基于Access的新生錄取報到系統(tǒng)的設計與開發(fā)

嚴巍　王艷紅　胡春霞

摘 要：隨著信息技術的普及應用，高校迎新管理工作的數(shù)字化、信息化要求日趨迫切。鄭州澍青醫(yī)學高等?？茖W校獨立開發(fā)了基于Access的新生錄取報到系統(tǒng)，文章在調研了鄭州澍青醫(yī)學高等?？茖W校數(shù)字迎新系統(tǒng)開發(fā)的基礎上，對民辦高校數(shù)字迎新設計理念、技術依托、及該?；贏ccess的新生錄取報到系統(tǒng)的設計與開發(fā)及實施效果進行了詳細闡述，該校在節(jié)約成本的基礎上實現(xiàn)了新生報到管理工作的便捷、高效，提高了工作效率，提升了管理與服務水平。數(shù)字迎新在高校數(shù)字化校園建設中占有重要地位，通過文章的論述以期對民辦高校的數(shù)字迎新建設工作有所啟發(fā)。

關鍵詞：數(shù)字迎新；設計理念；技術依托；access數(shù)據(jù)庫；設計開發(fā)；實施效果

“數(shù)字迎新”這一概念，最早是由清華大學提出的，該校于2002年投入使用其自主開發(fā)的“清華大學迎新系統(tǒng)”，獲得了學生、家長和社會的一致好評。“從新生入校開始建立電子身份實現(xiàn)全校學生數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一管理和集中共享”，“利用信息化手段改進迎新工作通過將參加迎新工作各部門的相關新生信息進行有效的集成與共享研發(fā)迎新信息服務系統(tǒng)，規(guī)范新生報到程序，實現(xiàn)新生一站式報到?！盵1]

自清華大學推出“數(shù)字迎新”之后，國內很多高校陸續(xù)自主開發(fā)適應本校工作的迎新系統(tǒng)，如復旦大學、浙江大學、西北工業(yè)大學等高校。這屬于自主研發(fā)式，還有一些高校經(jīng)濟條件較好，直接向相關公司購買數(shù)字迎新系統(tǒng)即自主訂購式，還有一類高校與相應的軟件公司簽署相關合作協(xié)議，合作開發(fā)適合本學校的迎新系統(tǒng)。

在3種模式中，由于購買成本較高，加之民辦高校有其自身的特點，所以民辦高校的數(shù)字迎新系統(tǒng)開發(fā)需要具有本土性。鄭州澍青醫(yī)學高等?？茖W校創(chuàng)建于1984年，2002年經(jīng)教育部審批晉升為普通專科，是河南省唯一的全日制醫(yī)學類民辦普通高等專科學校。建校29年，在省、市政府及各級教育、衛(wèi)生主管部門的大力支持下，學校遵循醫(yī)學教育規(guī)律，注重內涵建設，堅持科學發(fā)展，不斷提升教育教學質量，作為民辦醫(yī)學院校在數(shù)字迎新系統(tǒng)開發(fā)過程中具有自己的設計理念、發(fā)展過程和本土化的數(shù)字迎新系統(tǒng)。

1 高校數(shù)字迎新設計理念

鄭州澍青醫(yī)學高等?？茖W校由于辦學成本原因，最初新生報到工作還采用傳統(tǒng)的人工工作模式。傳統(tǒng)方式下的迎新工作主要依靠手工查對表格、文檔、記錄、統(tǒng)計數(shù)據(jù)，加上高校迎新工作時間相對集中于2-3天內完成，繁瑣的手工操作程序和高強度的工作頻率，使得迎新工作變得異常復雜，主要表現(xiàn)在：

第一，新生基本資料不完整，流程繁瑣，難以管理；第二，新生錄取信息檢索、驗證、記錄、注冊、統(tǒng)計及專業(yè)調整工作量大、效率低，傳統(tǒng)的手工迎新方法已不能適應迎新工作的開展。尤其是隨著教育信息化的進程，以及民辦學校為增強自身競爭力，鄭州澍青醫(yī)學高等?？茖W校在辦學理念上有很大轉變。為了提升民辦學校的服務水平及管理水平，提高服務效率，增強學校辦學實力，在各項工作中體現(xiàn)“以學生為本”的教育理念。這種“以人為本”的教育理念促使學校迎新工作的改革與創(chuàng)新。為了高效、快捷并節(jié)約人力，體現(xiàn)“以人為本”的服務與管理水平，學校提出了要開發(fā)自己的迎新系統(tǒng)。

該系統(tǒng)要實現(xiàn)以下3個目標：第一，提高迎新工作效率，規(guī)范工作流程，實現(xiàn)各相關職能部門信息共享。第二，提升服務水平與管理水平，讓學生感受到在學校生活的便捷。第三，充分發(fā)揮本校人力、物力資源優(yōu)勢，自主研發(fā)，降低系統(tǒng)開發(fā)成本，提高資源共享率和利用率，推行“節(jié)約型”校園建設。

2 高校數(shù)字迎新技術依托

學校多年來堅持了以教學為中心，以德育為基礎的辦學方針，近兩年又加強了現(xiàn)代化網(wǎng)絡建設。在育人為本的教育理念指導下，學校確立了建設“學習型校園、文化型校園和數(shù)字化校園”3個校園概念。

近年來，該校為適應信息化發(fā)展要求，學校堅持育人為本，以教育理念創(chuàng)新為先導，提出了建設以信息為依托的數(shù)字化校園，這一理念將傳統(tǒng)的信息化建設和現(xiàn)代的網(wǎng)絡技術結合，以信息化學習環(huán)境和優(yōu)質教育資源建設為基礎，以教學信息化和管理信息化應用為重點，推動了學校信息化建設。正是依托在學校信息化建設的軟硬件條件基礎之上，開發(fā)適合本校的數(shù)字迎新系統(tǒng)。

學校有線網(wǎng)園區(qū)范圍內全覆蓋，主干網(wǎng)帶寬1000M，互聯(lián)網(wǎng)出口帶寬210M，網(wǎng)絡信息點1590余個，管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)總量13.76G。數(shù)字迎新系統(tǒng)基于先進的網(wǎng)絡技術和數(shù)據(jù)共享理念，明確迎新工作中職能部門的責任和業(yè)務管理范圍，達到迎新現(xiàn)場各業(yè)務中數(shù)據(jù)的共享，其中主要涉及招生就業(yè)辦公室、教務處、學生處、財務處、后勤處等相關職能部門，主要業(yè)務為新生入學報到注冊、班級分配、宿舍分配、繳納費用、信息統(tǒng)計與查詢。為節(jié)約成本并達到迎新工作的高校與便捷，本校利用Microsoft Office Access數(shù)據(jù)庫開發(fā)工具，將系統(tǒng)分為信息查詢模塊、數(shù)據(jù)統(tǒng)計模塊、系統(tǒng)維護模塊三大模塊，完成了數(shù)據(jù)共享與實時查詢與統(tǒng)計功能，大大提高了工作效率。

3 基于Access的新生錄取報到系統(tǒng)的設計與開發(fā)

鄭州澍青醫(yī)學高等專科學?！缎畔⒒夹g在該校新生入學管理方面的應用研究》課題的內容包含了新生入學的身份驗證、報到、繳費、學籍注冊、分專業(yè)班級名單、新生報到率統(tǒng)計等多個環(huán)節(jié)。

基于此，經(jīng)過充分的校內調研和深入的需求分析后，并對迎新工作的驗證、報道、繳費、注冊、統(tǒng)計等方面做了規(guī)范化調整后，通過對該校迎新工作信息類別結構特點進行分析研究，基于Microsoft Office Access數(shù)據(jù)庫，我們設計開發(fā)了適應該校迎新工作的新生錄取報到系統(tǒng)，可以使該校新生入學管理更加科學、高效，也能為服務對象提供及時、全面地服務，且能節(jié)約成本，避免因推諉、重復勞動等帶來的人、財、物的浪費。

3.1 報到系統(tǒng)的功能設計

新生入學管理涉及招生就業(yè)辦公室、學生處、教務處、后勤處、綜合檔案室等多個部門協(xié)同工作，如果沒有信息化程度比較高的迎新管理系統(tǒng)，工作、統(tǒng)計起來非常麻煩，而且耗時。本系統(tǒng)從迎新工作需求出發(fā)，基于迎新管理的需要，設計了由數(shù)據(jù)的查詢、統(tǒng)計和系統(tǒng)維護三大模塊構成的一個完整的信息管理系統(tǒng)架構如圖1所示。

各功能模塊簡要說明如下：

⑴信息查詢模塊：為迎新過程中不同部門提供即時的新生信息查詢功能，如查詢新生基本信息、報道流程完成進度查詢、圖像信息核對等。

⑵數(shù)據(jù)統(tǒng)計模塊：輸出各類數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表、統(tǒng)計圖例等信息，用以統(tǒng)計迎新過程中報到率、學籍異動、重點復查人員等信息。

⑶系統(tǒng)維護模塊：設置系統(tǒng)運行的參數(shù)，減少數(shù)據(jù)循環(huán)冗余。實現(xiàn)信息記錄的增加修改刪除功能、備份修復系統(tǒng)數(shù)據(jù)功能及數(shù)據(jù)導出導入等功能。

3.2 報到系統(tǒng)的設計思路

本系統(tǒng)的設計主要基于Microsoft Office Access數(shù)據(jù)庫開發(fā)工具，主要利用其平臺應用廣泛、操作容易、界面友好，設計方便、所見即所得等優(yōu)點，開發(fā)設計過程中只需要使用少量的VBA編程技術即可進行數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的設計與開發(fā)，系統(tǒng)開發(fā)過程如圖2所示。

本系統(tǒng)重點選擇了迎新過程中的驗證、報到、繳費、注冊等環(huán)節(jié)的主要信息，在數(shù)據(jù)分類統(tǒng)計、分析的基礎上，設計了班級報到花名冊、學籍異動學生統(tǒng)計表、重點復查對象統(tǒng)計表，同時根據(jù)系統(tǒng)功能需要，設計了系統(tǒng)登錄、查詢、統(tǒng)計界面。

3.3 系統(tǒng)的應用與實踐

基于迎新工作的實際需要，本系統(tǒng)已經(jīng)在鄭州澍青醫(yī)學高等?？茖W校等單位得到了初步應用。如圖3所示，給出了相應的“新生錄取報到驗證系統(tǒng)”的用戶界面設計。實際應用表明：基于Microsoft Office Access數(shù)據(jù)庫環(huán)境，設計開發(fā)的新生錄取報到驗證系統(tǒng)，具有數(shù)據(jù)即時更新、統(tǒng)計方便、快捷、開發(fā)成本低、易用性強等特點，可顯著提高高校迎新工作的效率和水平。

4 基于Access的新生錄取報到系統(tǒng)的實施效果

鄭州澍青醫(yī)學高等?？茖W校的報到迎新系統(tǒng)自實施以來，受到學生、家長的一致好評，并根據(jù)學校實際情況進行不斷的優(yōu)化與升級，提升了學校的管理與服務水平。

⑴方便快捷?；贛icrosoft Office Access數(shù)據(jù)庫環(huán)境，設計開發(fā)的新生錄取報到驗證系統(tǒng)，具有數(shù)據(jù)即時更新、統(tǒng)計方便、快捷的功能，大大提高了工作效率。

⑵準確掌握信息，提升服務水平?；贛icrosoft Office Access數(shù)據(jù)庫環(huán)境，設計開發(fā)的新生錄取報到驗證系統(tǒng)，實現(xiàn)了學校各相關職能部門的數(shù)據(jù)共享與流程規(guī)范，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)查詢、統(tǒng)計與系統(tǒng)維護三大功能，并對學籍異動以及重點復查對象進行了統(tǒng)計，為新生復查工作創(chuàng)造了很好的信息平臺。

⑶開發(fā)成本低，易用性強?；贛icrosoft Office Access數(shù)據(jù)庫環(huán)境，設計開發(fā)的新生錄取報到驗證系統(tǒng)，開發(fā)成本低，實用性強，它只需使用少量的VBA編程技術即可進行數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的設計與開發(fā)，這對民辦學校來說既適應了學校本身的需求，又可以節(jié)約辦學成本，達到提高工作效率和服務水平，可謂是一舉多得。

隨著計算機技術的不斷革新與發(fā)展，學校將適時對系統(tǒng)進行優(yōu)化與升級，進一步做成網(wǎng)絡版的數(shù)字迎新報到系統(tǒng)，充分利用“報到前”這個環(huán)節(jié)，將學生信息的審核、班級分配、宿舍分配甚至是繳費等流程在“報到前”就已完成，這樣減少了報到現(xiàn)場的工作流程，節(jié)約人力、物力、更加提高報到時的工作效率。

高校數(shù)字迎新系統(tǒng)建設已經(jīng)成為數(shù)字化校園建設中的重要組成部分，其作用已經(jīng)不僅僅局限于為新生報到時提供各類服務，隨著各種新理念新技術的引人，它扮演的角色將會越來越重要。相信在不久的將來，通過各高校的不懈努力和相關軟件公司的深人研究，高校數(shù)字迎新系統(tǒng)必將沿著“服務理念上更加人性化、技術運用上更加智能化、流程設計上更加科學化”這一發(fā)展方向不斷向前，更好地服務于學生的學習和生活。[2]

[參考文獻]

[1]郭斌，盛艷.高?！皵?shù)字迎新”的發(fā)展概述[J].科技視界，2012（6）18：47.

[2]楊春蓉，趙小勇，楊萬琴.高校數(shù)字迎新現(xiàn)狀研究[J].電腦知識與技術.2012（12）：87-95.

[3]陳翼，王明潔，張計龍.復旦大學迎新服務的創(chuàng)新與實踐[J].中山大學學報：自然科學版，2009（3）：19-21.

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