如何創(chuàng)新國企檔案管理工作的若干思考

李楠

摘 要：改革開放至今，我國的國企不斷的取得了突破性的發(fā)展，在迅猛發(fā)展的同時(shí)，在生產(chǎn)經(jīng)營的過程中形成了大量的檔案資料。國企的檔案最真實(shí)、最原始的記錄和反映國企開展的所有生產(chǎn)、經(jīng)營活動(dòng)，并且具有保存價(jià)值。國企的檔案管理工作對其生產(chǎn)、經(jīng)營等活動(dòng)發(fā)揮著重要的作用。但是目前我國國企檔案管理工作還存在一些問題，需要通過創(chuàng)新的手段有效的改變國企檔案管理的現(xiàn)狀。

關(guān)鍵詞：創(chuàng)新；國企；檔案管理工作

國企是國有企業(yè)，是國營事業(yè)或國營企業(yè)的簡稱。國際上對國有企業(yè)單位的定義是指一個(gè)企業(yè)由國家的中央政府投資或控制。我國對國企的定義還包括地方政府投資參與控制的企業(yè)。因?yàn)閲蟮纳a(chǎn)經(jīng)營關(guān)系著整個(gè)國家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，所以國企檔案管理工作受到了廣泛的關(guān)注。但是國企在檔案管理工作中仍然存在著許多問題，這些問題制約了國企的發(fā)展。創(chuàng)新國企檔案管理工作時(shí)解決問題的有效途徑。

1 簡介國企檔案管理的內(nèi)容

國企檔案管理的內(nèi)容包括負(fù)責(zé)接收、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)以及安全保護(hù)各類檔案資料等工作；負(fù)責(zé)加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，監(jiān)督、指導(dǎo)和培訓(xùn)下屬企業(yè)、部門的檔案管理人員；檢查和評比各基層的檔案工作，根據(jù)實(shí)際情況制定和組織實(shí)施檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度；指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門實(shí)施立卷、歸檔工作及時(shí)了解企業(yè)行文、辦文的基本情況以及掌握工程開展的進(jìn)度；及時(shí)收集歸檔資料，積極參加工程竣工驗(yàn)收、辦公室會(huì)議、企業(yè)生產(chǎn)調(diào)度會(huì)議、有關(guān)鑒定會(huì)等工作；為了能夠全面、綜合的開發(fā)檔案信息，建立檔案的檢索體系，開發(fā)和利用檔案的信息資源，在編寫或配合有關(guān)部門編寫各種檔案時(shí)成為參考資料，充分利用各類檢索工具；利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息化附中管理檔案工作，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化的現(xiàn)代管理方式。

2 創(chuàng)新國企檔案管理工作的意義

國企檔案管理工作通過創(chuàng)新實(shí)現(xiàn)了提升檔案管理效率，促進(jìn)國企檔案管理快速發(fā)展的目的。所以要重視創(chuàng)新檔案的管理思路、方法及手段，就意味著國企檔案管理工作經(jīng)歷了更新、創(chuàng)造和改變。目前，企業(yè)開展管理工作已經(jīng)達(dá)成創(chuàng)新的共識(shí)，創(chuàng)新有效的綜合了企業(yè)管理能力和管理實(shí)踐，也是根本保障了企業(yè)主管能動(dòng)性。

2.1 創(chuàng)新是國企實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展有力保證

國企檔案管理工作和國企的發(fā)展有著密不可分的關(guān)系，二者相互幫助、相互協(xié)調(diào)，檔案工作對國企健康快速的發(fā)展發(fā)揮著不可替代的作用。檔案管理工作，不僅將國企具體的生產(chǎn)、經(jīng)營活動(dòng)延續(xù)下去，而且對企業(yè)聯(lián)系過去、現(xiàn)在以及未來起著橋梁的作用。國企的不斷發(fā)展，不斷的拓展了其信息載體，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不適應(yīng)國企的發(fā)展需要，所以為了跟上國企發(fā)展的步伐，要根據(jù)國企發(fā)展的實(shí)際情況，不斷的調(diào)整與創(chuàng)新檔案管理工作的方法。隨著國企改革的不斷發(fā)展，檔案管理工作的創(chuàng)新必須提上日程，這不僅是國企進(jìn)步的要求，也是促進(jìn)國企能夠更好的實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的保障。

2.2 創(chuàng)新促進(jìn)檔案管理工作向著健康的方向發(fā)展

國企檔案管理與企業(yè)的發(fā)展有著協(xié)調(diào)互贏的戰(zhàn)略聯(lián)系，檔案管理和國企需要共同提高，協(xié)調(diào)發(fā)展，檔案管理的進(jìn)步也促進(jìn)著國企可持續(xù)發(fā)展。將創(chuàng)新的管理手段應(yīng)用到檔案管理工作中，為了方便掌控國企自身的檔案管理發(fā)展的規(guī)模和方向，國企也以社會(huì)需求為根本出發(fā)點(diǎn)，立足于提高檔案管理的工作水平，最終實(shí)現(xiàn)提升檔案資源的利用率，檔案管理和國企協(xié)調(diào)發(fā)展，使檔案管理工作健康和創(chuàng)新發(fā)展的目的。

3 國企檔案管理存在的問題

3.1 檔案管理流程不科學(xué)

檔案管理的基本流程包括：檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計(jì)、檢索、編碼、利用，這九道工序相互獨(dú)立又相互制約，形成了檔案工作的整體。檔案的收集是按照有關(guān)規(guī)定，將分散以及散失的各類檔案資料，有計(jì)劃的、分門別類的將這些檔案資料集中到檔案室進(jìn)行整合。通常使用的收集方式就是歸檔，將企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營過程中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的資料，由規(guī)定的企業(yè)下屬部門和個(gè)人，定期將材料送到檔案室并共同整理、立卷和歸檔。但是，目前許多國企的檔案管理工作存在著不科學(xué)管理流程的問題。國企在收集檔案工作時(shí)沒有明確的進(jìn)行規(guī)劃，導(dǎo)致出現(xiàn)未及時(shí)歸還檔案。所以只有在收集檔案資料和檔案文件時(shí)充分發(fā)揮制度的管理作用，針對、明確的提出收集檔案工作的考核標(biāo)準(zhǔn)才能改變現(xiàn)狀。不能規(guī)范的進(jìn)行國企檔案整理工作。國企的不斷發(fā)展，新的檔案管理人員不斷的涌入國企檔案管理工作中，由于檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能參差不齊，因此開展檔案整理工作沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，容易導(dǎo)致出現(xiàn)實(shí)際內(nèi)容與目錄不匹配或是丟失和遺漏資料的情況。

3.2 管理技術(shù)跟不上時(shí)代的發(fā)展

現(xiàn)如今是檔案信息化和網(wǎng)絡(luò)化的管理時(shí)代，許多國企的檔案管理工作已經(jīng)不能滿足時(shí)代發(fā)展的要求。相對落后的檔案管理手段不利于國企的檔案管理工作的發(fā)展。領(lǐng)導(dǎo)干部仍未重視檔案管理工作，導(dǎo)致在建設(shè)檔案管理時(shí)缺乏資金和人力；雖然一部分國企已經(jīng)引進(jìn)了先進(jìn)的管理設(shè)備和技術(shù)，難以體現(xiàn)其使用價(jià)值，因?yàn)闄n案管理人員的素質(zhì)和技術(shù)水平偏低，不會(huì)對先進(jìn)的設(shè)備進(jìn)行操作；國企的領(lǐng)導(dǎo)仍保留著傳統(tǒng)的檔案管理理念，沒有跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，使用手工工作為主的方式進(jìn)行檔案管理。這些都是導(dǎo)致檔案管理技術(shù)落后的原因。

3.3 管理工作未長期持久的進(jìn)行

檔案管理工作人員對工作沒有積極性，雖然國有企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作，并要求檔案管理工作要保質(zhì)保量的完成，但是只有在領(lǐng)導(dǎo)的要求和帶領(lǐng)下檔案管理工作才能取得良好的效果。由于工作人員懈怠的心理，檔案管理的后續(xù)工作并不到位。長此以往，就會(huì)出現(xiàn)檔案管理工作缺乏長期性和連續(xù)性的現(xiàn)象。還有些領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理缺乏積極性，隨便亂放檔案資料，檔案管理工作無秩序和無計(jì)劃。

4 創(chuàng)新國企檔案管理的有效途徑

4.1 加強(qiáng)管理人員素質(zhì)的提高

人員的管理是完善工作的基礎(chǔ)，除了要培養(yǎng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)和實(shí)踐能力，還要增強(qiáng)檔案管理人員先進(jìn)的信息化管理意識(shí)，加強(qiáng)檔案管理人員計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的培訓(xùn)。建設(shè)和完善專業(yè)的人才隊(duì)伍，不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，才能實(shí)現(xiàn)國有企業(yè)檔案管理工作有效的、規(guī)范的發(fā)展。國有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)也要加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，樹立檔案管理人員的學(xué)習(xí)意識(shí)，調(diào)動(dòng)工作人員的工作積極性，提高其責(zé)任心與事業(yè)心，才能保障檔案管理工作的效率。

4.2 建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度

完善的規(guī)章制度才能保證工作有效的完成。國企可以根據(jù)相關(guān)法律的規(guī)定，結(jié)合實(shí)際情況，制定一套適合企業(yè)發(fā)展的檔案管理制度。這樣才能提升檔案管理的工作效率，發(fā)揮檔案管理制度中的管理功能。檔案管理制度應(yīng)包括各種方面的內(nèi)容，才能保證規(guī)章制度能夠有效的執(zhí)行。規(guī)章制度的建立有利于檔案管理工作能夠有章可循，在運(yùn)行時(shí)保證其規(guī)范性。為了實(shí)現(xiàn)電子文件與電子檔案的一體化管理，在制定檔案管理規(guī)章制度的同時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，并制定相關(guān)的分類標(biāo)準(zhǔn)。

4.3 提高信息化管理水平

為了能夠更好的服務(wù)人們的生活、學(xué)習(xí)和工作，國企應(yīng)要求檔案管理人員熟練的掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，不僅能夠減輕工作人員的工作負(fù)擔(dān)，而且能夠提高檔案的管理水平。更重要的是方便檔案利用者的使用，提供更高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

5 結(jié)束語

國企檔案在國企日常管理工作中發(fā)揮著重要的作用，檔案記載著企業(yè)從開始開展生產(chǎn)、經(jīng)營活動(dòng)至今的每一次活動(dòng)。創(chuàng)新國企檔案管理的方法及手段，有利于發(fā)展檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)國企檔案管理有序的進(jìn)行，提升國企的經(jīng)濟(jì)效益。

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