新形勢下對檔案事業(yè)改革發(fā)展的幾點認(rèn)識

付文宇

摘 要：我國近些年來公路建設(shè)工作日益加快，公路檔案管理工作已經(jīng)進(jìn)入了新時期，面對著新形勢和新要求，具體表現(xiàn)為公路檔案管理內(nèi)容更加復(fù)雜、管理方式更加多樣化，這些都對公路檔案管理人員提出了新的要求?？梢哉f，怎樣在新形勢下改革發(fā)展公路檔案事業(yè)工作，已經(jīng)成為目前行業(yè)內(nèi)關(guān)注的主要問題。本文主要分析了新形勢下公路檔案特點，新形勢下公路檔案管理工作出現(xiàn)的問題，新形勢下檔案管理改革發(fā)展的建議。

關(guān)鍵詞：新形勢；公路檔案管理；改革發(fā)展

1 新形勢下公路檔案特點

公路檔案具體是指在公路建設(shè)與科研過程中直接產(chǎn)生的具有保存、查考利用價值的各類文件、圖表、文字材料、計算材料、照片、錄像等各種形式與載體的歷史記錄。公路檔案是隨著公立建設(shè)而產(chǎn)生的，其對不同時期公路建設(shè)發(fā)展的面貌進(jìn)行了記載與反映。

1.1 動態(tài)性

一經(jīng)產(chǎn)生文書檔案是無法修改的，修改之后就喪失了真實性與憑證價值。而公路檔案卻不一樣，它與公路設(shè)施共存，隨著公路建設(shè)發(fā)展而發(fā)展。當(dāng)公路設(shè)施與現(xiàn)代社會需求無法適應(yīng)時，就必須改、擴(kuò)建原有設(shè)施。在改、擴(kuò)建過程中，原來工程的實物結(jié)構(gòu)、形狀、設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量情況都會出現(xiàn)巨大改變，因此需要聯(lián)系真實情況積極修改和補(bǔ)充，才可以確保擁有完整、準(zhǔn)確的公路檔案，與外場實物一致。原來的公路檔案還需要長期保存。例如，某公路實施白改黑工程，也就是改變原來的白色水泥混凝土路面成為黑色瀝青路面，如此一來，原來工程的結(jié)構(gòu)、技術(shù)級別、質(zhì)量都出現(xiàn)了改變，因此改建單位嚴(yán)格根據(jù)公路檔案歸檔要求，聯(lián)系實際收集和整理現(xiàn)場材料情況，修改和補(bǔ)充這一公路檔案，保證了公路檔案的完整性與準(zhǔn)確性，為今后的養(yǎng)護(hù)工作提供重要根據(jù)。

1.2 成套性

公路檔案成套是指一項相對獨立的公路項目建設(shè)實行中應(yīng)當(dāng)產(chǎn)生的，具有保存價值的所有文件資料。公路工程能夠根據(jù)路線、樁號和修建時間劃分成若干個單獨的工程建設(shè)項目，但是不管工程規(guī)模大小、建設(shè)情況怎樣，都是將一個工程建設(shè)項目作為基本單位逐一開展的。公路檔案將工程項目作為單位實行整理，在建設(shè)中各個階段對應(yīng)出現(xiàn)的文件資料雖然出現(xiàn)了區(qū)別，但是其內(nèi)在聯(lián)系是彼此配套的，它真實、系統(tǒng)的體現(xiàn)出建設(shè)一條公路的各個結(jié)階段技術(shù)活動的歷史情況，通過立卷整理就出現(xiàn)一整套完整的公路檔案。因此不論哪一年開始施工一條公路，工期多長，都必須回歸至該項目中，實現(xiàn)一路一檔。

1.3 周期長，涉及較多部門

一條公路從立項、規(guī)劃、征遷等前期準(zhǔn)備到設(shè)計、施工和竣工驗收等需要一年甚至幾年的時間，周期很長。在建設(shè)公路過程中，通常一個工程建設(shè)項目會通過幾個單位一起完成，參建單位較多，資料來源廣泛，涉及很多部門，這些對完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)收集公立檔案工作造成了困難。例如，某高速公路工程從2000年通過交通部組織中日專家對工程進(jìn)行可行性研究，2005年國家紀(jì)委通過審批建設(shè)，2007年工程正式開工直到2010年全面通車，可見，整個工程從前期準(zhǔn)備到驗收竣工形成了較大的時間跨度，參建單位數(shù)量很多，工程量巨大。雖然擁有一定的難度，但是由于這一項目建設(shè)單位領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，與各個部門協(xié)調(diào)做好積累和收集文件資料工作，促使該項目竣工檔案順利通過了交通部門組織的驗收檔案。

1.4 長效性

公路檔案中最原始的數(shù)據(jù)是地質(zhì)、地形、水文和路基資料，在未來改造、擴(kuò)建、升級建設(shè)路網(wǎng)過程中不斷被循環(huán)應(yīng)用，體現(xiàn)出長期使用性與重復(fù)應(yīng)用型。因此可以這樣認(rèn)為：這條公路只要不報廢，就不會停止參考和利用檔案材料。例如滬寧高速公路雙向四車道已經(jīng)不能符合目前的運營需求，當(dāng)前正在籌備改造拓寬工程，這一工程原來的勘查地質(zhì)資料、建設(shè)用地規(guī)劃許可證以及核準(zhǔn)圖、工程竣工圖方案被反復(fù)應(yīng)用，具有很強(qiáng)的參考價值。

2 新形勢下公路檔案管理工作出現(xiàn)的問題

2.1 對檔案管理工作重視不足

新形勢下，雖然一些公路單位將檔案工作納入重要議事日常中，但是從實際分析，公路部門的領(lǐng)導(dǎo)與職工對檔案管理的重視程度較低，檔案管理還是缺乏較強(qiáng)的思想意識，時常忽略收集、整理檔案等工作環(huán)節(jié)，再加之一些單位出現(xiàn)檔案丟失、缺頁問題，造成檔案管理過程中缺少完整性與有序性，喪失了檔案應(yīng)有的價值與意義，也直接影響了單位的后續(xù)工作。

2.2 檔案管理工作不夠規(guī)范完善

由于領(lǐng)導(dǎo)與職工不夠重視檔案管理工作，導(dǎo)致檔案工作人員缺少必要的教育培訓(xùn)，無法充分掌握新形勢下檔案管理的知識，造成檔案管理過程中形成收集檔案不及時、整理不規(guī)范、保存不完整等問題。具體體現(xiàn)為下列方面：一是不夠規(guī)范的檔案檔號，有些檔案缺少卷內(nèi)目錄，二是一些檔案卷內(nèi)標(biāo)題不規(guī)范，標(biāo)題題目和檔案內(nèi)容不統(tǒng)一；三是檔案案卷用紙不一致，不夠美觀。同時，由于目前大量應(yīng)用的計算機(jī)計劃，檔案管理的載體出現(xiàn)了巨大變化，從傳統(tǒng)單一的紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。但是目前公路檔案管理信息化水平依然很低，無法大量應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，整理、檢索檔案普遍利用手工操作，這樣對檔案管理工作的質(zhì)量和效率造成了嚴(yán)重制約。

2.3 不夠健全的檔案管理工作制度

雖然近些年來公路部門構(gòu)建了一些檔案管理制度，但是這些制度還是不夠完善，無法與新形勢下檔案管理工作要求完全適應(yīng)。具體表現(xiàn)為：一是檔案收集制度缺乏合理性，造成不能完整記錄檔案，二是檔案保管制度缺乏合理性，基礎(chǔ)信息不全面，甚至出現(xiàn)損毀、遺失檔案等嚴(yán)重影響檔案管理工作的不良情況，三是利用檔案制度不科學(xué)，大量檔案利用效率低下，不能最大程度發(fā)揮檔案的作用與價值。

2.4 檔案管理人員素質(zhì)不高

由于公路部門不能充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，不少單位選擇聘請人員從事管理檔案工作，這部分人員沒有受到專業(yè)檔案管理培訓(xùn)，缺少檔案管理知識，在檔案管理中他們很多實行照搬照抄，這樣就造成整理得到的檔案缺少實用性，檔案整體缺少規(guī)范性，造成檔案使用價值降低。同時，一些檔案管理人員雖然屬于正式職工，僅將檔案工作看作是附屬工作，工作過程中缺少積極性與主動性，降低了工作效率。再加之這些人員一般應(yīng)用計算機(jī)水平低下，與新形勢下檔案工作要求極不適應(yīng)。endprint

3 新形勢下檔案管理改革發(fā)展的建議

3.1 真正轉(zhuǎn)變公路檔案管理人員的思想

隨著我國公路建設(shè)的迅速發(fā)展，改革開放以來公路檔案事業(yè)的確出現(xiàn)了一定的發(fā)展，設(shè)備和設(shè)施獲得了很好的改善。但總體上分析，公路檔案事業(yè)作為公路建設(shè)的重要內(nèi)容，發(fā)展很不平衡，形成相對滯后的局面，無法符合公路建設(shè)發(fā)展的要求。究其原因，雖然存在著客觀條件的約束，但是從檔案管理部門本身來講，人員素質(zhì)較低，思想觀念落后，缺少積極性和主動性等因素對公安檔案工作的發(fā)展形成了制約。

1.積極轉(zhuǎn)變無所作為的工作態(tài)度，形成有為才有位的思想。

新形勢下公路建設(shè)工作也出現(xiàn)了跨越式發(fā)展，這樣對公路檔案工作提出了更加嚴(yán)格的要求。因此公路檔案管理人員必須克服從前那種認(rèn)為檔案工作很清閑，檔案工作只有投入沒有產(chǎn)出的錯誤認(rèn)識，積極投身于公路建設(shè)中，最大程度發(fā)揮自身優(yōu)勢，盡量為建設(shè)公路提供科學(xué)決策，促使公路檔案發(fā)揮自身作用。在工作過程中獲得有關(guān)部門的認(rèn)知與支持，才可以在公路建設(shè)中體現(xiàn)檔案工作的重要地位。

2.形成積極進(jìn)取的思想理念。

從前公路檔案部門人員通常僅滿足等檔上門，接管、分類、歸檔竣工的公路檔案就萬事大吉了。這樣的做法不但主動放棄了檔案部門的決策參謀作用，還導(dǎo)致歸檔資料不完整等問題。因此，檔案管理人員必須形成清醒的認(rèn)識，積極改變工作作風(fēng)，全面進(jìn)入工作建設(shè)中，積極提供檔案服務(wù)，提供查詢檔案服務(wù)。

3.產(chǎn)生多元、開放的服務(wù)模式。

人們一般僅限于收集公路檔案，服務(wù)對象通常僅是公路內(nèi)部咨詢。但是隨著科技的發(fā)展，部門之間的界限逐漸模糊，出現(xiàn)了越多的交叉滲透內(nèi)容，假如僅限制在本部門，通常陷入被動局面，對健康發(fā)展公路造成影響。因此檔案管理人員必須產(chǎn)生多元、開放的檔案意識，提升公路檔案的技術(shù)含量，拓展歸檔范圍，緊密聯(lián)系與配合有關(guān)檔案部門的工作豐富公路檔案內(nèi)容，拓展檔案服務(wù)范圍。

3.2 積極創(chuàng)新工作制度，保證公路檔案可持續(xù)發(fā)展

1.改革重點公路建設(shè)項目的管理制度。

重點公路建設(shè)項目檔案真實記錄了重點公路工程建設(shè)規(guī)劃、設(shè)計、施工活動，是審計、監(jiān)督、管理、驗收和維護(hù)建設(shè)項目的主要依據(jù)，也是公路檔案管理工作的重點。因此，檔案管理人員必須大力爭取領(lǐng)導(dǎo)與有關(guān)部門的支持，實現(xiàn)全程介入和全面服務(wù)。

2.認(rèn)真做好公路檔案的編研工作。

公路檔案編研工作基礎(chǔ)是公路檔案，根據(jù)相關(guān)要求，整體研究、加工編寫檔案內(nèi)容，為公路建設(shè)提供檔案信息資料，是檔案工作者主動、系統(tǒng)開展工作提供服務(wù)的形式。公路科技檔案信息的開發(fā)是一項具有極強(qiáng)實踐性的工作，不僅需要檔案 管理人員的辛苦工作，還需要對用戶信息要求及時了解，并且組織人力、物力和財力集中分散在各處的技術(shù)信息，實行整理、分析和對比，最終達(dá)到用戶要求，真正提高實際應(yīng)用價值。

3.加快建設(shè)公路檔案信息數(shù)字化。

大量電子文件、電子簽名和電子檔案已經(jīng)影響到了檔案工作，檔案管理、保管保護(hù)、體制都經(jīng)歷著巨大的變化。傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無法適用，新型管理模式正在積極涌入檔案工作領(lǐng)域。公路檔案部門必須可持續(xù)發(fā)展檔案工作，有機(jī)鏈接歷史公路檔案和未來公路檔案。第一，要加強(qiáng)檔案數(shù)字化緊迫感，提升檔案數(shù)字化的自覺性，加快公路檔案數(shù)字化的發(fā)展進(jìn)程。第二，統(tǒng)籌檔案系統(tǒng)的資源與資金，在政府信息數(shù)字化的整體計劃中添加公路檔案數(shù)字化。第三，對檔案數(shù)字化的技術(shù)系統(tǒng)有效規(guī)范，構(gòu)建彼此兼容的系統(tǒng)，促使在通用標(biāo)準(zhǔn)下電子檔案順利轉(zhuǎn)換。

4.強(qiáng)化宣傳檔案法制機(jī)制。

我國全面實行依法治理檔案事業(yè)的重要戰(zhàn)略工作是檔案普法，要想積極推進(jìn)依法治檔，提升檔案事業(yè)依法治理的水平，就必須深入、廣泛的開展檔案法制宣傳教育。在宣傳檔案法制教育中不僅需要立足于廣度，還要著眼于深度，不僅要面向社會所有群眾，還要特別重視機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理人員，特別是向同級黨委與政府領(lǐng)導(dǎo)開展宣傳。通過深入開展檔案法律、法規(guī)、規(guī)章宣傳，促使各級領(lǐng)域普通公民都認(rèn)識到做好檔案工作的重要意義。對于公路檔案來說，特別重視公路建設(shè)有關(guān)部門的檔案法制宣傳工作，以便可以獲得其他部門對檔案工作的支持。

3.3 堅持以人為本，提高公路檔案管理水平

1.積極提高檔案人員的專業(yè)素質(zhì)。

一方面要聯(lián)系當(dāng)前隊伍中存在的業(yè)務(wù)知識缺乏現(xiàn)狀、指導(dǎo)與組織檔案人員參加培訓(xùn)檔案專業(yè)知識以及等級考試，逐漸掌握檔案工作的理論知識和專業(yè)技能。另一方面為檔案人員創(chuàng)造條件使其更加了解公路行業(yè)知識，熟悉公路建設(shè)的所有流程，了解行業(yè)發(fā)展的最新動態(tài)，進(jìn)一步為公路建設(shè)出謀劃策。同時檔案人員還必須掌握現(xiàn)代技術(shù)，提升檔案管理水平。檔案作為一種十分重要的信息資源，必須與高科技網(wǎng)絡(luò)積極融合，這樣就需要檔案人員學(xué)習(xí)計算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，積極提高搜集、加工、整理信息的能力。

2.以人為本整體提升檔案隊伍綜合水平。

在知識管理中以人為本是一種體現(xiàn)人性化的管理模式，在現(xiàn)代企業(yè)管理中是最為顯著的理念。要想做好公路檔案工作，必須最大程度調(diào)動檔案工作人員的積極性與創(chuàng)造性，有機(jī)統(tǒng)一關(guān)心人、尊重人、發(fā)展人。盡可能為他們提供物質(zhì)需求，充分保證個人權(quán)益，尊重勞動成果與工作意愿，創(chuàng)造個人價值實現(xiàn)的各種條件，鼓勵在公路檔案工作中提升個人價值。檔案事業(yè)要想在新形勢下改革發(fā)展，必須接受新事物，研究新途徑，創(chuàng)造新經(jīng)驗。要形成輕松的學(xué)術(shù)氛圍，積極發(fā)揮檔案工作者的想象力與創(chuàng)造力，促進(jìn)不斷涌現(xiàn)新思想。同時，要想保證可持續(xù)協(xié)調(diào)發(fā)展檔案工作，必須科學(xué)預(yù)測與規(guī)劃檔案隊伍的發(fā)展。人才隊伍的數(shù)量與質(zhì)量直接決定了事業(yè)的興衰，但是還會受到社會發(fā)展水平的限制。目前發(fā)達(dá)國家的檔案教育突出了培養(yǎng)檔案編研與技術(shù)，我國還是側(cè)重培養(yǎng)管理人員。隨著國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展進(jìn)步，檔案對編研人員與技術(shù)人員的需求顯著增加，這就要求檔案管理部門與教育部門一起努力，對培訓(xùn)教育重點及時調(diào)整，以便培養(yǎng)新形勢需要的檔案人才。

4 結(jié)束語

總而言之，新形勢下公路檔案管理工作只有積極開拓創(chuàng)新，與時俱進(jìn)，適應(yīng)新形勢，承載新變化，謀求改革發(fā)展，強(qiáng)化主動性與創(chuàng)造性，才可以為公路事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展出謀劃策，做好參謀。為順利、健康發(fā)展公路系統(tǒng)共工作貢獻(xiàn)力量。

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