基于知識管理的企業(yè)檔案管理模式探析

郭英霞

摘要：隨著知識時代的來臨，企業(yè)在各方面的發(fā)展都遇到了新的挑戰(zhàn)，檔案管理工作也不例外，如何關(guān)聯(lián)知識管理與檔案管理，提高檔案管理效果，成為了企業(yè)檔案管理工作的重點。本文首先對知識管理與檔案管理之間的相關(guān)性進(jìn)行了分析，然后從重知識管理的企業(yè)檔案管理模式的建立、兼設(shè)知識服務(wù)的企業(yè)圖情檔案一體化管理、檔案管理者知識水平的提高、知識共享的企業(yè)文化的宣揚四方面闡述了基于知識管理的企業(yè)檔案管理模式的建立策略，對企業(yè)檔案工作的發(fā)展有一定的參考意義。

關(guān)鍵詞：知識管理 檔案管理 模式建立

1、基于知識管理的企業(yè)檔案管理概析

檔案管理工作在發(fā)展過程中，與知識管理有著較為密切的關(guān)系。首先，兩者的管理對象一致。檔案管理的對象是檔案和文件，而知識管理所管理的是知識。檔案、文件屬于知識的范圍，因此是知識管理的重要內(nèi)容。其次，兩者有著相似的管理目的。檔案管理的本質(zhì)目的是為多項活動提供檔案管理服務(wù)，并滿足用戶的需求，這也是檔案管理的落腳點和出發(fā)點。知識管理的本質(zhì)目的是將知識價值轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)的競爭力。知識管理和檔案管理都是在恰當(dāng)?shù)臅r間為人們提供需要的信息，目的相近。最后，兩者有相似的流程。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作流程為：檔案的接收、整理、鑒定、報關(guān)、統(tǒng)計以及服務(wù)，而知識管理的流程是知識的產(chǎn)生、征集、保存、加工、整理、評估和利用。檔案管理與知識管理都是對相對分散的對象進(jìn)行收集和保存，使它們集中化，接著通過整理和加工促進(jìn)其有序化，接著通過鑒定和評估促進(jìn)其優(yōu)化，最后實現(xiàn)它們的價值。

2、基于知識管理的企業(yè)檔案管理模式建立策略

2.1 創(chuàng)設(shè)重知識管理的企業(yè)檔案管理模式理念

基于知識管理的企業(yè)檔案管理模式在建立過程中，首先應(yīng)該創(chuàng)設(shè)重知識管理的檔案管理模式理念，完成從傳統(tǒng)的檔案收藏中心到如今的知識創(chuàng)新中心的轉(zhuǎn)變，建立基于知識管理的數(shù)字檔案館。數(shù)字檔案館不僅具備以往檔案館的管理功能，還應(yīng)該具備知識管理和服務(wù)功能，建立起以知識生產(chǎn)、處理為基礎(chǔ)，提供知識地圖、知識搜索等工具，以知識庫為中心的知識管理系統(tǒng)。另外，基于知識管理的數(shù)字檔案管理，還應(yīng)該具備人本管理功能，不僅從技術(shù)的角度進(jìn)行知識的開發(fā)和利用，還應(yīng)該從人的角度實現(xiàn)以人為本的知識管理，充分挖掘檔案管理人才的潛力，使得企業(yè)的檔案管理工作在知識管理的引導(dǎo)下，變得更加高效有序。

2.2 兼設(shè)知識服務(wù)的圖情檔案一體化管理

檔案學(xué)、情報學(xué)和圖書館學(xué)等同宗同源，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，各個學(xué)科之間的交叉也越來越多，企業(yè)檔案管理工作中圖情檔一體化管理更是非常必要。以知識管理為背景，推行圖情檔一體化管理，是被動的信息服務(wù)到主動的知識服務(wù)的創(chuàng)新。信息服務(wù)是在用戶簡單提問的基礎(chǔ)上提供文獻(xiàn)檢索及傳遞服務(wù)，不會分析和考慮文獻(xiàn)和信息是否對用戶有較大的幫助。同時由于素材的限制，信息服務(wù)不會對提供的知識進(jìn)行科學(xué)的提煉和分析，不會關(guān)系到一些創(chuàng)新知識的管理和開發(fā)。而知識服務(wù)就不同，知識服務(wù)能順應(yīng)社會發(fā)展并體現(xiàn)社會特征，其核心是知識創(chuàng)新、以人為本，目的是為用戶解決實際性的問題，具有持續(xù)性、主動性、創(chuàng)新性、效用性、知識性和針對性的特點。同時也能對顯性知識中的隱性信息進(jìn)行開發(fā)，根據(jù)用戶的問題，進(jìn)行信息的動態(tài)收集、選擇和分析，較深層次的加工、開發(fā)出能為用戶解決問題的知識。

2.3 提高檔案管理者知識水平促進(jìn)管理效果

檔案管理者在企業(yè)檔案知識庫中具有重要作用，掌握了企業(yè)全部的知識以及企業(yè)管理、生產(chǎn)或活動的全部記錄，如專利文檔、技術(shù)文檔、商標(biāo)文檔和技術(shù)文檔等，能為企業(yè)實現(xiàn)巨大的效益。檔案管理者的管理技能和知識素質(zhì)是企業(yè)基于知識管理的檔案管理工作順利開展的保障，首先，應(yīng)該對檔案管理者進(jìn)行宏觀管理知識的培訓(xùn)，促使他們掌握常規(guī)的檔案管理方法、項目管理方法和溝通方法等，同時具備基本的企業(yè)管理知識。其次，企業(yè)檔案管理者應(yīng)該具備處理檔案、情報和圖書這三部分信息的技能。知識經(jīng)濟社會中，檔案、情報和圖書是企業(yè)檔案知識的來源，檔案管理者必須具備處理、融合這三種信息的能力，順應(yīng)時代發(fā)展。

2.4 宣揚知識共享、鼓勵學(xué)習(xí)的企業(yè)文化

企業(yè)在建立基于知識管理的檔案管理模式時，一定要重視知識，不斷提高整個企業(yè)的學(xué)習(xí)力量。首先，應(yīng)該及時發(fā)現(xiàn)知識缺口。因為內(nèi)外部原因，企業(yè)會產(chǎn)生對某項知識的需求，但自身的知識儲備和該需求不能匹配，即知識缺口。如今的經(jīng)濟時代，知識是企業(yè)競爭優(yōu)勢保持的重要資源，所以應(yīng)該及時發(fā)現(xiàn)知識缺口并彌補。其次，應(yīng)該突破學(xué)習(xí)阻礙，包括障礙、官僚作風(fēng)、溝通缺乏等。重點培養(yǎng)企業(yè)成員的團隊精神和價值觀，強化知識共享，使得學(xué)習(xí)成為檔案管理的一部分。最后，應(yīng)該創(chuàng)建平等互動的交流平臺。通過弱化等級觀念、簡化層次結(jié)構(gòu)，讓員工能平等的反饋和傳播知識，形成開放性、成長性、學(xué)習(xí)型的知識共享平臺，如此才能有利于企業(yè)的知識更新，為基于知識管理的檔案管理模式的建立奠定豐厚的知識基礎(chǔ)。

3、結(jié)語

在知識管理的時代背景下，企業(yè)檔案管理不僅僅是檔案的收集和管理，更應(yīng)該是檔案的在再次開發(fā)和重新利用。本文首先對知識管理和檔案管理二者之間的相關(guān)性進(jìn)行了分析，然后從重知識觀念的創(chuàng)設(shè)、圖情檔一體化的建立、管理者素質(zhì)的提高和知識共享企業(yè)文化的宣揚四方面具體闡述了基于知識管理的企業(yè)檔案管理模式的建立，對于企業(yè)提高檔案管理效率、促進(jìn)發(fā)展水平有一定的作用。

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