Word郵件合并在事務(wù)處理中的應(yīng)用

【摘 要】Word郵件合并功能被廣泛地應(yīng)用到各種事務(wù)處理中，但是在處理圖片合并時(shí)，經(jīng)常會(huì)有無法顯示的情況存在，本文用胸卡制作的案例專門對(duì)圖片域的處理進(jìn)行詳細(xì)的說明。

【關(guān)鍵詞】郵件合并 圖片域 事務(wù)處理 Word

【中圖分類號(hào)】TP391 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-4810（2015）35-0105-03

在日常工作中，我們經(jīng)常需要處理一些重復(fù)量大的事務(wù)，比如制作榮譽(yù)證書、準(zhǔn)考證、邀請(qǐng)函、胸卡等。使用一般的方法，即首先制作一個(gè)模板，逐一復(fù)制，填入對(duì)應(yīng)的信息。這樣的操作不僅流程復(fù)雜、任務(wù)量大，而且一不小心，容易出錯(cuò)。如果能夠靈活運(yùn)用Word中的郵件合并功能，能夠?qū)⑽覀儚倪@些重復(fù)的勞動(dòng)中解放出來，既節(jié)省了人力，又能確保制作過程不出問題，提高工作效率。

一 什么是郵件合并

Word中的郵件合并是指專門批量生成信函類文檔的功能，例如給成千上萬的客戶發(fā)送相同的郵件，郵件主題內(nèi)容相同，只是稱呼、地址不同。郵件合并的功能正是為解決這樣的問題而提出來的，它可以批量、快速地完成多份格式相同的文檔制作。

二 郵件合并的適用范圍

郵件合并的適用范圍非常廣泛，除了可以批量處理信函等與郵件相關(guān)的文檔外，還可以處理胸卡、邀請(qǐng)函、工資條、成績(jī)單等事務(wù)。

其應(yīng)用范圍主要包含以下兩個(gè)特點(diǎn)：（1）需要制作的文件數(shù)量多。（2）這些文檔中包含變化的部分和固定不變的部分。例如：在胸卡制作中，外部的框架、公司的標(biāo)志、部門、編號(hào)、姓名的字段名是不變的，每個(gè)人所在的部門、編號(hào)、照片信息是變化的。

本文以Word2013制作某公司胸卡為例（見圖1），講解郵件合并的使用方法。

圖1

三 郵件合并的一般步驟

1.準(zhǔn)備素材

素材包括主文檔、數(shù)據(jù)源、照片等。所有的素材應(yīng)該放在同一個(gè)文件夾下。

主文檔是指在郵件合并操作中的模板，即固定不變的部分，如胸卡的整個(gè)外部框架。建立主文檔時(shí)應(yīng)該先設(shè)計(jì)好版面。版面設(shè)計(jì)包括紙張大小、頁邊距、頁面背景、插入數(shù)據(jù)源的位置、空間大小等設(shè)置。例如：胸卡制作當(dāng)中，照片的位置及大小、個(gè)人信息存放的位置。

設(shè)計(jì)好主文檔后，應(yīng)當(dāng)經(jīng)過測(cè)試，將數(shù)據(jù)源中最長(zhǎng)的一條記錄插入主文檔中，保證插入記錄后，頁面布局不會(huì)有太大的變化。若出現(xiàn)頁面溢出的情況，應(yīng)及時(shí)地進(jìn)行調(diào)整。

數(shù)據(jù)源是指要插入主文檔中的記錄信息，即變化的部分，如胸卡中的姓名、編號(hào)、照片等信息。數(shù)據(jù)源必須是帶有表格化的數(shù)據(jù)，因此可以作為數(shù)據(jù)源的文檔類型有Excel文檔、Access文檔、Word文檔中的表格等，此類數(shù)據(jù)在作為數(shù)據(jù)源時(shí)，要注意以下四個(gè)方面。

第一，Word中的表格作為數(shù)據(jù)源時(shí)，文檔中只能包含一個(gè)表格。如果數(shù)據(jù)源包含兩個(gè)或兩個(gè)以上的表格時(shí)，主文檔無法識(shí)別記錄內(nèi)容。

第二，數(shù)據(jù)源中不能有標(biāo)題，或者包含合并的單元格。實(shí)際工作中，為了標(biāo)注表格，通常在表格的頂端或者底端加上一行漢字作為標(biāo)題，比如數(shù)據(jù)源中首行加上“某某公司職員信息匯總表”，此種設(shè)置造成主文檔無法識(shí)別數(shù)據(jù)源。此外，數(shù)據(jù)源中包含合并的單元格，主文檔也無法識(shí)別。

第三，數(shù)據(jù)源的首行必須是字段名，且字段名不能重復(fù)。例如：姓名、編號(hào)、照片等。

第四，數(shù)據(jù)源除字段名外的其他記錄行應(yīng)保持連續(xù)，不能有空行。

2.插入數(shù)據(jù)源

打開主文檔，執(zhí)行以下操作。

點(diǎn)擊【郵件】選項(xiàng)卡，在【開始郵件合并】組中點(diǎn)擊【選擇收件人】，在其下拉列表中選擇【使用現(xiàn)有列表】命令，在打開的“選取數(shù)據(jù)源”對(duì)話框中，找到對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)源存儲(chǔ)路徑，點(diǎn)擊【插入】按鈕，插入數(shù)據(jù)源。

插入數(shù)據(jù)源后，需要打開編輯收件人列表，檢查列表中的字段名是否與數(shù)據(jù)源一致（是否有缺少、增加的情況），檢查數(shù)據(jù)源中的記錄條數(shù)與數(shù)據(jù)源是否一致。

若有特殊情況，可以在此界面對(duì)列表中的記錄進(jìn)行篩選或者刪除。如果一致，進(jìn)行下一個(gè)步驟。

3.插入合并域

合并域分為兩大類：文字類和圖片類。

文字類合并域相對(duì)簡(jiǎn)單，操作步驟如下：

鼠標(biāo)定位在主文檔中需要插入數(shù)據(jù)的位置，點(diǎn)擊【編寫和插入域】組中的【插入合并域】下拉列表，在對(duì)應(yīng)的位置插入對(duì)應(yīng)的字段名即可。

以制作胸卡為例，在“部門”后插入部門域，“編號(hào)”后插入編號(hào)域，“職位”后插入職位域，依次類推。

插入完成后點(diǎn)擊【郵件】選項(xiàng)卡中的【預(yù)覽結(jié)果】命令，查看插入的結(jié)果。點(diǎn)擊【上一記錄】和【下一記錄】按鈕查看插入的結(jié)果是否與數(shù)據(jù)源一致。

圖片域的插入相對(duì)較為復(fù)雜。首先應(yīng)該確定在數(shù)據(jù)源中圖片存儲(chǔ)的類型。如下圖所示，圖2存儲(chǔ)的是真實(shí)的照片，圖3存儲(chǔ)的是照片的名稱（因?yàn)檎掌c數(shù)據(jù)源在同一個(gè)文檔下，可以理解為存儲(chǔ)的是照片的路徑+照片的名稱）。

若為圖2，圖片的插入方法與文字相同，數(shù)據(jù)源中圖片的存儲(chǔ)格式為真實(shí)的圖片，其操作方法與文字類合并域的插入方法一致，主文檔中直接定位在圖片的插入位置，點(diǎn)擊【插入合并域】列表中的圖片即可。此種方法，插入的圖片可以通過【預(yù)覽結(jié)果】命令查看到生成文檔的實(shí)際效果。

若為圖3，圖片字段名下存儲(chǔ)的是照片的存儲(chǔ)路徑和照片名，就需要通過插入IncluedPicture域來實(shí)現(xiàn)了。

圖片域的插入有以下兩種方法：

第一種：鼠標(biāo)定位在需要插入圖片的位置，點(diǎn)擊【插入】選項(xiàng)卡，在【文本】組找到【文檔部件】命令，點(diǎn)擊后，在其下拉菜單中選擇【域】命令，打開“插入域”，在域名列表中找到“IncluedPicture”并選中，在域?qū)傩灾性O(shè)置文件名為“任意字符”，如“aa”，點(diǎn)擊【插入】按鈕，此時(shí)插入圖片的位置會(huì)顯示一個(gè)空白的虛線框，鼠標(biāo)點(diǎn)擊選中，按下快捷鍵【Shift+F9】，將顯示域代碼{IncludePictrue “aa” MERGEFORMAT }，選中域代碼中的“aa”（注意：選擇應(yīng)包含aa兩邊的引號(hào)）替換為【插入合并域】列表中的“圖片”，再次點(diǎn)擊虛線框，按下功能鍵F9，更新域，即可顯示出圖片。

第二種：鼠標(biāo)定位在需要插入圖片的位置，按下組合鍵【Ctrl+F9】（Ctrl+F9是插入域的快捷鍵），在圖片的位置出現(xiàn)“{}”兩個(gè)大括號(hào)，在括號(hào)里面直接輸入域代碼{IncludePicture ？}，選中？，點(diǎn)擊【插入合并域】列表中的“圖片”，替換掉？就可以完成圖片域的插入。按下功能鍵F9，更新域，顯示圖片。

需要注意的是，通過插入域的方式解決郵件合并的圖片插入問題，在預(yù)覽結(jié)果時(shí)不能立即查看到結(jié)果，需要通過點(diǎn)擊功能鍵F9，或者通過右鍵菜單中的更新域刷新才能成功。

完成了圖片域的插入，就可以進(jìn)行下一個(gè)步驟，合并新文檔。

4.合并新文檔并保存

點(diǎn)擊【郵件】選項(xiàng)卡，在【完成】組點(diǎn)擊【完成并合并】命令，在其下拉菜單中選擇【編輯單個(gè)文檔】命令，此時(shí)可以選擇合并全部記錄，也可以合并當(dāng)前記錄，或者合并從某一條到某一條記錄。選擇后，即可生成一個(gè)信函1的文檔。

將合并生成的結(jié)果保存至素材所在的文件夾，需要注意的是，此步不可以省略。重新打開即可顯示所有員工的胸卡信息。

通過合并圖片域生成的文檔中圖片仍然是以域的形式存在，域引用的是素材文件夾中的圖片，因此必須存放在素材文件夾中。若另存于其他位置，則文件中的圖片可能因?yàn)檎也坏骄唧w的圖片，顯示不正常。如果需要把文件存放于其他位置，可以執(zhí)行下列步驟。新建文件“Word1”，打開素材文件夾中的“信函1”，全選“信函1”中的所有內(nèi)容，復(fù)制至“Word1”中。此時(shí)Word1存放的照片不再是以域的形式存在，可以存放于計(jì)算機(jī)中的任意位置。至此，郵件合并過程結(jié)束。

通過以上四個(gè)步驟，就可以批量完成胸卡制作此類格式相同的文檔制作。

需要特別注意的是，在郵件合并過程中，處理包含圖片的問題時(shí)，應(yīng)該注意以下兩點(diǎn)：

第一，確定數(shù)據(jù)源中存儲(chǔ)照片的形式。數(shù)據(jù)源中若是以Word表格存在，且表格中存儲(chǔ)的是真實(shí)的照片，則不用考慮域的問題。數(shù)據(jù)源中存儲(chǔ)的是照片的路徑，比如，在照片字段名下的記錄存儲(chǔ)的是“photo＼＼1.jpg”，其中photo是照片的路徑，1.jpg是照片的名稱。格式與其他路徑的存儲(chǔ)方式不同，路徑與名稱之間是兩個(gè)“＼”而不是一個(gè)。此類情況就需要插入嵌套域來解決圖片的問題。

第二，最后生成文檔的保存。若以插入域的方式解決圖片問題，必須把生成的文檔存于數(shù)據(jù)源所在目錄下，這樣才能保證圖片顯示正常。

四 結(jié)束語

郵件合并是Word中非常實(shí)用的一項(xiàng)高級(jí)功能。在數(shù)字化辦公的今天，使用此功能可以批量地處理文檔，解決現(xiàn)實(shí)生活中一些復(fù)雜、重復(fù)性的工作，節(jié)省大量的人力物力，提高工作效率和質(zhì)量。

本文僅從郵件合并的一個(gè)方面圖片域的使用，介紹郵件合并的一般步驟，其中還有一些特殊的功能還沒有用到，比如郵件合并規(guī)則當(dāng)中的“詢問”“下一條記錄”“如果……那么……否則”等，利用這些功能可以更加快捷完成某種設(shè)置。作為教育工作者，只有改變傳統(tǒng)的觀念，積極深入地學(xué)習(xí)和掌握這些技巧，并運(yùn)用到實(shí)際工作中，充分利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，才能在教育道路上走得更好、更快。

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〔責(zé)任編輯：龐遠(yuǎn)燕、汪二款〕