淺析人事檔案在人力資源管理中的重要作用

于楊

[摘要]在人力資源管理工作中，人事檔案作為不可或缺的重要依據(jù)，在人力資源開(kāi)發(fā)、預(yù)測(cè)及人力政策制定等多個(gè)方面都發(fā)揮著十分關(guān)鍵的作用。隨著人才在社會(huì)發(fā)展過(guò)程中重要性越來(lái)越突顯出來(lái)，人事檔案工作也受到更多的重視，這為人力資源管理工作的開(kāi)展奠定了良好的基礎(chǔ)。文中從人事檔案的特點(diǎn)入手，對(duì)人事檔案對(duì)人力資源管理的重要作用進(jìn)行了分析，并進(jìn)一步對(duì)提升人事檔案在人力資源管理中發(fā)揮作用的策略進(jìn)行了具體的闡述。

[關(guān)鍵詞]人力資源管理；人事檔案；特點(diǎn)；重要作用；策略

在當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，不僅用工形式發(fā)生了較大的變化，而且人力資源管理現(xiàn)代化的進(jìn)程也不斷加快，在現(xiàn)代化的人力資源管理工作中，人事檔案具有不可或缺性，這是一種全新的人員管理方式，為了提高人力資源管理的水平，則需要充分的將人事檔案在人力資源管理中的重要作用更好的發(fā)揮出來(lái)，使其更好的為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

一、人事檔案的特點(diǎn)

一）全面性。人事檔案真實(shí)記錄員工的個(gè)人履歷、政治面貌及考評(píng)等相關(guān)信息，更好的對(duì)員工的個(gè)人成長(zhǎng)及思想發(fā)展進(jìn)行記錄。通過(guò)人事檔案，我們可以更全面的了解一個(gè)員工。

二）現(xiàn)實(shí)性。在人力資源管理工作中，人事檔案作為非常重要的依據(jù)，可以為使用人才和制定科學(xué)合理的薪酬體系提供重要的依據(jù)，為人力資源管理水平提升起到非常重要的促進(jìn)作用。

三）真實(shí)性。人事檔案是對(duì)個(gè)人成長(zhǎng)及思想發(fā)展情況的真實(shí)記錄，具有較好的真實(shí)性。特別是人事檔案具有較為完整和真實(shí)的內(nèi)容，可以為用人單位提供重要的參考作用。

四）流動(dòng)性。在當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，員工具有較強(qiáng)的流動(dòng)性，這就需要人事檔案需要隨著員工的調(diào)動(dòng)進(jìn)行調(diào)轉(zhuǎn)，確保員工與人事檔案具有統(tǒng)一性和一致性。

五）機(jī)密性。在人事檔案中包含著許多個(gè)人信息，這些個(gè)人信息不允許私自進(jìn)行泄露和保存，具有較強(qiáng)的機(jī)密性。

二、人事檔案對(duì)人力資源管理的重要作用

（一）人事檔案可以為編制人力資源規(guī)劃提供重要依據(jù)

在當(dāng)前人力資源管理工作中，對(duì)人力資源需求帶來(lái)影響的因素較多，但通過(guò)加強(qiáng)人事檔案管理工作可以確保人力資源工作規(guī)劃制定的更加科學(xué)和合理，還能夠?yàn)槿肆Y源狀況進(jìn)行分析提供重要的參考依據(jù)，確保其與改革和發(fā)展的要求具有更好的適應(yīng)性。通過(guò)對(duì)人事檔案信息進(jìn)行分析，可以更好的實(shí)現(xiàn)對(duì)組織整體人才儲(chǔ)備狀況進(jìn)行總結(jié)。而且通常與人事流動(dòng)的檔案信息進(jìn)行結(jié)合，能夠更好的對(duì)人力資源的需求狀況進(jìn)行預(yù)測(cè)，制定出科學(xué)有效的人力資源規(guī)劃，從而為組織領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要的依據(jù)。

（二）人事檔案可以為制定人才招聘政策提供參考依據(jù)

人事檔案中真實(shí)對(duì)人員的相關(guān)信息進(jìn)行記錄，是單位進(jìn)行選人和用人的重要基礎(chǔ)依據(jù)，通過(guò)人事檔案可以更好的對(duì)人才進(jìn)行了解，為制定合理的人才招聘政策提供重要的參考，而且還能夠?yàn)橹贫ê侠淼倪x聘標(biāo)準(zhǔn)和編制職位說(shuō)明書(shū)提供重要的依據(jù)，確保人盡其才，使人才能夠找到與之相適應(yīng)的崗位，最大限度的將組織內(nèi)人力資源的效力的發(fā)揮出來(lái)。

（三）人事檔案可以促進(jìn)人力資源的合理配置

在人力資源管理工作中，為了確保人力資源使用效率和使用價(jià)值的提高，則可以優(yōu)化人力資源配置工作，確保人與物能夠?qū)崿F(xiàn)有效的結(jié)合。通過(guò)人事檔案所提供的人員的信息，從而進(jìn)一步對(duì)人力資源的數(shù)量、專業(yè)素質(zhì)及文化程度進(jìn)行深入了解，以便于對(duì)其進(jìn)行科學(xué)管理。由于人員能力及特點(diǎn)的不同，所以可以組織內(nèi)部對(duì)人才進(jìn)行合理配置，充分的將人才的特點(diǎn)發(fā)揮出來(lái)，確保人才能夠合理有序的進(jìn)行流動(dòng)，更好的提高人力資源管理的水平。

（四）人事檔案可以為績(jī)效考核提供重要信息

人事檔案中的組織成員績(jī)效考評(píng)信息記錄，是了解和比較組織成員工作效果的重要信息源。績(jī)效考核，又稱人事考核、績(jī)效評(píng)估、員工考核等，是收集、分析、評(píng)價(jià)和傳遞有關(guān)某一個(gè)在某工作崗位上的工作行為表現(xiàn)和工作結(jié)果方面信息情況的過(guò)程?？?jī)效考核是人力資源管理的重要環(huán)節(jié)，關(guān)系著員工的晉升和獎(jiǎng)懲。而績(jī)效考核需要有大量的考核記錄作為依據(jù)，人力資源管理部門可以充分利用人事檔案，對(duì)員工的素質(zhì)、能力、績(jī)效、表現(xiàn)等進(jìn)行綜合分析，作出相應(yīng)的決策，從而保證組織決策的科學(xué)化、合理化。

三、提升人事檔案在人力資源管理中發(fā)揮作用的策略

（一）人事檔案收集多元化，使內(nèi)容不斷豐富和凸顯專業(yè)特點(diǎn)

人事檔案應(yīng)為人力資源管理提供更有價(jià)值的信息和數(shù)據(jù)，比如，我們對(duì)于人事檔案的功能定位不能僅停留在收集基本信息材料，如，姓名、民族、出生日期、家庭成員、政治面貌、學(xué)習(xí)經(jīng)歷和工作經(jīng)歷，而是要將人事檔案放在為組織開(kāi)發(fā)和管理人力資源上提供更多的信息支持，其收集內(nèi)容要體現(xiàn)出人才個(gè)性、個(gè)人專長(zhǎng)、個(gè)人信用記錄等，為組織按需設(shè)崗、公開(kāi)招聘、競(jìng)爭(zhēng)上崗、擇優(yōu)錄用等提供依據(jù)。以高校人事檔案管理為例，除收集人事檔案規(guī)定的十大類外，還應(yīng)收集教職工的知識(shí)構(gòu)成、思想和心理素質(zhì)等方面的相關(guān)信息，這樣有助于高校制定適宜的培訓(xùn)、招聘和人才安置計(jì)劃。我們應(yīng)根據(jù)高校發(fā)展的需求，針對(duì)高校內(nèi)專職教學(xué)人員、教學(xué)管理人員、學(xué)生管理人員及行政管理人員的不同特征進(jìn)行歸納總結(jié)，就不同崗位職責(zé)及特點(diǎn)確定檔案材料收集范圍及重點(diǎn)，如，專職教學(xué)人員，應(yīng)在收集檔案材料時(shí)著重收集教學(xué)成果方面的材料；教學(xué)管理和學(xué)生管理人員，應(yīng)著重收集反映其管理水平、師生滿意度的材料；行政管理人員，應(yīng)著重收集反映其行政管理水平和應(yīng)急能力的材料。

（二）堅(jiān)持客觀公正原則，確保人事檔案的真實(shí)性

真實(shí)性是人事檔案最基本的特性，失去了真實(shí)性，人事檔案也就失去了其存在的價(jià)值。人事檔案要做到客觀公正，必須保證歸檔材料的真實(shí)可靠，做到實(shí)事求是，完全符合當(dāng)事人的實(shí)際。人事檔案歸檔材料做到客觀公正，是目前杜絕假文憑、假年齡、假工齡的有效措施。

（三）加快人事檔案的現(xiàn)代化管理步伐

人事檔案管理工作應(yīng)大力引入現(xiàn)代科技手段，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化和文檔一體化管理，充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，將個(gè)人的檔案材料輸入計(jì)算機(jī)形成數(shù)字化的檔案，在企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)上建立平臺(tái)形成資源共享，不斷提高人力資源管理工作效率和水平。

四、結(jié)束語(yǔ)

在檔案管理工作中，人事檔案作為其中非常重要的一項(xiàng)內(nèi)容，在選人、用人及人才管理工作中發(fā)揮著非常關(guān)鍵的作用。特別是當(dāng)前隨著人事檔案管理機(jī)制的不斷創(chuàng)新，人事檔案在人力資源管理工作中的作用越來(lái)越突顯出來(lái)，為人力資源管理工作的順利開(kāi)展提供重要的支撐，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到了積極的促進(jìn)作用。

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