淺談應(yīng)收及預(yù)付賬款管理與審計(jì)

□文/孫佳祺

（銅陵學(xué)院會計(jì)學(xué)院 安徽·銅陵）

由于應(yīng)收及預(yù)付賬款是流動資產(chǎn)性質(zhì)的債權(quán)，如果不能按期及時(shí)收回款項(xiàng)、產(chǎn)生的呆賬、壞賬，會影響企業(yè)的資金流入量，降低應(yīng)收賬款的周轉(zhuǎn)率和資金的使用率，使企業(yè)債權(quán)人懷疑本企業(yè)的償債能力，影響與企業(yè)的合作關(guān)系；嚴(yán)重的可能會影響企業(yè)的生存和發(fā)展。而合理的應(yīng)收賬款對于提高企業(yè)的競爭能力、擴(kuò)大企業(yè)的經(jīng)營規(guī)模和增加銷售量，起著重要的促進(jìn)作用。應(yīng)收賬款在企業(yè)的整個生產(chǎn)經(jīng)營過程中是一條重要的資金鏈。預(yù)付賬款中存在預(yù)先付款后，不能按期收到所購貨物的風(fēng)險(xiǎn)，特別是大額的預(yù)付賬款占用企業(yè)的流動資金，一旦供貨方出現(xiàn)蓄意欺騙或經(jīng)營情況出現(xiàn)問題，就會影響企業(yè)資金周轉(zhuǎn)，甚至?xí)峡逡粋€企業(yè)。如何管理應(yīng)收及預(yù)付賬款成了企業(yè)一項(xiàng)重要的工作。

一、應(yīng)收及預(yù)付賬款管理中存在的問題

（一）應(yīng)收賬款管理中存在的問題

1、企業(yè)內(nèi)部應(yīng)收賬款管理制度不完善、不規(guī)范

（1）企業(yè)對客戶的資信評估不足，風(fēng)險(xiǎn)意識不強(qiáng)。企業(yè)為了搶占銷售市場和擴(kuò)大銷售量，對購貨方的償債能力、資產(chǎn)、經(jīng)營狀況及信用程度等情況未進(jìn)行評估或不夠了解，輕易地將商品賒銷出去，增加資金收回風(fēng)險(xiǎn)。有的購貨方利用賒購商品的銷售款，用于自己企業(yè)運(yùn)營周轉(zhuǎn)，拖欠、占有供貨方的貨款，為自己獲取一種無息或貼息貸款，獲取更多利潤，從而使供貨方資金被無償占用，形成呆賬、壞賬。

（2）企業(yè)有關(guān)人員利用應(yīng)收銷貨款長期掛賬，購銷雙方彼此漁利。企業(yè)賒銷商品而產(chǎn)生的應(yīng)收賬款，本應(yīng)及時(shí)回收，但購貨單位為了長期占用應(yīng)付貨款，銷售企業(yè)經(jīng)銷人員和財(cái)務(wù)人員為了從購貨單位牟取私利，而共謀長期拖欠貨款及運(yùn)雜費(fèi)，造成企業(yè)應(yīng)收貨款長期掛賬。

（3）財(cái)務(wù)人員素質(zhì)和職業(yè)道德水平參差不齊。由于財(cái)務(wù)人員業(yè)務(wù)不精通、責(zé)任心不強(qiáng)，導(dǎo)致賬務(wù)混亂，賬面記載反映不清楚、不正確，使一些到期應(yīng)收回而未收回的款項(xiàng)，未得到及時(shí)催收而發(fā)生壞賬。還有個別的財(cái)務(wù)人員職業(yè)道德低下，利用工作之便存在貪污、挪用公款等違法行為。

2、虛增應(yīng)收賬款。企業(yè)有些部門年終為了完成銷售任務(wù)、利潤指標(biāo)等，可能會出現(xiàn)虛構(gòu)銷售業(yè)務(wù)或?qū)⒉环箱N售條件的業(yè)務(wù)也列作銷售，從而虛增了銷售收入和應(yīng)收賬款或?qū)⒄ｄN售收入轉(zhuǎn)為營業(yè)外收入的情況，為一些不法分子制造了機(jī)會。

3、應(yīng)收賬款入賬金額不準(zhǔn)確。根據(jù)《企業(yè)會計(jì)制度》規(guī)定，應(yīng)收賬款的入賬金額應(yīng)采用總價(jià)法。但在實(shí)際工作中，在存在現(xiàn)金折扣的情況下，可能出現(xiàn)按凈價(jià)法入賬的情況，這樣的結(jié)果就是使企業(yè)少記正常收入，客觀上造成應(yīng)收賬款金額不實(shí)的結(jié)果。

4、備抵法運(yùn)用的不合理、不正確，致使壞賬損失的處理不合理、不正確。根據(jù)《企業(yè)所得稅扣除辦法》規(guī)定，經(jīng)批準(zhǔn)可提取壞賬準(zhǔn)備的納稅人，除另有規(guī)定外，壞賬準(zhǔn)備金提取比例一律不得超過年末應(yīng)收賬款余額的5‰，并根據(jù)“壞賬準(zhǔn)備”賬戶年末金額大小計(jì)提壞賬準(zhǔn)備金。計(jì)提的壞賬準(zhǔn)備金，計(jì)入當(dāng)期損益。在實(shí)際工作中存在著備抵運(yùn)用的不合理、不正確，致使壞賬損失的處理不合理、不正確的現(xiàn)象。例如，企業(yè)在核算壞賬損失時(shí)采用備抵法，不能隨意將可能收回的應(yīng)收賬款確認(rèn)為壞賬損失，造成企業(yè)存在大量賬外資產(chǎn)。

（二）預(yù)付賬款管理中存在的問題

1、簽訂購貨合同時(shí)不謹(jǐn)慎、不合理、不合法。企業(yè)在簽訂購貨合同時(shí)不謹(jǐn)慎、不合理、不合法，造成了支付預(yù)付賬款后而不能按期收到合同規(guī)定的所購貨物，使預(yù)付賬款變成呆賬、壞賬，造成另一種形式的壞賬損失。

2、企業(yè)對供貨方經(jīng)營狀況、誠信程度未進(jìn)行考察輕易付款。企業(yè)對供貨方經(jīng)營狀況、誠信程度未進(jìn)行考察或不夠了解，輕易將購貨款預(yù)付出去，特別是購建固定資產(chǎn)或工程款等需要預(yù)付的大額款項(xiàng)，預(yù)付款后資金存有很大的潛在風(fēng)險(xiǎn)，一旦供貨方出現(xiàn)蓄意欺騙或經(jīng)營情況等出現(xiàn)問題，就會直接影響企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)，甚至?xí)峡逡粋€企業(yè)。

3、防止利用預(yù)付賬款作為“中轉(zhuǎn)站”。企業(yè)的預(yù)付款業(yè)務(wù)必須以有效合法的供應(yīng)合同為基礎(chǔ)，而實(shí)際工作中有的企業(yè)的預(yù)付款業(yè)務(wù)根本無對應(yīng)的合同，而是利用預(yù)付款這一“中轉(zhuǎn)站”往來搭橋，為他人進(jìn)行非法結(jié)算，將所得回扣或傭金據(jù)為己有；或利用該項(xiàng)業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)移資金，隱匿收入、私設(shè)“小金庫”或私分。

二、應(yīng)收及預(yù)付賬款審計(jì)查證

（一）應(yīng)收賬款審計(jì)查證

1、企業(yè)內(nèi)部應(yīng)收賬款管理制度是否完善、規(guī)范。審查企業(yè)賒銷商品整個業(yè)務(wù)操作流程：在接到銷售單后是否經(jīng)過認(rèn)真審核該客戶的資信情況后，決定批準(zhǔn)賒銷。銷售人員、倉庫保管人、負(fù)責(zé)運(yùn)輸人、財(cái)務(wù)部應(yīng)收賬款管理人是否履行自己的職責(zé)，是否嚴(yán)格按照企業(yè)內(nèi)部的管理制度辦理核發(fā)貨物；相關(guān)單據(jù)是否完整的交給財(cái)務(wù)部門入賬；財(cái)務(wù)部門是否指定專人將每一筆的發(fā)貨、回款及時(shí)登記入賬，并將詳細(xì)的應(yīng)收賬款信息按時(shí)反饋給銷售部門，是否做到每單都有跟蹤，對未及時(shí)回款的客戶，是否有及時(shí)查明、分析原因，進(jìn)行催賬。

2、應(yīng)收賬款記錄內(nèi)容的真實(shí)性、合法性。在實(shí)際工作中，部分企業(yè)通過“應(yīng)收賬款”賬戶虛列收入，或?qū)⑽唇?jīng)批準(zhǔn)的“應(yīng)收票據(jù)”、“預(yù)付賬款”等賬戶的內(nèi)容反映在“應(yīng)收賬款”賬戶中，以達(dá)到多提壞賬準(zhǔn)備金的目的。對此，審計(jì)人員應(yīng)審查“應(yīng)收賬款”明細(xì)賬以及記賬憑證和原始憑證，如果記賬憑證未附記賬聯(lián)或未登明細(xì)賬，則可能虛列收入，此時(shí)應(yīng)函證與被審計(jì)單位有業(yè)務(wù)往來的單位，看其“應(yīng)付賬款”賬戶的數(shù)額與被審計(jì)單位“應(yīng)收賬款”的數(shù)額是否一致；必要時(shí)還需審查相關(guān)的原始憑證。

3、應(yīng)收賬款入賬金額的準(zhǔn)確性。企業(yè)賒銷商品，在存在現(xiàn)金折扣的情況下，應(yīng)收賬款的入賬金額應(yīng)采用總價(jià)法。審查中要注意是否有按凈價(jià)法入賬少記收入，造成應(yīng)收賬款入賬金額不實(shí)。對此，審計(jì)人員應(yīng)復(fù)核有關(guān)銷貨發(fā)票，看其與應(yīng)收賬款、主營業(yè)務(wù)收入等賬戶記錄是否一致。

4、應(yīng)收款回收期過長，周轉(zhuǎn)速度過慢。應(yīng)收賬款是變現(xiàn)能力較強(qiáng)的流動資產(chǎn)之一，其回收期不能過長，否則會影響企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營活動。但在實(shí)際工作中存在著應(yīng)收賬款遲遲不能收回的情況。因此，審計(jì)人員應(yīng)審查企業(yè)是否建立定期檢查應(yīng)收賬款明細(xì)賬和催收貨款的制度，對應(yīng)收賬款是否進(jìn)行分析，對于賬齡在1年以上的款項(xiàng)要查明其拖欠的原因，是否存在款項(xiàng)收回后未入賬，被某些人員通過不正當(dāng)手段貪污、挪用等的情況。

5、準(zhǔn)備金計(jì)提的不正確、對壞賬損失處理的不合理。我國目前普遍采用的是應(yīng)收賬款余額百分比法，因此要審查壞賬準(zhǔn)備的計(jì)提依據(jù)，年末應(yīng)收賬款賬戶余額是否正確，計(jì)提比例是否正確；計(jì)提壞賬準(zhǔn)備時(shí)是否考慮了壞賬準(zhǔn)備賬戶的期末余額；審查計(jì)提壞賬準(zhǔn)備的會計(jì)處理是否正確。審查已經(jīng)確認(rèn)壞賬并已經(jīng)核銷后，又重新收回的應(yīng)收賬款，是否重新入賬，有無被侵吞、挪用，嚴(yán)禁形成賬外賬。

6、應(yīng)收賬款存在的真實(shí)性和正確性。審計(jì)人員可以通過對債務(wù)人進(jìn)行函證來確認(rèn)。應(yīng)收賬款函證就是直接發(fā)函給被審單位的債務(wù)人，函證的目的是證實(shí)應(yīng)收賬款賬戶余額的真實(shí)性、正確性，防止或發(fā)現(xiàn)被審單位及其有關(guān)人員在銷售業(yè)務(wù)中發(fā)生的差錯或弄虛作假、營私舞弊行為。審計(jì)人員應(yīng)選擇大額或賬齡較長款項(xiàng)、與債務(wù)人發(fā)生糾紛的款項(xiàng)以及非正常的款項(xiàng)等作為函證對象。通過函證可以有效地證明債務(wù)人的存在和被審單位記錄的可靠性。

（二）預(yù)付賬款的審計(jì)查證

1、預(yù)付賬款的真實(shí)性、合法性。主要審查預(yù)付賬款發(fā)生前是否對客戶進(jìn)行信譽(yù)調(diào)查，是否根據(jù)協(xié)議、購貨合同規(guī)定的金額預(yù)付。有關(guān)憑證、賬簿記錄是否齊全；預(yù)付賬款是否屬于企業(yè)正常經(jīng)營業(yè)務(wù)需要，是否經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審批，數(shù)額計(jì)算有無差錯，如發(fā)現(xiàn)有遺漏、錯記等現(xiàn)象，應(yīng)查明原因，明確責(zé)任。

2、預(yù)付賬款的實(shí)有額，確認(rèn)其存在性。審計(jì)人員應(yīng)選擇大額預(yù)付賬款，向供貨單位取得函證，確認(rèn)其存在性。并將函證回單與賬簿記錄相核對，核對其是否一致，如有不符應(yīng)查明原因。還應(yīng)對大額預(yù)付款是否按時(shí)轉(zhuǎn)作有關(guān)資產(chǎn)或費(fèi)用等情況，進(jìn)行后續(xù)跟蹤審查，對有疑問的預(yù)付款要及時(shí)采取措施，盡量降低預(yù)付賬款形成壞賬的可能性和資金損失風(fēng)險(xiǎn)。

三、提出相應(yīng)的建議

（一）企業(yè)在采用賒銷方式銷售商品時(shí)，必須制定規(guī)范的應(yīng)收賬款管理制度

1、企業(yè)在采用賒銷方式銷售商品時(shí)，要對每個客戶進(jìn)行資信情況評估、審查，根據(jù)不同的信用條件，制定不同的優(yōu)惠政策。企業(yè)要建立營銷責(zé)任制，應(yīng)指定銷售部門和財(cái)務(wù)部門專人管理應(yīng)收賬款。對每個客戶都要建立檔案，記錄客戶的資信評估、聯(lián)系電話、單位地址、開戶行及賬號等信息。

2、加強(qiáng)回款管理，建立銷售臺賬。記錄每一筆業(yè)務(wù)的發(fā)貨時(shí)間、品種、數(shù)量、金額以及回款時(shí)間等詳細(xì)跟蹤情況。如果發(fā)現(xiàn)欠款過期未還或者欠款額度加大，企業(yè)應(yīng)果斷采取措施，停止供貨。銷售部門和財(cái)務(wù)部應(yīng)收賬款管理人員每個月都要對應(yīng)收賬款余額進(jìn)行核對、分析、催收。

3、建立催款制度，對于到期拖欠的應(yīng)收賬款客戶，根據(jù)超過信用期限的不同，可以分別采取電話、發(fā)信、函證等方式“提醒”對方付款。對大額的、長期掛賬、拖欠不還的應(yīng)收賬款，要查明拖欠不還的原因，制定相應(yīng)的催收政策。如客戶確因財(cái)務(wù)困難而無力支付，則應(yīng)與客戶進(jìn)行溝通，甚至對客戶提供適當(dāng)?shù)膸椭?、尋求解決問題的最好辦法。如客戶欠款屬蓄意賴賬則應(yīng)采取措施加強(qiáng)催賬力度，必要時(shí)向法院起訴追債。

（二）企業(yè)因經(jīng)營需要購買物資、購建固定資產(chǎn)等，確實(shí)需要向供貨方預(yù)付購貨款，為了規(guī)避預(yù)付貨款后資金存在可能丟失的風(fēng)險(xiǎn)，必須制定規(guī)范的預(yù)付賬款管理制度。

1、在向供應(yīng)商預(yù)付購貨款前：要對供應(yīng)商進(jìn)行信譽(yù)調(diào)查，了解供應(yīng)商的資產(chǎn)、經(jīng)營狀況、信用程度，評估預(yù)付款項(xiàng)的風(fēng)險(xiǎn)。

2、要根據(jù)所購貨物簽訂詳細(xì)的、合法的購貨合同，在合同中要簽訂所購貨物名稱、數(shù)量、單價(jià)、規(guī)格、金額、產(chǎn)品的質(zhì)量要求、交貨地點(diǎn)、交貨時(shí)間、付款方式、包裝及運(yùn)費(fèi)的承擔(dān)方、售后服務(wù)期限和后期費(fèi)用以及發(fā)生糾紛的解決途徑等事項(xiàng)。這樣做一旦預(yù)付款后，未按期收到或未收到所購貨物，發(fā)生經(jīng)濟(jì)糾紛，可以有據(jù)可依。

3、在預(yù)付款時(shí)，財(cái)務(wù)部出納人員，要依據(jù)經(jīng)企業(yè)授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)審批的付款通知單和簽訂的購貨合同，核對金額相符后付款。預(yù)付款后，如果沒有按期收到或沒收到所購貨物，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行催收，防止形成壞賬損失。

4、對于大額的、長期掛賬的預(yù)付賬款要對其進(jìn)行跟蹤、核查，防止供貨方出現(xiàn)蓄意占用、欺騙等不良行為，如果一旦發(fā)現(xiàn)此類問題要及時(shí)采取措施，盡量降低形成壞賬損失和資金丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）要強(qiáng)化審計(jì)職能、加強(qiáng)監(jiān)督，加大執(zhí)法力度

1、企業(yè)要建立健全審計(jì)制度，要對生產(chǎn)經(jīng)營活動中的事前、事中、事后施行全面審計(jì)監(jiān)督。通過審計(jì)查證可以發(fā)現(xiàn)管理方面存在的問題，及時(shí)糾正和控制各種差錯，同時(shí)通過審計(jì)查證發(fā)現(xiàn)的問題以及提出的整改措施，還可以不斷地完善企業(yè)的管理制度。

2、加大執(zhí)法力度，對于發(fā)生呆賬、壞賬應(yīng)查明原因，明確責(zé)任，根據(jù)企業(yè)的損失程度，追究其經(jīng)濟(jì)、民事及刑事責(zé)任。

四、總結(jié)

企業(yè)要想科學(xué)、有效的管理應(yīng)收及預(yù)付賬款，一方面企業(yè)要制定各項(xiàng)管理制度，規(guī)范操作流程；另一方面要強(qiáng)化審計(jì)職能，加強(qiáng)監(jiān)督，加大執(zhí)法力度；要對生產(chǎn)經(jīng)營過程中每一個環(huán)節(jié)施行全面管理控制和審計(jì)監(jiān)督；同時(shí)，還要充分調(diào)動員工積極性，加強(qiáng)會計(jì)人員業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，提高會計(jì)人員職業(yè)道德認(rèn)識，只有采取全面的管理配合，才能防止、降低呆賬、壞賬的形成，才可以有效的規(guī)避資金丟失風(fēng)險(xiǎn)和確保企業(yè)應(yīng)收及預(yù)付賬款賬目的真實(shí)性和資金的安全性。

［1］荊新，王化成，劉俊彥.財(cái)務(wù)管理學(xué).北京：中國人民大學(xué)出版社，2012.6.

［2］陳企華主編.單位負(fù)責(zé)人怎樣看報(bào)表和查賬.北京：中國紡織出版社，2004.8.

［3］楊衛(wèi)，楊孟環(huán)編著. 財(cái)務(wù)管理. 長春：吉林大學(xué)出版社，2006.1.