人事檔案風(fēng)險產(chǎn)生原因及處理對策

王軍

摘 要：人事檔案作為檔案的一種特殊形式，由于其常作為辨別人才、選拔人才的參考依據(jù)之一，因此人事檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性值得深究。在人事檔案保管過程中，人事檔案管理人員由于種種原因?qū)е聶n案漏洞百出，讓人深感遺憾。本文以實(shí)際案例為例，和大家一起探索人事檔案管理工作中存在的風(fēng)險及處理對策。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理；風(fēng)險；對策

1 引語

21世紀(jì)的競爭是人才的競爭，而人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源，是選拔人才的重要工具。因此，管好、用好人事檔案，對人才資源開發(fā)起著非常重要的作用。人事檔案是在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料，主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄，也是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實(shí)反映。人事檔案管理是人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、提供利用等活動的總稱，是人事工作的重要組成部分。

隨著各項(xiàng)制度的改革，人事制度改革也日益深入。人事檔案管理工作應(yīng)如何主動順應(yīng)時代發(fā)展的要求，更新人事檔案管理的內(nèi)容、范圍，檔案收集的方式、方法以及人事檔案服務(wù)的對象等，是我們檔案管理者需要面對和認(rèn)真思考的問題?，F(xiàn)通過實(shí)際案例，和大家一起探討人事檔案管理現(xiàn)狀、存在的問題和解決的辦法。

2 案例

案例一：

1999年2月，某縣甲機(jī)關(guān)新辦公樓落成，甲機(jī)關(guān)陸續(xù)從原辦公樓搬遷到新辦公樓內(nèi)，而檔案卻在老辦公樓內(nèi)沒有搬運(yùn)。隨后，甲機(jī)關(guān)開始實(shí)施干部職工聘任工作，原檔案員王某調(diào)離原工作崗位，辦公室負(fù)責(zé)人及新檔案員徐某到位。1999年9月，辦公室一行數(shù)人及原檔案員王某到老辦公樓搬運(yùn)檔案，在搬運(yùn)裝車時，由于檔案及有關(guān)裝具數(shù)量過多，局機(jī)關(guān)一輛小型工具車裝運(yùn)不下，故雇了幾輛人力三輪車幫助裝運(yùn)，但未派工作人員押車。檔案運(yùn)到新辦公樓后，直接存放在檔案室內(nèi)，原檔案員王某未對檔案及時進(jìn)行清點(diǎn)。1999年10月，新檔案員徐某拿到檔案室鎖匙后，未與王某辦理檔案移交手續(xù)，未對庫存檔案進(jìn)行清點(diǎn)及清理。直到2000年5月檔案員徐某在查閱利用檔案時，發(fā)現(xiàn)1991年、1992年、1993年等3個年度檔案遺失。

案例二：

2008年12月，某市檔案局接到群眾舉報(bào)，反映本市某國有公司職工檔案管理存在違法現(xiàn)象。經(jīng)市檔案局執(zhí)法人員調(diào)查核實(shí)，1995年12月，該公司以曠工為由將本公司職工種某除名，并將其檔案從本單位轉(zhuǎn)出。由于種某的檔案至今下落不明，該公司又不能提供“轉(zhuǎn)遞企業(yè)職工檔案材料通知單”存根、回執(zhí)或轉(zhuǎn)出職工檔案后的催問記錄等確鑿證據(jù)，證明本單位已將該職工檔案轉(zhuǎn)往其戶口所在地的街道勞動部門，客觀上造成了丟失職工檔案的危害后果。

3 人事檔案存在的風(fēng)險點(diǎn)

通過以上案例可以發(fā)現(xiàn)，不同單位在處理人事檔案上存在各種管理工作漏洞，現(xiàn)我們一起來總結(jié)一下各種存在的風(fēng)險點(diǎn)。

3.1 人事檔案管理重視程度不夠。

一直以來，相當(dāng)一部分人包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對人事檔案管理工作都存在錯誤認(rèn)識，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不會給單位帶來經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。由于這些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，人事檔案的管理就這樣默默地被遺棄在單位的小角落里，情況變得越來越被動，越來越糟糕。

3.2 檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。

人事檔案管理是一門博大精深的學(xué)科，是致力于針對人事檔案管理提出的一門學(xué)問。由于受各種因素制約，大部分檔案管理人員是兼職，知識面狹窄，水平不高，達(dá)不到形勢發(fā)展需要，停留在你來我借上，沒有做好人事檔案管理與單位發(fā)展相結(jié)合文章，也沒有將檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)納入到日常工作中去，影響了人事檔案工作的順利開展。

3.3 管理方式單一，管理手段落后

在人事檔案的管理方式上，無論黨政機(jī)關(guān)部門還是企事業(yè)單位，無論是正式人員還是流動人員，都應(yīng)使用統(tǒng)一的格式，統(tǒng)一的分類，統(tǒng)一的保管方式來進(jìn)行管理，不能根據(jù)具體的情況，分門別類地制定標(biāo)準(zhǔn)來管理，而形成了千人一面的現(xiàn)象和狀況。大部分檔案工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案管理人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足。一些歸檔的材料不夠真實(shí)準(zhǔn)確，歸檔材料未能及時、準(zhǔn)確地得到補(bǔ)充，使存檔的材料不能真實(shí)地反映本人現(xiàn)實(shí)情況，導(dǎo)致人事檔案的不完整。

3.4 人事檔案管理信息化、科學(xué)化、現(xiàn)代化跟不上時代的發(fā)展

在檔案管理手段上，有的單位沒有單獨(dú)的計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，查閱人事檔案信息仍采用手工查找。檔案的存儲依舊使用古老的鐵皮柜，占地面積大，使用空間也不能完全合理應(yīng)用。隨著科學(xué)的進(jìn)步發(fā)展，很多單位慢慢擺脫了紙質(zhì)檔案，但是，對于怎樣良好利用先進(jìn)的技術(shù)手段，很多檔案管理人員只是簡單地把個人信息輸入計(jì)算機(jī)，用檢索信息和資料查閱還是手工操作，對先進(jìn)的檔案管理技術(shù)還沒有真正運(yùn)用自如。檔案管理的工作效率還是沒有提高，檔案的安全管理欠缺。

3.5 存在棄檔和人檔分離現(xiàn)象和造假現(xiàn)象

隨著社會的快速發(fā)展，工作競爭力加強(qiáng)，人員的流動速度也在不斷加快，越來越多的人員開始投入到其他行業(yè)。因此，人才資源市場出現(xiàn)了棄檔和人檔分離的現(xiàn)象，給人事檔案管理帶來工作上的壓力日益劇增。同時，社會就業(yè)壓力日益增大，工作單位的聘用要求也在不斷的提高，有些人員在這種壓力之下，不得不選擇造一份假的檔案。

3.6 人事檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密，責(zé)任不清

檔案管理人員大多不是專職的，所以在離崗或調(diào)動工作時，移交檔案、手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導(dǎo)致檔案數(shù)量、材料等問題責(zé)任不明、界限不清。甚至有人認(rèn)為，檔案交接只是一串鑰匙的問題，使得人事檔案交接工作前后脫節(jié)。

4 人事檔案管理風(fēng)險對策

人事檔案是對個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作實(shí)際等內(nèi)容的真實(shí)記載和反映，只有加強(qiáng)人事檔案的管理，充分發(fā)揮其利用價值，才能更好地為黨組織、人事部門提供工作參考，才能更好地為人民服務(wù)。針對以上存在的問題，就人事檔案管理工作提出以下幾點(diǎn)思考及對策。

4.1 強(qiáng)化檔案意識

4.1.1強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案意識。

部分領(lǐng)導(dǎo)干部對人事檔案工作的重要性認(rèn)識不足，認(rèn)為檔案工作不是中心工作，因此，投入的精力較少。檔案工作者要努力做好檔案工作，積極挖掘檔案信息，為人事工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，使各級領(lǐng)導(dǎo)逐步認(rèn)識到人事檔案工作的重要性，提高檔案意識，把檔案工作列入重要的工作內(nèi)容，以解決檔案工作設(shè)備配備不齊、檔案經(jīng)費(fèi)不足等問題。

4.1.2提高員工的檔案意識。

人事檔案材料的形成涉及每一位員工不同程度的參與，需要得到他們的支持與幫助才能做好人事檔案管理工作。筆者建議開展人事檔案的宣傳工作，通過制作宣傳材料、開展檔案知識培訓(xùn)和競賽等多種方式，主動宣傳與員工切身利益相關(guān)的人事檔案知識，使他們了解建立人事檔案是為了保障員工的個人權(quán)益，是為了組織人事部門選人和用人工作的需要，從而增加人事檔案工作的透明度，揭開人事檔案的神秘面紗，提高員工對人事檔案和人事檔案工作的認(rèn)識，他們就會支持和配合人事檔案管理部門的工作。

4.2 加強(qiáng)制度建設(shè)

人事檔案管理制度是人事檔案管理工作的根本保障。人事部門應(yīng)根據(jù)國家的有關(guān)文件精神，上級檔案行政管理部門的指導(dǎo)性文件，結(jié)合本單位的工作特點(diǎn)和人事制度改革對人事檔案工作的要求，制定切實(shí)可行的人事檔案收集、鑒定、整理、歸檔、保管、借閱、轉(zhuǎn)遞、利用和統(tǒng)計(jì)等制度，并根據(jù)需要不斷修訂和完善各項(xiàng)制度，將文件的具體要求體現(xiàn)到各項(xiàng)管理制度中。

各項(xiàng)人事檔案管理制度應(yīng)通過內(nèi)網(wǎng)、公告欄、上墻等方式，使制度落地生根，操作人員有章可循。建立職工借閱檔案登記簿，職工檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，職工檔案材料轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，檔案材料移交表等。進(jìn)行人事檔案的移交，應(yīng)在交接手續(xù)上注明交接時間、地點(diǎn)和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務(wù)及移交清冊、頁數(shù)等，并在移交文件上簽字蓋章，做到對交接工作負(fù)責(zé)。對由于歷史原因，確實(shí)收集不到的檔案材料，要查明原因，登記說明，為以后的查找工作提供方便。

4.3 把好檔案材料的收集關(guān)

4.3.1把握人事檔案材料形成的源頭。

人事檔案材料，有的是以個人形式形成的，有的是以組織形式形成的，有的是二者共同形成的。做好收集工作的前提條件是把握材料形成的源頭，即知道從何處收集材料。人事檔案材料的形成有一定的規(guī)律，一般集中在組織人事部門和其他與員工發(fā)生聯(lián)系的單位和部門，主要有以下幾種：由人事部門形成員工的年度考核表、轉(zhuǎn)正定級表、干部任免審批表、出國人員審批表、退休人員審批表、聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)呈報(bào)表、調(diào)資表等；由紀(jì)檢監(jiān)察部門、司法部門形成的員工處分材料、判決書、調(diào)解書等材料；由大、中專院校形成的員工學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)籍等材料。收集檔案資料時要做到口勤、手勤、腳勤，及時追補(bǔ)和補(bǔ)充新的資料，真正起到人事檔案的依據(jù)作用。

4.3.2廣開收集渠道。

收集工作的主要方法與渠道如下：一是開通檔案室與單位內(nèi)部有關(guān)部門的收集渠道，設(shè)立部門聯(lián)絡(luò)員，通過聯(lián)絡(luò)員收集其部門的材料。二是把好“入口關(guān)”，即在干部入職時就對其檔案材料進(jìn)行查漏補(bǔ)缺工作，聯(lián)系其原單位的有關(guān)部門，對缺失之處追補(bǔ)材料。三是除了做好常規(guī)材料的收集工作外，還要針對檔案內(nèi)容不全的情況，采取重點(diǎn)收集、跟蹤收集等方式。四是變被動等待歸檔材料為主動收取檔案材料。被動等待檔案材料，往往會造成檔案材料收集不全，檔案管理人員應(yīng)把握檔案材料收集的主動權(quán)，積極主動與材料形成部門和單位聯(lián)系，收取各種歸檔材料，積極開通檔案收集的各種渠道，并通過積極主動的工作，保持渠道的暢通。

4.3.3開展“三齡一歷”審核認(rèn)定工作。

在工作中，凡是檔案材料中出現(xiàn)員工出生日期、入黨時間、參加工作時間和學(xué)歷學(xué)位信息記載前后不一致的情況、涂改的情況和有疑問的情況，都要按照有關(guān)國家政策和規(guī)定進(jìn)行審核與認(rèn)定，確保信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

4.4 嚴(yán)格整理檔案材料

人事檔案整理工作是指根據(jù)中組部的有關(guān)文件精神，按照一定的原則和方法，對收集上來的檔案材料，以個人為單位進(jìn)行分類、排列、組合、編目、編號、技術(shù)加工和裝訂，使其條理化和系統(tǒng)化的過程。整理后的人事檔案材料分類準(zhǔn)確、目錄清楚、層次分明、結(jié)構(gòu)合理、體系完整、裝訂整齊，并保持檔案材料形式和內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系，為利用者提供方便條件。整理工作是人事檔案管理工作的基礎(chǔ)工作，非一勞永逸，因?yàn)殡S著員工人生軌跡的不斷延伸會不斷產(chǎn)生新的人事檔案材料，需要定期進(jìn)行，方可保證檔案材料的完整和規(guī)范。

4.5 加快檔案現(xiàn)代化、科學(xué)化、信息化進(jìn)程

如何利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對人事檔案進(jìn)行信息存儲、檢索，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，已經(jīng)成為人事檔案管理工作的重要課題。這就要求盡快建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，使人事檔案的管理實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化。同時，在規(guī)定相應(yīng)使用權(quán)限的情況下，部分信息對部門和個人開放，建立公開、透明的人事檔案管理機(jī)制。如此一來，不僅能使大家增強(qiáng)檔案意識，增加人事檔案管理工作的透明度，還為單位發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才和使用人才奠定了信息基礎(chǔ)。

4.6 深度開發(fā)利用人事檔案信息

深層次開發(fā)人事檔案信息資源是指檔案管理者深入研究檔案利用者的需求，從人事檔案中挖掘有關(guān)人事信息資源，開展信息材料的編制、分析和研究工作，開發(fā)綜合信息和專題信息，撰寫信息綜述和研究報(bào)告，為組織人事等工作提供全方位、多角度的服務(wù)。例如，開發(fā)檔案中學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)、研究方向、工作實(shí)績等信息，服務(wù)崗位管理工作；開發(fā)人事檔案綜合信息，服務(wù)人才工作；開發(fā)檔案中重要的人事信息，為人事信息數(shù)據(jù)庫提供準(zhǔn)確的人事信息數(shù)據(jù)。深層次開發(fā)人事檔案信息資源工作是人事檔案提供利用工作的高級形式，是檔案管理工作的最高境界，它可最大限度地發(fā)揮人事檔案的作用，使人事檔案管理工作永葆生機(jī)與活力。

5 結(jié)束語

人事檔案管理是一項(xiàng)政策性、業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，它的地位和根本目的就是為人事管理工作服務(wù)。要使人事檔案工作有新的進(jìn)展和突破，就要抓住當(dāng)前有利時機(jī)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)、不斷改革創(chuàng)新，沖破原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，使人事檔案成為真正的人才資料庫，更好地為企業(yè)選賢任能發(fā)揮其作用， 為領(lǐng)導(dǎo)選拔復(fù)合型人才提供可靠依據(jù)。

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