采購舞弊方式及審計實施策略

王世鋒

[摘 要]由于市場競爭十分激烈，賣方市場已經(jīng)逐漸向買房市場轉(zhuǎn)變，采購付款工作成為了舞弊的重要領(lǐng)域。采購作為企業(yè)運營管理中的重要環(huán)節(jié)之一，其各個步驟都存在著潛在的舞弊風(fēng)險。作為企業(yè)管理者要對這一情況有充分的認識。由于采購項目的范圍廣闊，要預(yù)防采購舞弊就要采取不同的審計方式。文章主要針對采購舞弊方式與審計實施策略進行探析。

[關(guān)鍵詞]采購舞弊；審計策略；內(nèi)部控制

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2015.44.103

企業(yè)物資采購過程中出現(xiàn)舞弊行為是內(nèi)部控制體系構(gòu)建中的重要環(huán)節(jié)，同時也是審計人員對物流內(nèi)部控制審計的重點。物資采購過程中常常會出現(xiàn)各種機會給采購人員或經(jīng)辦人員舞弊的機會。在合同條款、招投標組織、零星采購以及產(chǎn)品附件或贈品等情況下，采購人員或經(jīng)辦人員都有可能采取各種方式進行舞弊。

1 采購舞弊方式及審計實施

1.1 合同條款舞弊與審計

采購簽訂合同的條款項目應(yīng)該包括物資名稱、數(shù)量、品質(zhì)、運輸條款、產(chǎn)品質(zhì)量保證條款等一系列相關(guān)信息。但是有的采購合同條款中僅僅標明了所要訂購的產(chǎn)品、單價、金額，對于產(chǎn)品的其他信息一無所知，有的采購合同條款中只標明了供貨商，產(chǎn)品的生產(chǎn)廠家也沒有。在實際的市場交易過程中同一樣產(chǎn)品不同規(guī)格、型號之間的價格存在著巨大差別。同一產(chǎn)品不同生產(chǎn)廠商其價格也存在巨大差異。一些采購人員往往利用合同中的漏洞來偷龍轉(zhuǎn)鳳，使用高價格來購更低等級的產(chǎn)品，以賺取中間差價。對合同條款舞弊的審計應(yīng)該做到對合同條款、供應(yīng)商發(fā)票等一系列單據(jù)進行嚴格的審計，在審計過程中對產(chǎn)品模糊表述的信息來進行核實。例如，生產(chǎn)廠家、產(chǎn)品規(guī)格、產(chǎn)品型號等都需要一一核對。

1.2 招投標舞弊與審計

使用招投標方式來進行產(chǎn)品的采購曾經(jīng)被譽為避免采購舞弊最有效的方式之一，其能夠有效提升采購活動的透明度，杜絕采購人員的舞弊行為。然而招投標方式采購是否能夠真正實現(xiàn)避免采購舞弊與其組織形式、監(jiān)督機制有著面對關(guān)系。限制有競爭實力的供應(yīng)商參與投標、相關(guān)評標工作人員無法在評價過程中正常使用權(quán)利，監(jiān)督管理人員無法實現(xiàn)監(jiān)督的作用均為招投標采購過程中開展舞弊的手段。因此，在進行招投標采購設(shè)計過程中要密切注意組織環(huán)節(jié)的有效性以及監(jiān)督管理職能是否能夠正常發(fā)揮。對招投標活動的相關(guān)情況需要仔細查看研究，核對招投標的資料與采購物資合同內(nèi)容是否匹配。并且就招投標采購與非招投標采購之間的區(qū)別進行分析，力求證明招投標采購的有效性。

1.3 零星采購舞弊與審計

零星采購即為所購買的物品不屬于集中采購目錄，屬于需求特殊的產(chǎn)品。并且產(chǎn)品的單價不高、用量單一，沒有必要通過集中采購來降低價格。采購人員在進行零星采購的過程中虛報產(chǎn)品價格，或者提供等級更低的產(chǎn)品從中獲取利益。對零星采購舞弊的審計可以從監(jiān)督采購流程，核實產(chǎn)品的價格、質(zhì)量等。定期開展市場詢價工作。對于已購買的零星材料進行市場摸底調(diào)研。建立完善的采購信息系統(tǒng)，對于新入庫的零星材料與往期價格進行對比，核實價格波動是否處于合理范圍內(nèi)。

1.4 產(chǎn)品附件與贈品舞弊與審計

在實際產(chǎn)品采購過程中供應(yīng)商將跟隨產(chǎn)品的售出贈予一些產(chǎn)品附件，所贈予的附件可以是實物、服務(wù)或其他贈品。例如，在采購回聲儀的時候供應(yīng)商會附加筆記本電腦贈送。購買計算機時供應(yīng)商會附加鼠標、鍵盤贈送。購買大型儀器會有商超優(yōu)惠券贈送等。大多數(shù)單位對采購產(chǎn)品中的附件與贈品不會在合同條款中顯示，實物驗收人員在驗收后也并不會進行登記。因此，有的采購人員或經(jīng)手人員將供應(yīng)商所贈予的產(chǎn)品據(jù)為己有。對該舞弊方式進行審計首先需要判斷企業(yè)的內(nèi)部控制體系是否存在利用附件或贈品開展舞弊的漏洞。如果存在漏洞就要及時獲得供應(yīng)商是否存在附件或贈品贈送的信息，并且查驗附件與贈品是否驗收入庫。同時，檢查所采購的產(chǎn)品是否為已購產(chǎn)品的附件或贈品。

2 采購人員預(yù)防采購舞弊風(fēng)險

2.1 組織牽制法

組織牽制法是預(yù)防采購舞弊的重要途徑之一。目前該方式已經(jīng)被財務(wù)會計領(lǐng)域廣泛使用。針對采購工作來說，組織牽制法同樣也可以起到有效的作用。組織牽制法可以被融合在六個關(guān)鍵的采購步驟當中。首先，在開發(fā)供應(yīng)商的過程中為了降低供應(yīng)商開發(fā)的舞弊情況，可以篩選組織建立合格供應(yīng)商名單，然后從中選取合適的供應(yīng)商。在這一環(huán)節(jié)中要對采購部分人員的職責(zé)進行嚴密的規(guī)定，選擇哪一個企業(yè)產(chǎn)品進行采購主要是由開發(fā)供應(yīng)鏈的工程師來決定。負責(zé)開發(fā)供應(yīng)鏈的工程師將對所有錄入在合格供應(yīng)商中的商家開展全面的質(zhì)量審核。另外，為了避免質(zhì)量工程師舞弊，最后選擇供應(yīng)商的權(quán)力落到由各個部門建立形成的采購管理隊伍。組織牽制法能夠在采購環(huán)節(jié)中規(guī)定各個步驟深入，通過分散權(quán)責(zé)、部門牽制、多重決策等方式來降低舞弊風(fēng)險。

2.2 利益沖突回避

利益沖突回避是企業(yè)內(nèi)部控制管理的重要措施之一。其對于降低采購舞弊風(fēng)險也有著十分重要的作用。企業(yè)內(nèi)部控制管理部門與行政管理部門應(yīng)該定期對企業(yè)所設(shè)置的敏感崗位的員工利益進行調(diào)查，敏感崗位人員包括采購部業(yè)務(wù)人員、設(shè)備工程師、過磅稱重人員、會計人員、計算機錄入人員等。企業(yè)在招聘上述崗位的時候要對人力資源的擬招聘人員開展利益沖突調(diào)查。

2.3 訪問供應(yīng)商

訪問供應(yīng)商制度是預(yù)防采購舞弊風(fēng)險的重要策略之一。企業(yè)要制定內(nèi)部控制人員和內(nèi)部審計人員定期訪問供應(yīng)商的規(guī)定。在企業(yè)正常運行管理中不僅僅要求高層領(lǐng)導(dǎo)要做到不定期訪問供應(yīng)商外，內(nèi)部控制審計部門人員也應(yīng)該對相關(guān)的供應(yīng)商開展訪問調(diào)查。在通過訪問供應(yīng)商的過程中內(nèi)部控制人員能夠直接獲知供應(yīng)商與被審計工作人員之間的關(guān)系以及供應(yīng)商對其看法。如果供應(yīng)商舉報被審計人員并且調(diào)查情況屬實，那么該被審計工作人員將被立即調(diào)離崗位并且予以處分。內(nèi)部控制與內(nèi)部審計人員直接訪問供應(yīng)商能夠從特殊渠道對本企業(yè)的員工企業(yè)震懾的作用，以降低采購舞弊的風(fēng)險。

3 結(jié) 論

采購舞弊是采購部門的敏感話題，也是企業(yè)需要高度關(guān)注的重點工作，在合同條款、招投標組織、零星采購以及產(chǎn)品附件或贈品等情況下，采購人員或經(jīng)辦人員都有可能采取各種方式進行舞弊。很多企業(yè)在審計采購舞弊的過程中使用了各種方式，但是收效不佳。其主要原因就是在于其沒有徹底對企業(yè)的實際情況進行針對性的分析。要杜絕采購舞弊的根本方式就是完善企業(yè)內(nèi)部控制管理制度，在制度上做到無懈可擊。針對企業(yè)運營的實際情況來選擇有效地預(yù)防舞弊與審計的方式，從而杜絕采購舞弊行為的出現(xiàn)。

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