淺析企事業(yè)單位聲像檔案的管理

摘 要：企事業(yè)單位的聲像檔案是指企事業(yè)單位各部門或個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的對(duì)國家、社會(huì)和本單位具有保存價(jià)值的照片、底片、（電子版）唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案是企事業(yè)單位檔案的重要組成部分。

關(guān)鍵詞：聲像檔案；歸集；保管；開發(fā)利用

企事業(yè)單位的聲像檔案是指企事業(yè)單位各部門或個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的對(duì)國家、社會(huì)和本單位具有保存價(jià)值的照片、底片、（電子版）唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案是企事業(yè)單位檔案的重要組成部分。

一、聲像檔案的收集

隨著社會(huì)的發(fā)展及辦公條件的改善，在企事業(yè)單位各部門工作和各類活動(dòng)中形成了大量的聲像檔案。為了更好地保護(hù)好、利用好這些生動(dòng)、形象的特殊載體檔案，我們必須盡心盡責(zé)，做好聲像檔案的收集、整理、歸檔、利用工作。

（一）收集范圍

1.反映企事業(yè)單位的主要職能活動(dòng)工作成果和存在問題的聲像資料；

2.各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與企事業(yè)單位有關(guān)的重大活動(dòng)的聲像資料；

3.企事業(yè)單位有關(guān)人員組織或參加的重要會(huì)議，會(huì)見以及外事活動(dòng)的聲像資料。

4.涉及企事業(yè)單位和本系統(tǒng)權(quán)益的聲像資料。

5.其它單位形成的與本企事業(yè)單位有關(guān)的重要聲像資料。

6.其它具有保存價(jià)值的聲像資料。

（二）收集時(shí)間

1.企事業(yè)單位的聲像檔案資料應(yīng)在形成后一個(gè)月內(nèi)隨立檔部門其它載體形態(tài)的檔案同時(shí)歸檔；如有特殊情況可以適當(dāng)延長歸檔時(shí)間。

2.檔案部門應(yīng)隨時(shí)收集零散的具有保存價(jià)值的聲像資料。

（三）收集要求

1.錄音帶、錄像帶、攝像帶、照片（含底片）照片電子版和文字說明要收集齊全，按時(shí)歸檔并建立歸檔控制措施。

2.接收原版、原件，特殊情況下可接收復(fù)制件；

3.聲像資料的內(nèi)容要真實(shí)，底片、原件與影像、復(fù)制品要相符。

二、聲像檔案的整理

聲像檔案的整理，包括分類、組合、排列和編目，使其系統(tǒng)起來，便于保管和利用。

（一）分類、編號(hào)

1.照片檔案按年代、事件、產(chǎn)品分類。同屬一類的照片按時(shí)間順序編號(hào)，同時(shí)填寫其底片號(hào)。底片在全宗內(nèi)編流水號(hào)。

2.錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代分類，按內(nèi)容編號(hào)。同一內(nèi)容分錄幾盤的應(yīng)視為一個(gè)案卷，編一個(gè)案卷號(hào)，然后每盤再依次編排序號(hào)。

3.編注與其他載體檔案相聯(lián)系的參照號(hào)。

（二）保管期限

聲像檔案的保管期限，應(yīng)視其內(nèi)容的重要程度、時(shí)間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。

（三）文字說明的編寫

聲像檔案的文字說明基本內(nèi)容包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者（攝制者）等。編寫文字說明的要求：

1.準(zhǔn)確揭示檔案材料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標(biāo)注項(xiàng)目正確齊全；

2.照片的自然張（內(nèi)容相近的亦可以若干張）編寫文字說明。錄音帶、錄像帶、攝像帶按案卷編寫文字說明；

3.文字簡潔、語言通順；

4時(shí)間用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。

三、聲像檔案的保管

聲像檔案入庫前要進(jìn)行檢查，對(duì)已被污損的，要進(jìn)行必要的技術(shù)處理。

（一）保管條件

1.底片、膠片庫溫度應(yīng)保持在13-15℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持35%-45%；

2.照片庫溫度應(yīng)保持14-24℃，相對(duì)濕度應(yīng)保持37.5%-67.5%；錄音、錄像帶庫溫度應(yīng)保持18-24℃，相對(duì)濕度應(yīng)保持40%-60%；

3.底片冊(cè)、錄音、光盤檔案盒、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放，盒與盒的間距不小于3mm；存放磁帶最好不用鐵皮柜。

（二）檢查、銷毀和統(tǒng)計(jì)

1.對(duì)庫存的照片檔案，要兩年檢查一次；

2.歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改；銷毀聲像檔案必須經(jīng)過鑒定，征得歸檔單位同意，報(bào)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，登記造冊(cè)。

3.建立健全聲像檔案統(tǒng)計(jì)制度，做好聲像檔案收進(jìn)、移出、庫存數(shù)量、保管情況、提供利用等工作。

四、聲像檔案的開發(fā)利用

（一）編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。

（二）建立聲像檔案借閱、利用制度，嚴(yán)格審批手續(xù)，根據(jù)聲像檔案的機(jī)密程度，確定利用范圍。

（三）聲像檔案原版一般不得借出檔案室之外。如有特殊需要，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可限期外借。

（四）在不影響保密的前提下，可利用聲像檔案舉辦報(bào)告會(huì)、展覽會(huì)，編輯綜合性或?qū)ｎ}性畫冊(cè)、資料片等。

五、聲像檔案存在的問題

（一）管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理。很多單位和部門的聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理，缺乏必要的管理制度，有的單位雖有管理制度，但落實(shí)不夠，缺乏有效的保障措施。

（二）檔案意識(shí)不強(qiáng)，聲像檔案難以及時(shí)完整歸檔。聲像檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時(shí)歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時(shí)歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準(zhǔn)確。

（三）保管條件差，聲像檔案難以長久保存。聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格，很多單位和部門都將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。

六、做好聲像檔案管理工作的對(duì)策

做好聲像檔案的管理工作，對(duì)于實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位的經(jīng)營戰(zhàn)略，提高管理效率等具有深遠(yuǎn)的意義和影響。

（一）加強(qiáng)宣傳、提高檔案意識(shí)。

（二）加強(qiáng)管理，制定辦法。

（三）結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管。

作者簡介：王敏民，男，漢族，陜西西安人，現(xiàn)為西安電子工程研究所黨委宣傳部職工。