基于RFID技術(shù)的智能檔案安全管理系統(tǒng)研究

張金安

摘 要：針對當(dāng)前檔案管理手段落后，管理成本較高，管理過程效率較低的問題，提出了將RFID技術(shù)應(yīng)用于檔案管理全過程的具體方法。文章首先闡述了RFID的關(guān)鍵技術(shù)以及應(yīng)用領(lǐng)域，分析了該技術(shù)應(yīng)用于檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢，提出了基于RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)框架，設(shè)計(jì)了RFID技術(shù)在檔案管理關(guān)鍵環(huán)節(jié)的應(yīng)用流程。與傳統(tǒng)的檔案管理手段相比，該方法提高了檔案在入館、盤點(diǎn)、調(diào)閱查詢、安全儲(chǔ)存以及檔案銷毀等過程的信息化管理效率，降低了管理成本。研究表明，該智能檔案安全管理系統(tǒng)具有良好的實(shí)用性和可行性。

關(guān)鍵詞：RFID技術(shù);檔案管理;管理系統(tǒng);信息化管理

中圖分類號(hào)：TN409 ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號(hào)：2095-1302（2015）09-00-03

0 ?引 ?言

隨著我國檔案管理事業(yè)的快速發(fā)展，各行業(yè)對檔案的重視程度逐漸增強(qiáng)，檔案數(shù)量日益增加，檔案種類逐步趨于多樣化，如何高效安全地管理檔案數(shù)據(jù)，成為企業(yè)單位面臨的重要問題[1]。通常，檔案管理人員通過預(yù)立卷、分類、組卷等過程將紙質(zhì)檔案有序地上檔案架，同時(shí)編制檔案內(nèi)部查找索引。經(jīng)過檔案管理人員掃描，部分紙質(zhì)檔案已形成電子檔案進(jìn)行管理[2，3]。但傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)功能單一，安全性弱、便捷性差、管理效果不明顯等缺點(diǎn)也日益凸顯。由于目前檔案管理過程比較繁瑣低效、檔案整理時(shí)間較長，實(shí)體檔案存放的位置容易混亂，檔案調(diào)閱查詢時(shí)間長，檔案庫房盤點(diǎn)手段落后，對于年代久遠(yuǎn)失效檔案的銷毀管理滯后。針對檔案管理工作存在的不足，智能檔案安全管理系統(tǒng)的構(gòu)建迫在眉睫，作為物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)領(lǐng)域的信息識(shí)別，RFID技術(shù)可以應(yīng)用于檔案管理系統(tǒng)，并且可以提高整個(gè)管理過程的智能化程度，具有很好的實(shí)用性[4，5]。

本文主要基于射頻技術(shù)RFID研究了智能檔案安全管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與研究，利用該技術(shù)的諸多優(yōu)點(diǎn)，能較好地解決目前檔案管理中的檔案入館、盤點(diǎn)、查閱、安全管理、防毀管理、銷毀管理等過程中面臨的問題，與傳統(tǒng)的管理技術(shù)相比較，提高了檔案管理的效率，進(jìn)而提高了整個(gè)檔案管理過程的信息化與智能化程度。

1 ?基于RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

1.1 ?RFID技術(shù)

RFID（Radio Frequency Identification）即無線射頻識(shí)別，是一種興起于20世紀(jì)90年代的自動(dòng)識(shí)別技術(shù)[6]。通常，無線射頻識(shí)別系統(tǒng)RFID包括射頻讀寫器、閱讀器、射頻標(biāo)簽以及射頻天線四部分，系統(tǒng)工作過程主要是利用無線電波對物體上的電子標(biāo)簽進(jìn)行識(shí)別，具有信息編碼、信息載體、信息識(shí)別和通訊等多項(xiàng)技術(shù)[7]。RFID技術(shù)在應(yīng)用過程中，需要射頻讀寫器將有效的標(biāo)識(shí)信息以固定格式寫入電子標(biāo)簽，然后再將射頻電子標(biāo)簽附著在需要識(shí)別的對象表面。

1.2 ?RFID技術(shù)應(yīng)用于檔案管理過程的優(yōu)勢

將RFID技術(shù)應(yīng)用于檔案管理系統(tǒng)，結(jié)合RFID技術(shù)的非接觸式數(shù)據(jù)采集特點(diǎn)，可以極大程度地提高管理人員對檔案信息的整合、交換和追蹤的能力。管理人員持檔案盒從閱讀器前經(jīng)過，無需打開，系統(tǒng)即可從檔案盒上附著的RFID電子標(biāo)簽中讀取出檔案摘要、具體編目、檔案數(shù)量等信息，并顯示在手持終端的屏幕上，進(jìn)一步簡化了檔案工作人員的工作環(huán)節(jié)，提升了檔案作業(yè)效率，實(shí)現(xiàn)了檔案動(dòng)態(tài)化管理。

由于RFID讀寫器具備單次處理信息量大，讀寫速度快等特點(diǎn)，允許同時(shí)從多個(gè)電子標(biāo)簽中讀取數(shù)據(jù)信息。與傳統(tǒng)的條形碼、磁卡等設(shè)備相比，RFID標(biāo)簽具有信息存儲(chǔ)容量大、生命周期長、重復(fù)使用率高等優(yōu)點(diǎn)。同時(shí)，標(biāo)簽存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)可以反復(fù)被重寫，這種操作不會(huì)對標(biāo)簽的功能造成影響，可提高RFID電子標(biāo)簽重復(fù)使用率。RFID電子標(biāo)簽的信息讀取過程會(huì)根據(jù)唯一識(shí)別碼進(jìn)行加密保護(hù)，這種高度保密性的安全體系可以保障存儲(chǔ)在電子標(biāo)簽中的信息很難被仿造和篡改。

RFID讀寫器讀取或者寫入信息的過程不會(huì)受到電子標(biāo)簽形狀的影響。此外，為了適應(yīng)各種類型的實(shí)體檔案，RFID電子標(biāo)簽可向微型化及形狀多樣化發(fā)展。RFID電子標(biāo)簽具有重復(fù)讀寫、擦除信息的特點(diǎn)，可以保證電子標(biāo)簽內(nèi)部的檔案摘要信息實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)更新，降低人工作業(yè)強(qiáng)度，將射頻技術(shù)應(yīng)用于檔案管理系統(tǒng)具有很大的優(yōu)勢。

1.3 ?基于RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)

將RFID技術(shù)應(yīng)用于檔案管理系統(tǒng)，可以彌補(bǔ)現(xiàn)有的檔案管理模式中存在的缺陷，不僅可以提升檔案管理效率，同時(shí)可以保障實(shí)體檔案的安全性?；赗FID技術(shù)的智能檔案安全管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)如圖1所示。

圖1 ?智能檔案管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

1.3.1 ?RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)

RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)是智能檔案安全管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)中心和數(shù)據(jù)接口終端，其中RFID終端管理器是檔案管理系統(tǒng)的中心數(shù)據(jù)庫從RFID閱讀器獲取檔案摘要信息的端口，由數(shù)據(jù)讀寫器和手持式數(shù)據(jù)閱讀器兩部分組成。手持式的射頻閱讀器是檔案館工作人員在現(xiàn)場進(jìn)行盤點(diǎn)、調(diào)閱或者移位時(shí)采用的信息讀取工具，檔案管理人員將電子標(biāo)簽內(nèi)部的檔案摘要信息導(dǎo)入到檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，為管理過程提供有力的數(shù)據(jù)支持。數(shù)據(jù)讀寫器將檔案的摘要信息寫入電子標(biāo)簽中，并且可以將這些摘要信息直接導(dǎo)入到數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)在檔案管理系統(tǒng)中的共享。

1.3.2 ?檔案管理信息系統(tǒng)

檔案管理信息系統(tǒng)具有檔案調(diào)閱查詢、儲(chǔ)位移位分配、銷毀管理以及安全管理等四大功能模塊。其中，檔案自動(dòng)識(shí)別子模塊和儲(chǔ)位自動(dòng)識(shí)別子模塊又構(gòu)成了儲(chǔ)位管理子系統(tǒng)，安全報(bào)警模塊與監(jiān)控模塊構(gòu)成了安全管理子系統(tǒng)。

各個(gè)系統(tǒng)模塊的功能設(shè)計(jì)如下：

（1）檔案儲(chǔ)位移位模塊：所有檔案盒編號(hào)都存儲(chǔ)于檔案自動(dòng)識(shí)別模塊中，儲(chǔ)位編號(hào)存儲(chǔ)于儲(chǔ)位自動(dòng)識(shí)別模塊中。檔案儲(chǔ)位移位管理子系統(tǒng)可以自動(dòng)為入庫檔案分配檔案盒編號(hào)和儲(chǔ)位編號(hào)，管理人員可以快速地對入館、出館、移位的檔案進(jìn)行定位，并且儲(chǔ)位自動(dòng)識(shí)別模塊具備檔案存放位管理、位置分配的功能。

（2）檔案調(diào)閱查詢模塊：檔案管理人員在調(diào)閱或查詢檔案時(shí)，管理人員通過手持終端輸入待查詢檔案的編目、密級(jí)等信息，系統(tǒng)會(huì)將該查詢指令信息發(fā)送至檔案架的接收信號(hào)終端，進(jìn)而可以快速查找到檔案所在的位置。

（3）檔案銷毀管理模塊：對于不需要長期保存的實(shí)體檔案，檔案管理人員可在檔案入庫時(shí)，設(shè)定檔案的管理期限，并通過RFID讀寫器將管理期限一并寫入到電子標(biāo)簽中。當(dāng)需要銷毀過期的檔案時(shí)，管理人員可以自動(dòng)獲取到讀寫器獲取的檔案過期提示信息，進(jìn)行銷毀處理，同時(shí)管理人員也可以通過RFID閱讀器主動(dòng)查看相應(yīng)檔案的保存期限，進(jìn)而有效地管理檔案。

（4）檔案安全管理模塊：由于檔案的價(jià)值很重要，任何檔案的遺失都會(huì)帶來一定經(jīng)濟(jì)損失，因此檔案安全管理系統(tǒng)的檔案防盜和現(xiàn)場監(jiān)控在檔案安全管理過程中起到不可替代的作用。檔案庫房的RFID閱讀器實(shí)時(shí)監(jiān)控每一個(gè)檔案架上的物品，一旦發(fā)現(xiàn)有異常離開儲(chǔ)位的情況，異常信息會(huì)傳送至管理平臺(tái)并且報(bào)警提示管理人員，及時(shí)處理異常情況。

2 ?基于RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)

2.1 ?檔案的入館流程

檔案管理人員根據(jù)新入館的檔案年份、類別和密級(jí)等信息將檔案進(jìn)行分類，并形成簡要的檔案信息，通過RFID射頻終端將這些檔案摘要信息寫入對應(yīng)的RFID電子標(biāo)簽中，并且將產(chǎn)生的電子標(biāo)簽信息發(fā)送至檔案管理系統(tǒng)的中心數(shù)據(jù)庫。

檔案管理人員發(fā)出檔案入館指令后，儲(chǔ)位管理模塊會(huì)接收到入館指令，然后讀取待入館的檔案盒上附著的RFID電子標(biāo)簽的檔案摘要信息，同時(shí)檔案自動(dòng)識(shí)別模塊和儲(chǔ)位自動(dòng)識(shí)別模塊對來自電子標(biāo)簽的數(shù)據(jù)進(jìn)行匹配，匹配完成后，儲(chǔ)位自動(dòng)識(shí)別模塊為檔案分配到檔案存放位置，管理人員將檔案盒存放在指定位置，然后檔案架上的射頻閱讀器會(huì)讀取檔案盒的信息，并傳送至中心數(shù)據(jù)庫進(jìn)行儲(chǔ)存，系統(tǒng)進(jìn)行確認(rèn)。整個(gè)入館流程結(jié)束后，管理員進(jìn)行檔案信息核對，核對時(shí)可以在檔案管理信息系統(tǒng)中查詢到制定的檔案信息，從而檔案管理實(shí)現(xiàn)了可視化、動(dòng)態(tài)化。檔案入館流程如圖2所示。

圖2 ?檔案的入館流程圖

2.2 ?檔案盤點(diǎn)流程

檔案盤點(diǎn)是檔案館工作的重要環(huán)節(jié)，檔案管理人員手持射頻讀寫器，對系統(tǒng)發(fā)出檔案盤點(diǎn)指令，盤點(diǎn)指令由系統(tǒng)中的查詢子系統(tǒng)發(fā)出，由檔案管理信息系統(tǒng)的查詢子系統(tǒng)發(fā)出盤點(diǎn)指令會(huì)通過RFID閱讀器進(jìn)行接收，閱讀器對指定的檔案盒上的電子標(biāo)簽檔案信息進(jìn)行讀取，并與中心數(shù)據(jù)庫中存儲(chǔ)的信息進(jìn)行匹配比對，一旦信息匹配有誤，那么檔案管理人員可以通過手持的射頻讀寫器直接將有誤的檔案摘要信息進(jìn)行修改，進(jìn)而完成對檔案的盤點(diǎn)。

2.3 ?檔案調(diào)閱查詢

需要調(diào)閱查詢檔案時(shí)，檔案管理人員從查詢管理模塊中獲取到查找檔案的編目號(hào)，所要查詢的數(shù)據(jù)信息將會(huì)通過編目號(hào)從中心數(shù)據(jù)庫中提取，在核對無誤后出庫指令將會(huì)被發(fā)出，查詢管理模塊收到確認(rèn)指令后，檔案自動(dòng)識(shí)別模塊開始與儲(chǔ)位自動(dòng)識(shí)別模塊根據(jù)編目號(hào)進(jìn)行匹配，尋找到檔案所在的位置，管理將出庫指令發(fā)送至檔案所在位置的檔案架上，此時(shí)指示燈會(huì)提示檔案所在的具體位置。獲取到指定的檔案后，檔案通過出庫口時(shí)，出庫口的射頻閱讀器獲取到檔案上附著的電子標(biāo)簽，將檔案摘要信息傳回至檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行核對，如果確定信息匹配成功，則順利出庫，否將進(jìn)行異常處理。檔案調(diào)閱查詢流程如圖3所示。

圖3 ?檔案查詢及出庫流程

2.4 ?檔案系統(tǒng)安全與防毀管理

檔案的安全管理模塊可對檔案館里面的所有實(shí)體檔案的狀態(tài)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，所有的檔案都在射頻閱讀器的掃描范圍內(nèi)，一旦出現(xiàn)檔案異常調(diào)動(dòng)、移位等情況，安全管理模塊會(huì)立刻進(jìn)行報(bào)警。當(dāng)進(jìn)行檔案移位、出庫操作時(shí)，射頻閱讀器會(huì)讀取檔案的摘要信息并迅速傳回至系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行比對核實(shí)，若是異常離開庫位即非本系統(tǒng)發(fā)出的出庫指令，監(jiān)控模塊子系統(tǒng)便立即激活警報(bào)模塊子系統(tǒng)，并進(jìn)行異常情況警報(bào)。對于入館的檔案，檔案管理人員需要將該檔案的相關(guān)物理參數(shù)等信息通過RFID讀寫器寫入到電子標(biāo)簽中，同時(shí)向系統(tǒng)的中心數(shù)據(jù)庫中導(dǎo)入。

2.5 ?檔案銷毀

部分檔案的保存期限是有限的，檔案管理人員需要定期清除失效的檔案，以便減輕日常管理負(fù)擔(dān)，清理不必要的庫存。檔案在入館之前，進(jìn)行入館流程時(shí)，已經(jīng)將相關(guān)的檔案信息，包括檔案的編碼、類別、密級(jí)以及保存期限錄入到檔案管理系統(tǒng)中。與檔案管理系統(tǒng)連接的RFID射頻閱讀器實(shí)時(shí)讀取特定范圍內(nèi)的檔案信息，并與數(shù)據(jù)庫中存儲(chǔ)的信息進(jìn)行比對，一旦發(fā)現(xiàn)有過期的檔案，會(huì)自動(dòng)通過系統(tǒng)報(bào)警裝置向檔案管理人員進(jìn)行提示，提示信息包括檔案摘要信息、檔案所處位置以及到期時(shí)間等，檔案管理人員開始對檔案做出銷毀處理。銷毀之前，射頻閱讀器會(huì)將檔案信息與數(shù)據(jù)庫中的信息進(jìn)行匹配，然后清除相關(guān)的信息，從而有效實(shí)現(xiàn)檔案的銷毀。

3 ?結(jié) ?語

RFID技術(shù)是物聯(lián)網(wǎng)研究領(lǐng)域的一種關(guān)鍵技術(shù)，在檔案管理領(lǐng)域中引入RFID技術(shù)是一項(xiàng)系統(tǒng)、復(fù)雜的工程。本文提出將RFID技術(shù)應(yīng)用于檔案管理全過程，將提高檔案的入館、盤點(diǎn)、調(diào)閱、安全儲(chǔ)存、銷毀等過程的效率，節(jié)省人工成本、實(shí)現(xiàn)整個(gè)檔案管理流程的管理智能化程度，相比于傳統(tǒng)的檔案管理模式，提高管理效率，降低了整個(gè)管理過程的勞動(dòng)強(qiáng)度，促進(jìn)了檔案管理的信息化水平進(jìn)一步提高。

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