數(shù)字化函證建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)與思考

| 陳曉華 趙漢榮 周冰清

注冊會計(jì)師執(zhí)行函證程序的重要性以及面臨的困境，得到了財(cái)政部門和行業(yè)協(xié)會的充分重視，財(cái)政部制定的《會計(jì)改革與發(fā)展“十四五”規(guī)劃綱要》中提出“大力推進(jìn)函證數(shù)字化工作，加快推進(jìn)函證集約化、 規(guī)范化、數(shù)字化進(jìn)程。積極推進(jìn)函證數(shù)字化試點(diǎn)工作，制定、 完善函證業(yè)務(wù)、數(shù)據(jù)等標(biāo)準(zhǔn)，加快函證電子化平臺建設(shè)并規(guī)范、有序、安全運(yùn)行，利用信息技術(shù)手段解決函證不實(shí)等問題，以提升審計(jì)效率效果、防范金融風(fēng)險(xiǎn)”。中注協(xié)制定的《注冊會計(jì)師行業(yè)信息化建設(shè)規(guī)劃（2021-2025）》提出“會計(jì)師事務(wù)所根據(jù)自身情況，加快函證集中處理系統(tǒng)的自主研發(fā)或直接采購。會計(jì)師事務(wù)所函證集中處理系統(tǒng)應(yīng)遵循《關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范銀行函證及回函工作的通知》和配套操作指引的要求，實(shí)現(xiàn)制函、收發(fā)函、統(tǒng)計(jì)分析和函證管理等功能，采取安全可靠方式實(shí)現(xiàn)與第三方函證平臺對接，提高函證工作質(zhì)量和效率?！薄１疚闹饕榻B中匯會計(jì)師事務(wù)所（以下簡稱“中匯”）在函證業(yè)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型方面的一些工作經(jīng)驗(yàn)，希望能夠拋磚引玉，為行業(yè)信息化建設(shè)盡綿薄之力。

一、中匯函證數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展歷程

函證是注冊會計(jì)師執(zhí)行審計(jì)工作常用的一項(xiàng)審計(jì)程序, 獨(dú)立發(fā)出并獨(dú)立取得的有效回函，是項(xiàng)目工作底稿重要組成部分。注冊會計(jì)師通過直接向第三方取證，可以獲得相對被審計(jì)單位內(nèi)部更加可靠的審計(jì)證據(jù)，對于注冊會計(jì)師在審計(jì)工作中識別財(cái)務(wù)報(bào)表錯誤與舞弊行為至關(guān)重要。但在實(shí)際的審計(jì)過程中，審計(jì)人員實(shí)施函證審計(jì)程序的情況并不樂觀，面臨諸多痛點(diǎn)，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：企業(yè)基于利益的驅(qū)動，各種造假手段層出不窮，事務(wù)所防不勝防，需要設(shè)置統(tǒng)一策略識別造假風(fēng)險(xiǎn)；企業(yè)回函比例低是行業(yè)共同的痛點(diǎn)，審計(jì)人員外勤期間無法回所收集掌握回函動態(tài)，無法及時(shí)督促企業(yè)去催函，導(dǎo)致函證率不高；由于審計(jì)人員工作經(jīng)驗(yàn)不足，導(dǎo)致收發(fā)函證工作程序不到位，影響函證程序質(zhì)量，甚至出現(xiàn)函證發(fā)送對象錯誤而導(dǎo)致嚴(yán)重后果；審計(jì)期間審計(jì)人員一般在外地出差，無法及時(shí)回所收集函證，導(dǎo)致收函處理不及時(shí)，嚴(yán)重的情況下會發(fā)生函證遺失情況。近幾年諸多資本市場丑聞都跟函證程序執(zhí)行不到位密切相關(guān)，行業(yè)監(jiān)督對函證質(zhì)量關(guān)注度非常高。

中匯一直關(guān)注函證業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)對審計(jì)業(yè)務(wù)帶來的挑戰(zhàn)，2018年開始嘗試自主研發(fā)數(shù)字函證平臺，2019年底中匯數(shù)字函證系統(tǒng)正式上線運(yùn)營，由函證中心將審計(jì)線（包括稅務(wù)、評估線項(xiàng)目組）的函證數(shù)據(jù)集中起來，獨(dú)立對項(xiàng)目組的函證進(jìn)行收發(fā)控制，通過建設(shè)函證系統(tǒng)貫徹《中匯執(zhí)業(yè)質(zhì)量控制制度》，有效降低了函證過程中易產(chǎn)生的函證被替換、函證丟失等風(fēng)險(xiǎn)；同時(shí)也充分考慮解決一線員工函證業(yè)務(wù)痛點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)了數(shù)字函證平臺與審計(jì)系統(tǒng)信息協(xié)同，員工可以從審計(jì)系統(tǒng)掌握函證實(shí)時(shí)動態(tài)，提高收發(fā)函證效率，從整體上控制函證風(fēng)險(xiǎn)。

2021年是銀行電子函證推廣的元年，中國銀行業(yè)協(xié)會牽頭研發(fā)了銀行區(qū)塊鏈電子函證平臺。因區(qū)塊鏈技術(shù)天然具有不可篡改、加密等特性，所以基于區(qū)塊鏈建設(shè)的銀行電子函證平臺可以很好地保證函證的安全性，降低函證風(fēng)險(xiǎn)。電子函證全部通過線上流轉(zhuǎn)，不需要紙質(zhì)函證通過快遞投遞，節(jié)省時(shí)間、環(huán)保，節(jié)約快遞費(fèi)，也是未來的趨勢。電子函證不再經(jīng)過快遞員、業(yè)務(wù)人員等，規(guī)避了因?yàn)槿藶樵驇淼暮C調(diào)包的風(fēng)險(xiǎn)?；谝陨蟽?yōu)勢，此平臺一經(jīng)推出，中匯積極準(zhǔn)備、第一時(shí)間接入銀行區(qū)塊鏈電子函證平臺，亦是首批接入該平臺的八家事務(wù)所之一。截至2022年6月，中匯支持招商銀行、平安銀行、寧波銀行、光大銀行、華夏銀行（北京分行）、蘇州銀行、民生銀行（全行除上海自貿(mào)區(qū)分行）、廣東華興銀行、湖南三湘銀行等九家銀行的區(qū)塊鏈函證業(yè)務(wù)。

二、中匯函證數(shù)字化轉(zhuǎn)型運(yùn)營模式

（一）基于交付模式的函證中心改變傳統(tǒng)函證收發(fā)模式

在函證業(yè)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型道路上，中匯首先在業(yè)務(wù)組織形式上做了大膽嘗試，2018年中旬中匯組建了自己的函證中心，并為函證中心設(shè)計(jì)了一套嚴(yán)格的分工和內(nèi)部控制流程，通過自研建設(shè)函證數(shù)字化平臺（圖1），一方面搭建起項(xiàng)目組使用函證的數(shù)據(jù)中臺，另一方面標(biāo)準(zhǔn)化了函證中心員工的工作流程。與傳統(tǒng)的函證收發(fā)模式相比，基于交付模式函證中心函證業(yè)務(wù)質(zhì)量得到了較好的控制，獨(dú)立于項(xiàng)目組的函證處理工作可以為項(xiàng)目組提供強(qiáng)有力的保障，為發(fā)現(xiàn)和防范被審計(jì)單位舞弊提供有效的線索或證據(jù)。

圖1 中匯數(shù)字函證平臺

（二）函證中心與項(xiàng)目組職責(zé)分工

項(xiàng)目組主要職責(zé)包括區(qū)分往來款項(xiàng)賬目和貨幣資金賬目，選擇函證模板導(dǎo)入系統(tǒng)，根據(jù)填寫被函單位收件地址、聯(lián)系人情況等信息生成未蓋章詢證函；下載打印詢證函交付被審計(jì)單位簽章后寄送函證中心；查看結(jié)果并針對回函核對異常事項(xiàng)作出說明。

函證中心主要職責(zé)包括接收蓋章函證并核對掃描錄入系統(tǒng)、函證中心發(fā)出函證、跟蹤并反饋函證流轉(zhuǎn)過程中的異常情況；接收回函、對回函情況進(jìn)行核對掃描并再次錄入系統(tǒng)；負(fù)責(zé)回函的統(tǒng)一歸檔工作。

三、中匯數(shù)字化函證的平臺建設(shè)

（一）中匯數(shù)字化函證平臺功能建設(shè)

1.函證系統(tǒng)的基本流程。項(xiàng)目組發(fā)函準(zhǔn)備階段包括函證清單導(dǎo)入、函證上傳、信息校驗(yàn)、函證生成及審批；函證中心發(fā)函階段包括自動生成快遞寄送單、函證分揀、發(fā)出函證掃描上傳、基礎(chǔ)快遞單電子存根（結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)）保存；動態(tài)追蹤方面包括系統(tǒng)函證狀態(tài)日志、函證狀態(tài)查詢、數(shù)據(jù)一鍵化導(dǎo)出功能；函證中心收函階段包括回函掃描上傳、回函快遞信息自動化錄入、回函快遞信息自動化分析、回函快遞面單電子存根（結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)）保存；函證結(jié)果處理包括異常函證提醒、異常函證管控、及函證結(jié)果控制表。

2.函證系統(tǒng)的主要功能。函證系統(tǒng)根據(jù)用戶權(quán)限分為項(xiàng)目組和函證中心兩個角色。項(xiàng)目組操作角色包括：系統(tǒng)支持建立相關(guān)項(xiàng)目基本信息，包括項(xiàng)目成員的添加，適用的會計(jì)準(zhǔn)則，快遞費(fèi)用的結(jié)算方式，項(xiàng)目所審計(jì)的年度和期間選擇等；支持項(xiàng)目組根據(jù)函證類型的不同選擇對應(yīng)的往來交易模板，或銀行函證模板。函證中心操作角色具體包括：可查詢并負(fù)責(zé)修改項(xiàng)目的函證基本信息，收發(fā)函、核對、歸檔工作的具體處理。

3.回函信息匯總。函證系統(tǒng)開發(fā)了回函統(tǒng)計(jì)的功能，主要分為函證過程統(tǒng)計(jì)表與回函明細(xì)統(tǒng)計(jì)表兩方面。函證過程統(tǒng)計(jì)表具體記錄被函單位聯(lián)系信息、函證基本信息、地址核查程序、獨(dú)立發(fā)函證據(jù)、回函過程控制、函證結(jié)果核對等方面。回函統(tǒng)計(jì)明細(xì)表具體包括往來交易詢證函、銀行詢證函、自定義詢證函三個回函比例統(tǒng)計(jì)表。

4.函證的歸檔。2021年5月函證系統(tǒng)開發(fā)完善了函證歸檔的功能。具體由函證中心對收到的每一份回函按照按月連續(xù)編號的要求首先在系統(tǒng)中給予每份回函一個新的歸檔編號，同時(shí)自動生成每一份回函的歸檔文件，具體包括系統(tǒng)流程處理日志、發(fā)函物流信息、回函物流信息、回函核對情況、函證附件內(nèi)容、發(fā)函面單、回函面單等七大塊內(nèi)容，再由函證中心統(tǒng)一下載打印，將每一份歸檔文件分揀至對應(yīng)的紙質(zhì)詢證函，根據(jù)按月連號的原則裝訂成冊。

（二）中匯數(shù)字化函證平臺智能化應(yīng)用

1.流程智能化。首先在各個環(huán)節(jié)對函證進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗(yàn)和智能提醒，同時(shí)通過參與各環(huán)節(jié)的智能管控，包括審批人權(quán)限、函證信息比對、發(fā)回函過程監(jiān)控、異常事項(xiàng)的提醒，邏輯上對函證的收發(fā)形成一個完整的閉環(huán)處理。

2.功能智能化。中匯函證系統(tǒng)的主要智能化應(yīng)用包括系統(tǒng)對接天眼查接口，對被函單位名稱及地址（包括郵箱地址）信息自動進(jìn)行校驗(yàn)，節(jié)省人工核查地址、郵箱等的時(shí)間；快速批量生成、下載函證，包括支持電子銀行函證的收發(fā)；對接順豐、EMS物流接口，自動永久保留物流信息，實(shí)現(xiàn)動態(tài)跟蹤函證的流轉(zhuǎn)過程；同時(shí)實(shí)現(xiàn)自動生成打印快遞面單的功能，實(shí)現(xiàn)半自動化發(fā)出函證；自動反饋發(fā)函簽收異常信息；支持自動生成回函統(tǒng)計(jì)表，方便項(xiàng)目組一鍵導(dǎo)出函證結(jié)果；自動生成歸檔文件，完整記錄函證從發(fā)出到回函的所有操作流程、物流面單，動態(tài)的流轉(zhuǎn)軌跡，回函核對情況等信息。

3.函證系統(tǒng)的郵件提醒功能。函證系統(tǒng)與項(xiàng)目組成員的工作個人郵箱相聯(lián)結(jié)。主要監(jiān)控對項(xiàng)目組未回函、預(yù)期時(shí)間段內(nèi)未處理等，需要提前預(yù)警或定期匯總反饋給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和函證中心相關(guān)人員的，以郵件、短信通知的方式告知相關(guān)工作人員。

4.智能在線互動。項(xiàng)目組成員可以在系統(tǒng)中輸入意見內(nèi)容，函證中心可以通過文本輸入和附件上傳兩種格式回復(fù)項(xiàng)目組的問題，形成項(xiàng)目組成員與函證中心同事的智能在線互動窗口。

四、中匯數(shù)字化函證建設(shè)成效

1.優(yōu)化了函證收發(fā)程序。函證中心將項(xiàng)目組的函證數(shù)據(jù)集中起來，按照流水線的操作方式，在管理上將函證分為蓋章、發(fā)函、封裝、回函錄入、核對、歸檔等幾個環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)模化、作業(yè)化、流水式處理，極大地優(yōu)化了函證收發(fā)程序。

2.通過控制函證收發(fā)過程，控制函證風(fēng)險(xiǎn)。函證中心通過函證系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)前端對被函單位地址等的控制，并且隔離了項(xiàng)目組、發(fā)函單位和被函單位的直接聯(lián)系，后端對函證結(jié)果進(jìn)行獨(dú)立的處理，有效控制了函證的收發(fā)過程。

3.實(shí)現(xiàn)動態(tài)追蹤函證流轉(zhuǎn)記錄。函證系統(tǒng)通過接入快遞公司的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)及時(shí)反映函證物流狀態(tài)的功能。項(xiàng)目組只要登錄函證系統(tǒng)，即可隨時(shí)查看函證的動態(tài)流轉(zhuǎn)過程。且系統(tǒng)自動顯示發(fā)函簽收異常的情況，方便項(xiàng)目組一鍵化追蹤。

4.極大方便了項(xiàng)目組對函證結(jié)果的查看。函證系統(tǒng)的存在使得詢證函由紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文檔的永久保存，函證中心收到回函，一般在當(dāng)天或者次日就將掃描件錄入系統(tǒng)，項(xiàng)目組成員無論身處何處，只要登錄函證系統(tǒng)，都可以隨時(shí)查看到回函結(jié)果。所以函證中心的設(shè)立，亦是通過函證的“集中化”處理來更好實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目組的“分散化”。

5.按月連續(xù)編號對回函歸檔，科學(xué)存儲回函。函證系統(tǒng)開發(fā)了回函電子歸檔功能，實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)詢證函像會計(jì)憑證一樣，按月連續(xù)編號歸檔，紙質(zhì)的憑證號與函證系統(tǒng)的歸檔號具備唯一的對應(yīng)關(guān)系，且裝訂過程中按照會計(jì)憑證的裝訂要求，一人歸檔，一人復(fù)核，完成回函的歸檔工作，達(dá)到了紙質(zhì)憑證的科學(xué)存儲，極大地增加函證中心的公信力度。

6.銀行電子函證降低成本，提高效率。實(shí)現(xiàn)銀行函證業(yè)務(wù)的電子化，提高銀行函證流轉(zhuǎn)效率，縮短銀行函證流轉(zhuǎn)進(jìn)程，降低成本。以中匯函證使用情況為例，在系統(tǒng)中從企業(yè)完成電子授權(quán)至收到回函，抽樣統(tǒng)計(jì)電子回函為24至48小時(shí)內(nèi)完成，最快僅2小時(shí)；而紙質(zhì)函證從發(fā)起到收回抽樣統(tǒng)計(jì)時(shí)間為5至7天。

7.銀行電子函證規(guī)范流程，提高安全度。以國家政策為依據(jù)，銀行區(qū)塊鏈服務(wù)平臺搭建了項(xiàng)目組與銀行直接電子化溝通的平臺，嚴(yán)格執(zhí)行模板約束與流程約束，增加了銀行函證收發(fā)的安全性。

五、數(shù)字化函證建設(shè)的思考

1.建議行業(yè)協(xié)會組織各事務(wù)所函證中心與函證產(chǎn)業(yè)鏈里的重要服務(wù)商進(jìn)行商談。目前國內(nèi)自建函證中心的大型會計(jì)師事務(wù)所，均存在函證平臺通過API接口連接順豐等快遞機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)需求，需要自動獲取回函地址、聯(lián)系人及電話等信息，期望實(shí)現(xiàn)自動化來替代目前的人工查詢，以提高回函處理的效率。如果行業(yè)協(xié)會能牽頭各大型事務(wù)所函證中心與順豐等快遞機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作商洽，那么商洽的成果無論是在合作質(zhì)量方面還是降低快遞成本方面，都會給事務(wù)所函證中心帶來極大的便利。

2.現(xiàn)階段銀行電子函證業(yè)務(wù)還存在改進(jìn)的空間。接入銀行區(qū)塊鏈電子函證平臺開展區(qū)塊鏈函證業(yè)務(wù)的銀行家數(shù)相對總體還不是很多，希望各方能夠繼續(xù)努力讓更多的銀行接入銀行區(qū)塊鏈電子函證平臺；試點(diǎn)銀行區(qū)塊鏈電子函證平臺的事務(wù)所應(yīng)積極采取電子化方式進(jìn)行銀行函證收發(fā)，提高電子銀行函證的使用率，提升銀行區(qū)塊鏈電子函證平臺的價(jià)值；目前電子銀行函證提供兩種詢證函格式，格式不統(tǒng)一，各家銀行支持選擇的格式不同，在使用過程中需要項(xiàng)目組成員準(zhǔn)確了解，增加了信息溝通成本；電子銀行函證模板固定格式約束內(nèi)容嚴(yán)格，且未包含全部的業(yè)務(wù)類型，格式不對，無法有效發(fā)回函，如模板二格式的函證，銀行借款項(xiàng)利率只能填寫數(shù)字，實(shí)際業(yè)務(wù)情況中，還有階段性利率等，是無法用數(shù)字描述的，但這種情況模板不支持填列，無法有效發(fā)回函；還有電子銀行函證的環(huán)境下，如某公司在該銀行僅有外幣戶，則會因無法完成扣款而無法有效發(fā)回函，紙質(zhì)函證則可以現(xiàn)金支取費(fèi)用。

目前電子函證方面僅在銀監(jiān)會牽頭促進(jìn)區(qū)塊鏈銀行函證的發(fā)展方面取得了突破，而往來款項(xiàng)的函證目前尚未出現(xiàn)一個權(quán)威的平臺。未來可以嘗試將電子簽名技術(shù)引入數(shù)字化函證平臺，開發(fā)電子簽章認(rèn)證系統(tǒng)，將電子簽章認(rèn)證系統(tǒng)與函證系統(tǒng)結(jié)合，被函單位登錄給定的網(wǎng)址后，將u盾插到電腦就可以完成函證任務(wù)。技術(shù)上，平臺上的函證電子文件內(nèi)保留第三方身份認(rèn)證數(shù)字證書（CA文件），可以在確保電子文件的法律效力的同時(shí)便于調(diào)取采證，以此進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)往來函證數(shù)字化的轉(zhuǎn)型。