的編輯和更改，使得在原文件上不留下一點(diǎn)痕跡。同時，還可以刪除和更改某些鑒別文件中的關(guān)鍵性信息，但是，我們可以發(fā)現(xiàn)，正是由于這些問題的存在，使得電子文件在傳輸過程中對信息的真實(shí)性產(chǎn)生一定的疑問，需要鑒別的過程非常復(fù)雜而且困難。所以，相應(yīng)的技術(shù)人員在進(jìn)行更改信息時候，就特別要注重數(shù)字簽名和信息上的認(rèn)證，切實(shí)做好相應(yīng)的加密保護(hù)措施。這樣就能夠更好地保護(hù)文件在傳送過程中信息的真實(shí)性，以免發(fā)生各種錯誤，使得電子檔案的法律憑證更好地進(jìn)行確立。

（三）電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理方式上的不同

在當(dāng)前的電子檔案管理上，電子文件的分類和編目上與傳統(tǒng)檔案管理有著本質(zhì)上的區(qū)別，其中，電子文件與紙質(zhì)的文件相比，具有一定的特殊性，電子文件可以實(shí)行文件的一級管理，并且，檔案管理部門在接受文件的同時，可以相應(yīng)的給每一個文件編制一個文件名稱，同時進(jìn)行相應(yīng)的分類和歸檔號，嚴(yán)格根據(jù)上下行之間的關(guān)系，之后就可以給出相應(yīng)的文件號。

在文件歸檔時，可以更好地進(jìn)行主題詞著錄，只有在技術(shù)條件成熟的時候，進(jìn)行多角度和全方位地進(jìn)行檢索，這樣就能夠在很大程度上方便用戶查找相應(yīng)的文件和各種附件，極大降低了檔案管理工作人員的勞動強(qiáng)度。

（四）兩者在保管方式上存在較大的差異endprint

在電子文件的載體上可以會發(fā)生變質(zhì)的情況，但是，隨著各種信息技術(shù)的革新發(fā)展，以及新的存儲介質(zhì)產(chǎn)生和發(fā)展，這些因素都有可能會影響到電子文件的可讀性，所以，檔案管理在接收一份電子文件的同時，必須要打印出一份紙質(zhì)檔案進(jìn)行備份，這樣就能夠在很大程度上降低電子文件信息資源的損失。但是，這也不是最好的解決辦法，最佳的辦法就必須依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)管理部門和文件形成部門之間進(jìn)行高度合作，在當(dāng)檔案管理部門接收相應(yīng)的電子文件時，必須要對格式進(jìn)行相應(yīng)的轉(zhuǎn)換，使得所有的文件格式以統(tǒng)一的方式進(jìn)行保存，這樣就能在計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，能夠及時準(zhǔn)確地讀取出之前所存儲的信息資源，從而更好地確保信息資源的安全性。

（五）兩者查詢方式上的不同

在電子檔案和傳統(tǒng)的檔案管理中，在查詢方式明顯有著非常大的區(qū)別。電子檔案查詢方式上，必須要在一定的技術(shù)條件上，用戶先進(jìn)行注冊、登記，才能成為獲取相應(yīng)電子文件的各種信息資源，這樣，在用戶成為會會員之后，就可以隨時進(jìn)行遠(yuǎn)程登錄進(jìn)行查詢各種資源，同時，用戶還需要借閱登記和繳納查詢相關(guān)費(fèi)用。而傳統(tǒng)檔案管理，并不需要進(jìn)行獲取相應(yīng)的需求，而是可以直接進(jìn)行查閱相關(guān)信息，兩種從查詢方式上可以看出，電子文件查詢方式上更加方便快捷，而傳統(tǒng)的檔案管理查詢流程較為繁瑣和困難。

（六）管理人員的技術(shù)要求不同

在電子文件的管理人員上，兩者也存在較大的差別，從某種程度上看，電子文件的管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)的工作，需要熟悉計(jì)算機(jī)各種流程的專業(yè)性人才，只有在熟練掌握各種計(jì)算機(jī)知識，以及各種載體使用性方面的知識，才能成為一名電子檔案管理人員。同時，管理者必須要對自身的計(jì)算機(jī)知識進(jìn)行實(shí)時更新，熟練運(yùn)用和操作各種運(yùn)用軟件，才能勝任這一工作。而對于傳統(tǒng)檔案管理人員來說，管理工作并需要太強(qiáng)的專業(yè)技能，只需要對相應(yīng)的用戶進(jìn)行登記，日常負(fù)責(zé)打理各種管理方面的事務(wù)便可，所以，從兩者管理人員的素質(zhì)上，可以看出，電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理人員素質(zhì)上存在很大差別，但是，還是需要對電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理工作上進(jìn)行高度關(guān)注，加強(qiáng)管理人員的專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)，才能更好地推動檔案管理工作的穩(wěn)健發(fā)展。

三、結(jié)語

總的來說，隨著我國信息時代的革新發(fā)展，為了檔案管理工作提供更加高效的管理技術(shù)和方法，促進(jìn)檔案管理的工作順利進(jìn)行，這就必須要對電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理上的共同點(diǎn)和差異進(jìn)行分析，逐步分析出兩者之間的特點(diǎn)和，從而可以比較出兩者的優(yōu)勢和不足，才能更好地完善電子檔案管理工作，并在不斷實(shí)踐過程中，創(chuàng)造更多的有利條件，提升電子檔案管理工作的水平。

（責(zé)任編輯：桂杉杉）endprint