論高校干部人事檔案管理工作的弊病和新舉措

文/欽州學院 吳珍 王玉玲

論高校干部人事檔案管理工作的弊病和新舉措

文/欽州學院 吳珍 王玉玲

【摘要】目前，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作在保護和利用檔案中存在許多不足之處，迫切要求檔案專業(yè)人員采取新措施，這樣才能確保每卷干部人事檔案完整、真實、條理、精練、實用及其價值永存。

【關(guān)鍵詞】高等學校；干部人事檔案；材料整理；新措施

高校干部人事檔案是高校檔案管理工作的重要組成部分,是組織人事部等有關(guān)部門記載的關(guān)于高層次人才引進、招聘、人事調(diào)動等干部經(jīng)歷、業(yè)務能力、政治思想、品德作風、工作表現(xiàn)及實績等各方面內(nèi)容的歷史的、全面的、詳細的個人資料。干部人事檔案工作的整理就是將收集起來的每個干部檔案材料進行鑒別、分類、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂成冊,并在此基礎上不斷對檔案內(nèi)容進行補充的工作。但目前干部人事檔案管理工作呈現(xiàn)了許多不足,迫切需要我們采取新措施去解決。

一、高校干部人事檔案材料整理工作的真正內(nèi)涵

高校干部人事檔案的整理工作，是以在職在編、國家事業(yè)單位編制內(nèi)的干部個人為單位，將收集起來的干部人事檔案材料進行鑒別、分類、排序、編號、登記目錄、技術(shù)加工、裝訂成卷以及不斷充實檔案材料的工作。通過整理，使原來零亂的檔案材料轉(zhuǎn)化為能反映干部情況的系統(tǒng)、條理的專門案卷，即干部檔案。同時，干部人事檔案材料的整理工作又貫穿于干部檔案立卷的全過程。因此，它是干部人事檔案業(yè)務建設中一項很重要的基礎工作。

二、目前高校干部人事檔案整理工作存在的主要問題

高校干部人事檔案不僅直接服務于干部人事工作,還為開發(fā)人力資源、智力資源和教育資源提供重要依據(jù)，是一所大學發(fā)展歷史的可靠憑證。然而,傳統(tǒng)檔案管理方法在保護和利用檔案中存在許多不足,主要表現(xiàn)在以下幾方面。

（一）干部人事檔案載體不規(guī)范、不統(tǒng)一。目前，歸檔文件材料普遍采用 21.OcmX29.7cm，即A4紙的規(guī)格。而干部人事檔案所用紙張為19.5cmX26.5cm的尺寸。所用檔案袋也是與其相配套的，這樣在材料歸檔后，須將其整理剪裁成與干部人事檔案所用紙張尺寸相同，才能裝訂歸檔。如果出現(xiàn)大于標準的檔案材料,必須進行裁剪或折疊后才能裝訂歸檔、放入檔案袋,在裁剪時稍有不慎切掉字跡的事故時有發(fā)生,造成無法彌補的損失,折疊過的材料在利用時由于經(jīng)常翻動,造成折疊處字跡磨損；如果出現(xiàn)小于標準的檔案材料則要在左邊縫一條紙邊,或要用襯紙托裱成魚鱗形或梯形進行繁瑣的修補整理,這樣不僅大大增加了整理工作量，費時費力,同時也嚴重破壞檔案原貌和完整性,而且又剪又折又糊,使整冊檔案厚薄不一,高低不平, 降低了檔案材料的壽命，對檔案利用價值及外觀都產(chǎn)生不良影響，從外觀來看，給人一種造假的感覺。

（二）高校干部人事檔案材料收集不齊全、裝訂方法不規(guī)范。一是經(jīng)過多年的檔案管理工作，筆者檢查發(fā)現(xiàn)，在每一卷（以人為單位）人事檔案中，都會或多或少地缺少人事檔案中必備的材料，比如：原始的履歷表、黨團材料、年度考核表、體檢表、工資調(diào)整表，等等。由于干部人事檔案是按人員組卷裝訂成冊的。其內(nèi)容一般是按時間順序、材料自然生成先后順序排列裝訂的，當查閱其中某一卷或某一類檔案材料時，則須將其需要部分提供，而不能全冊提供給查閱者，以免泄密、丟失等問題發(fā)生，造成干部人事檔案材料的保密性難以得到保證。二是干部人事檔案的形成是“與時俱進”的，需要不斷地補充，因此不得不反復拆分和裝訂。由此產(chǎn)生了許多繁瑣、重復的勞動，不僅大大降低了效率，同時也不利于檔案材料的及時歸檔。三是成冊裝訂還給檔案原件的復制帶來困難，造成所提供的檔案材料質(zhì)量難以得到保證，影響了利用效果。

（三）高校干部人事檔案保密和保管形式不安全 、不科學。長期以來，許多高校干部人事檔案一直采用紙夾或線裝的方法，將所有材料固定成冊，然后裝入檔案中。但是，干部人事檔案是多變和靜中有動的，不能固定下來,因為每年還要不斷補充新的檔案材料,比如：年度考核表、績效考核材料、失職、晉職等材料。按現(xiàn)行干部人事檔案整理辦法規(guī)定,對收集的干部人事檔案材料要在半個月的期限內(nèi)存入檔案盒（袋）內(nèi),每兩年按序歸檔一次。材料歸檔時,必須把已裝好的檔案拆開,將補充的新材料與原案卷的相關(guān)材料歸類,重新打孔裝訂為一冊。這種包裝形式在檔案柜中不易立穩(wěn)，須緊緊排在一起，當抽出多卷時，其它檔案袋就會倒塌，調(diào)閱結(jié)束后，必須將倒塌的檔案袋重新排列整齊，才能將調(diào)出的檔案按編號歸位。另外大量積壓材料檔案,在庫房容易被灰塵腐蝕,很容易使有害昆蟲和微生物傳播,污染檔案。還有，由于干部人事檔案是按人員組卷裝訂成冊的,當查閱其中某一份或某一類檔案時, 則須將全冊檔案提供給查閱者, 至少要將整個案卷翻閱一遍以上,雖然干部人事檔案有嚴格的借閱保密規(guī)定,但很可能利用者看了不該看的材料,不利于檔案保密；在借閱利用時光線、灰塵、自然磨損或無意摩擦,對檔案損壞程度加大, 減少檔案壽命，不利于檔案的保管和保護。另外,裝訂成冊的檔案也不利于復印。因為利用者復印檔案時,如果將整個檔案翻開放在復印機上復印,裝訂處就會凸起,容易造成復印的漏光,影響復印效果,

而拆開復印,反復拆裝既增加勞動強度,又容易破壞檔案材料，造成原始檔案材料不安全。

（四）重復的整理工作使管檔人員減弱了檔案信息的深層開發(fā)。干部經(jīng)歷是不斷變化的,因此干部人事檔案工作也是一個動態(tài)過程。一個完整的干部人事檔案的形成需要不斷充實新內(nèi)容,增加新材料。如進修學位材料、任免審批表、職稱評審表、調(diào)整工資審批表、履歷表、年度考核登記表，等等。年年都有大量的零散材料要歸檔,假使一個干部從22歲參加工作到60歲退休,按現(xiàn)行規(guī)定每兩年裝訂一次,這個干部的檔案在退休前就要裝訂20次。如果每卷人事檔案要拆裝幾十次,如此重復性勞動,浪費大量的人力、物力、財力,不僅破壞了檔案的原始面貌, 還使管檔人員整天忙于體力勞動,無暇顧及人事檔案信息資源的深層開發(fā),降低管檔人員的工作積極性,還使檔案管理工作停留在淺層基礎上,無法深入開發(fā)、取得突破性的發(fā)展。

三、探索高校干部人事檔案材料整理工作的新措施

（一）積極探索高校干部人事檔案按件整理，有利于提高檔案管理工作效率，有利于提供服務利用，有利于檔案信息的保密。長期以來，我國干部人事檔案的整理一直采用按卷整理，打孔裝訂成冊。大量源源不斷的歸檔材料按照傳統(tǒng)繁瑣的整理方法裝訂成卷，不僅浪費了大量的人力、物力和財力，而且整理成冊的檔案利用起來十分不便，同時整卷提供檔案容易造成檔案信息泄漏。按件整理不再需要繁瑣復雜的裁剪、裱糊、打孔等手工勞動，大大減輕了檔案管理人員的工作量，提高了檔案管理的工作效率，使其從繁重的檔案整理工作中解脫出來，有更多的時間和精力去學習超前而精細的檔案管理專業(yè)知識，學習和掌握檔案管理的現(xiàn)代化技術(shù)，逐步實現(xiàn)高校干部人事檔案管理的規(guī)范化、精細化、信息化和科學化。同時，按件整理大大方便了歸檔材料的插卷工作，不必再為插入一份材料而大動干戈地將整卷材料拆開，插入新的材料后再重新裝訂也不再那樣費事、費力。查檔利用復印材料也是單件比整卷更方便，而且復印效果更好。按件整理有利于檔案材料的提供利用，利用者需要什么材料，只要按件提供即可，大大提高了工作效率和服務質(zhì)量。另外，按件提供檔案材料，既方便利用者查閱，又避免利用者因查找某一份材料而翻閱其他材料，從而最大限度地防止檔案信息的泄漏，有利于檔案的保密和保護。

（二）改變傳統(tǒng)的打孔裝訂為不裝訂，不裁剪,不裱糊,不拆借,保持檔案材料的原貌。按照我國干部人事檔案工作目標管理的要求，人事檔案每兩年裝訂一次，程序復雜的整理裝訂工作量太大，檔案管理人員常年忙于檔案材料的收集、整理、拆、裝、訂等大量的重復勞動，不能集中精力做好檔案信息的收集、開發(fā)和利用。另外，為了達到案卷的整齊，經(jīng)整理裝訂的檔案材料不可避免地破壞了原貌。因此，為了更好地做好干部人事檔案管理工作，維護檔案的原貌，可以借鑒現(xiàn)行的文書檔案的管理方法，干部人事檔案實行按件整理不裝訂。采用干部人事檔案影集式檔案夾，外觀設計其長寬應稍大于A4紙,其大小為長320毫米、寬230毫米、厚度為5厘米,內(nèi)有活頁塑料袋15個左右,每袋可裝約5毫米厚材料。前后封面用硬塑料制作,前封面設計有歸檔號、姓名、籍貫、編碼、單位等活頁卡插口,外形相似于影集或文件夾。如果是檔案盒制作材料，也應以高品質(zhì)的塑料為宜,長寬稍大于檔案夾,可設計為長320毫米, 寬230毫米,厚度為5厘米,并且，檔案盒封面和側(cè)面設計有檔案編號活頁卡插口。將干部人事檔案材料以件為單位進行裝訂（活頁式）、分類、排序、編號、編目,每件檔案材料前面要附有歸檔目錄，然后按十大類材料 ( 履歷表、自傳性材料、鑒定考核考察材料、學歷和職稱材料、政治歷史審查材料、團黨材料、獎懲材料、年度績效材料、體檢信息材料、反映職務職稱工資等方面的材料 ) 分類,按目錄順序放進檔案夾內(nèi)塑料袋中即可。每大類前放一張彩色分類紙,以便分類。歸檔材料在目錄中包括材料條目名稱、頁碼,但每份材料本身不編頁碼,便于插卷補充材料,需要補充材料時,只要更改目錄頁碼即可,不必全卷材料變更頁碼,檔案利用時,可借鑒文書檔案的“代卷卡”的方法,印刷出代件卡,借閱檔案材料中的哪部分材料,除了在借閱登記本上嚴格登記外,還要認真填寫一份代件卡,插入在被借閱材料的位置上,以便歸還材料時查詢歸檔,一般人事檔案材料的借閱都以復印件為主，加蓋與原件相符的檔案章。如借閱確需原件，那么借出的檔案材料不論多少必須用檔案專用袋封口,以防丟失,也有效解決了利用和保密的問題。這樣就簡化了檔案整理工作程序，使檔案材料歸檔變得非常簡單有序，只需要將新收集的歸檔材料分類、編目、排序、插入，歸檔工作就完成了，檔案管理人員就可以從繁重的整理工作中解脫出來，有更多的精力和時間去學習檔案業(yè)務知識和從事科研工作，有利于做好檔案信息資源的深層次開發(fā)和編研工作。

總之，高校干部人事檔案整理工作采用新舉措，實行按件整理和不裝訂、不裁剪，不裱糊，不拆借，其優(yōu)勢顯而易見。但由于不裝訂，其材料相對較散，這就要求檔案管理人員應具有遵守規(guī)范、承擔責任和履行義務的自覺態(tài)度和使命感，愛崗敬業(yè)，加強檔案管理制度建設，嚴格執(zhí)行檔案的管、查、借、閱制度和保密制度，認真負責做好檔案管理工作，大大提高檔案工作效率，為新時期、新形勢下高校組織人事工作發(fā)展的需要，提供真實可靠的檔案信息和優(yōu)質(zhì)服務，并確保干部人事檔案的完整、真實和史料價值。

（本文受校級課題（項目編號：2014XJKY-50B；2013XJKY-45B）支持。）

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