楊萍
摘 要: 會(huì)計(jì)電算化期末自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能是一個(gè)非常快捷的功能模塊,可以大大提高會(huì)計(jì)核算工作效率,在從事會(huì)計(jì)電算化教學(xué)過(guò)程中,作者對(duì)出現(xiàn)的各種問(wèn)題進(jìn)行了分析總結(jié),并對(duì)產(chǎn)生原因及解決方法進(jìn)行了分析。
關(guān)鍵詞: 會(huì)計(jì)電算化 期末自動(dòng)轉(zhuǎn)賬 思考
會(huì)計(jì)電算化是一門(mén)綜合學(xué)科,以培養(yǎng)學(xué)生會(huì)計(jì)信息化方面的實(shí)際動(dòng)手能力為目的,現(xiàn)在大多數(shù)高校都采用用友ERP-U8.72財(cái)務(wù)軟件作為會(huì)計(jì)電算化課程的教學(xué)軟件,以企業(yè)相關(guān)案例進(jìn)行實(shí)驗(yàn)。在近幾年教學(xué)中發(fā)現(xiàn),學(xué)生對(duì)于綜合性和前后連貫性很強(qiáng)的一些業(yè)務(wù)的處理總會(huì)出現(xiàn)這樣那樣的錯(cuò)誤,其中以自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能的運(yùn)用最為明顯。針對(duì)這一問(wèn)題,本文總結(jié)了學(xué)生在學(xué)習(xí)過(guò)程中遇到的難點(diǎn),并找出了問(wèn)題出現(xiàn)的原因,提出了相應(yīng)的解決方法。
一、會(huì)計(jì)電算化期末自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的意義
期末自動(dòng)轉(zhuǎn)賬是財(cái)務(wù)軟件中一項(xiàng)強(qiáng)大的特殊功能。不同于傳統(tǒng)手工轉(zhuǎn)賬,而是根據(jù)會(huì)計(jì)期末工作的特點(diǎn),利用計(jì)算機(jī)處理數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì),將繁瑣的期末手工轉(zhuǎn)賬轉(zhuǎn)化為信息化自動(dòng)轉(zhuǎn)賬。它的運(yùn)用更適應(yīng)現(xiàn)代高節(jié)奏的企業(yè)財(cái)務(wù)工作特點(diǎn),以最簡(jiǎn)便的方式最大限度地滿足企業(yè)財(cái)務(wù)的要求。
二、會(huì)計(jì)電算化期末自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的流程
會(huì)計(jì)核算期末結(jié)賬前,有許多成本、費(fèi)用需要結(jié)轉(zhuǎn),轉(zhuǎn)賬分為外部轉(zhuǎn)賬和內(nèi)部轉(zhuǎn)賬。外部轉(zhuǎn)賬指將其他子系統(tǒng)(如薪資、固定資產(chǎn)、應(yīng)收應(yīng)付、存貨核算等子系統(tǒng))生成的憑證轉(zhuǎn)入總賬系統(tǒng)中;內(nèi)部轉(zhuǎn)賬是在總賬系統(tǒng)內(nèi)部通過(guò)設(shè)置憑證模板自動(dòng)生成的憑證。下面以用友ERP-U872財(cái)務(wù)軟件為例對(duì)自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的應(yīng)用進(jìn)行介紹。
(一)自定義結(jié)轉(zhuǎn)
會(huì)計(jì)月末時(shí),經(jīng)常需要重復(fù)做一些轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù),比如:結(jié)轉(zhuǎn)各種費(fèi)用、計(jì)提折舊、計(jì)提借款利息等。自定義轉(zhuǎn)賬就是在轉(zhuǎn)賬設(shè)置時(shí)由自己設(shè)計(jì)一個(gè)憑證模板,包括憑證的摘要、借貸方科目、方向及金額計(jì)算公式等。
在總賬系統(tǒng)中,選擇“總賬—期末—轉(zhuǎn)賬定義—自定義結(jié)轉(zhuǎn)”命令,進(jìn)入“自定義轉(zhuǎn)賬設(shè)置”窗口,在此設(shè)置“計(jì)提短期借款利息”的轉(zhuǎn)賬憑證。設(shè)置成功后,選擇“期末—轉(zhuǎn)賬生成”命令,單擊“確定”按鈕,系統(tǒng)自動(dòng)生成轉(zhuǎn)賬憑證,保存后憑證左上角顯示“已生成”字樣,這是自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證的標(biāo)志。
(二)銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)
銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)是月末根據(jù)商品銷售數(shù)量和商品的平均單價(jià)計(jì)算各類商品銷售成本并進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)。在實(shí)際工作中,有些企業(yè)商品銷售成本的計(jì)算比較復(fù)雜,特別是企業(yè)銷售多種商品,又必須分別計(jì)算各種商品的銷售成本時(shí),若采用銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)功能模塊,可以準(zhǔn)確、快速地實(shí)現(xiàn)銷售成本的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬。
在總賬系統(tǒng)中,選擇“總賬—期末—轉(zhuǎn)賬定義—成本結(jié)轉(zhuǎn)”命令,進(jìn)入“銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置”窗口,只要選擇庫(kù)存商品、主營(yíng)業(yè)務(wù)收入和主營(yíng)業(yè)務(wù)成本三個(gè)科目對(duì)應(yīng)的科目編碼并單擊“確定”按鈕即可完成設(shè)置,進(jìn)入“銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置”窗口,操作方法與自定義轉(zhuǎn)賬生成基本相同,只是轉(zhuǎn)賬類型選擇“銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)”。
(三)匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)
匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)用于期末自動(dòng)計(jì)算外幣存款、外幣現(xiàn)金、外幣結(jié)算的各項(xiàng)債權(quán)債務(wù)賬戶的匯兌損益,并在轉(zhuǎn)賬生成中自動(dòng)生成匯兌損益轉(zhuǎn)賬憑證。
在總賬系統(tǒng)中,選擇“期末--轉(zhuǎn)賬定義--匯兌損益”命令,進(jìn)入“匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置”窗口,系統(tǒng)列出所有具有外幣核算的會(huì)計(jì)科目。輸入“匯兌損益入賬科目”,并對(duì)需要計(jì)算匯兌損益的科目進(jìn)行選擇,單擊確定按鈕即可。操作方法同上,選擇轉(zhuǎn)賬類型“匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)”和外幣幣種。
(四)期間損益的結(jié)轉(zhuǎn)
期間損益結(jié)轉(zhuǎn)是月末將所有損益類科目的余額結(jié)轉(zhuǎn)到“本年利潤(rùn)”科目中,以便計(jì)算當(dāng)期經(jīng)營(yíng)成果。在會(huì)計(jì)電算化軟件操作中,企業(yè)期間損益結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)原理一致,共性較強(qiáng),因此軟件開(kāi)發(fā)商已在系統(tǒng)內(nèi)部設(shè)計(jì)好結(jié)轉(zhuǎn)規(guī)則,用戶只需輸入“本年利潤(rùn)”科目的編碼,系統(tǒng)即可自動(dòng)定義該憑證模板。
在總賬系統(tǒng)中選擇“總賬—期末—轉(zhuǎn)賬定義—期間損益結(jié)轉(zhuǎn)”命令,進(jìn)入“期間損益結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置”窗口,選擇本年利潤(rùn)科目。轉(zhuǎn)賬類型應(yīng)選擇“期間損益結(jié)轉(zhuǎn)”。
四、期末結(jié)轉(zhuǎn)存在的問(wèn)題及解決方法
在期末自動(dòng)轉(zhuǎn)賬教學(xué)過(guò)程中,學(xué)生進(jìn)行實(shí)驗(yàn)時(shí),由于對(duì)轉(zhuǎn)賬設(shè)置和生成中的一些細(xì)節(jié)問(wèn)題不夠了解和注意,在實(shí)踐環(huán)節(jié)經(jīng)常出現(xiàn)錯(cuò)誤,致使上機(jī)操作無(wú)法正常進(jìn)行?,F(xiàn)對(duì)經(jīng)常出現(xiàn)的問(wèn)題及原因分析如下:
(一)自定義結(jié)轉(zhuǎn)公式錯(cuò)誤
進(jìn)行自定義結(jié)轉(zhuǎn)定義時(shí),需要設(shè)置分錄公式,學(xué)生在操作過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)“公示設(shè)置錯(cuò)誤”的提示。這是由于公式理解錯(cuò)誤、公式設(shè)置格式錯(cuò)誤導(dǎo)致的。公式設(shè)置作為自定義轉(zhuǎn)賬設(shè)置的關(guān)鍵環(huán)節(jié),就算一點(diǎn)小失誤,都會(huì)造成自動(dòng)轉(zhuǎn)賬生成的憑證與應(yīng)得到的正確結(jié)果大相徑庭。因此,教學(xué)過(guò)程中應(yīng)加強(qiáng)對(duì)取數(shù)函數(shù)和不同公示的設(shè)置講解。
(二)銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)無(wú)法正常進(jìn)行
進(jìn)行銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置時(shí),學(xué)生在操作過(guò)程中集中出現(xiàn)兩種錯(cuò)誤:一是提示“庫(kù)存商品科目、商品銷售收入科目、商品銷售成本科目的科目結(jié)構(gòu)不同”,造成設(shè)置不成功;二是提示“收入科目貸方余額>庫(kù)存科目期末數(shù)量余額”,造成無(wú)法生成轉(zhuǎn)賬憑證。出現(xiàn)上述原因在于“庫(kù)存商品”、“主營(yíng)業(yè)務(wù)收入”、“主營(yíng)業(yè)務(wù)成本”這三個(gè)科目的結(jié)構(gòu)不相同及期初余額沒(méi)有錄入庫(kù)存商品的數(shù)量。銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置要求科目結(jié)構(gòu)必須相同,即所有明細(xì)科目一致且都是數(shù)量核算,將三個(gè)科目增加明細(xì)賬時(shí)可以使用會(huì)計(jì)科目維護(hù)中的“成批復(fù)制”功能,它可以準(zhǔn)確、快速地實(shí)現(xiàn)上述要求。此外,在數(shù)量核算下,期初余額中必須錄入庫(kù)存商品數(shù)量及手工錄入“確認(rèn)銷售收入”的憑證時(shí)必須輸入產(chǎn)品的銷售數(shù)量,才能在月末自動(dòng)生成銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)憑證。
(三)匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤
匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)的設(shè)置需要兩個(gè)匯率:記賬匯率和調(diào)整匯率。月初操作時(shí),在“基礎(chǔ)檔案--財(cái)務(wù)--外幣設(shè)置”中設(shè)置記賬匯率,月末匯率發(fā)生變化,在外幣設(shè)置處設(shè)置調(diào)整匯率,調(diào)整匯率與記賬匯率的差額,即可作匯兌損益憑證。有些同學(xué)在匯兌結(jié)轉(zhuǎn)時(shí)沒(méi)有數(shù)據(jù)生成,是調(diào)整匯率沒(méi)錄入,到“外幣設(shè)置”中錄入即可。
(四)期間損益轉(zhuǎn)賬生成的金額錯(cuò)誤
損益轉(zhuǎn)賬定義設(shè)置正確,生成憑證后發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)與實(shí)際不符,期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)大多來(lái)源于賬簿,在生成期末轉(zhuǎn)賬憑證前必須先將其他業(yè)務(wù)登記入賬。造成錯(cuò)誤的原因是在處理期末轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)前,必須將其他經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)審核并記賬,相關(guān)轉(zhuǎn)賬憑證才能生成,否則就會(huì)導(dǎo)致取數(shù)錯(cuò)誤。正確的方法是首先將本月填制的所有憑證審核記賬,其次生成期間損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證,這樣生成的憑證數(shù)據(jù)才不會(huì)出錯(cuò)。
五、結(jié)論
教學(xué)過(guò)程中期末處理自動(dòng)轉(zhuǎn)賬,可以提高會(huì)計(jì)系統(tǒng)的工作效率。但在設(shè)置和生成過(guò)程中不注意數(shù)據(jù)間的關(guān)系和轉(zhuǎn)賬生成順序,會(huì)造成憑證無(wú)法生成或生成數(shù)據(jù)錯(cuò)誤,影響后續(xù)工作順利進(jìn)行。在實(shí)驗(yàn)教學(xué)過(guò)程中使學(xué)生充分了解程序,掌握操作要點(diǎn),力爭(zhēng)全面掌握這一重要功能,進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)電算化工作效率。
參考文獻(xiàn):
[1]田曉佳.對(duì)會(huì)計(jì)電算化“期末自動(dòng)轉(zhuǎn)賬”教學(xué)的思考.安陽(yáng)工學(xué)院學(xué)報(bào),2013(1).
[2]王黎,曹明才.會(huì)計(jì)電算化課程實(shí)驗(yàn)“期末業(yè)務(wù)處理——自動(dòng)轉(zhuǎn)賬”問(wèn)題分析,2009(10).