淺談高校檔案管理績效體系的構(gòu)建

董博宇

摘 要檔案作為高校重要的信息資源，在高校發(fā)展中的作用越來越明顯。績效管理是當(dāng)今世界上最先進的理念之一，它要求邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、程序縝密，其在高校檔案管理工作中的應(yīng)用將大大提升工作實效。有關(guān)高校檔案管理績效體系構(gòu)建方面的研究備受關(guān)注。本文在對高校檔案績效管理現(xiàn)狀作出簡要分析和論述的基礎(chǔ)上，重點就高校檔案管理績效體系構(gòu)建策略進行了研究。

【關(guān)鍵詞】高校；檔案績效管理；現(xiàn)狀；構(gòu)建體系

時至今日，高校檔案管理工作雖有所發(fā)展，并取得了客觀成果，但是其中部分問題依然客觀存在，因此需要在原有成果的基礎(chǔ)上作進一步的改革與深化，從而建立更加完善的工作體系。有效的績效管理講求客觀、公平、合理，在總結(jié)和分析現(xiàn)有工作狀況的基礎(chǔ)上，科學(xué)評述各種工作行為和個人，進而有針對性地指導(dǎo)完善工作。新時期，高校檔案管理績效體系構(gòu)建已成為必然。

1 高校檔案績效管理現(xiàn)狀

隨著高等教育普及化發(fā)展，規(guī)模擴張、生源增長等對高校檔案管理工作提出了更加嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。在經(jīng)過長期的發(fā)展之后，很多高校逐步建立了檔案管理績效體系，并取得了一定成效。但是其中依然客觀存在部分問題，集中體現(xiàn)在以下幾個方面：一是，流于形式。部分高校檔案管理績效只是流于表面工作，基本按照上級部門設(shè)計的德、能、勤、績標(biāo)準(zhǔn)進行考核，并根據(jù)最終結(jié)果分為優(yōu)秀、合格與不合格三個層次，交由人事部門進行處置?？冃Э己巳嫘匀笔?，員工重視不足，應(yīng)有功能得不到發(fā)揮；二是，權(quán)責(zé)不明。有些院校對檔案管理依然是一個籠統(tǒng)的概念，簡單地將之視為額外工作，而不愿花費大量的時間和精力在相關(guān)建設(shè)上，導(dǎo)致很多人員都處于兼職狀態(tài)，權(quán)責(zé)不明，績效考核也不具備針對性、客觀性。

2 高校檔案管理績效體系的構(gòu)建策略

績效考核可以在一定程度上有效規(guī)范和激勵高校檔案管理工作，從而促進檔案管理工作實效提升。作者結(jié)合上文的分析，有針對性地提出了以下幾種高校檔案管理績效體系構(gòu)建策略，以供參考和借鑒。

2.1 明確目標(biāo)

高校檔案績效管理是一項系統(tǒng)工程，需要在正確目標(biāo)地指導(dǎo)下進行，其體系構(gòu)建應(yīng)以檔案管理機構(gòu)履行職責(zé)情況作為主要評估內(nèi)容。一般而言，高校檔案管理機構(gòu)同時承擔(dān)著行政管理與實體管理兩種職能，主要包括組織管理、保護保管以及服務(wù)建設(shè)等。其中，組織管理又涵括了隊伍建設(shè)、機制建設(shè)以及制度建設(shè)等內(nèi)容。知識經(jīng)濟時代，人才是推動各行各業(yè)可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵要素，其素質(zhì)、作風(fēng)建設(shè)十分重要。高校應(yīng)逐步實現(xiàn)檔案績效管理制度化、常態(tài)化，優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)的同時提升從業(yè)人員整體素質(zhì)。保護保管則是針對檔案管理工作環(huán)境而言的，亦是績效考核的重要指標(biāo)。服務(wù)建設(shè)是高校檔案管理價值與意義的集中體現(xiàn)。對于高校檔案管理工作而言，績效管理的核心目標(biāo)是提升服務(wù)質(zhì)量、豐富服務(wù)功能，以最大限度地滿足用戶需求。在這一系列目標(biāo)地指導(dǎo)下，高校檔案管理績效體系構(gòu)建應(yīng)作進一步的擴展和延伸，并形成具體內(nèi)容。

2.2 量化標(biāo)準(zhǔn)

量化組織戰(zhàn)略目標(biāo)形成標(biāo)準(zhǔn)，使管理者與員工之間在工作期望、表現(xiàn)及發(fā)展等方面達成共識，并督促其共同努力，是高校檔案績效管理的基礎(chǔ)。具體而言，組織績效管理標(biāo)準(zhǔn)要求各崗位權(quán)責(zé)分明，嚴(yán)格審查員工個人技能水平及素質(zhì)表現(xiàn)情況，細(xì)化相關(guān)規(guī)章制度，并據(jù)此作出總結(jié)和分析，以為下階段的檔案管理改革創(chuàng)新奠定基礎(chǔ)；保護保管績效管理標(biāo)準(zhǔn)明確各設(shè)施環(huán)境構(gòu)成元素的使用要求，如分設(shè)庫房、辦公以及閱檔三室，布置防潮、防火、防蟲等工具，配備復(fù)印、掃描、刻錄等設(shè)備，從而保證檔案管理工作的順利開展；服務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)要求員工定時更新、整理、編制檔案信息，并根據(jù)用戶需求提供定向服務(wù)，最大限度地發(fā)揮檔案信息的價值與功能。除此之外，高校還應(yīng)將信息化建設(shè)納入到檔案績效管理體系當(dāng)中，確保信息準(zhǔn)確、及時、有效。檔案管理信息化涉及到大量的先進技術(shù)及設(shè)備使用，對員工的綜合素質(zhì)要求較高。因此，此方面的績效管理，應(yīng)從設(shè)備和人員兩個角度進行考察，分析其現(xiàn)有狀況并作出客觀評估，進而進行補充和完善。

2.3 獎罰并進

事實證明，單純地依靠績效考核并不能有效規(guī)范與激勵檔案管理工作，這也是其流于形式的根本原因。對此，高校應(yīng)將檔案績效管理與其他管理環(huán)節(jié)有機地結(jié)合起來，獎罰并進，通過強硬而又不失人文的手段，引導(dǎo)員工強化責(zé)任意識，激勵他們自覺做好本職工作。簡單來講，高校應(yīng)將檔案管理績效考核與獎懲機制緊密結(jié)合在一起，并據(jù)此結(jié)果確定員工薪酬、獎金、晉升或降級等標(biāo)準(zhǔn)。市場經(jīng)濟條件下，很多行業(yè)的工作性質(zhì)不同，這就決定了其差異化的績效與薪酬權(quán)重比。目前，雖然我國訂立了統(tǒng)一的教師工資待遇標(biāo)準(zhǔn)，但是高校都用獎懲自由權(quán)，也建立了獨立的薪酬體系。高校應(yīng)賦予檔案管理部門一定的薪酬、資源自主決定權(quán)，由其根據(jù)內(nèi)部考核結(jié)果，給予相應(yīng)員工適當(dāng)?shù)莫剟罨蛱幜P，保證考核工作的公平性、公開性以及公正性。值得提出的是，獎罰并進并非單獨的針對某個人，而是包括對部門和個人的雙向考核。高校相關(guān)管理職能部門，需要對檔案部門工作作出客觀的評述和總結(jié)，指出其中不足，并作出相應(yīng)處置。

3 結(jié)束語

總而言之，高校構(gòu)建檔案管理績效體系十分重要和必要。由于個人能力有限，本文作出的研究可能存在不足之處。因此，作者希望更多學(xué)者關(guān)注此項研究，客觀總結(jié)高校檔案績效管理現(xiàn)狀，并深刻指出其中存在的問題，進而有針對性地提出更多改進意見，促進高校檔案管理績效體系構(gòu)建與完善。

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作者單位

吉林工商學(xué)院 吉林省長春市 130507