轉(zhuǎn)變思想觀念 及時(shí)銷毀“過期”檔案

文/菏澤市人力資源和社會(huì)保障局 郭東水

轉(zhuǎn)變思想觀念 及時(shí)銷毀“過期”檔案

文/菏澤市人力資源和社會(huì)保障局 郭東水

【摘要】本文認(rèn)為，在大力抓好改建、擴(kuò)建檔案庫(kù)房的同時(shí)，應(yīng)重視和加強(qiáng)檔案鑒定銷毀工作，將那些不再有保存價(jià)值和保存期滿的檔案及時(shí)揀出銷毀，騰出庫(kù)房空間。

【關(guān)鍵詞】檔案；鑒定；銷毀

近幾年來(lái)，隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的迅速發(fā)展，隨著人類活動(dòng)范圍的不斷擴(kuò)展和信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，檔案數(shù)量急劇增長(zhǎng)，檔案種類不斷增多，檔案庫(kù)藏日益豐富，檔案在服務(wù)社會(huì)、服務(wù)民生方面發(fā)揮了無(wú)可替代的作用。與此同時(shí)，快速增長(zhǎng)的檔案數(shù)量與檔案庫(kù)房存儲(chǔ)空間相對(duì)局限之間的矛盾也日漸突出，特別是一些機(jī)關(guān)企事業(yè)單位的基層檔案館（室），因?yàn)轲^（室）藏空間限制而導(dǎo)致多年應(yīng)進(jìn)館（室）檔案無(wú)法進(jìn)館（室）保存，造成檔案材料的散失和損毀。如何化解這一矛盾呢？筆者認(rèn)為，在大力抓好改建、擴(kuò)建檔案庫(kù)房的同時(shí)，應(yīng)重視和加強(qiáng)檔案鑒定銷毀工作，將那些不再有保存價(jià)值和保存期滿的檔案及時(shí)揀出銷毀，騰出庫(kù)房空間，使更多有價(jià)值的檔案進(jìn)館（室）保存。

一、解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，充分認(rèn)識(shí)檔案依法銷毀的重要意義

長(zhǎng)期以來(lái)，在檔案界普遍流行著這樣的觀點(diǎn)，就是檔案館（室）收藏、保管的檔案數(shù)量越多，保存的檔案年代越久遠(yuǎn)，則說明該檔案館（室）工作成績(jī)?cè)酱?，就越容易達(dá)標(biāo)升級(jí)，名其曰“館藏豐富”。根據(jù)有關(guān)規(guī)定，各級(jí)檔案館（室）人員編制是按照館藏檔案（包括具有檔案價(jià)值的資料）數(shù)量計(jì)算的。館藏檔案少，不僅影響達(dá)標(biāo)升級(jí)，而且還會(huì)導(dǎo)致減人縮編，這是很多單位、很多人所不愿看到的。在這種“多多益善”思想引導(dǎo)下，一些保存價(jià)值本來(lái)不大、社會(huì)作用不明顯的文檔材料得以入館（室）保存，一些已喪失保存價(jià)值、超過保存期限的檔案則在“寧長(zhǎng)勿短、留著保險(xiǎn)”的心態(tài)支配下得以繼續(xù)保存，未能及時(shí)揀出銷毀。

保存檔案是要花費(fèi)人力、物力、財(cái)力的，這種保存能力和費(fèi)用在客觀上總是有限的，這種有限性決定了人類不可能也沒有必要將所有的文件、資料全部作為檔案永久保存下來(lái)，這就需要通過篩選鑒定，把好“入口關(guān)”，疏通“出口關(guān)”，也就是做好檔案“存”和“毀”的工作?！按妗?，大家都比較重視，把大部分時(shí)間和精力都用在了檔案保護(hù)和管理上，這是無(wú)可厚非的；但對(duì)于“毀”，不僅單位領(lǐng)導(dǎo)，很多檔案工作人員都有所顧忌，擔(dān)心檔案是孤本，沒有替代品，一旦錯(cuò)誤或不小心銷毀了有價(jià)值的檔案，會(huì)造成無(wú)可挽回的損失，況且檔案法規(guī)中也沒有對(duì)不開展過期檔案鑒定銷毀活動(dòng)的行為追究責(zé)任，所以不如繼續(xù)留在檔案室里保存保險(xiǎn)，致使很多檔案“鑒而不毀”，給檔案庫(kù)房增加了不必要的負(fù)擔(dān)。殊不知，檔案的保存與銷毀是辯證統(tǒng)一的關(guān)系，保存是銷毀的前提，銷毀是為了更好地保存。保存檔案不是目的而是手段，利用檔案為人類服務(wù)才是目的；銷毀檔案不是銷毀有保存價(jià)值的檔案，而只是將那些“過期”檔案、失去保存價(jià)值的檔案按規(guī)定銷毀?！皻А笔菫榱烁玫亍按妗?，是“去粗取精”，使那些有價(jià)值的檔案得到重點(diǎn)保護(hù)，提高保存檔次，延長(zhǎng)檔案壽命，優(yōu)化館藏質(zhì)量，同時(shí)也是為了減輕庫(kù)房壓力，緩解檔案庫(kù)藏量的驟增與庫(kù)房面積相對(duì)不足的矛盾，讓那些因庫(kù)房限制尚在門外、有價(jià)值的檔案材料得以入館（室）保存，確保檔案信息資源的安全和完整。

二、堅(jiān)持原則，嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)做好檔案鑒定工作

檔案是不能隨意銷毀的。銷毀檔案，必須經(jīng)過嚴(yán)格的檔案鑒定。檔案鑒定分為宏觀鑒定和微觀鑒定。檔案的宏觀鑒定是指以檔案文件之間的有機(jī)聯(lián)系為基礎(chǔ)，以立檔單位為中心，通過分析和鑒別全總檔案的形成者所承擔(dān)社會(huì)職能及其計(jì)劃、任務(wù)和業(yè)務(wù)活動(dòng)對(duì)保存社會(huì)歷史記憶的重要程度，決定各個(gè)立檔單位形成檔案的整體保存價(jià)值；檔案的微觀鑒定是指根據(jù)各個(gè)全宗立檔單位的工作計(jì)劃（任務(wù)）的重要性、文件內(nèi)容的獨(dú)一無(wú)二性、文件形成時(shí)代的重要性、特別的形式特征、形成者的社會(huì)影響力等方面的價(jià)值因素，并在綜合分析相關(guān)的價(jià)值因素的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案文件的保存價(jià)值做出具體的預(yù)測(cè)和估價(jià)。在鑒定實(shí)踐中，鑒定組織和人員要把宏觀鑒定和微觀鑒定結(jié)合起來(lái)，做到從宏觀處著眼，從微觀處著手。

在檔案鑒定工作中，要堅(jiān)持從國(guó)家和人民的根本利益出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的、效益的觀點(diǎn)判定檔案的保存價(jià)值，這是檔案鑒定的一般原則。全面的觀點(diǎn)就是把檔案自身的特點(diǎn)和社會(huì)利用需要結(jié)合起來(lái)，全面聯(lián)系分析相關(guān)文件和文件的各種因素，全面地預(yù)測(cè)評(píng)價(jià)檔案的價(jià)值；歷史的觀點(diǎn)，就是分析檔案的價(jià)值必須把檔案放在它形成的歷史環(huán)境中，去分析檔案的內(nèi)容和形式以及檔案文件之間的相互關(guān)系，并結(jié)合現(xiàn)實(shí)需要去考慮檔案的價(jià)值；發(fā)展的觀點(diǎn)，就是用發(fā)展的眼光看檔案，既要看到當(dāng)前的作用，也要看到將來(lái)的需要；效益的觀點(diǎn)，就是要充分考慮檔案管理的成本、投入與效益的關(guān)系，不能認(rèn)為某種檔案對(duì)人們只要有一點(diǎn)用處，就具有保存價(jià)值，只有當(dāng)檔案發(fā)揮作用所帶來(lái)的利益超過保存檔案所付出的代價(jià)時(shí)，才具有保存價(jià)值。

檔案的價(jià)值鑒定要嚴(yán)格依據(jù)國(guó)家檔案局制定的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)就是2006年9 月19 日頒發(fā)的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局8號(hào)令）。在這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)下，鑒定人員還必須具體了解、研究檔案的內(nèi)容與外形特征，分析其潛在價(jià)值，而不能僅僅憑案卷目錄，僅僅從文

件標(biāo)題、文件作者、文種等外在角度去進(jìn)行鑒定。

為保證檔案鑒定工作的質(zhì)量，國(guó)家規(guī)定檔案鑒定工作必須有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地進(jìn)行。機(jī)關(guān)的檔案鑒定工作，必須在機(jī)關(guān)辦公廳（室）主任的主持下由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成的鑒定小組共同進(jìn)行，鑒定工作結(jié)束后，要提出工作報(bào)告。檔案館對(duì)無(wú)需繼續(xù)保存的檔案進(jìn)行鑒定和處理需征求有關(guān)部門的意見，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。

三、依據(jù)法度，遵循程序，及時(shí)處理無(wú)保存價(jià)值的檔案

經(jīng)過鑒定，將本無(wú)保存價(jià)值和保存期滿的檔案揀出銷毀。在挑揀這類檔案時(shí)，仍應(yīng)直接審查檔案，不能只根據(jù)檔案保管期限表和案卷封面上指出的保管期限就將檔案揀出銷毀。

為了使領(lǐng)導(dǎo)人和有關(guān)機(jī)關(guān)審查批準(zhǔn)需要銷毀的檔案，必須編制“檔案銷毀清冊(cè)”，它是日后查考檔案銷毀情況的憑據(jù)。同時(shí)還應(yīng)附送一份有關(guān)立檔單位和全宗情況的簡(jiǎn)要說明，便于審批銷毀清冊(cè)的領(lǐng)導(dǎo)人和有關(guān)機(jī)關(guān)了解必要的情況。

檔案銷毀清冊(cè)被批準(zhǔn)前，準(zhǔn)備銷毀的檔案應(yīng)系統(tǒng)地單獨(dú)保管，以便審批檢查或未批準(zhǔn)時(shí)揀出保存。檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)批準(zhǔn)后，需要銷毀的檔案一般送工廠作為原料；離有關(guān)工廠遠(yuǎn)的檔案館（室）或被銷毀的檔案特別機(jī)密，也可以自行焚毀。為了保守黨和國(guó)家的機(jī)密，嚴(yán)禁將應(yīng)銷毀的機(jī)密檔案做其他用途，更不準(zhǔn)出賣。無(wú)論采用什么方法銷毀，都應(yīng)指派兩名以上專人監(jiān)銷。檔案確已銷毀后，監(jiān)銷人須在銷毀清冊(cè)上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，并由監(jiān)銷人簽字。

如有個(gè)別案卷和文件未被批準(zhǔn)銷毀，尚需保存，亦應(yīng)在銷毀清冊(cè)上注明。為了防止錯(cuò)毀，對(duì)已批準(zhǔn)銷毀的檔案除特殊情況外，一般均應(yīng)“暫緩執(zhí)行”，待保存一段時(shí)間以后，確認(rèn)已無(wú)利用價(jià)值時(shí)再行銷毀。

由于鑒定銷毀風(fēng)險(xiǎn)大、責(zé)任重，長(zhǎng)期以來(lái)一直是檔案工作的薄弱環(huán)節(jié)。特別是一些機(jī)關(guān)企事業(yè)單位的基層檔案館（室），鑒定銷毀意識(shí)十分淡薄，有的甚至從來(lái)就沒有開展過鑒定銷毀工作，館藏了大量失去保存價(jià)值的過期檔案，浪費(fèi)了有限的館藏空間。各級(jí)政府檔案部門要一方面加大宣傳力度，一方面建立健全檔案鑒定銷毀機(jī)構(gòu)，定期對(duì)檔案館（室）鑒定銷毀工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。檔案工作人員要認(rèn)識(shí)到，鑒定銷毀工作不是可干可不干的事情，而是必須要干的工作，要以對(duì)歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，以高度的責(zé)任心疏通“出口關(guān)”，克服顧慮情緒，堅(jiān)決將那些失去保存價(jià)值的檔案“請(qǐng)出”檔案館（室），并按規(guī)定銷毀，以提高檔案管理效益，推動(dòng)檔案工作可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局8號(hào)令）