水利檔案服務(wù)工作的思考

邱詩茵

摘 要：水利檔案服務(wù)正向以信息化管理為背景，以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代化檔案信息資源服務(wù)邁進(jìn)。水利檔案管理部門要有檔案信息服務(wù)的創(chuàng)新意識，夯實檔案基本業(yè)務(wù)建設(shè)，創(chuàng)建現(xiàn)代化化檔案信息服務(wù)手段，實現(xiàn)水利檔案信息資源統(tǒng)一管理，開展檔案信息的在線服務(wù)，通過檔案網(wǎng)站的優(yōu)勢，進(jìn)行檔案信息服務(wù)。水利檔案部門要對檔案信息服務(wù)觀進(jìn)行創(chuàng)新，著重建設(shè)檔案人才機制，提高檔案信息服務(wù)水平。

關(guān)鍵詞：水利檔案 檔案服務(wù) 對策

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）06（b）-0255-02

傳統(tǒng)手工管理環(huán)境下的檔案服務(wù)方式，已完全不能適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的需求，檔案服務(wù)已進(jìn)入以信息化管理為背景，以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代化檔案信息資源服務(wù)階段。當(dāng)前，水利檔案部門的重要任務(wù)之一就是，怎樣才能更好地滿足社會信息化進(jìn)程的要求，并進(jìn)一步對檔案信息服務(wù)方式進(jìn)行改革，使其更好地服務(wù)于水利的基本建設(shè)、精神文明建設(shè)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)，并滿足對水利檔案信息日益增長的需要。

1 水利檔案服務(wù)職能創(chuàng)新的必要性

現(xiàn)代信息技術(shù)加快了檔案管理數(shù)字化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，水利檔案服務(wù)工作要創(chuàng)新檔案服務(wù)理念以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需求。一是水利檔案管理部門要有檔案信息服務(wù)的創(chuàng)新意識。在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，在向各部門提供咨詢以及信息服務(wù)方面，檔案部門的做得不是很好。隨著我國水利建設(shè)的快速發(fā)展，在信息和技術(shù)交流等活動中，水利建設(shè)的技術(shù)市場流入了各種有價值的檔案信息，并受到使用者的親睞。水利部門應(yīng)樹立服務(wù)創(chuàng)新意識，使自己的技術(shù)優(yōu)勢、人才優(yōu)勢得到發(fā)揮，對所擁有的知識產(chǎn)權(quán)檔案信息資源進(jìn)行充分利用，并對服務(wù)方式不斷進(jìn)行創(chuàng)新。二是檔案工作服務(wù)職能創(chuàng)新是社會信息化建設(shè)的必然要求。文字類信息是傳統(tǒng)檔案館唯一能提供的，在大數(shù)據(jù)時代，利用者可以獲得各種各樣的檔案信息，其中包括聲音、圖形、文字、圖像和數(shù)字視頻等，這時檔案信息也為利用者提供了更多的方便，檔案信息的傳播速度也得到了提升。電子文件歸檔、接收和檔案信息庫建設(shè)必將對檔案服務(wù)產(chǎn)生深刻的影響，原有的檔案工作服務(wù)方式、服務(wù)內(nèi)容已不能滿足信息化條件下對檔案服務(wù)方方面面的需求，為此，水利檔案管理部門必須加快檔案服務(wù)職能的創(chuàng)新。

2 夯實檔案基本業(yè)務(wù)建設(shè)，創(chuàng)建檔案信息服務(wù)手段

2.1 夯實檔案基本業(yè)務(wù)建設(shè)

檔案服務(wù)工作是對前期檔案管理基礎(chǔ)性工作的評價與總結(jié)，檔案館（室）藏的豐富、檔案資料收集與整理、開發(fā)檔案信息等流程中的每一個工作環(huán)節(jié)質(zhì)量的高低都直接影響到檔案利用服務(wù)工作質(zhì)量的高低，為此，必須做好以下方面的檔案基本業(yè)務(wù)建設(shè)。

（1）優(yōu)化檔案館（室）藏結(jié)構(gòu)?，F(xiàn)階段，“三多三少”現(xiàn)象是館（室）藏檔案中普遍存在的，即總結(jié)報告、會議記錄多，政治性材料和政策性文件多，一般性政務(wù)工作的材料多；很少有反映水利經(jīng)濟(jì)工作、生產(chǎn)技術(shù)活動的檔案材料，少專業(yè)檔案、科技檔案材料，很少有單位的業(yè)務(wù)類活動檔案材料。這些都使檔案信息資源的開發(fā)和利用受到了嚴(yán)重影響。因相對單一的館（室）藏檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)，使得提供給科技、水利經(jīng)濟(jì)等領(lǐng)域的信息就相應(yīng)地減少了。所以，提高和強化檔案信息資源建設(shè)的一個重要環(huán)節(jié)就是，原有檔案意識和觀念的轉(zhuǎn)變，以及大信息、大服務(wù)、大檔案意識的樹立和優(yōu)化館（室）藏檔案。

（2）對檔案業(yè)務(wù)管理的基礎(chǔ)工作進(jìn)行強化。水利檔案部門要與時俱進(jìn)，對本單位檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作現(xiàn)狀進(jìn)行分析，整頓薄弱環(huán)節(jié)，認(rèn)真做好檔案業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)工作。在檔案的收集、整理、利用等服務(wù)環(huán)節(jié)中，要完善檔案管理辦法，建立標(biāo)準(zhǔn)體系，使水利檔案的管理、歸檔和利用達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化要求。水利檔案部門要加強計算機技術(shù)、電子數(shù)字和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)條件下檔案管理、指導(dǎo)、與監(jiān)督工作，保證各種載體的水利檔案完整、準(zhǔn)確與安全。例如，在收集檔案時，建檔工作要延伸至水利經(jīng)濟(jì)建設(shè)一線，收集并及時歸檔各種形式和各種載體的所有有保存價值的水利檔案文件資料。對電子文件管理執(zhí)行前端控制手段，在生成電子文件前采取控制措施，使電子檔案完整性和真實性受到破壞的風(fēng)險得到降低，以確保電子檔案歸檔的質(zhì)量。

（3）對水利檔案信息進(jìn)行更深層次的開發(fā)，使服務(wù)領(lǐng)域更加寬廣。檔案部門不僅要提供傳統(tǒng)的實體檔案利用，還包括提煉加工檔案信息過程中的檔案信息服務(wù)，要深層次開發(fā)檔案原件，以更高層次地服務(wù)利用者。隨著水利科技改造和科技活動的增多，記載產(chǎn)品和設(shè)備的科技檔案需求越來越大，水利檔案部門要充分利用所保管的專項水利科技檔案信息資源，并分析研究，以更加科學(xué)、合理、系統(tǒng)地對信息資源進(jìn)行開發(fā)利用。如對零散無序、形式各異、內(nèi)容交叉滲透的檔案信息進(jìn)行深度加工，以形成新的、有價值的信息產(chǎn)品提供給用戶，從而實現(xiàn)信息增值，提高效用。

2.2 創(chuàng)建現(xiàn)代化檔案信息服務(wù)手段

（1）實現(xiàn)水利檔案信息資源統(tǒng)一管理。隨著水利單位內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門將充分利用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對水利檔案的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和基本建設(shè)項目等信息實行前端控制和全程管理，通過將文檔管理電子化所取得的電子文件收集、著錄與分類和管理人才培養(yǎng)等經(jīng)驗，運用于水利檔案信息化建設(shè)，建立一個統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，最終實現(xiàn)在統(tǒng)一平臺上信息資源互聯(lián)互通，保證信息上傳下達(dá)，實現(xiàn)水利單位各部門的快速響應(yīng)，能夠為水利建設(shè)經(jīng)營管理者提供更具體、更科學(xué)、更有時效的決策支持，全面實現(xiàn)水利單位檔案信息資源統(tǒng)一管理，為創(chuàng)建現(xiàn)代化化檔案信息服務(wù)手段奠定基礎(chǔ)。

（2）開展檔案信息在線服務(wù)。加大力度建設(shè)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，特別是電子文件全文數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)電子文件的在線利用服務(wù)。通過檔案信息化平臺，水利檔案部門要實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)庫化、資源數(shù)字化，以及檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化。例如檔案部門可以提供數(shù)據(jù)庫查詢，在水利檔案信息平臺上通過匯編相應(yīng)的專題、電子借閱等服務(wù)方式，讓利用者與檔案館（室）在線交流，方便利用者獲取檔案信息。

（3）借助檔案網(wǎng)站優(yōu)勢，提供檔案信息服務(wù)。隨著近幾年來檔案在水利建設(shè)、經(jīng)濟(jì)活動、員工生活、工作與學(xué)習(xí)過程中所起的作用越來越明顯，對檔案利用的關(guān)注度逐年增加，檔案信息利用與服務(wù)工作也不斷推出新的方式用于不斷發(fā)展的檔案信息利用需求。檔案網(wǎng)站服務(wù)就是其中發(fā)展比較迅速的一種。不少水利單位檔案館（室）當(dāng)前為單位以及社會提供檔案利用服務(wù)的重要途徑，就是利用開展網(wǎng)上服務(wù)。檔案網(wǎng)站其主要功能是進(jìn)行檔案政務(wù)處理、檔案宣傳和檔案信息查詢，為擴(kuò)大檔案工作宣傳和實現(xiàn)檔案信息資源共享提供了新的途徑，水利檔案能夠借助這種全新的信息交流和資源共享的工具得到前所未有的發(fā)展。

3 創(chuàng)新水利檔案信息服務(wù)觀

提升水利檔案的服務(wù)水平，最關(guān)鍵的是水利檔案部門要創(chuàng)新工作機制，堅持為水利建設(shè)各項工作服務(wù)的方向，增強工作的創(chuàng)新性和主動性，樹立人性化的服務(wù)觀、開放化的服務(wù)觀和立體化的服務(wù)觀。

（1）人性化的服務(wù)觀。整個檔案服務(wù)過程都要始終堅持“以人為本”，因為人文始終是檔案的本質(zhì)。而“利用者第一”是其核心價值觀，滿足利用者的需要則是其最終目標(biāo)，最大的可能為利用者服務(wù)是其實現(xiàn)的途徑。人性化的服務(wù)應(yīng)表現(xiàn)為：一是以滿足利用者一切需要為前提，方方面面都要為利用者著想，只要是合理的，盡管利用者的一些要求超出了規(guī)范，也要盡可能實現(xiàn)?！胺?wù)不是僵化的條文，也不是冷漠的循章辦事，而是面對活生生的利用者，投入相當(dāng)?shù)那楦泻退伎迹瑢Ω鞣N規(guī)范之外的需要，要給予富于人情味的關(guān)注和作出富于創(chuàng)造性的應(yīng)對”，由此可見濃郁的人性化特色。二是對每個利用者要尊重，平等對待，不能因身份、地位等方面而厚此薄彼或區(qū)別對待，特別是對基層人員以及外單位人員，不能看不起人或輕視，相反的，還要更加尊重和重視，服務(wù)得更加周到和細(xì)致。

（2）服務(wù)觀的開放化。通過信息技術(shù)從封閉的館（室）藏到面向水利單位內(nèi)部開放的檔案，開放自然也就成為現(xiàn)代檔案室的重要特征。開放化的服務(wù)內(nèi)涵豐富，則就需要檔案在服務(wù)對象、服務(wù)空間、服務(wù)時間、管理等方面呈現(xiàn)出開放局面。以開放服務(wù)作為經(jīng)營理念，則服務(wù)效益顯而易見。

（3）立體化的服務(wù)觀。水利檔案管理部門，從館長到檔案管理員都是利用者服務(wù)的提供者，“只有利用者才是檔案真正的主人，管理人員是利用者永遠(yuǎn)的仆人?！崩谜咛岢鲂枨蟮臅r候，要直接或有責(zé)任服務(wù)，或者進(jìn)行指導(dǎo)，但不能推脫。就流程而言，每一個環(huán)節(jié)都是在為利用者服務(wù)。從效果來看，檔案管理部門的每道工序、每個人，都對檔案服務(wù)的質(zhì)量以及效益有直接的影響。

4 注重檔案信息服務(wù)人才機制的建設(shè)

信息化大發(fā)展的背景下，就開發(fā)信息資源的角度來說，檔案人員不單純的是保管員了，而是擁有和提供檔案信息財富的人；檔案館（室）也不再是簡單的收藏機構(gòu)了，而是聚集、交流、利用檔案信息的中心。在不斷深入發(fā)展檔案工作的過程中，培養(yǎng)一大批具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識的復(fù)合型檔案管理人才，以適應(yīng)迅猛發(fā)展的新技術(shù)對檔案工作的需要，使檔案事業(yè)得到持續(xù)的發(fā)展。同時，還能使檔案工作的生機和活力得到更好的激發(fā)，從而為水利的精神文明、生產(chǎn)建設(shè)和各項經(jīng)濟(jì)活動做出貢獻(xiàn)。通過水利檔案服務(wù)人才機制建設(shè)，全面提高信息意識、職業(yè)素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)。

（1）堅定的職業(yè)道德和職業(yè)信仰是職業(yè)素質(zhì)對檔案人員的要求。檔案人員政治立場要明確，對黨的基本路線、方針、政策要堅定不移地貫徹執(zhí)行，認(rèn)真做好自己的本質(zhì)工作，要有職業(yè)操守，保持檔案的真實性和安全性，本著對社會、對歷史負(fù)責(zé)人的態(tài)度。

（2）檔案人員履行職責(zé)的技術(shù)實踐能力和知識水平就是業(yè)務(wù)素質(zhì)。相應(yīng)較高的專業(yè)知識是檔案人員需具備的，不僅要對檔案學(xué)理論知識進(jìn)行學(xué)習(xí)和掌握，還要對和檔案工作有關(guān)的理論與科學(xué)技術(shù)、文化有所了解。比如心理學(xué)、文史知識、統(tǒng)計學(xué)、傳播學(xué)、情報學(xué)、社會學(xué)等，尤其是從事編研和信息開發(fā)工作的人員必須是“通才”或“博才”。檔案人員不但要對傳統(tǒng)檔案工作理論繼續(xù)掌握，還要對檔案工作發(fā)展過程中出現(xiàn)的新情況進(jìn)行研究和探索，并具備通過先進(jìn)技術(shù)解決各種的能力。

（3）信息觀念是信息意識對檔案人員的要求。在社會已全面步入信息時代的當(dāng)下，信息資源的組成部分就包括檔案。對此，需要增強檔案人員對信息的認(rèn)識程度，并使其信息處理的能力得到提高。檔案人員在開展檔案服務(wù)工作時要積極采用現(xiàn)代化技術(shù)，不斷學(xué)習(xí)計算機技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及影視制作技術(shù)等，以便更好地適應(yīng)時代發(fā)展的需要，進(jìn)一步使其開發(fā)檔案信息資源的意識得到提高，以滿足水利單位各個方面對檔案信息的需求。水利檔案服務(wù)工作不能只停留在過去手工服務(wù)和被動服務(wù)，不能將檔案信息服務(wù)局限在檔案閱覽與文件資料復(fù)制上，而是要借助現(xiàn)代信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對水利檔案進(jìn)行信息加工，能夠迅速、準(zhǔn)確地為水利建設(shè)各項工作提供信息資源服務(wù)，進(jìn)而推進(jìn)水利檔案信息服務(wù)大發(fā)展。

5 結(jié)語

檔案工作永恒的主題是服務(wù)，在檔案工作中服務(wù)也是占據(jù)首要位置的。水利檔案服務(wù)能力的提升涉及到檔案實踐工作的許多方面，針對水利檔案服務(wù)工作進(jìn)行系統(tǒng)的理論研究，有利于加快檔案信息資源服務(wù)效能建設(shè)，在推動水利檔案工作的發(fā)展等方面有著相當(dāng)重要的意義。

水利檔案服務(wù)工作就是檔案界通常所指的“利用工作”，檔案服務(wù)思想來源于檔案利用工作的實踐，通過檔案服務(wù)最大限度地滿足水利系統(tǒng)和社會對檔案信息的需求，最大限度地實現(xiàn)檔案信息資源的本身價值。檔案服務(wù)理念存在局限，檔案服務(wù)手段落后，檔案信息資源儲備不足，檔案基本業(yè)務(wù)建設(shè)滯后和檔案專業(yè)人才缺乏，均影響水利檔案服務(wù)能力的全面提升。水利檔案服務(wù)工作不能只停留在過去的收集、整理、保管等工作之上，也不能局限于檔案的閱覽與復(fù)制上，而是要借助現(xiàn)代信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對水利單位館（室）藏檔案進(jìn)行深加工，并能迅速、準(zhǔn)確地為社會各方面提供信息資源，進(jìn)而推動水利系統(tǒng)和社會各項事業(yè)的迅速發(fā)展。

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