網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下創(chuàng)新學(xué)校檔案服務(wù)的探討

邱建娥

摘 要：在當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境背景下，不僅要求社會(huì)體制創(chuàng)新、科技創(chuàng)新等，還要檔案服務(wù)創(chuàng)新。檔案作為創(chuàng)新性智力的重要依托，對(duì)社會(huì)創(chuàng)新活動(dòng)的全面開展具有非常重要的作用。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案創(chuàng)新服務(wù)，說到底就是以人為本，為需求者服務(wù)。本文希望通過對(duì)當(dāng)前檔案服務(wù)工作現(xiàn)狀及實(shí)踐中存在的問題進(jìn)行分析，在檔案管理的服務(wù)理念、服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)手段等方面闡述一些個(gè)人想法，以不斷提高檔案管理工作的服務(wù)水平。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；檔案管理；創(chuàng)新服務(wù)

隨著計(jì)算機(jī)的廣泛使用和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，校園網(wǎng)、教育教學(xué)資料信息庫(kù)和現(xiàn)代化辦公管理系統(tǒng)的建成，信息的收集、存貯、檢索等方面也隨之發(fā)生了重大變化，這不僅為廣泛的信息交流提供了可能，也對(duì)學(xué)校檔案工作提出了新的更高的要求。檔案工作人員在加強(qiáng)學(xué)校檔案建設(shè)與發(fā)展的同時(shí)，必須與時(shí)俱進(jìn)，積極創(chuàng)造條件，盡快掌握現(xiàn)代化手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理自動(dòng)化，從而更有效地提供服務(wù)。

1 服務(wù)理念的創(chuàng)新

從目前檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，檔案管理工作中還有諸多問題，譬如服務(wù)不完善，效果不明顯等。因此必須針對(duì)于這些問題進(jìn)行檔案服務(wù)模式上的改革，堅(jiān)持以人為本的理念，充分發(fā)揮檔案管理作用。

（一）要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。檔案工作人員應(yīng)增強(qiáng)三個(gè)方面的意識(shí)：一是信息開發(fā)意識(shí)。檔案人員應(yīng)提高對(duì)信息能力的辨別能力和處理能力，增強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用意識(shí)，結(jié)合自身業(yè)務(wù)，有針對(duì)性的收集、整理、分析、加工、貯存各種有用的信息，以滿足學(xué)校各方面對(duì)檔案信息日益增長(zhǎng)的需要。二是現(xiàn)代化意識(shí)。計(jì)算機(jī)是檔案工作管理自動(dòng)化工作中非常重要的工具，它已經(jīng)逐步替代了傳統(tǒng)的手工操作，所以說增強(qiáng)現(xiàn)代化意識(shí)，掌握計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)，能促進(jìn)檔案人員對(duì)檔案信息進(jìn)行電子化、數(shù)字化的有效控制和管理，迅速有效地收集豐富信息，完整安全地保護(hù)信息，及時(shí)準(zhǔn)確地提供信息。三是法制意識(shí)。應(yīng)遵守檔案利用工作制度，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行檔案開發(fā)、開放、公布利用，對(duì)學(xué)校內(nèi)部的一些研究事項(xiàng)和涉及老師學(xué)生的個(gè)人隱私等檔案，要進(jìn)行必要的控制，防止出現(xiàn)泄密現(xiàn)象。

（二）要更新服務(wù)觀念。一是采取積極有效的措施，擴(kuò)大宣傳，讓更多的人了解檔案，利用檔案。學(xué)?？梢杂矛F(xiàn)成的宣傳陣地，如宣傳窗、黑板報(bào)、閉路電視等媒介在師生中宣傳檔案的功用、價(jià)值；或編寫典型的檔案利用實(shí)例，使師生較直觀形象的了解檔案的現(xiàn)實(shí)效用；也可以將檔案宣傳融入具體的活動(dòng)之中，如在藝術(shù)節(jié)上，檔案人員可以將歷屆藝術(shù)節(jié)上的精彩照片資料做成展板的形式，讓師生參觀，調(diào)動(dòng)學(xué)生參與活動(dòng)的積極性，使檔案的價(jià)值得到充分的體現(xiàn)。二是重視和加強(qiáng)對(duì)利用者的研究，以利用者的需求和潛在需求來加強(qiáng)檔案服務(wù)的創(chuàng)新。檔案工作的最終目的是提供利用，檔案人員可以根據(jù)檔案利用登記簿上的信息，分析利用者的需求情況，找出規(guī)律，編寫相應(yīng)的專題資料，并在網(wǎng)上公布。如每年的職稱評(píng)定，教師需要到檔案室查閱相關(guān)資料，檔案人員就可以未雨綢繆，事先將這部分檔案做成匯編或摘要，方便教師利用。

2 服務(wù)內(nèi)容的創(chuàng)新

在檔案服務(wù)的內(nèi)容上，要提高檔案服務(wù)的主動(dòng)性、針對(duì)性和及時(shí)性。一是結(jié)合室藏內(nèi)容，主動(dòng)開展檔案信息的深層次加工，有針對(duì)性地把分散的、不系統(tǒng)的檔案材料加以綜合整理，匯編成某方面的專題資料，使室藏檔案變無序?yàn)橛行?，死材料變活信息，主?dòng)地為學(xué)校各方面服務(wù)。如歷年的畢業(yè)生人數(shù)，在室藏檔案中是以名冊(cè)或報(bào)表的形式存在的，檔案人員可以將歷年的人數(shù)用圖表的形式表現(xiàn)出來，這樣學(xué)校的畢業(yè)生人數(shù)的變化情況就一目了然。二是結(jié)合學(xué)校的中心工作，有針對(duì)性的為有關(guān)部門提供文檔信息服務(wù)。檔案人員應(yīng)走出去主動(dòng)了解學(xué)校各部門各階段的工作重點(diǎn)，根據(jù)現(xiàn)實(shí)的需求為各部門提供信息服務(wù)。三是依托現(xiàn)代化設(shè)備和手段，充分挖掘檔案信息資源，提高服務(wù)的及時(shí)性。檔案人員應(yīng)及時(shí)地將相關(guān)的有用呢信息在校園網(wǎng)上上傳，以便相應(yīng)人員的查閱利用。如編制教職工的人名索引，索引內(nèi)著錄每位教職工的相關(guān)信息，通過密碼，每位教職工可以看到自己的基本情況、獎(jiǎng)懲情況、任免情況等信息相對(duì)應(yīng)的文件，隨需隨取，快速便捷。

3 服務(wù)手段的創(chuàng)新

檔案服務(wù)與利用，是弘揚(yáng)學(xué)校辦學(xué)傳統(tǒng)，建設(shè)校園文化的重要手段。我們要從一高度正確認(rèn)識(shí)檔案服務(wù)這一永恒的主題，努力擴(kuò)展和深化檔案服務(wù)工作。

（一）建立網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務(wù)。學(xué)校檔案人員應(yīng)利用學(xué)校的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進(jìn)一步加快檔案數(shù)據(jù)資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，尤其是文件全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，在網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)管理與利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫(kù)化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化和檔案管理工作自動(dòng)化。

（二）建立“電子文檔數(shù)據(jù)管理中心”。檔案部門與學(xué)校信息管理部門加強(qiáng)密切配合，建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”，集中管理歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。

（三）自動(dòng)上傳收集電子文件。在網(wǎng)站上建立電子文件自動(dòng)上傳的工作窗口，學(xué)校各處室能在第一時(shí)間將電子文檔上傳，并在檔案部門的服務(wù)器上歸檔，無需檔案人員再用光盤或軟盤到各個(gè)單機(jī)上刻錄或拷貝。

（四）開展在線服務(wù)。檔案部門可以在網(wǎng)頁上通過匯編相應(yīng)的專題、提供數(shù)據(jù)庫(kù)查詢、電子信箱等服務(wù)方式，讓利用者與檔案部門利用電子郵件在網(wǎng)上進(jìn)行快速通訊，進(jìn)行信息交流，回答服務(wù)對(duì)象對(duì)檔案材料真實(shí)性與保存價(jià)值的咨詢，提供查證和咨詢服務(wù)。

（五）開展現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)。檔案室可將主管部門的文件傳至校園網(wǎng)內(nèi)，各辦公室閱覽后進(jìn)行電子簽名，廣大師生能更便捷地了解當(dāng)前的政策信息，使學(xué)校檔案迅速實(shí)現(xiàn)其利用價(jià)值。

在當(dāng)前信息化膨脹的社會(huì)，檔案已經(jīng)被越來越多的學(xué)校以及相關(guān)的單位組織所關(guān)注。為了能夠更好地推動(dòng)檔案管理以及相關(guān)服務(wù)工作的發(fā)展，我們必須從信息化時(shí)代發(fā)展的環(huán)境出發(fā)，采取一些高效的方法和手段，對(duì)常規(guī)檔案管理以及服務(wù)模式進(jìn)行深入的創(chuàng)新，從而推動(dòng)學(xué)校教育教學(xué)工作全面而可持續(xù)的發(fā)展。

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