大數(shù)據(jù)背景下高校檔案資源體系構(gòu)建研究

崔潔

摘要：隨著云計(jì)算、云存儲(chǔ)技術(shù)的帶來(lái)的數(shù)字信息化建設(shè)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代下對(duì)信息高效化、專深化、個(gè)性化、多樣化需求日益迫切，高校傳統(tǒng)的檔案資源體系建設(shè)面臨更多挑戰(zhàn)?；诖?，以“大檔案”、“大服務(wù)”為特征的數(shù)字檔案資源建設(shè)工作更應(yīng)該從適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代要求上來(lái)變革和創(chuàng)新，推進(jìn)檔案資源轉(zhuǎn)化為知識(shí)資源，為高校決策、教學(xué)、科研利用提供便捷的資訊服務(wù)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；高校；檔案資源；構(gòu)建體系

檔案資料的信息化建設(shè)是大數(shù)據(jù)時(shí)代面臨的直接挑戰(zhàn)，特別是對(duì)海量數(shù)據(jù)的非結(jié)構(gòu)化轉(zhuǎn)變，更需要從大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行整合，使其更好的服務(wù)教學(xué)及學(xué)校管理需要。隨著云計(jì)算、云存儲(chǔ)技術(shù)服務(wù)模式的成熟，各高校檔案數(shù)據(jù)信息資源體系建設(shè)更要滿足高效化、多樣化、專深化要求，為此，筆者結(jié)合我校檔案管理實(shí)際，從檔案資源體系建設(shè)上來(lái)提出應(yīng)對(duì)思路和規(guī)劃目標(biāo)。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代的管理特點(diǎn)及檔案資源體系建設(shè)的必要性

信息技術(shù)的快速發(fā)展對(duì)數(shù)字化傳播方式的變革是突飛猛進(jìn)的。在行業(yè)內(nèi)，以云計(jì)算為技術(shù)支撐的大數(shù)據(jù)時(shí)代，其概念還未統(tǒng)一，對(duì)其所限定的標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)據(jù)集合主要以規(guī)模較大為主。然而，這些數(shù)據(jù)集合并非簡(jiǎn)單的堆積或存儲(chǔ)，大數(shù)據(jù)是建立在大規(guī)模數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，并提供數(shù)據(jù)間的關(guān)聯(lián)性，由此來(lái)更好的滿足“大服務(wù)”需要。從技術(shù)視角來(lái)看，大數(shù)據(jù)的顯著特點(diǎn)是通過(guò)對(duì)信息數(shù)據(jù)的集成來(lái)獲得價(jià)值，特別是對(duì)于海量數(shù)據(jù)對(duì)象的動(dòng)態(tài)處理，能夠從中挖掘和提取有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息。因此，基于大數(shù)據(jù)的應(yīng)用是技術(shù)、數(shù)據(jù)對(duì)象和應(yīng)用相統(tǒng)一的，其特點(diǎn)表現(xiàn)在：數(shù)據(jù)總量巨大；數(shù)據(jù)類型繁多；數(shù)據(jù)價(jià)值密度較低；數(shù)據(jù)商業(yè)價(jià)值較高；數(shù)據(jù)整合提取效率較快等特點(diǎn)。

維托克·邁爾-舍恩伯格在其《大數(shù)據(jù)時(shí)代》中提出“大數(shù)據(jù)的核心就是預(yù)測(cè)”。從大數(shù)據(jù)中來(lái)發(fā)現(xiàn)和整合信息價(jià)值，發(fā)揮大數(shù)據(jù)的智慧。高校檔案管理的對(duì)象是各類檔案資料，要從大數(shù)據(jù)視角來(lái)觀照“大檔案”，結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代特征來(lái)改進(jìn)檔案管理工作思路，增強(qiáng)對(duì)海量檔案信息的資源整合和構(gòu)建能力。隨著高校教學(xué)改革工作的深入，面對(duì)高校資源合并、機(jī)構(gòu)調(diào)整、聯(lián)合辦學(xué)、產(chǎn)業(yè)化布局的深入等現(xiàn)狀，對(duì)于各類文件資料的歸類劃分工作變動(dòng)更為龐大。信息化技術(shù)下的檔案資源體系規(guī)劃工作，能夠從多層次、多角度的動(dòng)態(tài)管理上來(lái)優(yōu)化高校檔案資源。因此，如何更好的引入云技術(shù)來(lái)逐步提升檔案信息資源的服務(wù)能力，如何快速構(gòu)建檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化布局，如何更好的為社會(huì)提供檔案信息資源服務(wù)。這些問(wèn)題的解決迫切需要從大數(shù)據(jù)時(shí)代特點(diǎn)及需求上來(lái)推進(jìn)檔案工作的現(xiàn)代化水平。

二、高校檔案資源體系建設(shè)工作現(xiàn)狀及問(wèn)題

傳統(tǒng)的高校檔案資源體系建設(shè)是圍繞紙質(zhì)介質(zhì)文件進(jìn)行歸類管理，而面對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代下的“大檔案”要求，對(duì)傳統(tǒng)檔案資源結(jié)構(gòu)的優(yōu)化問(wèn)題就更為突出，主要表現(xiàn)在：一是紙質(zhì)資料管理為主，信息化程度缺乏。在高校檔案資源管理現(xiàn)狀中，大多停留在紙質(zhì)資料的實(shí)體管理中，而數(shù)字化檔案資源相對(duì)不足，結(jié)構(gòu)比重失衡較大。如館藏資源多以結(jié)構(gòu)化方式進(jìn)行存儲(chǔ)，光盤資源、紙質(zhì)文件、數(shù)據(jù)庫(kù)資源獨(dú)立性較強(qiáng)，而與大數(shù)據(jù)時(shí)代所倡導(dǎo)的檔案資源寬泛化趨勢(shì)相比還有較大差距。為此，一方面要從紙質(zhì)文件的收集、整理及數(shù)字化上來(lái)進(jìn)行歸類重組，另一方面要從數(shù)字檔案信息資源體系建設(shè)上，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的結(jié)構(gòu)化管理，使之能夠便于組合、體系化、單元固化。二是信息資源相對(duì)零散，缺乏共享意識(shí)。從高校檔案信息化建設(shè)中，多以部門為主單兵作戰(zhàn)。如在標(biāo)準(zhǔn)上缺乏統(tǒng)一，在規(guī)劃上缺乏統(tǒng)籌，數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)異構(gòu)現(xiàn)象嚴(yán)重，使得信息資源孤立，難以有效共享。大數(shù)據(jù)時(shí)代要求從信息資源的整體利用率上來(lái)改變現(xiàn)狀，就需要從部門協(xié)調(diào)、合作共享上減少“信息孤島”，充分實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，更好的滿足互聯(lián)互通的共享需要。三是重藏輕用，資源信息挖掘深度不夠。盡管高校檔案管理工作獲得了較大提升，但在館藏資料的挖掘上認(rèn)識(shí)不夠，只重視接收而忽視其數(shù)字化、應(yīng)用化，很多資源都處于休眠狀態(tài)，這與大數(shù)據(jù)時(shí)代的資源信息的深度挖掘相背離。資源的價(jià)值在于利用，在構(gòu)建檔案資源體系就要樹立“藏用并重”的思路，真正從大數(shù)據(jù)資源信息管理中發(fā)揮其價(jià)值，真正融入到現(xiàn)代信息技術(shù)中，激活檔案資源，創(chuàng)造出更多的有價(jià)值信息。

三、構(gòu)建高校檔案資源體系建設(shè)的對(duì)策研究

檔案數(shù)據(jù)作為重要的信息資源，要從“大檔案”視角來(lái)科學(xué)的規(guī)劃和應(yīng)用。高校檔案管理者，要立足大數(shù)據(jù)、大服務(wù)要求，從當(dāng)前檔案信息管理中提升發(fā)散性思維，積極從校內(nèi)外數(shù)據(jù)資源的銜接和構(gòu)建上增強(qiáng)體系化，著力打造“數(shù)據(jù)-信息-知識(shí)-智慧”架構(gòu)。運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段，以檔案信息資源整合為防范，突破當(dāng)前檔案資源“信息孤島”的發(fā)展瓶頸，著力從減少檔案和數(shù)據(jù)兩大資源體系中來(lái)適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的挑戰(zhàn)。因此，在構(gòu)建高校檔案信息資源體系中，應(yīng)從以下幾點(diǎn)來(lái)著手。

（一）注重?cái)?shù)據(jù)總量的拓寬與延伸

大數(shù)據(jù)時(shí)代下的數(shù)據(jù)是決勝的關(guān)鍵，誰(shuí)擁有了大數(shù)據(jù)，誰(shuí)就占領(lǐng)了制高點(diǎn)。對(duì)于高校檔案信息資源來(lái)說(shuō)，要樹立新的資源觀，從擴(kuò)大和拓寬數(shù)據(jù)總量積累上來(lái)構(gòu)建檔案資源體系。一是做好實(shí)體資料資源的建設(shè)，要解放思想，打破傳統(tǒng)歸檔結(jié)構(gòu)和時(shí)限的限制，從資源的社會(huì)需求、收藏價(jià)值上來(lái)整合資料，增加資源總量；二是做好資源的門類劃分，著力豐富館藏資源，優(yōu)化資源結(jié)構(gòu)；三是注重?cái)?shù)字化建設(shè)，結(jié)合當(dāng)前高校檔案信息資源的實(shí)體化，將數(shù)字化資源整合作為當(dāng)前檔案資源體系建設(shè)的重點(diǎn)，并從數(shù)字化的使用、管理上避免隨意性，部門性，要從實(shí)體資源的統(tǒng)一規(guī)劃和管理上，既要發(fā)揮實(shí)體資源的資源優(yōu)勢(shì)，又要兼顧用戶需求的分類特征，以滿足不同部門、不同需求的廣泛應(yīng)用。如在貫徹?cái)?shù)字化戰(zhàn)略中，要做好紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作，豐富檔案資源庫(kù)；加大對(duì)檔案信息的收集與整理，拓寬網(wǎng)絡(luò)渠道，組建多種形式的數(shù)字資源整合平臺(tái)，突顯在線檔案、檔案資源庫(kù)、現(xiàn)行文件在線開(kāi)發(fā)、數(shù)字檔案目錄管理等。

（二）積極營(yíng)建開(kāi)放性的檔案數(shù)據(jù)服務(wù)

數(shù)據(jù)的價(jià)值貴在應(yīng)用，而開(kāi)放是大數(shù)據(jù)時(shí)代的顯著特征。高校檔案數(shù)據(jù)如何進(jìn)行開(kāi)放，對(duì)于數(shù)據(jù)增值需要來(lái)說(shuō)，檔案數(shù)據(jù)只有在與其他數(shù)據(jù)的整合與應(yīng)用中才能創(chuàng)造新的價(jià)值，而整合的前提就是要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行充分開(kāi)放。當(dāng)前，“大服務(wù)”的提供是數(shù)據(jù)多元化、開(kāi)放化、社會(huì)化的基礎(chǔ)，隨著用戶需求的個(gè)性化發(fā)展，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)下的數(shù)據(jù)服務(wù)，更應(yīng)該從數(shù)字化檔案信息的開(kāi)放服務(wù)中來(lái)滿足。如利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行遠(yuǎn)程查詢檔案，利用開(kāi)放數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行下載和瀏覽?？梢?jiàn)，開(kāi)放檔案數(shù)據(jù)庫(kù)已經(jīng)成為大數(shù)據(jù)時(shí)代下的基本要求。同時(shí)，在推進(jìn)檔案信息開(kāi)放化進(jìn)程中，針對(duì)用戶的知情權(quán)、以及涉密信息，要從信息公開(kāi)上進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，既方便用戶對(duì)檔案信息的利用，又切實(shí)保護(hù)了用戶的私密性，推進(jìn)了高校檔案資源價(jià)值的發(fā)揮。

（三）注重資源的整合與共享服務(wù)

高校檔案資源體系建設(shè)的目標(biāo)在于實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效整合，并從資源的共享中來(lái)最大化的實(shí)現(xiàn)檔案資源效益。大數(shù)據(jù)時(shí)代下的資源整合，需要建立科學(xué)的檔案資源空間布局和內(nèi)部結(jié)構(gòu)，并從檔案資源的社會(huì)化共享中來(lái)強(qiáng)化對(duì)館藏實(shí)體檔案及電子檔案的統(tǒng)一規(guī)劃，做好檔案資源與學(xué)校各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)集成。一是加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，從當(dāng)前數(shù)據(jù)庫(kù)異構(gòu)現(xiàn)狀來(lái)看，資源整合首先要確立明確的標(biāo)準(zhǔn)，特別是對(duì)于高質(zhì)量檔案數(shù)字化來(lái)說(shuō)，標(biāo)準(zhǔn)化是減少“信息孤島”的有效方法，也是避免資源建設(shè)盲目性、各自為政的有效保障，并從數(shù)據(jù)元結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)交換格式、電子文件歸類方法，以及數(shù)字化檔案資料的存儲(chǔ)規(guī)范上進(jìn)行統(tǒng)一。二是加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的共享，大數(shù)據(jù)的開(kāi)發(fā)就是要從數(shù)據(jù)共享中來(lái)創(chuàng)造價(jià)值。要從以數(shù)據(jù)的利用微基礎(chǔ)，著力提升檔案資源的整合，充分應(yīng)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、規(guī)劃好檔案信息資源庫(kù)的規(guī)范化、集中化，更好的滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)高校檔案信息資源的獲取要求，紓解好社會(huì)與高校對(duì)檔案信息分散性的矛盾。三是注重對(duì)結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化檔案信息的整合。從存儲(chǔ)形式的表現(xiàn)來(lái)看，不同結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)在整合中難以協(xié)同，而對(duì)于當(dāng)前存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)來(lái)說(shuō)，既有結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化，也有半結(jié)構(gòu)化，而對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)說(shuō)，各專業(yè)系統(tǒng)之間的差異性，數(shù)據(jù)共享的門檻較大，如財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的資料與教務(wù)系統(tǒng)中的資料缺乏互通，在使用中缺乏有效銜接和利用。因此在大數(shù)據(jù)體系建設(shè)中，要從數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化特征上進(jìn)行歸類和整合，特別是對(duì)于非結(jié)構(gòu)化資源的結(jié)構(gòu)化，要從云技術(shù)上來(lái)處理好海量數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)化工作，改善檔案信息管理的互通性。四是注重對(duì)校際檔案信息的合作與交流。數(shù)據(jù)擁有者之間的合作是大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的必然要求，對(duì)于高校檔案信息管理者來(lái)說(shuō)，不同校際間的資源交流是必然的。因此，要從校方管理上加大合作力度，努力從檔案信息系統(tǒng)的內(nèi)部合作和規(guī)范上，增強(qiáng)校際資源的整合與互通，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)構(gòu)建協(xié)作資源體系，打破孤立、實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源共享的價(jià)值最大化目標(biāo)。

（四）注重檔案資源管理制度及法規(guī)建設(shè)

信息化時(shí)代下的大數(shù)據(jù)整合，必須建立在相關(guān)法律憑證的規(guī)范約束下。如電子檔案的海量生產(chǎn)，對(duì)于電子檔案的法律憑證作用就需要規(guī)范，并能夠從法律上加以肯定，以增強(qiáng)電子檔案管理及資源體系建設(shè)的動(dòng)力及效果。同時(shí)，對(duì)于電子檔案資源的使用，要建立與立檔單位的協(xié)商基礎(chǔ)上，避免隨意性，以保障檔案資源管理建設(shè)的法律責(zé)任和義務(wù)。對(duì)于檔案資源的安全保護(hù)工作要加以完善，尤其是從管理制度和法律法規(guī)上來(lái)科學(xué)、全面保護(hù)檔案安全，為大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)造良好的法律環(huán)境。

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