淺談電算化條件下的內(nèi)部會計(jì)控制

郝慧娟　馮津

摘 要：企業(yè)內(nèi)部會計(jì)控制是為了提高會計(jì)信息質(zhì)量，保護(hù)資產(chǎn)的安全、完整而制定和實(shí)施的一系列控制方法、措施和程序，隨著電算化的發(fā)展，電算化給企業(yè)帶來了高效率的發(fā)展，同時(shí)也帶來了新的會計(jì)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)。本文論述了公司內(nèi)部會計(jì)控制的概述，會計(jì)電算化對內(nèi)部會計(jì)控制的影響，并針對電算化條件下內(nèi)部會計(jì)控制中存在的問題，提出了健全會計(jì)電算化系統(tǒng)條件下內(nèi)部會計(jì)控制的各種措施，以真正實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)部會計(jì)控制的健全有效。

關(guān)鍵詞：會計(jì)電算化；內(nèi)部會計(jì)控制；控制方法

一、內(nèi)部會計(jì)控制概述

各個(gè)公司為了保證業(yè)務(wù)活動的有序進(jìn)行，資產(chǎn)的完整性和安全性有保證，為了防止錯(cuò)誤與舞弊的發(fā)生，確保會計(jì)資料的真實(shí)、合法、完整而制定和實(shí)施的政策與程序叫做內(nèi)部控制。內(nèi)部會計(jì)控制的維持與穩(wěn)定，關(guān)鍵是要明確內(nèi)部會計(jì)控制的目的，明確這個(gè)目的后，相關(guān)的控制原則、內(nèi)容、方法等才能有保證，有參照和依據(jù)。針對我國內(nèi)部會計(jì)控制制度的不完善的現(xiàn)狀，可設(shè)定預(yù)防舞弊，保證會計(jì)資料是真實(shí)完整的；保證公司資產(chǎn)的安全完整；不斷提高經(jīng)濟(jì)效益等目標(biāo)。

二、內(nèi)部會計(jì)控制受會計(jì)電算化方面的影響

1.對制約機(jī)制的影響

手工處理、加工會計(jì)信息資料最重要的一點(diǎn)是遵循職權(quán)不相容，職務(wù)相分離的原則。但實(shí)行電算化會計(jì)之后，使得整個(gè)會計(jì)控制系統(tǒng)都要靠電腦軟件進(jìn)入電算化的系統(tǒng)運(yùn)行，很多職位、工作內(nèi)容、操作程序、手續(xù)流程合并一起統(tǒng)一執(zhí)行，降低了會計(jì)工作人員相互之間的約束力，使內(nèi)部控制功能減弱。

2.對授權(quán)控制的影響

手工會計(jì)在辦理業(yè)務(wù)時(shí)，各個(gè)環(huán)節(jié)都要有相關(guān)會計(jì)人員、相關(guān)負(fù)責(zé)人簽名或印章，由于簽名和印章的偽造有一定難度，使授權(quán)控制得以有效行使。但在會計(jì)電算化系統(tǒng)下這個(gè)控制方法變成了登錄口令或操作權(quán)限，業(yè)務(wù)人員可能未經(jīng)授權(quán)，超越自己的權(quán)限進(jìn)行非法的操作，從而獲取私人利益，使公司受到各種經(jīng)濟(jì)損失。

3.對檔案存儲的影響

在企業(yè)實(shí)行電算化會計(jì)系統(tǒng)后，經(jīng)營業(yè)務(wù)生成的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表、會計(jì)檔案等保存在財(cái)務(wù)軟件中，容易被可以進(jìn)入軟件的操作人員修改、復(fù)制，進(jìn)而破壞信息的真實(shí)性，且保存會計(jì)資料的磁性介質(zhì)在受到熱量沖擊、水分侵蝕、折疊彎曲或受到磁場的影響情況下，將會使會計(jì)資料部分丟失無法恢復(fù)，使會計(jì)信息的安全存在隱患。

4.對數(shù)據(jù)處理的影響

會計(jì)電算化系統(tǒng)處理數(shù)據(jù)自動化、集中化，錯(cuò)誤的原始數(shù)據(jù)會影響到會計(jì)科目匯總表、會計(jì)報(bào)表等其他重要的財(cái)務(wù)報(bào)表，甚至影響到與此相關(guān)的所有的數(shù)據(jù)信息，使得整個(gè)會計(jì)電算化信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)失真。

5.對信息安全的影響

公司的現(xiàn)在的許多業(yè)務(wù)完全是通過網(wǎng)上進(jìn)行，采購、銷售、支付方便，交易信息傳播速度快，這樣就要求報(bào)賬數(shù)據(jù)方面更準(zhǔn)確，從而對公司內(nèi)部控制制度提出了更高的要求。通過全方面的電子電腦方面的控制保證內(nèi)部會計(jì)制度的有效實(shí)施，避免因失誤造成會計(jì)信息不必要的損失。

三、內(nèi)部會計(jì)控制在會計(jì)電算化條件下可采取的措施

1.實(shí)行操作權(quán)限等級控制和不相容職務(wù)分離控制

實(shí)際操作中，對操作財(cái)務(wù)軟件的人員設(shè)置不同的權(quán)限，劃分不同的等級。形成操作員崗、財(cái)務(wù)主管崗、維護(hù)崗和開發(fā)崗四個(gè)崗位類別，以更好地發(fā)揮互相牽制互相約束的作用。分離控制授權(quán)批準(zhǔn)與業(yè)務(wù)辦理，分離控制業(yè)務(wù)辦理與會計(jì)記錄，分離會計(jì)記錄與財(cái)物保管，分離業(yè)務(wù)辦理與復(fù)核檢查。

2.制定會計(jì)電算化業(yè)務(wù)操作的控制制度

（1）制定會計(jì)電算化輸入控制制度

為了保證原始數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，對錄入軟件的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行多從核對，最后經(jīng)過相關(guān)部門的核實(shí)；保證錄入系統(tǒng)軟件與每筆業(yè)務(wù)相關(guān)的數(shù)據(jù)都是真實(shí)合法的。

（2）制定會計(jì)電算化處理控制制度

建立系統(tǒng)軟件接收、加工、分析數(shù)據(jù)信息的適應(yīng)性控制制度，軟件用戶可以在一定權(quán)限范圍內(nèi)根據(jù)公司自身的業(yè)務(wù)范圍和要求，改變或重新編寫相應(yīng)的會計(jì)政策；企業(yè)操作中某些重要的程序，系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)所設(shè)計(jì)的程序內(nèi)容做出多次判斷、確認(rèn)的操作，防止嚴(yán)重操作錯(cuò)誤的發(fā)生。

（3）制定會計(jì)電算化輸出控制制度

公司內(nèi)部對要嚴(yán)格要求數(shù)據(jù)輸出管理的制度；要規(guī)定在固定的日期每月一次或多次核對輸入輸出信息，與計(jì)算機(jī)內(nèi)信息進(jìn)行核對，確保信息準(zhǔn)確；要核對憑證的編號、格式、審核、對應(yīng)科目、修改痕跡進(jìn)行控制，防止計(jì)算機(jī)犯罪。

（4）制定會計(jì)電算化檔案存儲管理制度

電算化會計(jì)軟件歸檔時(shí)包括很多會計(jì)資料，如憑證、賬簿、報(bào)表、檔案等，各種會計(jì)資料都要存儲在相應(yīng)的硬盤或其他存儲介質(zhì)中，要及時(shí)的備份，做好防病毒工作，做好防塵、防潮等防止磁性存儲介質(zhì)失效的保護(hù)措施。

（5）制定會計(jì)電算化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境管理制度

利用相關(guān)保護(hù)軟件隔離會計(jì)電算化系統(tǒng)和外部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的界限，防止外部人員訪問和盜取內(nèi)部會計(jì)信息數(shù)據(jù)，防止設(shè)備故障導(dǎo)致的信息被盜；加強(qiáng)數(shù)據(jù)加密，通過管理密碼、登陸制度和身份識別對能接觸到財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的人員進(jìn)行控制。

3.建立健全防止會計(jì)電算化犯罪的法律法規(guī)

明確并公布屬于會計(jì)信息系統(tǒng)的犯罪的具體行為，并規(guī)定嚴(yán)厲的懲處方法和措施；保護(hù)會計(jì)電算化系統(tǒng)的法律制度要完善，了解并制定電算化系統(tǒng)的一些法律保護(hù)措施和相應(yīng)的保護(hù)類別。

四、小結(jié)

現(xiàn)階段，很多公司已經(jīng)開始應(yīng)用會計(jì)電算化系統(tǒng)，各個(gè)公司都將電算化條件下的內(nèi)部會計(jì)控制作為公司的管理和經(jīng)營發(fā)展的重中之重。在公司內(nèi)部建立并實(shí)施科學(xué)的會計(jì)信息系統(tǒng)或管理信息系統(tǒng)，是建立電算化條件下的內(nèi)部會計(jì)控制制度的需要，以保證資產(chǎn)安全、完整和會計(jì)信息的真實(shí)、可靠。這樣對解決公司電算化條件下會計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部控制中存在的問題，提高內(nèi)部會計(jì)控制水平有十分重要的意義。

作者簡介：郝慧娟（1990- ），女，漢族，山西太原人，山西財(cái)經(jīng)大學(xué)研究生在讀，審計(jì)碩士，研究方向：資產(chǎn)評估、社會審計(jì)