淺談如何提高企業(yè)公文寫作水平

文/陜西煤業(yè)化工建設(shè)(集團(tuán))有限公司韓城分公司 王懷民

淺談如何提高企業(yè)公文寫作水平

文/陜西煤業(yè)化工建設(shè)(集團(tuán))有限公司韓城分公司 王懷民

【摘要】本文作者從工作實(shí)踐中總結(jié)企業(yè)公文基本特點(diǎn)，容易出現(xiàn)的問題及對(duì)提高公文寫作水平的思考。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)公文；貫徹新標(biāo)準(zhǔn)；公文寫作；提升水平

企業(yè)公文寫作水平的高低，不但能夠體現(xiàn)一個(gè)企業(yè)的辦事風(fēng)格、辦事效率，也能代表企業(yè)文化、企業(yè)形象。因此，筆者認(rèn)為，作為企業(yè)公文起草部門人員、責(zé)任部門、歸口部門、管理層等，都肩負(fù)著企業(yè)公文寫作、把關(guān)的光榮職責(zé)?，F(xiàn)就如何提高企業(yè)公文寫作水平，作一淺談。

一、企業(yè)公文制作的標(biāo)準(zhǔn)與程序

企業(yè)目前參照?qǐng)?zhí)行的是2012年7月1日實(shí)施的《國(guó)家黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T 9704-2012）、《2012年黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號(hào)），公文主要種類有決議、決定、命令、公報(bào)、公告、通告、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要共15種。適用于企業(yè)的主要有決議、決定、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、紀(jì)要共10種。公文發(fā)文辦理的程序主要為：職能部門責(zé)任人草擬、部門負(fù)責(zé)人審核、秘書審核文種、主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、文書登記編號(hào)、打字員編制制版、秘書復(fù)核、文書繕印、用印、分發(fā)、存檔等程序。

二、企業(yè)公文寫作方面容易出現(xiàn)的一些問題及應(yīng)對(duì)

（一）材料不足。企業(yè)公文圍繞經(jīng)濟(jì)中心服務(wù)，日常運(yùn)用中，具有時(shí)效性強(qiáng)的特點(diǎn)。而公文最重要的基礎(chǔ)材料要實(shí)、要充足，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、專業(yè)術(shù)語(yǔ)到位、文字言簡(jiǎn)意賅、附件資料翔實(shí)等。尤其在經(jīng)常使用的報(bào)告、請(qǐng)示上行文中，企業(yè)需要上級(jí)給予幫助、支持或報(bào)告重大事項(xiàng)等，都要用到上行文。此類公文往往時(shí)間緊、事情急、任務(wù)重，而上行文要求一事一報(bào)，一事一文，公文既要短小精悍，還要有足夠的信息量，充分說(shuō)明問題；職能部門撰寫要謹(jǐn)記，公文正文部分話可以不多，但能使人一目了然，語(yǔ)言樸實(shí)莊重，不易用形容詞。正如鄭板橋家中的對(duì)聯(lián)上聯(lián)，“刪繁就簡(jiǎn)三秋樹”；附件一定要翔實(shí)，作為對(duì)正文的說(shuō)明或基礎(chǔ)資料，上級(jí)承辦部門才便于處理；同時(shí)，留好具體業(yè)務(wù)聯(lián)系人電話，做好上級(jí)承辦人員問詢的準(zhǔn)備。正文空洞、主旨意圖不明確、基礎(chǔ)材料不足，往往造成公文無(wú)功而返，效率降低，企業(yè)形象受損。

（二）審核不嚴(yán)。企業(yè)公文不是一個(gè)人的工作。從主管部門草擬人開始撰寫到印發(fā)的每一個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)層層監(jiān)督、層層把關(guān)。主管部門要負(fù)責(zé)吃透文件精神及政策，對(duì)專業(yè)術(shù)語(yǔ)、領(lǐng)導(dǎo)專題會(huì)議研究的數(shù)據(jù)、是否抄送上級(jí)主管或政府機(jī)關(guān)、與法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)有無(wú)抵觸等內(nèi)容把關(guān)；簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)主要在點(diǎn)睛立意和重點(diǎn)項(xiàng)把關(guān)；綜合部門對(duì)文種、格式、引文、計(jì)量單位進(jìn)行校對(duì)，并理順梳理未成型的公文語(yǔ)言，提高公文質(zhì)量；還有文書、打字文印人員，都是減少和消除文稿瑕疵的幫手。只有人人把關(guān)，才能維護(hù)公文的權(quán)威性，避免造成不良的影響。

（三）照搬照抄。上級(jí)機(jī)關(guān)或政府轉(zhuǎn)發(fā)文件落實(shí)中，需要企業(yè)層層傳達(dá)落實(shí)，企業(yè)內(nèi)部應(yīng)結(jié)合企業(yè)實(shí)際，制訂切實(shí)可能，時(shí)間有效銜接，能夠有效執(zhí)行的文件；而不是照搬照抄，原封不動(dòng)地進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)，使企業(yè)公文變成“高大上”，基層執(zhí)行摸不著頭腦，基層單位公文處理處于兩難，完成也不是，不完成也不是，造成文件 “旅行”,處于真空狀態(tài)。

（四）文件過多。中央關(guān)于改進(jìn)工作作風(fēng)、密切聯(lián)系群眾的八項(xiàng)規(guī)定中指出，要精簡(jiǎn)文件簡(jiǎn)報(bào)，切實(shí)改進(jìn)文風(fēng)，沒有實(shí)質(zhì)內(nèi)容、可發(fā)可不發(fā)的文件、簡(jiǎn)報(bào)一律不發(fā)。對(duì)于企業(yè)公文，在落實(shí)八項(xiàng)規(guī)定，改進(jìn)工作作風(fēng)過程中，文件過多的情況達(dá)到較大改觀。與政府不同的是，文件過多表現(xiàn)在企業(yè)的形式是，效益性發(fā)揮的不足。企業(yè)是經(jīng)營(yíng)性的經(jīng)濟(jì)組織，其目標(biāo)是利潤(rùn)的追求，所制發(fā)的公文，雖然主要用于行政管理和經(jīng)營(yíng)，但歸根結(jié)底還是為了創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益,所以企業(yè)的公文特別注意辦事效率。例如，行業(yè)部門、上級(jí)機(jī)關(guān)、地方政府關(guān)于某一項(xiàng)活動(dòng)都作出安排，印發(fā)了紅頭文件，企業(yè)在公文處理上是印發(fā)一個(gè)還多個(gè)文件？是一一回復(fù)，逐個(gè)落實(shí)；還是貫徹行業(yè)部門、上級(jí)機(jī)關(guān)、地方政府有關(guān)要求，制訂 “三合一”切實(shí)可行，利于基層操作的方案，形成正式公文，這都要切實(shí)結(jié)合實(shí)際，以服務(wù)基層，有利于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中心利益為衡量標(biāo)準(zhǔn)。

（五）創(chuàng)新不足。企業(yè)同行也抱怨，筆桿子都提拔到管理層，文秘人員青黃不接，在職人員事務(wù)繁雜，能夠“照貓畫虎”即可。如此發(fā)展，一是導(dǎo)致公文的質(zhì)量下滑；二是文章不夠新穎，穿新鞋，走老路，只是修改了年月日，內(nèi)容有氣無(wú)力，讀者看了上句，閉著眼睛就知道下句。黨的十八大強(qiáng)調(diào)“下決心改進(jìn)文風(fēng)會(huì)風(fēng)”，黨的群眾路線教育實(shí)踐活動(dòng)對(duì)公文寫作也指出，要運(yùn)用群眾通俗易懂的語(yǔ)言，并提出了更高的要求。因此，要加強(qiáng)文秘人員培養(yǎng)，文字工作者、文秘人員自身要加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，堅(jiān)持公文寫作新知識(shí)學(xué)習(xí)，堅(jiān)持本行業(yè)的業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，在日常工作中以腳板深入一線跑調(diào)研，跟會(huì)聽聲、手勤做記錄；日常生活中，通過互聯(lián)網(wǎng)、廣播電視關(guān)注新聞時(shí)政信息，領(lǐng)導(dǎo)講話，廣泛閱讀報(bào)紙刊物，豐富自己。通過日積月累，在練好基本功的同時(shí)努力練成“雜家”，不做門外漢，才能做到肚里有糧，心里不慌，作文章下手從容，推敲文字精益求精。

三、為打造企業(yè)公文常青樹的一點(diǎn)思考

（一）學(xué)習(xí)型企業(yè)創(chuàng)建常抓不懈。記得2000年

（二）掌握企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的規(guī)律。俗話說(shuō)：掌握規(guī)律就能掌握主動(dòng)。從企業(yè)發(fā)展短期講，一年工作中，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)分啟動(dòng)階段、發(fā)展階段、高潮階段、收尾階段。那么企業(yè)公文也遵循發(fā)展規(guī)律，啟動(dòng)階段以建章立制類下行文居多，發(fā)展階段以事項(xiàng)請(qǐng)示、協(xié)調(diào)函件類居多，高潮階段以勞動(dòng)競(jìng)賽、安全防護(hù)類文件居多，收尾階段以總結(jié)、報(bào)告類文件居多。從企業(yè)發(fā)展長(zhǎng)遠(yuǎn)講，企業(yè)發(fā)展要經(jīng)歷組建改革期、成長(zhǎng)期、成熟期、低谷期，四個(gè)周期不斷循環(huán)，周而復(fù)始，企業(yè)公文也是圍繞階段使命而服務(wù)的，規(guī)律性十分顯著。掌握這一規(guī)律，企業(yè)公文的制作者可提前入手，早期醞釀，一旦接受任務(wù)，起草公文會(huì)起到事半功倍的效果。

（三）向優(yōu)質(zhì)公文、范文借鑒、取經(jīng)。再好的記性也不抵爛筆頭，再好的工具書不抵粘貼本。公文作為規(guī)范的文體，格式是統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，文字追求準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練、質(zhì)樸；我們除了要具備《國(guó)家黨政機(jī)關(guān)公文格式》《2012年黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》《建設(shè)集團(tuán)公文處理規(guī)范使用手冊(cè)》等工具，可以將學(xué)到的、看到的不同文種的公文進(jìn)行復(fù)印粘貼、下載儲(chǔ)備，我們反對(duì)剪刀手抄襲等無(wú)視職業(yè)道德的行為，但借鑒、參考公文寫作方法，拿捏、界定文種的使用還是避免走彎路的好做法，力求企業(yè)公文運(yùn)行更加順暢、快捷、準(zhǔn)確。

企業(yè)公文管理的歸口部門為辦公室，既承擔(dān)著內(nèi)部公文審核，也承擔(dān)著基層單位公文寫作人員的培訓(xùn)與指導(dǎo)，一方面應(yīng)加大培訓(xùn)力度，聘請(qǐng)資深人士對(duì)文秘人員進(jìn)行指導(dǎo)，利于開闊眼界，溫故知新；另一方面，應(yīng)關(guān)心文秘人員的配備、成長(zhǎng)，培養(yǎng)文秘人員責(zé)任意識(shí)、大局意識(shí)，為企業(yè)公文寫作提供源源不斷的新鮮血液和新鮮思維，為打造企業(yè)公文常青樹增添力量。