知識審計系統(tǒng)化的六步驟模型

朱志紅　徐　平　薛大維

(東北石油大學石油經(jīng)濟與管理研究所，黑龍江?大慶 1633181)

知識審計系統(tǒng)化的六步驟模型

朱志紅徐平薛大維

(東北石油大學石油經(jīng)濟與管理研究所，黑龍江?大慶 1633181)

〔摘要〕知識管理是幫助企業(yè)有效利用知識的一種系統(tǒng)方法。而知識審計是進行知識管理活動的首要步驟。本文通過對兩種常用知識審計模型的比較研究，構造一個能使知識審計系統(tǒng)化的六步驟模型。該模型的六個步驟包括：評價企業(yè)的戰(zhàn)略和文化、明確企業(yè)的核心流程，并根據(jù)其重要性進行優(yōu)先排序、評估知識的利用程度、知識審計報告、對知識管理戰(zhàn)略的建議和知識后續(xù)審計。該六步驟知識審計模型主要面向企業(yè)的核心流程，并能為企業(yè)的知識管理策略的發(fā)展提出恰當建議。執(zhí)行該知識審計模型需要調查和分析企業(yè)當前的知識環(huán)境，評估企業(yè)的知識利用程度，最后提出恰當可行的知識管理戰(zhàn)略。

〔關鍵詞〕知識管理；知識審計；知識；核心流程；六步驟模型

企業(yè)擁有的最重要和最具有戰(zhàn)略意義的資源就是知識[1]。知識管理通過創(chuàng)建、收集、共享、整合和再利用知識，達到知識不斷創(chuàng)新的目的，從而為企業(yè)創(chuàng)造新的價值。企業(yè)需要進行知識管理以幫助其識別和解決他們所不知道的各種知識問題[2]。因此，確定恰當?shù)闹R管理策略以更好的管理企業(yè)內部的知識資源已成為企業(yè)獲得競爭優(yōu)勢的主要策略。而知識審計就是企業(yè)進行知識管理活動的第一階段。現(xiàn)有的知識審計模型存在一定缺陷，為了彌補缺陷，需要整合現(xiàn)有知識審計模型。本文通過對比現(xiàn)有知識審計模型，明確其各自的優(yōu)勢和缺陷，并以此為基礎從關鍵要素、具體步驟和調查方式等方面構建知識審計系統(tǒng)化的六步驟模型。

1　理論綜述

1.1知識

企業(yè)的價值取決于其擁有的知識，該知識滲透于企業(yè)的業(yè)務流程之中，包括顯性知識和隱性知識。顯性知識又稱明晰知識或外顯知識，是指“能明確表達的知識”，即：人們可以通過口頭傳授、教科書、參考資料、期刊雜志、專利文獻、視聽媒體、軟件和數(shù)據(jù)庫等方式獲取，可以通過語言、書籍、文字、數(shù)據(jù)庫等編碼方式傳播，容易被人們學習得知識。隱性知識是高度個人化的知識，具有難以規(guī)范化的特點，因此不易傳遞給他人；它深深的植根于行為本身和個體所處環(huán)境的約束，包括個體的思維模式、信仰觀點和心智模式等。由于企業(yè)知識能為企業(yè)創(chuàng)造直接或間接的商業(yè)價值，因此企業(yè)核心競爭力的形成離不開對其知識的有限管理和整合。

1.2核心流程

企業(yè)的核心流程首先從數(shù)量上看是有限的，從重要性上看是企業(yè)成功的關鍵，其將企業(yè)的人力和物力資源融為一體，使各類資源的輸入與輸出實現(xiàn)有效轉換。核心流程對外部而言，直接面向外部客戶，滿足了客戶的需求；對內部而言，體現(xiàn)了企業(yè)價值鏈的關鍵環(huán)節(jié)，實現(xiàn)了企業(yè)的使命。因此核心流程就是企業(yè)的基礎業(yè)務，是企業(yè)必須正確處理的關鍵流程[3]。

1.3知識審計

知識審計是一個動態(tài)的、循環(huán)的流程，它對企業(yè)知識資源進行系統(tǒng)的、科學的考察和評估，分析企業(yè)已有的知識(知識基礎)與缺乏的知識(知識需求)，針對企業(yè)的情況，提出診斷性和預測性的審計報告[4]。知識審計包括審計目標、審計主體、審計客體、審計方法和審計報告等5個要素。知識審計的目的是評估企業(yè)的知識流程是否滿足企業(yè)目標的需要[5]。知識審計大致包含以下4個組成部分：

1.3.1知識需求分析

知識需求分析的目的是確定企業(yè)實現(xiàn)目標所需的現(xiàn)在和將來必須獲取的知識。該分析可以幫助企業(yè)認識到企業(yè)內部欠缺的知識資產(chǎn)，并以此來制定更好的知識管理策略來彌補知識資產(chǎn)的缺陷。

1.3.2知識庫存分析

知識庫存分析的目的是識別和存儲企業(yè)所擁有的知識資產(chǎn)和資源的一個倉庫。

1.3.3知識流程分析

知識流程分析的目的是識別企業(yè)內部知識流程板塊，知識資產(chǎn)和知識資源通過這些板塊得以傳遞。對知識流程的分析可以幫助企業(yè)更好的識別企業(yè)內部知識資產(chǎn)的缺陷，并防止重復的知識資產(chǎn)的產(chǎn)生。

1.3.4知識地圖

知識地圖描繪了在企業(yè)內部可獲得的知識資產(chǎn)和資源的流動過程。它能定位企業(yè)的知識資源。知識地圖可以指向文檔、數(shù)據(jù)庫、知識庫等編碼化的顯性知識，也可以指向隱性知識載體——人，或者二者的結合[6]。

2　現(xiàn)有知識審計模型的比較

下面對比介紹兩種具有代表性的知識審計模型。第一種知識審計模型是基于企業(yè)的核心業(yè)務流程來設計的十步驟審計模型，如圖1所示。它的審計目的如下：(1)識別企業(yè)內部存在的知識資產(chǎn)；(2)評估每種資產(chǎn)與企業(yè)目標實現(xiàn)的相關程度；(3)為企業(yè)制定知識管理策略提供基礎；(4)基于核心的業(yè)務流程，以避免在不重要的知識資產(chǎn)方面浪費時間和精力[7]。

圖1　強調核心流程的知識審計模型

第二種知識審計模型是一套系統(tǒng)的審計方法，如圖2所示。該知識審計模型有以下優(yōu)點：(1)能夠識別重要資源；(2)能夠為企業(yè)更好地利用知識資源和制定正確的知識管理策略提出恰當?shù)囊庖奫8]。

圖2　系統(tǒng)的知識審計方法框架

兩種知識審計模型的對比結果如表1所示。

表1　知識審計模型的對比

上述知識審計模型依然存在著缺陷，并且這些缺陷是造成過去幾年中，知識管理頭重腳輕以致于失敗的一個重要因素?，F(xiàn)有知識審計模型具有以下缺點：(1)沒有對企業(yè)內部的知識文化環(huán)境進行系統(tǒng)評估，以此來判斷企業(yè)內部是否有意愿來實施知識管理策略。(2)沒有制定一個恰當?shù)牟呗詠泶_定實施知識管理的恰當范圍。(3)不分輕重的審計企業(yè)內部的一切知識資源。(4)沒有建立對企業(yè)內知識利用影響程度的評價標準。(5)沒有對知識網(wǎng)絡的構造進行分析，以至于不了解企業(yè)內部的知識獲取方式、知識庫存和知識流程，知識地圖也沒有提供這些信息。(6)沒有基于知識審計報告對實施的知識管理策略提出恰當?shù)囊庖姟?7)沒有對知識審計方法進行測試已發(fā)現(xiàn)問題和需要改進的地方[9]。

3　構造知識審計系統(tǒng)化的六步驟模型

下面從基礎、關鍵要素和具體步驟三方面構造知識審計系統(tǒng)化的六步驟模型。

3.1構造知識審計系統(tǒng)化六步驟模型的基礎

基于上述缺點，可以構造知識審計系統(tǒng)化的六步驟模型來改進上述模型中存在的不足。在實施這個模型之前，首先要制定一個知識審計計劃，這個計劃應該包括知識審計每個階段的具體目標、范圍和措施。需要強調的是該知識審計模型的審計范圍集中在企業(yè)內部的核心流程上，并著眼于知識管理的方法上，其中包括為知識管理策略提出恰當?shù)囊庖姟?/p>

知識審計系統(tǒng)化六步驟模型的基礎是上述兩個知識審計模型。將這兩種知識審計模型綜合起來可以彌補文章上述部分所描述的一般知識審計模型所具有的缺陷，并且這兩種模型已經(jīng)在企業(yè)內完成了成功的測試。對這兩種模型進行對比研究可以得出在每個不同的步驟中，兩個模型之間的相關性。經(jīng)過對比研究后，可以綜合這兩種模型具有的審計優(yōu)點，混合得出知識審計系統(tǒng)化的六步驟模型。該模型由6個步驟組成，在每個步驟的實施中，需要對企業(yè)內部的核心流程進行分組。該模型有利于我們制定知識審計的計劃，這項計劃包括了知識審計每個階段的具體目標，范圍和措施。有利于評價企業(yè)實施知識審計的有效性。

3.2知識審計系統(tǒng)化六步驟模型的關鍵要素

在全面構造知識審計系統(tǒng)化的六步驟模型前，首先要明確該模型的3個關鍵要素：(1)評估企業(yè)實施知識管理所面臨的風險和機會；(2)調查和分析當前的知識環(huán)境；(3)對知識管理策略提出恰當?shù)慕ㄗh。

3.3知識審計系統(tǒng)化六步驟模型的步驟

基于上述關鍵要素可以構造如圖3所示的知識審計系統(tǒng)化的六步驟模型。

圖3　知識審計系統(tǒng)化的六步驟模型

下面詳細描述知識審計系統(tǒng)化六步驟模型每個步驟的目標，如何執(zhí)行及調查方式。

3.3.1評價企業(yè)的戰(zhàn)略和文化

目標：(1)獲取企業(yè)的所有戰(zhàn)略信息，以對企業(yè)的知識需求有一個整體把握。(2)評估企業(yè)的文化環(huán)境，明白企業(yè)內部對實施知識管理的立場。

如何執(zhí)行：(1)與企業(yè)管理層進行初次會談，使其明確與知識審計相關的概念。(2)確定企業(yè)擬實施的知識管理項目。(3)評估企業(yè)主要的文獻信息以識別企業(yè)的戰(zhàn)略和文化。

調查方式：訪問、調查和觀察。

3.3.2明確企業(yè)的核心流程，并根據(jù)其重要性進行優(yōu)先排序

目標：(1)識別與企業(yè)有關的核心流程，通過識別這些關鍵流程，也可以獲得與這些核心流程相關的重要知識。(2)明確出與企業(yè)運行有直接關系的核心流程，并根據(jù)重要性對它們進行排序。(3)接觸和識別與這些流程有直接聯(lián)系的關鍵員工。

如何執(zhí)行：(1)獲取所有與企業(yè)業(yè)務流程相關的信息，若無法獲得充分的信息，或者對業(yè)務流程的執(zhí)行方法有質疑，可直接造訪企業(yè)。(2)與企業(yè)管理層協(xié)同設立明確核心流程的評價標準。(3)根據(jù)上述評價標準對企業(yè)核心流程進行優(yōu)先排序。

調查方式：問卷調查、閱讀企業(yè)內部的相關文件和量化報告。

3.3.3評估知識的利用程度

目標：分析為實現(xiàn)企業(yè)目標，知識在企業(yè)內部是如何利用的。該步驟旨在識別和定位所有當前的知識資產(chǎn)并分析企業(yè)內部的知識流程模塊。用工作流程圖、知識源圖、傳播流圖和知識網(wǎng)絡地圖來表示企業(yè)內部可獲得的知識，知識的來源和員工獲得知識的方式。

如何執(zhí)行：(1)結合問卷調查和深度訪談，查找和獲取企業(yè)現(xiàn)存的知識資產(chǎn)。(2)結合問卷調查和深度訪談，分析知識如何在石油企業(yè)內流動。(3)基于企業(yè)知識庫存和知識流分析，以知識地圖的形式視覺化企業(yè)的顯性和隱性知識。

調查方式：問卷調查、深度訪談、圖表知識地圖、表格知識地圖和軟件知識地圖。

3.3.4知識審計報告

目標：報告知識審計的結果，該結果將作為知識管理策略的制定基礎。

如何執(zhí)行：針對企業(yè)的知識現(xiàn)狀編制知識審計報告。該知識審計報告至少應包括企業(yè)的文化環(huán)境、知識構成和分布、知識的利用程度、與核心業(yè)務流程相關的知識缺口。

3.3.5對知識管理戰(zhàn)略的建議

目標：根據(jù)知識審計的結果為知識管理戰(zhàn)略提出建議。

如何執(zhí)行：基于知識審計報告中的知識缺口，給出與核心業(yè)務流程相關的知識彌補策略，并為企業(yè)知識管理戰(zhàn)略提出恰當建議。

3.3.6知識后續(xù)審計

目標：(1)對剩余的核心流程進行分析并完善知識審計報告。(2)對知識管理的績效進行評估和分析。

如何執(zhí)行：(1)選擇和分析剩下的核心流程，一并完善其知識審計報告；(2)由于企業(yè)的知識是不斷變化的，應及時更新知識地圖。(3)評估企業(yè)知識管理績效，以實現(xiàn)對其的持續(xù)的改進。

4　結　論

本文在對現(xiàn)有知識審計模型對比研究的基礎上，得出了現(xiàn)有知識審計模型存在的缺陷，并以此為方向，整合現(xiàn)有知識審計模型，構造了知識審計系統(tǒng)化的六步驟模型。該模型面向企業(yè)的核心流程，關鍵在于要評估企業(yè)實施知識管理所面臨的風險和機會、要調查和分析企業(yè)的知識環(huán)境、要對知識管理策略提出恰當?shù)慕ㄗh。該模型的6個步驟包括：評價企業(yè)的戰(zhàn)略和文化、明確企業(yè)的核心流程，并根據(jù)其重要性進行優(yōu)先排序、評估知識的利用程度、知識審計報告、對知識管理戰(zhàn)略的建議和知識后續(xù)審計。對其的后續(xù)研究，應在企業(yè)實踐應用的基礎上，開發(fā)涵蓋這六大步驟的知識審計應用軟件。

參考文獻

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(本文責任編輯：孫國雷)

Six Steps Model of Knowledge Audit Systematic

Zhu ZhihongXu PingXue Dawei

(Economic Management Institute，Northeast Petroleum University，Daqing 1633181，China)

〔Abstract〕Knowledge management is a kind of system method to help enterprise effectively use knowledge.And knowledge audit is the first step of knowledge management activities.This article structured a knowledge audit systematic six steps model based on the comparative study of two kinds of common knowledge audit model.The six steps knowledge audit model faces the core processes of enterprise,and put forward appropriate advice for enterprise knowledge management strategy.The implementation of the knowledge audit model need to investigate and analysis enterprise current knowledge environment,to evaluate enterprise knowledge utilization degree,and finally put forward appropriate practical knowledge management strategy.

〔Key words〕knowledge management;knowledge audit;knowledge;core process;six steps model

〔中圖分類號〕F272.4

〔文獻標識碼〕A

〔文章編號〕1008-0821(2015)06-0122-04

DOI：10．3969/j．issn．1008-0821．2015．06．022

作者簡介：朱志紅(1979-)，女，副教授，碩士，中國注冊會計師，中國注冊稅務師，研究方向：知識管理、知識創(chuàng)新理論與實務。

基金項目：黑龍江省哲學社會科學研究規(guī)劃基金“黑龍江省文化產(chǎn)業(yè)產(chǎn)學研協(xié)同創(chuàng)新體系建設研究”(項目編號：13D007)，東北石油大學青年科學基金“面向企業(yè)自主創(chuàng)新的知識審計研究”(項目編號：2013QN201)，大慶市哲學社會科學重點研究項目“大慶市文化產(chǎn)業(yè)產(chǎn)學研協(xié)同創(chuàng)新體系建設研究”(項目編號：DSGB2014009)的研究成果。

收稿日期：2014-09-12

·企業(yè)情報工作·