民辦高等職業(yè)院校教務(wù)秘書(shū)的有效工作研究

黃強(qiáng)

摘?要：教學(xué)質(zhì)量是教學(xué)秩序良好的核心保證，是培養(yǎng)教務(wù)人才的重要保證。教務(wù)秘書(shū)是學(xué)院教學(xué)管理工作的一線工作者、實(shí)施者、服務(wù)者，滲透教務(wù)計(jì)劃管理、運(yùn)行管理、質(zhì)量管理的各個(gè)方面和環(huán)節(jié)，其工作性質(zhì)的重要性不言而喻，而民辦高職院校由于其自身發(fā)展特點(diǎn)，教務(wù)秘書(shū)的工作更具有獨(dú)特性。

關(guān)鍵詞：民辦高職院校;教務(wù)秘書(shū);工作效率

中圖分類(lèi)號(hào)：G451.8???文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A???文章編號(hào)：10017836（2015）10005302

一、民辦高等職業(yè)院校的發(fā)展現(xiàn)狀

隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展，教育體制不斷深入改革，民辦高職院校以其獨(dú)特靈活多樣的辦學(xué)模式與管理機(jī)制，成為我國(guó)高等教育事業(yè)的一個(gè)重要的組成部分。目前，已經(jīng)基本形成以政府辦學(xué)為主，民辦高職院校廣泛參與的教育多元化格局，涌現(xiàn)了一大批具有社會(huì)影響力的民辦高校。但是，在民辦高校發(fā)展的過(guò)程中，也暴露出了一些影響高等教育事業(yè)發(fā)展的問(wèn)題。與公辦高校相比，民辦高職院校資金投入少，管理機(jī)制不健全，尤其是民辦高職院校的師資隊(duì)伍，其數(shù)量和質(zhì)量完全無(wú)法與公辦學(xué)校相比，管理難度較大，人員變動(dòng)頻繁，直接影響了教學(xué)管理活動(dòng)的正常進(jìn)行。

二、民辦高職院校教務(wù)秘書(shū)隊(duì)伍的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題 ??1現(xiàn)狀

隨著教育多元化格局的到來(lái)，高校為了迎合時(shí)代發(fā)展需求也不斷深入改革，教務(wù)管理日趨科學(xué)化、規(guī)范化和一體化。教務(wù)秘書(shū)作為教務(wù)工作的具體實(shí)行者、執(zhí)行者，是院系領(lǐng)導(dǎo)的左右手，在新時(shí)代下必須具體問(wèn)題具體分析，轉(zhuǎn)變思想，適應(yīng)教學(xué)改革發(fā)展的需要，提高教務(wù)管理水平[1]。然而，民辦高職院校對(duì)教務(wù)秘書(shū)工作的重視程度參差不齊，把教務(wù)工作看成是簡(jiǎn)單的日常工作，所以民辦高職院校的教務(wù)秘書(shū)人員更換頻繁，隊(duì)伍素質(zhì)不高。教務(wù)秘書(shū)人員的職業(yè)生涯、薪酬待遇、人員配備、業(yè)務(wù)水平等方面待遇一般，正因?yàn)槿绱?，教?wù)秘書(shū)看不到未來(lái)的發(fā)展空間，無(wú)良好的職業(yè)生涯規(guī)劃，久而久之，消極怠工，機(jī)械性地完成日常工作即可，更不大可能為了學(xué)院的發(fā)展，努力進(jìn)修，掌握最新的教務(wù)管理手段，推動(dòng)教學(xué)管理的變革。

2存在的問(wèn)題

（1）對(duì)教務(wù)秘書(shū)工作認(rèn)識(shí)和重視程度不夠

教務(wù)秘書(shū)的服務(wù)對(duì)象是領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生，由于家庭背景、學(xué)習(xí)目的、社會(huì)閱歷等諸多方面的不同，這就給教務(wù)秘書(shū)的服務(wù)增大了難度。

高等院校愿意投入大量的財(cái)力、物力來(lái)提高教學(xué)質(zhì)量，重視教師隊(duì)伍整體的穩(wěn)定建設(shè)，卻容易忽視教務(wù)秘書(shū)隊(duì)伍的建設(shè)，認(rèn)為教務(wù)秘書(shū)的工作只是簡(jiǎn)單地負(fù)責(zé)事務(wù)性工作，工作的成果無(wú)法創(chuàng)造實(shí)際的效益，所以在評(píng)獎(jiǎng)、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等方面的機(jī)會(huì)較少，工作成果的認(rèn)同感低。

（2）教務(wù)秘書(shū)工作繁雜

教務(wù)秘書(shū)的工作范圍廣泛，教務(wù)管理中的各個(gè)環(huán)節(jié)都有涉及。如協(xié)助制定教學(xué)計(jì)劃，收集教學(xué)資料;提出合適的教學(xué)管理方案，處理教學(xué)過(guò)程中的突發(fā)狀況;反饋并協(xié)助人事處招聘合適的教師人才等一系列工作。

教務(wù)秘書(shū)還需要完成各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)，做好相關(guān)記錄、會(huì)議考勤、存檔各類(lèi)文件、書(shū)寫(xiě)新聞和總結(jié)，等等。

教務(wù)秘書(shū)除了承擔(dān)日常的教務(wù)工作外，還需面對(duì)一些突發(fā)性的教務(wù)狀況，要服務(wù)于學(xué)生、教師、領(lǐng)導(dǎo)等，并反復(fù)與其溝通，這都造成了教務(wù)秘書(shū)的工作量繁雜，負(fù)擔(dān)過(guò)重。

（3）民辦高職院校的師資隊(duì)伍增加了教務(wù)秘書(shū)管理的難度

民辦高職院校的教師人數(shù)配備無(wú)法同公立院校相比。民辦高職院校的教師一般身兼多課多職，教師隊(duì)伍通常由專(zhuān)職教師和外聘教師兩部分構(gòu)成，而外聘教師屬于臨時(shí)授課的教師，隨時(shí)可能離職，其不穩(wěn)定性造成了外聘教師不可能將大量的精力投入于本校的大量的教學(xué)任務(wù)，教務(wù)秘書(shū)還需協(xié)助審核收集外聘教師基本資料，授課經(jīng)驗(yàn)，并根據(jù)不同外聘教師的專(zhuān)業(yè)、職稱安排課程。且在排課過(guò)程中，需多方溝通，征求意見(jiàn)，合理地安排外聘教師與專(zhuān)職教師對(duì)院系班級(jí)的授課時(shí)間、地點(diǎn)，避免沖突，保證教學(xué)秩序正常運(yùn)作。并需不定期召開(kāi)座談會(huì)，及時(shí)掌握教師的授課質(zhì)量，反饋上級(jí)[2]。

三、如何提高民辦院校教務(wù)秘書(shū)工作效率

1建立學(xué)習(xí)機(jī)制，提高綜合素質(zhì)

教務(wù)秘書(shū)要與時(shí)俱進(jìn)，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化教育管理知識(shí)，掌握現(xiàn)代化教務(wù)管理技術(shù)。在工作中不斷總結(jié)，不怕苦、不怕累，以大局為重，多向工作成績(jī)優(yōu)異的同事學(xué)習(xí)，在工作中遇到問(wèn)題，不逃避和推卸責(zé)任，積極尋找解決問(wèn)題的方法。

2重新審視，轉(zhuǎn)變思想

冰凍三尺，非一日之寒。要提高民辦高職院校的教務(wù)秘書(shū)隊(duì)伍整體素質(zhì)，學(xué)校自上而下應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變觀念，尊重教務(wù)秘書(shū)，

合理分配教務(wù)秘書(shū)的工作，肯定教務(wù)秘書(shū)的工作成果，提高教務(wù)秘書(shū)的整體素質(zhì)，改善教務(wù)秘書(shū)在教學(xué)管理中存在的問(wèn)題，不但充分認(rèn)識(shí)到教務(wù)秘書(shū)對(duì)提高學(xué)校教學(xué)管理和教學(xué)質(zhì)量的重要性，而且要認(rèn)識(shí)到教務(wù)秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)是與學(xué)院的發(fā)展息息相關(guān)的，只有更好地提高教務(wù)秘書(shū)的工作效率、工作質(zhì)量，才能更好地提高教學(xué)水平，從而使學(xué)院的發(fā)展上升到更高的水平。

目前，教務(wù)秘書(shū)隊(duì)伍中所存在的問(wèn)題其根源還在于對(duì)教務(wù)秘書(shū)工作的性質(zhì)及作用認(rèn)識(shí)不足，對(duì)教務(wù)秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)重視不夠。學(xué)院應(yīng)充分重視和評(píng)價(jià)教務(wù)秘書(shū)的工作業(yè)績(jī)，提高教務(wù)秘書(shū)的工作地位。學(xué)院應(yīng)根據(jù)學(xué)生人數(shù)、教師人數(shù)，按一定比例配置教務(wù)秘書(shū)，對(duì)教務(wù)秘書(shū)的學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)適當(dāng)控制，提高教務(wù)秘書(shū)隊(duì)伍的管理檔次，穩(wěn)定教務(wù)秘書(shū)隊(duì)伍。

3增進(jìn)交流，加強(qiáng)溝通

階段性地組織各院系教務(wù)秘書(shū)開(kāi)展教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)，對(duì)教學(xué)管理中出現(xiàn)的典型案例進(jìn)行研討、學(xué)習(xí)，使教務(wù)秘書(shū)在遇到相關(guān)事件時(shí)，有更好、更方便的處理方法，從而提高教務(wù)秘書(shū)自身的管理水平。各院系的教務(wù)秘書(shū)應(yīng)多交流、溝通，以增進(jìn)院系之間的友誼，更有利于相互協(xié)作，開(kāi)展活動(dòng)。

4提供進(jìn)修機(jī)會(huì)

院系組織系統(tǒng)性地學(xué)習(xí)相關(guān)的管理知識(shí)，加強(qiáng)理論與實(shí)踐能力，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，使教務(wù)秘書(shū)隊(duì)伍整體顯著提高。定期或者不定期地對(duì)教務(wù)秘書(shū)進(jìn)行培訓(xùn)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，提高業(yè)務(wù)水平。向兄弟院校學(xué)習(xí)，總結(jié)自身工作經(jīng)驗(yàn)，更有效地提高理論水平和管理水平。引進(jìn)高質(zhì)量的教學(xué)管理軟件，方便制定教學(xué)計(jì)劃和教學(xué)任務(wù)，方便課程安排，以及一切日常的教學(xué)活動(dòng)，提供安全的學(xué)生成績(jī)管理環(huán)境。

5提升工作的能力

工作能力的提升需日積月累地形成。教務(wù)秘書(shū)作為教務(wù)管理活動(dòng)最前線的工作者，其工作任務(wù)繁雜，同一時(shí)間里，可能會(huì)出現(xiàn)多個(gè)工作任務(wù)，這就要求教務(wù)秘書(shū)必須根據(jù)輕重緩急，合理地分配任務(wù)，與各部門(mén)配合，才能做到事半功倍。

6強(qiáng)烈的責(zé)任心

在工作中，教務(wù)秘書(shū)一定要清醒、明確地認(rèn)識(shí)到自己的責(zé)任與義務(wù)，履行自己的職責(zé)，發(fā)揮自己的能力，克服困難完成任務(wù)，全身心地投入到工作當(dāng)中。珍惜學(xué)院給予的信任，強(qiáng)化自己的工作責(zé)任心，培養(yǎng)正確的人生觀和價(jià)值觀，為努力完成各項(xiàng)工作任務(wù)而努力奮斗。

7“人性化”管理

教務(wù)秘書(shū)要公平誠(chéng)信，靈活多變，既要嚴(yán)守各項(xiàng)規(guī)章制度，解決問(wèn)題公平公正，又要妥善處理好師生之間的關(guān)系，對(duì)師生中產(chǎn)生的矛盾，采取較為圓通的方法解決問(wèn)題，實(shí)行“人性化”管理。

總之，隨著高校教學(xué)管理改革的不斷深入，作為教務(wù)管理一線工作者，應(yīng)深入教務(wù)管理實(shí)際，進(jìn)行調(diào)查研究，增強(qiáng)感性認(rèn)識(shí)，真正了解教務(wù)管理工作在建立正常教學(xué)秩序、保證教學(xué)正常運(yùn)行和提高教學(xué)質(zhì)量上所起的具體作用。在工作上，愛(ài)崗敬業(yè)、服務(wù)奉獻(xiàn)、精益求精;業(yè)務(wù)上，懂管理、講科學(xué);在技能上，達(dá)到現(xiàn)代化、信息化。高校也應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到建立一支高素質(zhì)二級(jí)院系教務(wù)管理隊(duì)伍的重要性，充分利用激勵(lì)機(jī)制，下大氣力培養(yǎng)一批優(yōu)秀的二級(jí)院系教務(wù)管理人才，以實(shí)現(xiàn)學(xué)校教學(xué)管理工作的良性運(yùn)轉(zhuǎn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]徐東.教務(wù)秘書(shū)在高校教務(wù)管理中的作用及素質(zhì)要求[J].山西財(cái)經(jīng)大學(xué)學(xué)報(bào)：高等教育版，2005，（3）：59.

[2]曾艷.加強(qiáng)高職院校教務(wù)管理隊(duì)伍建設(shè)[J].無(wú)錫職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2011，10（3）.

Research on the Work Efficiency of Secretary of Teaching

Affairs in Private Higher Vocational Colleges

HUANG Qiang

（Huaguang College of Education， Quanzhou 362100， China）

Abstract：Academic quality is the core guarantee for good teaching order and training personnel of teaching affairs. The secretary of teaching affairs is the frontline worker， implementer， and service providers of college teaching management， infiltrating all links and aspects of the plan management of teaching affairs， operation management， and quality management， whose importance is selfevident. Due to the characteristics of school development， the work of private higher vocational college secretary of teaching affairs is more

unique.

Key words：private higher vocational colleges; secretary of teaching affairs; work efficiency