淺析醫(yī)學(xué)科研經(jīng)費(fèi)管理信息化

王長通，李慧，郭啟勇，田忠

(中國醫(yī)科大學(xué)附屬盛京醫(yī)院，沈陽市110004)

近年來，隨著我國醫(yī)療整體水平的發(fā)展及醫(yī)院科研能力的提高，醫(yī)院獲得各渠道科研項目及科研經(jīng)費(fèi)逐年增多，科研成果不斷涌現(xiàn)，醫(yī)院正實(shí)現(xiàn)著由臨床型向科研型大醫(yī)院的轉(zhuǎn)變。與此同時，上級科研管理部門對項目申報、過程及結(jié)題管理越來越嚴(yán)格;對項目預(yù)期研究成果達(dá)標(biāo)率要求越來越高;對科研經(jīng)費(fèi)預(yù)核算要求越來越精確;對各類經(jīng)費(fèi)支出合理性要求越來越精細(xì)化。因此，如何對科研經(jīng)費(fèi)進(jìn)行科學(xué)有效的管理，實(shí)現(xiàn)科研經(jīng)費(fèi)的合理支出、高效利用，為課題的順利進(jìn)行及成果最大化奠定一個良好的基礎(chǔ)，已經(jīng)成為科研管理部門面臨的一個重大管理課題［1］。

醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)是指醫(yī)院科研人員獲得的，由政府、企事業(yè)單位或其他組織提供，用來完成項目合同任務(wù)書所規(guī)定的科研任務(wù)，以實(shí)現(xiàn)科學(xué)研究內(nèi)容成果化的科研費(fèi)用［2］。科研經(jīng)費(fèi)是開展科學(xué)研究活動的物質(zhì)基礎(chǔ)［3］。科研經(jīng)費(fèi)管理是醫(yī)院科研管理中的重要組成部分，在醫(yī)院信息化水平整體推進(jìn)的大趨勢下，改變傳統(tǒng)的管理方式，建立科研管理信息系統(tǒng)，實(shí)行醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)管理的信息化，已經(jīng)成為提高高校及其附屬醫(yī)院科研管理水平的一個重要途徑和必然趨勢。

1 科研經(jīng)費(fèi)信息化管理的必要性

1.1 隨著醫(yī)院科研水平的進(jìn)步，醫(yī)院取得的來自國家、省、市各渠道的各級各類科研項目不斷增加。以盛京醫(yī)院為例，2013年醫(yī)院獲各級各類科研項目資助181項，資助經(jīng)費(fèi)高達(dá)3889萬元。其中，獲國家自然科學(xué)基金資助43項，資助經(jīng)費(fèi)1812萬元;2009—2013年5年間，醫(yī)院共獲得各級各類科研項目773項，累計獲資助科研經(jīng)費(fèi)12 845萬元。同時為鼓勵醫(yī)院科研人員的積極性，盛京醫(yī)院特設(shè)“盛京自由研究者計劃”支持基金、院內(nèi)資助課題計劃、優(yōu)秀博士資助課題及醫(yī)療三新項目基金，對優(yōu)秀的科研人員給予資助。

科研經(jīng)費(fèi)的來源及種類多樣化，不同類別項目預(yù)算科目不同，結(jié)題審計標(biāo)準(zhǔn)不同。傳統(tǒng)的報銷方式，科研管理部門只對經(jīng)費(fèi)支出項目核實(shí)，未跟蹤經(jīng)費(fèi)使用的合理性及使用效益;財務(wù)部門由于不熟知科研項目進(jìn)展，只針對項目經(jīng)費(fèi)進(jìn)行收入支出核算，同樣缺乏對經(jīng)費(fèi)的監(jiān)督管理，科研項目信息在各管理部門之間未能做到及時、全面地共享，造成經(jīng)費(fèi)使用和管理的不協(xié)調(diào)［4－5］，這種情況已不能滿足督促課題順利進(jìn)展、規(guī)范經(jīng)費(fèi)合理支出、保障課題順利結(jié)題及實(shí)現(xiàn)課題成果化良性循環(huán)的要求。

1.2 課題負(fù)責(zé)人對項目的進(jìn)展與項目經(jīng)費(fèi)的重要性認(rèn)識不足，將科研項目的中標(biāo)、進(jìn)展與結(jié)題成果化孤立對待。只片面地追求項目的中標(biāo)率，而忽視了最為重要的項目進(jìn)展和結(jié)題以及項目研究的成果轉(zhuǎn)化率，從而導(dǎo)致經(jīng)費(fèi)未按項目任務(wù)合同書的具體要求合理支出，嚴(yán)重者甚至在項目結(jié)題前期突擊使用科研經(jīng)費(fèi)。這種惡性循環(huán)現(xiàn)象的存在使得傳統(tǒng)的經(jīng)費(fèi)管理方式遇到現(xiàn)實(shí)管理瓶頸。

1.3 科研經(jīng)費(fèi)的信息化管理能滿足科研人員和科研管理人員對經(jīng)費(fèi)報銷進(jìn)展程度和審核意見的實(shí)時動態(tài)跟蹤。報銷申請者自行網(wǎng)絡(luò)查看審核通過后，持經(jīng)費(fèi)卡到財務(wù)部門進(jìn)行費(fèi)用報銷一次性完成，這種新型經(jīng)費(fèi)管理方式在方便科研人員的同時也提高了科研管理部門的工作效率。

1.4 多維度監(jiān)管機(jī)制在一定程度上保證了費(fèi)用支出的合理性。體現(xiàn)在系統(tǒng)對經(jīng)費(fèi)支出項目依據(jù)經(jīng)費(fèi)管理辦法和任務(wù)合同書進(jìn)行具體限定及管理部門對報銷申請逐級審核。

1.5 傳統(tǒng)的手工、半手工的科研管理模式，已經(jīng)不適應(yīng)目前科研管理工作的要求，連年增長的科研大數(shù)據(jù)要求醫(yī)院對科研經(jīng)費(fèi)實(shí)行信息化管理。信息化管理有利于簡化服務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)資源的對接共享，易于從源頭和使用上對數(shù)據(jù)進(jìn)行動態(tài)跟蹤管理，最終達(dá)到提高管理水平，提高科研決策的作用［6－7］。

2 科研經(jīng)費(fèi)信息化模塊的功能與流程

2.1 規(guī)范科研經(jīng)費(fèi)支出項目

嚴(yán)格按照國家及省、市科技三項經(jīng)費(fèi)使用規(guī)定，結(jié)合盛京醫(yī)院實(shí)際情況將報銷項目分為三大類:實(shí)驗相關(guān)費(fèi)用、差旅費(fèi)用、勞務(wù)費(fèi)用。其中實(shí)驗相關(guān)費(fèi)用包括:實(shí)驗動物費(fèi)用、實(shí)驗耗材費(fèi)用、實(shí)驗試劑藥品費(fèi)用、小型儀器設(shè)備購置費(fèi)用、測試化驗加工費(fèi)用、查新檢索費(fèi)用、翻譯費(fèi)及潤色修(審)稿費(fèi)用、檢查費(fèi)用、打印復(fù)印裝訂費(fèi)用、郵費(fèi)、購書及相關(guān)資料費(fèi)用。嚴(yán)格依據(jù)任務(wù)合同書及經(jīng)費(fèi)使用管理辦法限定經(jīng)費(fèi)支出項目是確保經(jīng)費(fèi)支出合理、利用高效的基礎(chǔ)。

2.2 為項目順利結(jié)題保駕護(hù)航

科研項目中標(biāo)后，科研管理部門和財務(wù)部門嚴(yán)格按照項目任務(wù)合同書中的經(jīng)費(fèi)預(yù)算，將項目的總金額和經(jīng)費(fèi)支出科目預(yù)算金額分門別類錄入科研管理信息系統(tǒng)。該功能實(shí)現(xiàn)了由計算機(jī)系統(tǒng)對科研經(jīng)費(fèi)的分類管理，使科研經(jīng)費(fèi)實(shí)際支出滿足項目任務(wù)書的經(jīng)費(fèi)預(yù)算，改變了以往科研經(jīng)費(fèi)支出不分細(xì)項，未按任務(wù)書經(jīng)費(fèi)預(yù)算支出的現(xiàn)象。在經(jīng)費(fèi)支出時，如單項費(fèi)用支出超出預(yù)算時，系統(tǒng)將提醒“余額不足”無法支出，但是該系統(tǒng)又具備預(yù)算金額微調(diào)的功能，既保證了科研經(jīng)費(fèi)使用的原則性，又具有一定的靈活性［6］。

2.3 為各部門之間經(jīng)費(fèi)的協(xié)調(diào)管理搭建橋梁

傳統(tǒng)的科研經(jīng)費(fèi)管理模式下，項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)編寫項目經(jīng)費(fèi)預(yù)算，科研管理部門依據(jù)經(jīng)費(fèi)預(yù)算審計經(jīng)費(fèi)實(shí)際支出科目，財務(wù)部門依據(jù)國家及醫(yī)院財務(wù)制度審核支出，項目的經(jīng)費(fèi)管理過程各環(huán)節(jié)缺乏溝通機(jī)制?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)各環(huán)節(jié)管理的可視化，為科研管理部門與財務(wù)審計部門、課題組之間的協(xié)調(diào)搭建橋梁。

2.4 使科研經(jīng)費(fèi)與科研項目相關(guān)聯(lián)

在科研經(jīng)費(fèi)管理平臺上，每一筆經(jīng)費(fèi)都是依托于具體的科研項目而存在的?？蒲腥藛T和管理部門可以在信息平臺上直觀、具體地查詢到項目經(jīng)費(fèi)使用情況及余額，便于項目負(fù)責(zé)人依據(jù)具體的項目起止時間與進(jìn)展程度合理安排經(jīng)費(fèi)支出。

2.5 科研經(jīng)費(fèi)報銷流程

(1)員工科研經(jīng)費(fèi)報銷流程實(shí)行三級審核:員工申請→科研與學(xué)科建設(shè)部審核一級審核→科研與學(xué)科建設(shè)部主任二級審核→主管院長三級審核(報銷金額達(dá)到院財務(wù)要求的情況)。

(2)研究生科研經(jīng)費(fèi)報銷實(shí)行四級審核:研究生申請→研究生導(dǎo)師一級審批→科研與學(xué)科建設(shè)部審核二級審核→科研與學(xué)科建設(shè)部主任三級審核→主管院長四級審核(報銷金額達(dá)到院財務(wù)要求的情況)。

2.6 科研經(jīng)費(fèi)的報銷申請和查詢界面

科研經(jīng)費(fèi)報銷申請界面見圖1，科研經(jīng)費(fèi)報銷查詢界面，見圖2。

圖1 科研經(jīng)費(fèi)的報銷申請界面

3 科研經(jīng)費(fèi)信息化管理的應(yīng)用體會

3.1 系統(tǒng)模塊的更新重組

盛京醫(yī)院科研信息管理系統(tǒng)嵌在于以人力資源管理為縱軸的院內(nèi)辦公自動化系統(tǒng)上?？蒲行畔⒐芾硐到y(tǒng)主要包括:科研信息管理、投稿介紹信管理、科研經(jīng)費(fèi)管理、研究生管理、學(xué)術(shù)任職管理5大模塊。模塊更新前只能實(shí)現(xiàn)經(jīng)費(fèi)余額的查詢，具體報銷費(fèi)用的查詢獨(dú)立于另外一個財務(wù)系統(tǒng)之上。2011年醫(yī)院在對院科研人員進(jìn)行大量的實(shí)際報銷需求調(diào)研的前提下，著手開發(fā)科研經(jīng)費(fèi)管理模塊。新的經(jīng)費(fèi)管理模塊優(yōu)勢是:(1)能實(shí)現(xiàn)科研經(jīng)費(fèi)支出項目明細(xì)及經(jīng)費(fèi)余額的實(shí)時查詢;(2)能動態(tài)跟蹤經(jīng)費(fèi)報銷的審核動態(tài);(3)科研經(jīng)費(fèi)金額與具體的科研項目內(nèi)容相匹配，使得每筆經(jīng)費(fèi)的支出項目更加合理化;(4)項目的實(shí)際報銷支出情況可以溯源、統(tǒng)計、實(shí)時查詢;(5)科研人員通過真實(shí)可見的數(shù)據(jù)全面掌握個人科研項目費(fèi)用支出的總體情況。

圖2 科研經(jīng)費(fèi)報銷查詢界面

3.2 結(jié)合科技三項支出經(jīng)費(fèi)，確立醫(yī)院科研費(fèi)用支出類別

各渠道來源的各級各類科研項目的科技三項費(fèi)用的支出類別均不相同，盛京醫(yī)院的實(shí)驗費(fèi)用支出項目也因開展實(shí)驗項目的不同而異。因此，適用于醫(yī)院經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)支持的項目支出類別目錄，對于醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)的建立及運(yùn)轉(zhuǎn)至關(guān)重要。盛京醫(yī)院憑借多年管理經(jīng)驗結(jié)合報銷實(shí)際情況，制定出原始的經(jīng)費(fèi)報銷申請單(見圖3)，并利用幾個月的時間不斷完善，最后將經(jīng)費(fèi)支出項目分為三大類:試驗相關(guān)費(fèi)用、差旅費(fèi)用和勞務(wù)費(fèi)用，其中試驗相關(guān)費(fèi)用包括試劑、藥品等實(shí)驗相關(guān)費(fèi)用。具有特色的經(jīng)費(fèi)支出項目明細(xì)的建立，對醫(yī)院經(jīng)費(fèi)報銷模塊及其他經(jīng)費(fèi)管理模塊的推進(jìn)具有巨大的基奠意義。利用信息化管理的平臺，在加強(qiáng)科研經(jīng)費(fèi)的監(jiān)督管理的前提下，同樣有效促進(jìn)科研經(jīng)費(fèi)管理的科學(xué)化、透明化［5］。

圖3 原始科研經(jīng)費(fèi)報銷審批單

3.3 增加了科研項目管理與經(jīng)費(fèi)管理之間的聯(lián)系

傳統(tǒng)的經(jīng)費(fèi)管理方式由于項目負(fù)責(zé)人、科研管理部門與財務(wù)部門之間網(wǎng)絡(luò)機(jī)制不健全，缺乏合理的溝通協(xié)調(diào)，科研立項后，某些項目負(fù)責(zé)人缺乏嚴(yán)格按照科技三項經(jīng)費(fèi)預(yù)算支出經(jīng)費(fèi)項目的意識，科研管理部門不跟蹤經(jīng)費(fèi)使用效益，財務(wù)部門只進(jìn)行核算，從而使部分科研經(jīng)費(fèi)未發(fā)揮其應(yīng)有的價值。科研經(jīng)費(fèi)信息化管理就是要培養(yǎng)科研人員合理支出科研經(jīng)費(fèi)的意識，加強(qiáng)科研經(jīng)費(fèi)使用過程中的監(jiān)管力度，掌握經(jīng)費(fèi)的使用動態(tài)情況。在科研經(jīng)費(fèi)管理平臺上，每一筆經(jīng)費(fèi)都是依托于具體的科研項目而存在，便于項目負(fù)責(zé)人依據(jù)項目起止時間與進(jìn)展程度合理安排經(jīng)費(fèi)支出。

3.4 提高了經(jīng)費(fèi)使用的效益

科研人員通過信息平臺可以隨時查詢項目經(jīng)費(fèi)使用和結(jié)余情況、科研管理部門依據(jù)任務(wù)合同書和經(jīng)費(fèi)管理辦法，通過系統(tǒng)規(guī)范了項目經(jīng)費(fèi)的支出范圍和比例，大大減少了項目負(fù)責(zé)人對經(jīng)費(fèi)使用的盲目性，促進(jìn)科研經(jīng)費(fèi)管理的透明化、科學(xué)化，最大程度發(fā)揮了科研經(jīng)費(fèi)的使用效益和效率。

3.5 建立科研經(jīng)費(fèi)預(yù)警機(jī)制

科研經(jīng)費(fèi)預(yù)警機(jī)制是指按照國家、省、市科技主管部門對科研經(jīng)費(fèi)使用管理辦法要求，對受資助項目支出科目(包括研究經(jīng)費(fèi)、國際合作與交流經(jīng)費(fèi)、勞務(wù)費(fèi)和管理費(fèi)等)按照一定比例設(shè)限，經(jīng)費(fèi)使用只能在此范圍內(nèi)開支，當(dāng)超過此支出范圍時系統(tǒng)將自動結(jié)束其報銷操作。建立此預(yù)警機(jī)制的必要性在于科研管理人員難以掌握科研經(jīng)費(fèi)各預(yù)算科目使用情況，而勞務(wù)費(fèi)與管理費(fèi)一直是項目經(jīng)費(fèi)難于控制的部分。通過系統(tǒng)直接限定費(fèi)用的支出，可以有效避免此項費(fèi)用的超支問題。保障經(jīng)費(fèi)按項目預(yù)算支出，為課題順利結(jié)題奠定基礎(chǔ)［8］。

3.6 工作展望

科研經(jīng)費(fèi)的管理必須依托于科研項目，科研經(jīng)費(fèi)管理只是科研項目管理的一個組成部分。盛京醫(yī)院下一步將完善科研項目管理模塊建設(shè)，最終建成以項目管理為中心的經(jīng)費(fèi)管理。

［1］ 張斌，程立新，侯峰，等.內(nèi)蒙古醫(yī)學(xué)院的科研管理信息系統(tǒng)的設(shè)計與實(shí)現(xiàn)［Z］.中華醫(yī)學(xué)會第12次全國醫(yī)學(xué)科學(xué)研究管理學(xué)學(xué)術(shù)年會，成都，2010.

［2］ 周增桓，袁凱瑜，趙醒村.實(shí)用醫(yī)學(xué)科研管理學(xué)教程［M］.廣州:高等教育出版社，2006:116.

［3］ 翁振群，李暉，陳湘川.醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)管理中存在的問題及對策［Z］.中華醫(yī)學(xué)會第十三次全國醫(yī)學(xué)科學(xué)研究管理學(xué)學(xué)術(shù)會議.?？?，2012.

［4］ 劉彬.醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)管理存在的問題及對策［Z］.中華醫(yī)學(xué)會第12次全國醫(yī)學(xué)科學(xué)研究管理學(xué)學(xué)術(shù)年會，成都，2010.

［5］ 梁公文，王丹蕾，王兵，等.醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)精細(xì)化管理策略的探討［Z］.中華醫(yī)學(xué)會第12次全國醫(yī)學(xué)科學(xué)研究管理學(xué)學(xué)術(shù)年會，成都，2010.

［6］ 吳錦藝，張志堅，羅彩琴，等.綜合性醫(yī)院科研管理信息化建設(shè)探討［J］.福建醫(yī)科大學(xué)學(xué)報，2013，14(3):27 －30.

［7］ 顧國青.醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)管理的實(shí)踐［J］.衛(wèi)生經(jīng)濟(jì)研究，2013(6):45－46.

［8］ 李慶虹，李進(jìn)，許文濤，等.基于工作流概念的科研經(jīng)費(fèi)信息化管理［J］.解放軍醫(yī)院管理雜志，2011，18(3):232 －233.