建筑施工企業(yè)電子檔案的收集和保存

王殿英

摘 要：近年來隨著城市化進程的不斷加快，建筑行業(yè)也得到了快速的發(fā)展，建筑工程項目也在逐年增加。建筑企業(yè)電子檔案的收集與保存對于一個企業(yè)的未來發(fā)展、提高自身的市場競爭力、管理能力的提升以及經(jīng)濟效益的增長發(fā)揮著重要的作用。因此企業(yè)的檔案管理對于一個有著至關(guān)重要的作用，企業(yè)應(yīng)該利用網(wǎng)絡(luò)、通信技術(shù)、以及計算機技術(shù)等先進科技進行檔案資料的收集與保存。本文主要針對建筑施工企業(yè)電子檔案的收集與保存進行淺要介紹，并且對于其中的一些問題給出有效的建議。

關(guān)鍵詞：建筑施工企業(yè)；電子檔案；收集；保存

隨著經(jīng)濟發(fā)展的不斷加快，建筑行業(yè)也得到了較快發(fā)展，傳統(tǒng)的手工管理方式已經(jīng)脫離了企業(yè)對檔案收集與保存的發(fā)展要求，應(yīng)該將信息化的電子檔案管理方式應(yīng)用于建筑施工企業(yè)中。所謂電子檔案就是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)、計算機技術(shù)應(yīng)用于檔案的信息采集與管理保存中。電子檔案可以使信息更加具有條理性、系統(tǒng)性，大幅度的提高管理水平，建筑施工企業(yè)的檔案是工程投資生產(chǎn)后運行、維修、管理的重要依據(jù)。因此，如何做好工程檔案的的前期收集與后期保存工作是很多相關(guān)人員的研究方向。

1 企業(yè)檔案的收集與保存現(xiàn)現(xiàn)狀

1.1 建筑施工企業(yè)電子檔案管理形式單一

隨著計算機的普及，一些建筑企業(yè)會使用計算機軟件對檔案的信息進行管理，但是目前市場上使用最多的主要是以文書檔案管理為主的軟件，軟件的管理能力過于單一化，對于一些工程檔案信息如果使用此類軟件，不但會在收集與保存時出現(xiàn)問題，還大大的降低了軟件的管理效率。但是建筑施工企業(yè)的檔案主要是以工程檔案信息為主，因此文書檔案管理類軟件無法做到全面管理。

1.2 建筑施工企業(yè)檔案歸檔時間不及時

由于施工檔案中所包含的信息量巨大，因此在資料的整理方面較難，其次在工程的收尾階段一些參與建筑的技術(shù)人員會被調(diào)到其他工程中去，離開現(xiàn)有的崗位，外加一些項目部缺乏專業(yè)的檔案管理人員，資料多以分散的形式分布在各個負責(zé)人的手中，這樣就導(dǎo)致在工程結(jié)尾階段一些需要負責(zé)人或者監(jiān)督人員簽字的文件難以具體得到落實，既拖延了工程的順利完成，有影響了資料的整理。時間一久就會造成檔案由于管理不當(dāng)而遺失或者損壞的情況發(fā)生。此外，有些檔案在分發(fā)的過程中數(shù)量不足，在一些需要簽字的文件中多以復(fù)印件代替，更有嚴重的情況當(dāng)負責(zé)人不在現(xiàn)場時，會有其他人代簽的現(xiàn)象發(fā)生，對于一些重要的需要上級審核的文件，使用復(fù)印件或者隨意代簽是不允許的，所以會影響法律效力，以及檔案的歸檔時期。

1.3 施工人員對檔案的重視度薄弱

通常當(dāng)工程竣工之后通過了業(yè)主的審核，并且短期內(nèi)沒有出現(xiàn)質(zhì)量問題時，施工企業(yè)就會認為這項工程已經(jīng)結(jié)束，將檔案束之高閣，不在過問。另外對于施工企業(yè)來說對于檔案的應(yīng)用只是在竣工時期的一些文書簽字方面，對于絕大多數(shù)的檔案錄用率還是很低的，因此檔案管理人員往往會忽視檔案的重要性。有時即使是收集也并不是很完全，至于后期的保存，有時因為某些情況導(dǎo)致檔案丟失而無法歸檔也沒有收到重視。有些企業(yè)甚至認為檔案管理部門是多余的，鑒于工程檔案的專業(yè)性強或庫房容積以及其他因素對于工程檔案沒有建檔。除此之外，作為施工企業(yè)的工程檔案應(yīng)包括施工前準備階段的文件資料，施工過程形成的有關(guān)文件資料以及項目竣工驗收階段的文件資料，由于資料量很大，檔案管理部門有時不加審核只是一味的接收，會發(fā)生一些沒有實用價值的資料也進入了檔案，影響了檔案的收集與保存質(zhì)量。

2 針對建筑施工企業(yè)檔案收集與保存的問題解決措施

2.1 統(tǒng)一建筑施工企業(yè)電子檔案的文件格式

想要對檔案進行系統(tǒng)的信息化管理，統(tǒng)一電子檔案的文件格式是有效的途徑。由于在建筑施工的不同過程會應(yīng)用不同的軟件，所以想要將文件統(tǒng)一格式，首先就是將其改變成為任何軟件都兼容的電子文件格式；在對檔案資料進行整理保存時，要仔細認真保證檔案信息的有效性、真實性、以及原始性；對于檔案的類別要有明確的分類整理，且要簡單易檢索；還要考慮到電子檔案的建立成本，做到經(jīng)濟適用，對于一些生僻或者特殊的信息要有相應(yīng)附注，給使用人員帶來方便；檔案還要對于多種掃描文件都進行接收，對于各種電子文件獲取方式都有效；積極開發(fā)適用于自身企業(yè)的電子檔案，進行產(chǎn)權(quán)保護。

2.2 完善檔案的管理流程

針對檔案歸檔不及時的情況，應(yīng)該對檔案的管理工作進行嚴格把關(guān)。首先應(yīng)該從企業(yè)的高層著手，將先進的電子檔案管理模式加入企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略中去。首先應(yīng)該對建筑企業(yè)的檔案管理現(xiàn)狀進行分析，并且與企業(yè)的建設(shè)目標(biāo)、未來發(fā)展方向相結(jié)合，不斷的對信息化檔案的建設(shè)進行完善，在不斷的經(jīng)驗積累中健全自身的電子檔案系統(tǒng)，既對長期的檔案信息化工作有所規(guī)劃，又要有短期的發(fā)展目標(biāo)。總之，企業(yè)檔案的管理是一個企業(yè)的基礎(chǔ)，對于企業(yè)的發(fā)展有著重要作用，企業(yè)本身應(yīng)該認識到完善檔案的前期收集與后期保存工作的重要性。

2.3 提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

由于企業(yè)項目的工程多是分散的形式，每個階層的管理人員流動性較大，檔案員工往往缺乏實際的管理經(jīng)驗。因此企業(yè)對檔案員工進行選擇時首先要考慮到工作的相對穩(wěn)定性與責(zé)任心的強弱，對于一些有經(jīng)驗者應(yīng)該優(yōu)先錄用。此外，企業(yè)應(yīng)該對檔案管理責(zé)任進行細化，將任務(wù)進行具體分配，對于忽視工作，或者出現(xiàn)問題的員工應(yīng)該進行相應(yīng)經(jīng)濟上的處罰，以激勵員工積極工作。此外為了與國際接軌，企業(yè)內(nèi)部要定期選拔一些檔案員工進行專業(yè)素質(zhì)的培訓(xùn)，或者赴外學(xué)習(xí)，增強員工自身的專業(yè)素質(zhì)，在對檔案價值的分析上的能力有所增長。這樣可以避免在檔案的收集時將沒有價值的資料收入在內(nèi)，在檔案歸檔時也可以審查檔案的原始性與價值性。另一方面，檔案員還可以指導(dǎo)項目管理人員如何提高檔案質(zhì)量，為后期工作帶來方便。

4 結(jié)語

綜上所述，電子檔案的收集與保存工作是工程項目的基礎(chǔ)，也是對一個企業(yè)管理水平的重要評價因素，更屬于企業(yè)的無形資產(chǎn)。檔案的收集與保存工作做的好與壞直接關(guān)系到檔案價值的高低，只有規(guī)范、標(biāo)準的檔案管理模式才能使檔案的價值發(fā)揮到最大。此外針對現(xiàn)實中出現(xiàn)的一些檔案問題，企業(yè)應(yīng)該及時進行解決，必要時應(yīng)該多參考一些大型企業(yè)的電子檔案管理經(jīng)驗，不斷增強自身的實力，使自己能夠在競爭激烈的市場中不斷發(fā)展。

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