淺談新時(shí)期企業(yè)公文管理工作

李菁

摘 要：企業(yè)公文是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和文化建設(shè)的重要組成部分，代表著一個(gè)企業(yè)的內(nèi)涵和形象，規(guī)范公文管理工作對(duì)任何一個(gè)企業(yè)都具有至關(guān)重要的意義。在新時(shí)期、新要求下，我們應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步規(guī)范公文管理工作，確保公文運(yùn)轉(zhuǎn)質(zhì)量，提高工作效率。

關(guān)鍵詞：企業(yè)公文;規(guī)范管理;提高效率

公文是企業(yè)傳達(dá)各級(jí)方針政策，公布企業(yè)規(guī)章制度，指導(dǎo)、布置工作，請(qǐng)示和答復(fù)問題以及企業(yè)公務(wù)商洽、交流經(jīng)驗(yàn)等的重要工具，是保障企業(yè)生產(chǎn)、科研、經(jīng)營等管理活動(dòng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的支撐平臺(tái)。一份重要的公文可以引領(lǐng)企業(yè)發(fā)展方向，可以為企業(yè)業(yè)務(wù)決策提供權(quán)威支持，可以為維護(hù)企業(yè)及員工利益提供證據(jù)支撐，它是企業(yè)管理的重要組成部分，是企業(yè)的無形資產(chǎn)和寶貴財(cái)富。因此，做好企業(yè)公文管理工作是新時(shí)期企業(yè)發(fā)展不可缺少的一部分。

一、企業(yè)公文的形成

企業(yè)公文是指履行了企業(yè)規(guī)定的發(fā)文辦理程序，符合《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定、具有規(guī)范格式的各類公文。主要由以下幾方面構(gòu)成：一是以企業(yè)名義制發(fā)的文件;二是企業(yè)設(shè)置的各部門制發(fā)的文件;三是企業(yè)各類領(lǐng)導(dǎo)小組、專業(yè)委員會(huì)及其下設(shè)的日常辦事機(jī)構(gòu)制發(fā)的文件;四是企業(yè)上級(jí)及其上級(jí)部門、專業(yè)分公司的來文;五是企業(yè)所在地區(qū)政府、社會(huì)團(tuán)體以及與企業(yè)業(yè)務(wù)相關(guān)的其他外部單位來文。通過以上五個(gè)渠道，為企業(yè)積累了大量的文件，同時(shí)為企業(yè)提供了重要的文字信息資源。

二、企業(yè)公文管理存在的問題

隨著電子化科技的發(fā)展，公文的存在形式正由紙質(zhì)向電子化轉(zhuǎn)變。因此，在新時(shí)期，企業(yè)公文又由紙質(zhì)文件和電子文件構(gòu)成。公文種類繁多、存在形式的多樣性使得公文管理工作更加困難、混亂，甚至可能出現(xiàn)公文丟失的情況。主要表現(xiàn)在：

（一）公文不完整

如缺印本，紙質(zhì)文件無對(duì)應(yīng)的電子文件或電子文件無對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件、缺附件等。

（二）公文處理程序不規(guī)范

如文件簽發(fā)過程中簽發(fā)手續(xù)不全，發(fā)文日期早于簽發(fā)日期，擬稿人不校對(duì)文件，發(fā)文字號(hào)重號(hào)或漏號(hào)，缺公章等。

（三）行文不符合要求

如公文種類運(yùn)用不準(zhǔn)確，文字表述不規(guī)范，公文格式不符合標(biāo)準(zhǔn)等。

（四）公文傳閱不及時(shí)

如文件傳閱不到位，造成工作不能得到及時(shí)落實(shí)處理。特別對(duì)于具有辦理時(shí)限的公文，造成不能在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成工作或完成工作質(zhì)量較差，給企業(yè)工作帶來不良影響。

三、如何做好企業(yè)公文的管理

規(guī)范企業(yè)公文管理工作，改變公文管理過程中出現(xiàn)的公文內(nèi)容遺缺、公文處理效率低、公文質(zhì)量差、公文無法律效力、程序亂等問題，重點(diǎn)要做到三個(gè)方面的落實(shí)，加強(qiáng)兩個(gè)方面的建設(shè)，全面提高公文質(zhì)量，確保企業(yè)公文運(yùn)轉(zhuǎn)順暢，提高企業(yè)工作效率，提升企業(yè)形象。

（一）機(jī)構(gòu)落實(shí)

不斷提升各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)公文管理工作的重視程度，把公文工作當(dāng)做一項(xiàng)基礎(chǔ)性、系統(tǒng)性的重要工作來抓，納入日常管理的重要內(nèi)容，逐級(jí)健全管理機(jī)構(gòu)，明確歸口管理部門，實(shí)行公文集中統(tǒng)一管理，并不斷細(xì)化管理措施，堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡、高效的原則，加大公文辦理監(jiān)督指導(dǎo)力度。

（二）制度落實(shí)

嚴(yán)格按照《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》及相關(guān)規(guī)定要求，企業(yè)應(yīng)結(jié)合實(shí)際，不斷健全和完善本企業(yè)收文、發(fā)文、傳閱、歸檔等公文管理制度和相關(guān)業(yè)務(wù)流程，提高公文辦理的嚴(yán)肅性，以發(fā)揮公文的應(yīng)有效用。同時(shí)，公文管理須堅(jiān)持統(tǒng)一發(fā)送、統(tǒng)一接收、統(tǒng)一保管、統(tǒng)一銷毀的“四統(tǒng)一”原則，嚴(yán)格規(guī)范收文、發(fā)文辦理程序，及時(shí)對(duì)公文歸檔、立卷，根據(jù)其相互的聯(lián)系、特征和保存價(jià)值分類整理，并按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交，保證公文檔案的齊全、完整;對(duì)于沒有歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過鑒別和相關(guān)人員批準(zhǔn)，定期銷毀，對(duì)銷毀的秘密公文，進(jìn)行詳細(xì)的登記，保證不丟失、不漏銷。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)建立公文辦理通報(bào)和考核機(jī)制，將公文管理工作納入業(yè)績考核，與公文形成過程中的擬稿人、擬稿部門負(fù)責(zé)人、核稿人、文書等相關(guān)人員、相關(guān)部門獎(jiǎng)金嚴(yán)密掛鉤，形成公文規(guī)范管理機(jī)制。

（三）責(zé)任落實(shí)

明確公文管理工作職責(zé)，落實(shí)公文管理責(zé)任人，做到機(jī)構(gòu)健全、人員到位、職責(zé)明確，確保及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、完整的接收和處理公文，對(duì)于不符合要求和規(guī)定的公文堅(jiān)決予以退回，對(duì)于沒有電子版的普通紙質(zhì)公文及時(shí)掃描為電子格式，提高公文運(yùn)轉(zhuǎn)效率，保證公文的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、安全和保密性。公文處理過程中，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系相關(guān)部門或人員告知情況，并進(jìn)行跟蹤督辦，確保公文辦理不延遲、不誤事，形成公文規(guī)范化管理常態(tài)機(jī)制。

（四）加強(qiáng)軟硬件建設(shè)

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，信息網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件傳閱不及時(shí)問題將迎刃而解?？梢愿鶕?jù)企業(yè)公文運(yùn)轉(zhuǎn)實(shí)際情況開發(fā)一套適用于本企業(yè)的公文運(yùn)轉(zhuǎn)系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)公文的發(fā)文、收文和傳閱處理。同時(shí)，針對(duì)需要批閱文件但又經(jīng)常出差人員，為確保公文及時(shí)運(yùn)轉(zhuǎn)，可以開發(fā)一套適用于手機(jī)登錄的公文系統(tǒng)，提高公文辦理的及時(shí)性。

（五）加強(qiáng)人員能力建設(shè)

以往只注重培養(yǎng)辦公室秘書能力建設(shè)，認(rèn)為只要辦公室秘書文字功底好就行，其實(shí)不然。由于公文的擬稿涉及企業(yè)機(jī)關(guān)所有部門，要提高一個(gè)企業(yè)的公文質(zhì)量，必須注重加強(qiáng)全員能力建設(shè)。要積極適應(yīng)不斷發(fā)展變化的新形勢(shì)，通過采取崗位培訓(xùn)、專家授課、觀摩學(xué)習(xí)等多種形式，對(duì)全體機(jī)關(guān)人員加強(qiáng)培訓(xùn)和交流，不斷提高機(jī)關(guān)人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力，以適應(yīng)崗位的新要求和工作需要，全面提升公文質(zhì)量，促進(jìn)公文管理工作整體上水平。