新形勢下醫(yī)院檔案管理存在的問題與優(yōu)化措施

成 燕

【摘 要】隨著我國改革的不斷深化，醫(yī)院管理的要求也越來越嚴(yán)格。傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理有較多的缺陷，例如工作人員管理意識不強(qiáng)、體制不健全、信息資料缺乏連續(xù)性和完整性。在醫(yī)院管理中，醫(yī)院檔案管理是一個比較容易被忽視的工作，應(yīng)該獲得相關(guān)管理者的高度重視。為加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，本文將對新形勢下醫(yī)院檔案管理中存在的問題進(jìn)行深入研究，通過剖析問題出現(xiàn)的原因，以探究相應(yīng)的優(yōu)化策略。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案管理；新形勢；優(yōu)化措施；問題

隨著不斷深化改革，醫(yī)院管理工作的要求變得更加嚴(yán)格，需要面臨更大的挑戰(zhàn)。醫(yī)院檔案是醫(yī)院的信息資源，記錄著醫(yī)院的活動情況，包括圖表、磁盤、音像等信息材料，為醫(yī)學(xué)工作提供重要的參考依據(jù)。在醫(yī)院管理中，醫(yī)院檔案管理是重要組成部分，應(yīng)對醫(yī)院的檔案管理進(jìn)行加強(qiáng)，提高檔案管理工作的合理性以及科學(xué)性，對檔案管理的弊端進(jìn)行糾正，使醫(yī)院檔案有其連續(xù)性以及完整性。

1.檔案管理存在的問題

1.1體制不健全

當(dāng)前，醫(yī)院檔案管理中出現(xiàn)的問題主要是操作缺乏規(guī)范、檔案管理制度有待完善。檔案管理工作涉及到檔案室、使用科室以及職能科室，在實(shí)際工作中，檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置不合理，設(shè)置分散、混亂，且每個部門的檔案管理實(shí)行分散管理，各個科室的分工以及責(zé)任沒有明確，導(dǎo)致各個科室不能最大程度的發(fā)揮科室職能，難以保證檔案信息的連續(xù)性以及完整性[1]。

1.2專業(yè)管理人員稀缺

多數(shù)醫(yī)院的檔案管理者缺乏專業(yè)性，體現(xiàn)在理論知識、文化程度以及業(yè)務(wù)水平等多方面。多數(shù)醫(yī)院的檔案管理人員可能是由行政人員、護(hù)理人員等轉(zhuǎn)行進(jìn)行檔案管理的，人員流動性比較大，且專業(yè)技能水平相差較大，難以達(dá)到新形勢下檔案管理工作的要求。兼職人員在對檔案進(jìn)行管理時，由于缺少專業(yè)技能，且對管理工作沒有予以高度重視，在工作過程中不能集中精神，致使檔案管理工作出現(xiàn)多種問題，且不能對管理工作進(jìn)行創(chuàng)新。同時，醫(yī)院管理者沒有對檔案管理工作予以高度重視，認(rèn)為檔案管理就是簡單的收集文件材料，導(dǎo)致管理者的管理水平?jīng)]有隨著時代的發(fā)展而提高，管理水平、思想觀念沒有順應(yīng)時代的發(fā)展需求，缺乏創(chuàng)新，增加了管理工作的枯燥性[2]。

1.3管理意識淡薄

當(dāng)前，在醫(yī)院管理工作中，輕檔案、重醫(yī)療的觀念比較常見，究其原因，可總結(jié)為以下三點(diǎn)：宣傳檔案管理工作的力度不夠；檔案管理工作不能帶給醫(yī)院直接的經(jīng)濟(jì)效益，使檔案管理工作始終得不到高度重視；在傳統(tǒng)檔案管理工作中，沒有設(shè)置專門的部門對檔案管理工作質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)；在醫(yī)院建設(shè)中，檔案管理不能發(fā)揮有效作用，得不到領(lǐng)導(dǎo)以及職工的高度重視。

1.4檔案收集不全面

由于各個部門的檔案實(shí)行分散管理，且檔案管理者的管理意識不強(qiáng)，對管理工作認(rèn)識不足，導(dǎo)致檔案資料長期處于堆放的狀態(tài)，沒有對檔案進(jìn)行及時整理，檔案利用度比較低。隨著醫(yī)院的發(fā)展，醫(yī)院檔案從之前的病歷檔案、照片檔案發(fā)展為當(dāng)今的聲像檔案、膠片檔案、計(jì)算機(jī)檔案等。由于缺少納入檔案的標(biāo)準(zhǔn)，各個醫(yī)院的管理者根據(jù)醫(yī)院具體情況或者按照自己的想法管理檔案，導(dǎo)致應(yīng)該納入檔案的內(nèi)容沒有被納入。

1.5檔案管理投入不夠

在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，醫(yī)院管理者對工作人員的素質(zhì)以及教育予以高度重視，而忽視了檔案管理工作以及檔案管理人員的技能培訓(xùn)，沒有將檔案管理納入改革發(fā)展的計(jì)劃內(nèi)。雖然多數(shù)醫(yī)院均建立了綜合檔案室，但是，由于缺乏對檔案管理工作的正確認(rèn)識，重視度不夠，導(dǎo)致醫(yī)院在檔案管理這一領(lǐng)域的投入較少。由于財(cái)力、人力等方面的投入力度不夠，導(dǎo)致醫(yī)院的檔案管理工作中存在許多問題。

1.6檔案監(jiān)管制度不健全

當(dāng)前，多數(shù)醫(yī)院均缺乏對檔案管理工作的監(jiān)管，缺乏統(tǒng)一的監(jiān)管機(jī)制，增加了檔案規(guī)范化管理的難度，使檔案資源的優(yōu)勢難以發(fā)揮出來。沒有對檔案借閱制定相應(yīng)的借閱要求，借閱檔案的工作人員沒有將檔案及時歸還的意識，可能會導(dǎo)致檔案破損、丟失，使檔案的安全性下降，檔案的價值得不到保證。

2.優(yōu)化對策

2.1準(zhǔn)確認(rèn)識檔案管理

醫(yī)院管理者正確認(rèn)識檔案管理這一工作，了解檔案管理工作的意義和價值，使檔案管理工作能夠得到相關(guān)管理者的高度重視，這是檔案管理工作得以優(yōu)化的重要前提[3]。因此，要加大對檔案管理工作的宣傳力度，提高管理者對檔案管理工作的認(rèn)識，使其對檔案管理予以高度重視，明白檔案管理是醫(yī)院管理工作中不可或缺的重要環(huán)節(jié)，是醫(yī)院的重要信息資源，將檔案管理納入醫(yī)院發(fā)展目標(biāo)，和業(yè)務(wù)一起進(jìn)行規(guī)范，對檔案管理工作進(jìn)行及時考評。

2.2完善檔案管理制度

在醫(yī)院的管理系統(tǒng)中，對檔案管理制度予以重視，及時根據(jù)醫(yī)院自身情況對檔案管理制度不斷進(jìn)行完善，建立并健全檔案管理制度；對檔案管理工作的規(guī)章制度不斷進(jìn)行完善，保證檔案管理工作的質(zhì)量。檔案工作具有復(fù)雜、繁多的特點(diǎn)，且各個部門實(shí)行分開管理檔案的制度。在這種情況下，應(yīng)該完善檔案歸檔制度以及檔案利用保管制度，使工作人員有及時歸檔、保護(hù)檔案的意識，將這些規(guī)章制度納入醫(yī)院的考核體系以及崗位責(zé)任。

2.3加大資金投入

在檔案管理中，加大投入力度，對檔案管理的硬件設(shè)施進(jìn)行完善，為檔案管理引進(jìn)新型技術(shù)設(shè)備，及時引進(jìn)現(xiàn)代化管理技術(shù)，為檔案管理工作提供技術(shù)支持，使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)自動化，提高檔案管理工作的效率。

2.4提高管理人員素質(zhì)

檔案管理工作的質(zhì)量與檔案管理人員的技能以及綜合素質(zhì)有密切的聯(lián)系，因此，應(yīng)該對檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)。檔案管理工作人員要具備較好的專業(yè)技能，還要有較高的文化水平，掌握相關(guān)法律法規(guī)以及檔案工作的理論知識，掌握檔案管理工作的技巧以及流程，掌握基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、醫(yī)療業(yè)務(wù)以及行政管理等多方面的知識。同時，檔案管理人員應(yīng)順應(yīng)時代的發(fā)展要求，不斷學(xué)習(xí)新的知識，對自身修養(yǎng)進(jìn)行加強(qiáng)，開闊視野，提高創(chuàng)新能力。

2.5實(shí)行檔案管理信息化

要順應(yīng)社會的發(fā)展，檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化是必然趨勢。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理數(shù)字化是當(dāng)前亟待解決的問題。信息化建設(shè)可使檔案管理工作變得更加簡單、方便、快捷，可將醫(yī)院臨床檔案以及科技檔案的服務(wù)范圍明顯拓寬。因此，相關(guān)管理人員要對這一問題予以高度重視，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的信息化發(fā)展。

綜上所述，在醫(yī)院管理工作中，醫(yī)院檔案管理工作是重要的工作環(huán)節(jié)。面對檔案管理工作，相關(guān)管理者應(yīng)該正確認(rèn)識檔案管理工作的價值，應(yīng)該以積極向上的態(tài)度，對檔案管理工作進(jìn)行不斷的探索和創(chuàng)新，不斷對檔案管理制度進(jìn)行完善，對檔案管理人員的專業(yè)技能以及綜合素質(zhì)予以高度重視，使檔案能夠得到充分的利用，使檔案管理工作能夠順應(yīng)時代的發(fā)展要求[4]。

參考文獻(xiàn)：

[1]雷應(yīng)剛.論加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的措施[J].中華民居，2013，06（30）：180-181.

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[3]佟玉杰.淺談醫(yī)療設(shè)備檔案管理及成效[C].//2012中華臨床醫(yī)學(xué)工程及醫(yī)療信息化大會暨中華醫(yī)學(xué)會醫(yī)學(xué)工程學(xué)分會第十三次學(xué)術(shù)年會論文集.2012：1-3.

[4]郝培來.醫(yī)院科室檔案管理創(chuàng)新[J].中華醫(yī)學(xué)科研管理雜志，2010，23（6）：426-427.