基于辦公自動化環(huán)境的醫(yī)院檔案管理探析

薛理花

摘要：隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案管理工作更加趨向于自動化管理方向發(fā)展，這樣一來，更加有利于檔案管理效率的實(shí)現(xiàn)。醫(yī)院檔案管理工作對于醫(yī)院日常運(yùn)營管理來說，具有著十分重要的意義，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作，對于提高醫(yī)院管理水平和工作效率來說，起到了十分積極的作用。本文就基于辦公自動化環(huán)境的醫(yī)院檔案管理研究，主要分析了當(dāng)下醫(yī)院檔案自動化管理存在的問題，并就如何改善這些問題提出了相應(yīng)的解決措施，希望能夠?yàn)獒t(yī)院檔案自動化管理提供一些參考和建議。

關(guān)鍵詞：自動化；醫(yī)院檔案管理；改善措施

前言

信息技術(shù)的發(fā)展，電子計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在人們?nèi)粘Ｉa(chǎn)生活中的廣泛應(yīng)用，促進(jìn)了辦公自動化管理的發(fā)展和進(jìn)步。醫(yī)院檔案管理應(yīng)用自動化進(jìn)行管理，可以更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理的效率化，并且在實(shí)際應(yīng)用過程中，能夠更好地進(jìn)行檔案查找，極大地提升了醫(yī)院的工作效率。但是我國對辦公自動化環(huán)境研究較少，自動化管理手段尚處于發(fā)展階段，很多技術(shù)并不成熟，這對于醫(yī)院檔案自動化管理來說，十分不利。本文分析了如何將辦公自動化應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理當(dāng)中，并就存在的一些問題進(jìn)行了分析，對于實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案自動化管理來說，具有重要的意義。

1、辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理需要注意的問題

如圖1（辦公自動化管理系統(tǒng)主要功能模塊示意圖）所示，很多醫(yī)院利用ioffice.net系統(tǒng)，建立了較為完善的檔案管理系統(tǒng)，在很大程度上實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院檔案管理的效率化。但在實(shí)際應(yīng)用過程中，仍然存在一些問題。辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理需要注意以下幾點(diǎn)問題：

第一，辦公自動化要與醫(yī)院檔案管理有機(jī)結(jié)合。檔案管理工作的發(fā)展，在新時期下，有著新的要求。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足當(dāng)下發(fā)展需要，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理方式，已經(jīng)勢在必行。辦公自動化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理要更具效率化，并且檔案管理工作要滿足醫(yī)院發(fā)展的實(shí)際需要，堅(jiān)持以辦公自動化與醫(yī)院檔案管理一體化的發(fā)展模式為主，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的效率性，并且使檔案管理工作能夠滿足醫(yī)院實(shí)際需要，促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步[1]。

第二，注重檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。檔案管理過程中，自動化的管理模式極大提升了檔案管理的效率性，加之計(jì)算機(jī)系統(tǒng)具有較為強(qiáng)大的數(shù)據(jù)存儲功能，可以使檔案信息管理更具先進(jìn)性和實(shí)用性。如圖1所示，檔案管理工作作為辦公自動化管理系統(tǒng)中的一部分，可以利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺實(shí)現(xiàn)對該工作的有效監(jiān)管，將每一個環(huán)節(jié)都利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行有效規(guī)范，在實(shí)際應(yīng)用過程中，可以更加方便地調(diào)出信息，解決實(shí)際需要。

第三，提高醫(yī)院部門之間的有效合作。從圖1（辦公自動化管理系統(tǒng)主要功能模塊示意圖）中，我們可以看出，檔案管理只是辦公自動化管理系統(tǒng)中的一個獨(dú)立部分，但這與傳統(tǒng)的檔案管理模式又存在較大的不同，利用自動化管理系統(tǒng)，可以更好地實(shí)現(xiàn)對檔案信息的管理。但進(jìn)行信息管理的同時，如何對檔案管理工作進(jìn)行有效規(guī)整，保證檔案信息的安全性、準(zhǔn)確性、可靠性，這是自動化辦公管理系統(tǒng)必須考慮的一個重要問題。相較于傳統(tǒng)的檔案管理模式，基于辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理，將更加注重于部門之間的合作，通過檔案部門和信息技術(shù)部門的合作，才能實(shí)現(xiàn)信息的正確存儲，保證檔案工作能夠順利完成。同時，在利用辦公系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理時，系統(tǒng)自身的性能對檔案管理工作也有著較大的影響，加強(qiáng)系統(tǒng)性能，也需要部門之間的相互協(xié)作。所以說，辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理，必須注重部門之間的有效合作，這是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的前提條件[2]。

2、關(guān)于辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理工作的改善措施分析

2.1加強(qiáng)專業(yè)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)

就相關(guān)數(shù)據(jù)調(diào)查顯示，醫(yī)院工作人員對辦公自動化系統(tǒng)的了解度雖然有所提升，但是對于該系統(tǒng)的熟練度仍然較低，這樣的情況下，想要更好的將辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理工作當(dāng)中，很難實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。這樣一來，加強(qiáng)專業(yè)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，對于促進(jìn)辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用，顯得尤為重要。自動化辦公系統(tǒng)具有較高的科技含量，是對計(jì)算機(jī)技術(shù)的一種實(shí)際應(yīng)用，可以更好地滿足人們的辦公需要。但實(shí)現(xiàn)效率的前提是對該辦公系統(tǒng)必須了解充分，對系統(tǒng)性能以及各個部分的功能都能了如指掌。所以，提升辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作的效率性，建立專業(yè)檔案管理隊(duì)伍這一舉措，勢在必行。在進(jìn)行專業(yè)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)過程中，要注意把握以下幾點(diǎn)：第一，檔案管理人員要堅(jiān)持與時俱進(jìn)，了解檔案管理工作知識，并且具有較高的計(jì)算機(jī)操作水平；第二，注重業(yè)務(wù)能力提升，使檔案工作人員能夠更好地應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)，相關(guān)信息的錄入、調(diào)取能夠?qū)崿F(xiàn)效率性；第三，注重業(yè)務(wù)考核，建立有效的評估機(jī)制，使檔案管理人員能夠有安危意識，激發(fā)工作熱情，投入到檔案管理工作當(dāng)中。

2.2注重傳統(tǒng)檔案管理理念的轉(zhuǎn)變

醫(yī)院檔案管理工作的效率化，必須注重當(dāng)下新技術(shù)手段的應(yīng)用，這是提高工作效率的唯一方式。新的技術(shù)手段不斷應(yīng)用社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中，促進(jìn)了社會變革，實(shí)現(xiàn)了人們生活水平的提升。這種發(fā)展形勢下，醫(yī)院檔案工作也必須堅(jiān)持與時俱進(jìn)，推進(jìn)理念創(chuàng)新，對傳統(tǒng)檔案管理理念必須轉(zhuǎn)變。電子化檔案是當(dāng)下檔案管理的主要模式，也是實(shí)現(xiàn)檔案效率化的主要方式。電子檔案管理需要與信息部門進(jìn)行合作，所以必須要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，加強(qiáng)醫(yī)院部門之間的協(xié)調(diào)工作能力，有計(jì)劃、有步驟地實(shí)現(xiàn)檔案管理工作[3]。

2.3提升醫(yī)院檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化

醫(yī)院檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，可以有效地提高檔案管理工作的效率性，在實(shí)際工作過程中，必須切實(shí)推進(jìn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)?；谵k公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理工作，更要注重這兩點(diǎn)問題。電子檔案管理，標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化決定了檔案存儲效果和日后調(diào)用效率，若是在存儲過程中不注意標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，日后想要查找，將會十分的困難。這樣一來，非但沒能實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的效率性，反而不如傳統(tǒng)檔案管理模式的效率。在進(jìn)行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化工作時，要注重把握以下兩點(diǎn)內(nèi)容：第一，檔案存儲要具有統(tǒng)一性，即根據(jù)檔案的特點(diǎn)，進(jìn)行有區(qū)別的存儲操作；例如文件管理和檔案管理，這兩者之間存在著較大的不同，在存儲過程中必須區(qū)別對待，不能將二者混為一談；第二，文件存儲的格式要保持一致性，具有一定的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化特征。文件處理、歸檔過程中，以統(tǒng)一的格式和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存儲，可以方便日后的查閱，若是不注重這一問題，將會導(dǎo)致日后查閱較為困難，對于實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的效率化來說，具有十分不利的影響[4]。

3、結(jié)束語

綜上所述，我們不難看出，基于辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理工作必然面臨著一場較大的變革，傳統(tǒng)的檔案管理模式必然發(fā)生著較大的改變，新的檔案管理方式將應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理工作當(dāng)中。醫(yī)院檔案管理工作，要堅(jiān)持與時俱進(jìn)，注重辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用，同時對當(dāng)下應(yīng)用過程中存在的問題要進(jìn)行積極改善，使檔案管理工作能夠趨于正軌，這對于醫(yī)院檔案管理以及醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生工作的發(fā)展，有著重要的意義。因此，在實(shí)際工作過程中，必須注重檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化操作，讓檔案管理工作更好服務(wù)于醫(yī)院的發(fā)展和進(jìn)步事業(yè)。（作者單位：福建省平潭縣醫(yī)院）

參考文獻(xiàn)：

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[3]馮惠玲，張斌，徐擁軍，加小雙，丁子涵，劉曉菲，張倩.多學(xué)科視角下的檔案學(xué)理論研究進(jìn)展[A].中國檔案學(xué)會.創(chuàng)新：檔案與文化強(qiáng)國建設(shè)——2014年檔案事業(yè)發(fā)展研究報告集[C].中國檔案學(xué)會：，2014：61.

[4]陳帥.面向協(xié)同管理的醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用研究[D].南方醫(yī)科大學(xué)，2013.