淺析我國人事檔案管理中存在的一些問題

劉威

摘 要：人事檔案是國家檔案的重要組成部分，在我國當(dāng)前的人事檔案管理中，存在著一些問題，如擅自棄檔、扣檔、建檔，管理不善以及檔案丟失等。本文對(duì)當(dāng)前我國人事檔案中存在的這些問題進(jìn)行了較為詳盡的闡述，并在此基礎(chǔ)上分析了這些問題產(chǎn)生的原因.希望能夠在我國人事檔案管理的發(fā)展創(chuàng)新中提供一些有益的依據(jù)。

關(guān)鍵詞：人事檔案；檔案管理；人事檔案管理

人事檔案是反映個(gè)人的履歷及品德等方面的文件材料，與一個(gè)人的人事調(diào)動(dòng)、聘用及職稱評(píng)定、晉升等關(guān)系密切。隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入以及人員流動(dòng)的不斷加劇，傳統(tǒng)的人事檔案管理在新形勢(shì)下產(chǎn)生了諸多的問題，棄檔現(xiàn)象嚴(yán)重，人事檔案的真實(shí)性以及可信度不斷降低，使得人事檔案作用的正常發(fā)揮受到了嚴(yán)重的影響。因此，對(duì)我國人事檔案管理中存在的一些問題進(jìn)行分析，深人研究其產(chǎn)生的原因，并尋求解決的辦法及對(duì)策，對(duì)我國人事檔案管理工作順利進(jìn)行以及長遠(yuǎn)發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 我國現(xiàn)階段人事檔案管理中存在的一些問題

擅自棄檔且現(xiàn)象嚴(yán)重所謂“棄檔”，就是指一個(gè)人拋棄了自己的檔案，對(duì)個(gè)人自身的人事檔案采取不聞不問，任意丟棄的處理態(tài)度。就目前來說，棄檔問題已經(jīng)成為一種普遍現(xiàn)象，且有日益嚴(yán)重的趨勢(shì)。據(jù)有關(guān)調(diào)查統(tǒng)計(jì)顯示，目前在各人才流動(dòng)中心管理的人事檔案，有將近超過30%成為棄檔。這些人事檔案多年來無人問津，相當(dāng)部分已經(jīng)成為了死檔。如北京人才流動(dòng)服務(wù)中心有近20%的檔案成為棄檔無人問津，武漢及成都人才流動(dòng)服務(wù)中心的比例也與此相近，而在一些省份或是地區(qū)，這種棄檔的比例甚至達(dá)到了40%。棄檔現(xiàn)象的日趨嚴(yán)重，從某種程度上來說，表明了現(xiàn)代個(gè)人對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)程度，而這種行為的產(chǎn)生也表明當(dāng)前人事檔案管理及應(yīng)用已不適應(yīng)社會(huì)環(huán)境的變化。這部分棄檔的人群在主觀意識(shí)上認(rèn)為人事檔案是可有可無的，并不會(huì)對(duì)自己的發(fā)展及現(xiàn)實(shí)處境造成多大的困擾，即使產(chǎn)生了影響，也可以通過一些手段或是途徑得到輕易的解決，這也突顯了我國人事檔案管理的不足之處。

1.1 擅自扣檔及建檔

在當(dāng)今社會(huì)，自主擇業(yè)成為了人們的一種基本權(quán)利，為了尋求更好的發(fā)展平臺(tái)，辭職、跳槽成為了一種職場(chǎng)的常態(tài)，而企業(yè)性質(zhì)的多元化也為這種行為提供了更多便利 一些用人單位出于對(duì)人才的挽留或是降低自身的損失，將辭職或是跳槽員工的人事檔案擅自扣留做為最終的手段，迫使員工屈從于企業(yè)的意愿。這種現(xiàn)象在企業(yè)中雖非普遍現(xiàn)象，但卻對(duì)人事檔案的管理造成了不良的影響。與這種強(qiáng)迫手段相對(duì)應(yīng)的，員工的反應(yīng)有的屈從，也有的直接放棄了個(gè)人人事檔案，尋找一些不需要人事檔案的私人企業(yè)或是其它可接收的企業(yè)就職。而有些企業(yè)，為了吸引一些高素質(zhì)的人才，直接承諾可以不要人事檔案或是可為其重新建立檔案.進(jìn)一步加劇了棄檔的產(chǎn)生以及人事檔案管理的混亂。

1.2 人事檔案管理不善，丟失現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生

在一些企業(yè)中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及人事檔案管理人員的觀念及意識(shí)比較淡薄.有關(guān)人事檔案管理的制度不健全，機(jī)構(gòu)設(shè)置也不合理，對(duì)于人事檔案的接收與調(diào)出把關(guān)不嚴(yán)，在檔案管理人員的人事變動(dòng)中交接不清甚至沒有交接，導(dǎo)致與企業(yè)相關(guān)的人事檔案出現(xiàn)丟失或是去向不明的問題。人事檔案丟失現(xiàn)象產(chǎn)生的另一方面是企業(yè)在破產(chǎn)、重組或是兼并過程中發(fā)生的，如加上原企業(yè)人事檔案管理不善，則在此過程中很容易會(huì)產(chǎn)生人事檔案丟失或是去向不明。

1.3 人才流動(dòng)性大造成人事檔案資料收集難度增加

隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人口流動(dòng)速度加快，流動(dòng)人口數(shù)量也急劇攀升，這也為人事檔案的管理工作造成了一定的困難。我國從事檔案的管理工作比較分散，屬于各部門多頭管理，而流動(dòng)人員與用人單位是一種勞動(dòng)雇傭關(guān)系，是建立在聘用合同之上的，用人單位通常只重視其所創(chuàng)造的經(jīng)濟(jì)效益而忽視對(duì)其工作中人事材料的收集整理，且人才的流動(dòng)速度快，變動(dòng)頻繁，也給人事檔案管理機(jī)構(gòu)的檔案收集工作帶來難度。

另外.由于人員的流動(dòng)性大，而人事檔案的調(diào)檔及轉(zhuǎn)遞手續(xù)煩瑣且混亂，也給人事檔案的管理工作帶來不便，不通過專人或機(jī)要交通而用郵遞或個(gè)人私自攜帶等方式轉(zhuǎn)遞人事檔案的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，給正常轉(zhuǎn)遞工作帶來極大不便。

2 人事檔案管理中問題產(chǎn)生的原因分析

2.1 人事檔案管理資金投入少，整體管理?xiàng)l件比較落后

在我國，大多數(shù)的人事檔案管理機(jī)構(gòu)條件都比較差，尤其是在一些經(jīng)濟(jì)發(fā)展相對(duì)較為落后的地區(qū)，對(duì)人事檔案資料的保管以及管理都是因陋就簡，虛應(yīng)其表。人事檔案做為一種檔案性質(zhì)的文件資料，屬于不可再生利用的資源類型。人事檔案資料的保管設(shè)施落后一方面是資金投人少，另一方面也是對(duì)人事檔案重要性認(rèn)識(shí)不到位造成的。我國大多數(shù)的人事檔案保管沒有配備空調(diào)及溫濕度控制設(shè)施，條件簡陋，這種物質(zhì)條件的簡陋也從心理上造成了人們對(duì)人事檔案重要性認(rèn)識(shí)的降低。除保管因素外，對(duì)人事檔案的管理手段也比較落后，很多地方還處于人工或半人工的檔案檢索狀態(tài)，這也為人事檔案的應(yīng)用造成了一定的阻礙。

2.2 人事檔案的內(nèi)容缺乏實(shí)用性與真實(shí)性

從人事檔案材料的收集方面來說，由于一些單位對(duì)人事檔案管理的意識(shí)淡薄，導(dǎo)致在實(shí)際工作中檔案材料的內(nèi)容收集不完整，也沒有持續(xù)性，在個(gè)人經(jīng)歷發(fā)生變化時(shí)，沒有得到及時(shí)的補(bǔ)充完整；再加上很多檔案內(nèi)容得不到調(diào)整，內(nèi)容十幾年不變，沒有及時(shí)跟上時(shí)代變化，無法真實(shí)反映一個(gè)人的實(shí)際能力、素質(zhì)以及綜合信用等.使得人事檔案的實(shí)用性與真實(shí)性大打折扣。另外，人事檔案的鑒定工作一直得不到重視，不少單位的人事檔案工作只是簡單的掛靠托管，沒有專人對(duì)人事檔案進(jìn)行分管與整理，人事檔案的真實(shí)性沒有得到有效的監(jiān)管，導(dǎo)致其中的一些檔案內(nèi)容與實(shí)際情況嚴(yán)重不符，造假現(xiàn)象嚴(yán)重，在很大程度上影響了人事檔案的嚴(yán)肅性與權(quán)威性。

2.3 人事檔案信息資源開發(fā)利用程度低，未能深入發(fā)掘其應(yīng)用價(jià)值

目前來說，我國人事檔案信息資源的開發(fā)利用程度是比較低的，大多時(shí)候還是被動(dòng)的等待利用者自己找上門來，沒有充分認(rèn)識(shí)到人事檔案潛在的人才信息價(jià)值，也未能深入的發(fā)掘其市場(chǎng)應(yīng)用的價(jià)值。人事檔案現(xiàn)代化進(jìn)程的滯后是其利用率低的主要原因，檢索方式落后，網(wǎng)絡(luò)化及信息化的建設(shè)嚴(yán)重滯后，很大程度上也制約了人事檔案應(yīng)有的作用。目前我國人事檔案利用工作大多是被動(dòng)服務(wù)，缺乏主動(dòng)意識(shí)與精神，對(duì)人事檔案資源的利用也僅僅停留在黨團(tuán)材料，落實(shí)材料和工資調(diào)整等方面，在人才選拔，培養(yǎng)開發(fā)等方面的應(yīng)用較少。而在很多人的認(rèn)識(shí)上，人事檔案也只在公務(wù)員、事業(yè)單位及國有企業(yè)就職才有作用，在其它方面的作用有限，在很大程度上都忽視了人事檔案中人才信息的價(jià)值。

我國人事檔案管理的發(fā)展歷程從建國后至今，已經(jīng)形成了比較完善的系統(tǒng)。之所以會(huì)在如今產(chǎn)生諸多的問題，與我國政治經(jīng)濟(jì)體制改革有很大的關(guān)系。多種經(jīng)濟(jì)體制以及多元化的企業(yè)性質(zhì).使得我國原有的人事檔案管理體制不能適應(yīng)新形勢(shì)的變化，也未能及時(shí)調(diào)整跟上形勢(shì)的改變。就目前我國人事檔案管理的現(xiàn)狀來說，雖然有很多問題，但同時(shí)也是契機(jī)，在自我調(diào)整的過程中借鑒一些國外人事檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，未嘗不是實(shí)現(xiàn)我國人事檔案創(chuàng)新管理的好方法。因此，總結(jié)我國人事檔案中存在的問題，深入分析產(chǎn)生這些問題的原因，可以為其后解決的措施及創(chuàng)新管理提供最好的依據(jù)，意義重大。

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