聲像檔案的歸檔及保存方法

曾睿

摘 要：隨著企業(yè)的飛速發(fā)展和聲像檔案信息化的迅速發(fā)展，以及辦公條件的不斷改善，使得人們對(duì)社會(huì)音像檔案管理的意識(shí)也在不斷提高。因此，完善聲像檔案的歸檔及保存方法對(duì)提升聲像檔案的安全保障技術(shù)具有十分重要的作用。本文通過對(duì)聲像檔案安全問題的詳細(xì)闡述，提出了聲像檔案歸檔的技術(shù)方案和安全管理、保存方案，以期為改善聲像檔案管理工作提供借鑒。

關(guān)鍵詞：聲像檔案；歸檔；保存

近些年來，由于企業(yè)當(dāng)中聲像檔案的數(shù)量在逐年增加，因而其利用價(jià)值也在逐年提高。為了加強(qiáng)和完善聲像檔案的收集、整理和保管工作，以適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要，聲像檔案管理人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)聲像檔案安全保障體系的構(gòu)建與實(shí)施，以此來解決網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下聲像檔案管理的安全隱患問題，進(jìn)而切實(shí)地提高聲像檔案信息的安全管理工作。因此，利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的聲像檔案保存技術(shù)，有利于推進(jìn)企業(yè)聲像檔案安全管理體制的完善，實(shí)現(xiàn)企業(yè)聲像檔案管理的專業(yè)化的安全目標(biāo)。

聲像檔案具體包括幻燈片、唱片、照片、磁帶、膠片、光盤、錄像帶和軟盤硬盤等，保護(hù)好這些檔案是檔案管理人員的職責(zé)所在，本文淺談企業(yè)如何保護(hù)好跡些檔案資源，使之更好地為企業(yè)服務(wù)。

1 聲像檔案管理過程中存在的問題及原因探析

1.1 管理人員的檔案意識(shí)薄弱，歸檔工作不完善

在進(jìn)行聲像檔案的過程中，由于歷史原因或意識(shí)原因，使得許多聲像檔案資料只有照片，缺少底片。檔案管理人員和攝錄人員往往缺乏檔案的及時(shí)保存意識(shí)，對(duì)聲像檔案缺乏正確的理解，使得其往往忽略對(duì)底片的歸檔。歸檔內(nèi)容的不完整性使得照片的數(shù)量比較少，很難反映聲像檔案主體各方面的情況，領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)及視察的內(nèi)容保存、記錄的十分簡(jiǎn)潔、不完整，遺漏公務(wù)活動(dòng)的錄音、錄像和照片，使得聲像檔案的真正價(jià)值得不到充分有效地發(fā)揮。聲像檔案歸檔意識(shí)的缺乏使得部有些聲像檔案由科室內(nèi)部或個(gè)人長(zhǎng)期保存，不能夠完整地將聲像檔案移交至檔案室進(jìn)行統(tǒng)一安全地保管，導(dǎo)致一旦出現(xiàn)機(jī)構(gòu)調(diào)整或者人員變動(dòng)，就會(huì)發(fā)生聲像檔案的失控和流失問題。聲像檔案隊(duì)伍的不穩(wěn)定性使得一些新檔案人員對(duì)聲像檔案的歸檔范圍缺乏清晰的認(rèn)知，不利于聲像檔案的科學(xué)有效的管理。

1.2 聲像檔案管理制度得不到落實(shí)，歸檔管理秩序混亂

有些檔案館（室），聲像設(shè)備的檔案管理程序十分混亂，使得聲像檔案管理制度得不到有效的落實(shí)。由于絕大多數(shù)機(jī)關(guān)企事業(yè)等基層單位都配備了種類較多的聲像設(shè)備，這為單位聲像資料的保存和歸檔管理工作創(chuàng)造了優(yōu)良的條件。由于聲像設(shè)備僅能夠存放在科室或者個(gè)人的手中，使得設(shè)備使用人員不能夠很好地掌握和合理有效地利用好設(shè)備性能，導(dǎo)致不能夠及時(shí)錄取重要的活動(dòng)，為聲像檔案的科學(xué)歸檔帶來了不便。個(gè)別部門對(duì)一些新聞資料帶的反復(fù)使用也導(dǎo)致了一些原始的錄音錄像資料很難全部保存下來，使得歸檔管理人員對(duì)部分聲像檔案資料失去了合理的控制。

1.3 聲像檔案管理流程不規(guī)范，檔案保管條件差

不規(guī)范的聲像檔案管理，使得聲像檔案的管理方式多種多樣，變動(dòng)較快，很難實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一的管理模式，導(dǎo)致聲像檔案資料分散于各科室或個(gè)人進(jìn)行保管。聲像檔案歸檔的不及時(shí)使得一些具有較強(qiáng)時(shí)效性的重要的特殊聲像檔案材料容易流失和毀壞。攝錄人員對(duì)被忽略的文字說明很難進(jìn)行準(zhǔn)確的追憶，導(dǎo)致一些珍貴的聲像資料失去了其應(yīng)有的保存價(jià)值和利用價(jià)值。檔案管理單位不認(rèn)真落實(shí)聲像檔案歸檔制度，不利于管理人員認(rèn)真執(zhí)行聲像檔案的歸檔制度，也不能夠有效控制檔案管理制度的相關(guān)措施。加上檔案工作人員的責(zé)任感和事業(yè)心不強(qiáng)，使得管理人員的工作缺乏主觀能動(dòng)性，不能夠及時(shí)主動(dòng)地收集聲像檔案資料，最終導(dǎo)致聲像檔案的流失和歸檔的不及時(shí)。此外，由于國(guó)家對(duì)聲像檔案的保管條件規(guī)定地更加嚴(yán)格，比如應(yīng)當(dāng)采用專門的聲像檔案專柜或者庫房對(duì)檔案材料進(jìn)行保存，應(yīng)當(dāng)具備恒溫、防磁、恒濕等保管環(huán)境，以方便長(zhǎng)久保存聲像檔案。而這些條件需要投入較大的成本，因而很難引起領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。

2 完善聲像檔案歸檔和保存制度的方法

2.1 提高對(duì)聲像檔案管理的認(rèn)知度，適時(shí)擴(kuò)大宣傳

為了完善聲像檔案的保管工作流程，檔案人員和檔案管理部門不僅要提高對(duì)聲像檔案管理的認(rèn)知度，還要適時(shí)擴(kuò)大宣傳，強(qiáng)化立檔單位有關(guān)聲像檔案材料的歸檔意識(shí)，完善聲像檔案資料的管理工作。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)當(dāng)積極主動(dòng)地了解本單位聲像檔案的保存和管理現(xiàn)狀，在歸檔過程中還應(yīng)當(dāng)切身地與檔案管理人員探討檔案保存過程中出現(xiàn)的問題，并積極探討相應(yīng)的解決對(duì)策。同時(shí)可以借助新聞媒體的作用，加大聲像檔案管理制度的宣傳力度，深化管理人員對(duì)聲像檔案的分類管理意識(shí)，充分利用聲像檔案的專欄、板報(bào)，提高聲像檔案材料的利用價(jià)值，積極發(fā)揮聲像檔案的積極作用，為取得良好的社會(huì)效益發(fā)揮重要的鋪墊作用。

2.2 完善聲像檔案管理制度，明確檔案管理人員的責(zé)任

為了改善聲像檔案管理的混亂管理秩序，各檔案管理單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合具體的實(shí)際情況，不斷完善聲像檔案的具體流程和管理制度，強(qiáng)化聲像檔案的歸檔流程的規(guī)范化，積極落實(shí)聲像歸檔制度，完善聲像檔案的形成、積累、收集、歸檔、管理和移交等各個(gè)環(huán)節(jié)，充分明確檔案攝錄人員和管理人員的職責(zé)，引導(dǎo)其按照規(guī)章制度進(jìn)行歸檔和保存工作。[1]采取切實(shí)可行的控制措施，促進(jìn)聲像檔案管理工作的順利開展。

2.3 加強(qiáng)檔案管理培訓(xùn)，提高檔案的管理質(zhì)量

立檔單位應(yīng)當(dāng)積極組織聲像檔案管理人員定期的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和定期考核制度，將檔案管理人員適當(dāng)擴(kuò)大到攝錄人員的范疇，方便高效開展聲像檔案的歸檔、保存工作，使聲像檔案管理人員能夠明確管理標(biāo)準(zhǔn)，掌握優(yōu)秀的管理方法，提高具體的實(shí)踐操作能力。各立檔單位的聲像檔案管理員還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)日常的檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，確保業(yè)務(wù)指導(dǎo)能夠及時(shí)到位，進(jìn)而提高和改善聲像檔案的整理質(zhì)量。此外，各單位還應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況，改善檔案的保管條件，做好檔案的定期檢測(cè)工作，嚴(yán)格控制好檔案庫房的溫濕度，單獨(dú)存放密閉鐵柜和聲像柜，做好錄音錄像帶的定期倒帶檢查等措施，實(shí)現(xiàn)聲像檔案的永久性、長(zhǎng)期性保存。

3 結(jié)語

綜上所述，完善聲像檔案的歸檔和保存制度有利于更好地再現(xiàn)聲音與影像等檔案資料，充分實(shí)現(xiàn)聲像檔案資料的保存和利用價(jià)值。這不僅有利于實(shí)現(xiàn)聲像檔案的整理、歸檔和保管等各個(gè)環(huán)節(jié)，還有利于提高聲像檔案的管理效果，提升聲像檔案的安全管理水平，盡最大努力實(shí)現(xiàn)聲像檔案資料的完整性、安全性和長(zhǎng)久性，進(jìn)而完善聲像檔案管理制度的指導(dǎo)和監(jiān)督制度，實(shí)現(xiàn)歸檔工作的規(guī)范化管理，使這些檔案資源更好地為企業(yè)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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[2]李玉鳳，趙玉茹.基層檔案室聲像檔案的歸檔管理[J].業(yè)務(wù)天地，2014，（11）：123-124.endprint