淺談如何加強(qiáng)檔案管理工作

作者簡介：陳潔（1965.10-），男，漢，四川眉山人，中技學(xué)歷，檔案助理館員，眉山市房地產(chǎn)管理局，研究方向：檔案管理工作。

摘要：檔案管理作為一種知識(shí)管理，工作雖繁瑣枯燥，但在社會(huì)發(fā)展中表現(xiàn)出來的重要性卻越來越明顯。面對(duì)新時(shí)期檔案工作的需要，如何加強(qiáng)檔案管理，使之更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)管與用的科學(xué)結(jié)合，促進(jìn)檔案管理工作與經(jīng)濟(jì)社會(huì)的協(xié)調(diào)發(fā)展，是當(dāng)前檔案管理部門面臨的新任務(wù)、新挑戰(zhàn)。

關(guān)鍵詞：加強(qiáng)；檔案管理；工作

一、高標(biāo)準(zhǔn)做好檔案管理，實(shí)現(xiàn)管理工作“四化”

（一）制度化。檔案種類和載體的多樣化促使管理方不斷改革創(chuàng)新，科學(xué)管理，對(duì)檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。一是重視檔案工作制度建設(shè)，建立相應(yīng)的管理規(guī)定，使檔案管理工作做到因地制宜、靈活有效。如：市房管局檔案室制定了《檔案工作崗位責(zé)任制》、《文件材料歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案查閱審批單制度》等10大制度，堅(jiān)持制度上墻、制度歸檔、嚴(yán)格遵守，定期檢查。二是安排專人負(fù)責(zé)管理，檔案管理工作成功與否關(guān)鍵取決于人，因此在配備檔案管理人員時(shí)，要把那些有較強(qiáng)責(zé)任心、事業(yè)心和高度保密意識(shí)的同志選拔到檔案管理崗位，確保檔案的完整與安全，這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的。三是加大督促檢查，確保檔案保管工作有條不紊、完好無損，無損壞、無遺失、無被竊現(xiàn)象發(fā)生，檔案整齊規(guī)范，有章可循，有目可查，促進(jìn)檔案管理工作的提檔升級(jí)。

（二）信息化。檔案數(shù)量的寵大給保管和提供利用帶來困難，管理方法手段的落后直接影響檔案的質(zhì)量，只有創(chuàng)新管理方式，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形式下出現(xiàn)的新問題。一是完善電子檔案。利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，可以收到事半功倍的效果。將所有房產(chǎn)電子檔案輸入到微機(jī)中，利用計(jì)算機(jī)人工立卷，然后按類別將所屬條目的內(nèi)容打印出來。作為以“卷”為單位時(shí)案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，查閱時(shí)只要輸入所要查閱的檔案名，就能在最短的時(shí)間內(nèi)調(diào)出所要查閱的檔案，極大的方便了利用者，大大提高了辦事效率。二是掌握管理技能。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計(jì)等工作，使文件的形成、運(yùn)行、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與自動(dòng)化辦公銜接起來，這種現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)操作管理技術(shù)，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運(yùn)用。檔案管理信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位邊工作邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息文化的學(xué)習(xí)掌握，努力使自己成為信息知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。

（三）開發(fā)化。檔案開發(fā)利用已成為社會(huì)不可或缺的信息資源，也是為社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)的宗旨得以實(shí)現(xiàn)的直接手段。一是加強(qiáng)基礎(chǔ)管理。檔案員除了在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫外，應(yīng)著重做好檔案的編目、檢索、編研工作，編制較適用的檢索工具，建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時(shí)、系統(tǒng)、完整地提供、滿足檔案利用工作的需要。二是加強(qiáng)檔案保管。重要、珍貴的檔案要備有微縮或復(fù)制件，以代替檔案原件提供利用，這是加強(qiáng)檔案管理的一項(xiàng)重要措施，同時(shí)加強(qiáng)檔案庫房設(shè)施建設(shè)，減少外界條件對(duì)檔案造成的損害。三是加強(qiáng)需要預(yù)測(cè)。隨著改革的逐漸深入，檔案管理工作也要適應(yīng)社會(huì)需求的變化，尋求更為有效的服務(wù)新途徑，以提高檔案利用的質(zhì)量和水平，把“死”檔案變成“活”檔案，更好地發(fā)揮檔案的作用。

（四）公開化。一是在全面實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的基礎(chǔ)上，借助工程建設(shè)，將檔案信息實(shí)行網(wǎng)上公開，發(fā)揮檔案的社會(huì)效益。二是加大檔案的法制宣傳力度，宣傳形式要豐富多采、不拘一格，可以采取電話講座、發(fā)放宣傳單、召開座談會(huì)等多種形式，宣傳檔案事業(yè)在社會(huì)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實(shí)際意義，強(qiáng)化全社會(huì)的檔案意識(shí)和安全意識(shí)，營造人人關(guān)心檔案管理工作的強(qiáng)烈氛圍，形成全員重視、齊抓共管的良好局面，為依法治檔營造良好的社會(huì)環(huán)境。

二、檔案管理中存在的問題

（一）歸檔文件不齊全。經(jīng)辦人員歸檔意識(shí)淡薄，造成許多應(yīng)歸檔的文件材料未及時(shí)歸檔。如：一些重要文件材料的原件被相關(guān)單位收取卻沒有及時(shí)復(fù)印備份存檔、一些重大活動(dòng)沒有照片或錄像、上報(bào)上級(jí)的報(bào)表未留底稿、有電子文件的紙質(zhì)文件歸檔了，電子文件卻沒有歸檔，專業(yè)性較強(qiáng)有文件材料 不需要?dú)w檔，應(yīng)該由自己部門留存保管等。

（二）歸檔制度落實(shí)不到位。有些單位盡管對(duì)歸檔制定了詳盡的制度，但是卻未嚴(yán)格按照制度執(zhí)行，使得制度成為一紙空文。檔案管理部門礙于情面，未對(duì)不認(rèn)真執(zhí)行歸檔職責(zé)的兼職檔案員和部門進(jìn)行考核，導(dǎo)致許多應(yīng)歸檔文件材料一拖再拖，長時(shí)間得不到歸檔，最終遺失。

（三）兼職檔案員隊(duì)伍不穩(wěn)定。做好單位材料歸檔工作，需要兼職檔案員隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定并具備較好的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)和良好的職業(yè)道德修養(yǎng)。輪崗頻繁，流動(dòng)性較大，單位檔案兼職檔案員經(jīng)常發(fā)生變動(dòng)，導(dǎo)致一些新上崗的兼職檔案員對(duì)本單位的歸檔范圍和歸檔文件材料的要求不甚熟悉，檔案室工作人員需要經(jīng)常對(duì)新上崗兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

三、下一步的建議意見

（一）加大宣傳力度，提高歸檔意識(shí)。通過不定期對(duì)兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)或定期會(huì)議等形式，向所屬單位檔案分管領(lǐng)導(dǎo)及兼職檔案員宣傳《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》及上級(jí)制定的檔案管理相關(guān)的文件法規(guī)精神等，提高兼職檔案員的歸檔意識(shí)，使其明白有價(jià)值的文件材料不是屬于經(jīng)辦人員個(gè)人的，而是屬于單位的，檔案具有資產(chǎn)屬性，是單位無形資產(chǎn)的一部分，任何人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔，不按照相關(guān)規(guī)定將其歸檔是一種違法的行為。

（二）健全歸檔制度，強(qiáng)化執(zhí)行力度。單位對(duì)于文書檔案、基建檔案、科研檔案、會(huì)計(jì)檔案、實(shí)物檔案、照片聲像檔案、電子文件以及其他專門檔案要具體規(guī)定每種檔案的歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、歸檔要求、歸檔時(shí)間以及不按時(shí)、按要求歸檔的考核處理辦法，明確檔案工作職責(zé)和任務(wù)，使涉及歸檔工作的各個(gè)方面都有章可循，有據(jù)可依，從而形成有利于歸檔工作持續(xù)發(fā)展的長效管理機(jī)制。應(yīng)將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作職責(zé)，對(duì)違反制度規(guī)定不按時(shí)歸檔和歸檔文件材料質(zhì)量低劣，不符合要求的部門和個(gè)人要按照制度進(jìn)行考核，不能使制度成為一紙空文。

（三）加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)，確保落實(shí)到位。每年初可以針對(duì)做好年度文件材料歸檔工作發(fā)文、明確歸檔范圍、歸檔質(zhì)量、歸檔時(shí)間、歸檔程序等相關(guān)事項(xiàng)，每年底對(duì)當(dāng)年的歸檔工作進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、總結(jié)通報(bào)。對(duì)歸檔工作中做出成績的所屬單位或個(gè)人可以給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反有關(guān)規(guī)定造成檔案損失的相關(guān)人員給予處分。檔案室工作人員應(yīng)對(duì)單位活動(dòng)中產(chǎn)生的文件材料做到心里有數(shù)、方能有的放失，做好活動(dòng)結(jié)束后資料的歸檔跟蹤。嚴(yán)格把關(guān)。每年初將上年度歸檔的收文、發(fā)文、合同與收發(fā)文登記薄、合同章用印登記薄等對(duì)照、檢查有無未歸檔文件材料，在歸檔中對(duì)每份文件材料都認(rèn)真檢查，避免“錯(cuò)”、“漏”、“重”，以及沒有查考利用價(jià)值的文件材料也拿來歸檔等現(xiàn)象發(fā)生。

總之，做好檔案管理工作，可以使檔案在為國家建設(shè)創(chuàng)造社會(huì)效益的同時(shí)，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。因此，必須全力做好檔案管理工作，為社會(huì)進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供更科學(xué)更有效的檔案服務(wù)。檔案管理工作者要不怕麻煩，不怕得罪人，要擺脫陳舊的思維模式，敢于創(chuàng)新，主動(dòng)積極地結(jié)合單位實(shí)際情況多想辦法，只有這樣，才能使單位有查考利用價(jià)值的文件材料完整、齊全地歸檔，更好地為單位的經(jīng)營、管理、生產(chǎn)等活動(dòng)服務(wù)，充分發(fā)揮檔案應(yīng)發(fā)揮的作用。（作者單位：眉山市房地產(chǎn)管理局）

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