論財(cái)務(wù)電算化條件下內(nèi)部控制制度的完善

郗紅格

摘 ? 要：本文圍繞財(cái)務(wù)電算化條件下內(nèi)部控制環(huán)境的完善、財(cái)務(wù)電算化條件下內(nèi)部控制內(nèi)容的完善、財(cái)務(wù)電算化條件下內(nèi)部控制制度的具體完善措施三大方面展開(kāi)討論，對(duì)財(cái)務(wù)電算化條件下內(nèi)部控制制度的完善進(jìn)行了淺析。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化;數(shù)據(jù);內(nèi)部控制

內(nèi)部控制是企業(yè)為了保護(hù)自身財(cái)產(chǎn)安全及信息安全、推進(jìn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理政策有序開(kāi)展、提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)效率、降低業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、避免弊端發(fā)生而建立的各類規(guī)定、措施、手續(xù)等控制方式的統(tǒng)稱。隨著電子信息化技術(shù)的日漸成熟，各類企業(yè)逐漸成立了自己的電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)，使會(huì)計(jì)核算及財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境發(fā)生了極大的改變：首先，計(jì)算機(jī)的使用使會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的運(yùn)行速度得到快速增加，會(huì)計(jì)核算的精確性也有了很大的改善，避免了人工核算過(guò)程中由于人工失誤而導(dǎo)致的錯(cuò)誤;其次，會(huì)計(jì)電算化的使用，同時(shí)也為為企業(yè)的內(nèi)部控制帶來(lái)了極大的難題，影響了企業(yè)內(nèi)部控制的正常運(yùn)行。

一、財(cái)務(wù)電算化條件下內(nèi)部控制環(huán)境的完善

企業(yè)在利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行財(cái)會(huì)數(shù)據(jù)處理之后，企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境發(fā)生了極大的改變，原來(lái)的會(huì)計(jì)部門通常由財(cái)務(wù)及會(huì)計(jì)人員構(gòu)成，而財(cái)務(wù)電算化條件下的會(huì)計(jì)部門在原先財(cái)務(wù)及會(huì)計(jì)人員的基礎(chǔ)上增加了計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)管理專員。財(cái)會(huì)部在計(jì)算機(jī)的幫助下不僅實(shí)現(xiàn)了基本的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，同時(shí)還能利用計(jì)算機(jī)幫助其他部門完成相關(guān)業(yè)務(wù)，例如年度銷售額預(yù)測(cè)、人員計(jì)劃等等。

二、財(cái)務(wù)電算化條件下內(nèi)部控制內(nèi)容的完善

1.保證原始數(shù)據(jù)操作的正確性。在電算化會(huì)計(jì)條件下，被電子計(jì)算機(jī)輸出的財(cái)會(huì)數(shù)據(jù)一直是受程序所控制的，并且會(huì)對(duì)

輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)計(jì)算并處理，最后儲(chǔ)存在一些網(wǎng)絡(luò)介質(zhì)上，且后續(xù)入賬、分析等工作程序都是在計(jì)算機(jī)所設(shè)定的程序控制下自動(dòng)運(yùn)行的。但是，電腦中所有的原始數(shù)據(jù)都是經(jīng)過(guò)財(cái)會(huì)人員核算后輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的，眾所周知，一切人為操作都離不開(kāi)標(biāo)準(zhǔn)化，因此這里也必須將所有數(shù)據(jù)的處理方式進(jìn)行規(guī)范化管理，并確保過(guò)程的正確性及可靠性，這樣才能確保財(cái)會(huì)信息的完整性及真實(shí)性。

2.嚴(yán)格管控財(cái)會(huì)人員操作權(quán)限。在內(nèi)部控制中最常見(jiàn)的方式為批準(zhǔn)與授權(quán)。在原始手工財(cái)會(huì)系統(tǒng)中，任何一項(xiàng)涉及財(cái)政

業(yè)務(wù)的過(guò)程都需要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的授權(quán)與審批，并且由具有資質(zhì)和權(quán)限的人員進(jìn)行確認(rèn)。但引入會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)之后，財(cái)務(wù)職能的劃分發(fā)生了徹底的改變。由于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理全部都是以會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)為核心進(jìn)行的，電算化中所有功能的匯集直接導(dǎo)致部門職責(zé)之間的匯集，一些職能人員在進(jìn)行原始數(shù)據(jù)輸入的同時(shí)還能完成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的分析及輸出。因此，若不加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制的管理，就很容易導(dǎo)致某些會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)人員根據(jù)個(gè)人經(jīng)驗(yàn)或個(gè)人想法對(duì)程序進(jìn)行個(gè)性化操作，引起不必要的錯(cuò)誤產(chǎn)生。

三、財(cái)務(wù)電算化條件下內(nèi)部控制制度的具體完善措施

1.明確員工職責(zé)劃分，加強(qiáng)內(nèi)部控制。職責(zé)劃分的首先任務(wù)便是明確會(huì)計(jì)電算化部門與用戶部門的相關(guān)職責(zé)。會(huì)計(jì)電算化軟件

正式得到使用之后，原先的財(cái)務(wù)組織架構(gòu)應(yīng)得到全面調(diào)整，為每位員工制定相應(yīng)的崗位職責(zé)。會(huì)計(jì)電算化條件下的工作崗位主要由基本會(huì)計(jì)人員和電算化操作人員構(gòu)成?；緯?huì)計(jì)人員包括出納、財(cái)務(wù)檔案管理等，電算化操作人員包括系統(tǒng)操作、系統(tǒng)維修等。崗位架構(gòu)的調(diào)整必須與組織內(nèi)部控制方式相應(yīng)，以便在早期預(yù)防錯(cuò)誤發(fā)生，例如組織需規(guī)定系統(tǒng)開(kāi)發(fā)技術(shù)人員不能同時(shí)兼任系統(tǒng)管理人員。

2.加強(qiáng)系統(tǒng)安全管控，優(yōu)化系統(tǒng)操作環(huán)境。系統(tǒng)安全的管控應(yīng)從預(yù)防入手，主要是防止無(wú)權(quán)限人員進(jìn)入系統(tǒng)并執(zhí)行各項(xiàng)操作。程序與數(shù)據(jù)安全的管控應(yīng)盡可能減少外界因素侵入計(jì)算機(jī)導(dǎo)致故障發(fā)生。對(duì)于以上兩點(diǎn)所采取的措施如下：首先應(yīng)制定內(nèi)部操作規(guī)程，在規(guī)程中明確各人員職責(zé)，授予部分人員財(cái)務(wù)系統(tǒng)操作權(quán)限，并嚴(yán)禁未授權(quán)人員對(duì)財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行操作;其次是建立操作人員身份密碼機(jī)制，登入系統(tǒng)前必須輸入相應(yīng)密碼以識(shí)別操作人員身份，并要求進(jìn)行交接班記錄及日常運(yùn)行記錄;最后是將數(shù)據(jù)儲(chǔ)存路徑與處理路徑進(jìn)行分隔，對(duì)控制系統(tǒng)軟件的安裝與更新行為進(jìn)行嚴(yán)格控制，定期對(duì)財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)防性檢查與維護(hù)，當(dāng)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在故障時(shí)，要求系統(tǒng)自帶應(yīng)急功能，能夠?qū)ο到y(tǒng)內(nèi)容進(jìn)行自動(dòng)備份及快速修復(fù)。

3.加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)力度。內(nèi)部審計(jì)對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)是一種重要的內(nèi)部控制方式，同時(shí)也是對(duì)于內(nèi)部會(huì)計(jì)監(jiān)督的強(qiáng)化劑。在公司內(nèi)部定期開(kāi)展內(nèi)部審計(jì)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，積極打消員工犯罪意圖。因此內(nèi)審人員應(yīng)按照一定的規(guī)則定期檢查計(jì)算機(jī)相關(guān)控制目標(biāo)及達(dá)成情況，同時(shí)核查財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)完整性。除此之外，還應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行定期審核，確認(rèn)電算化賬務(wù)處理方式及結(jié)果是否正確，是否違反《會(huì)計(jì)法》相關(guān)法規(guī)條例，費(fèi)用批準(zhǔn)流程是否符合內(nèi)部控制規(guī)定，報(bào)銷憑證是否有效等等。另外，還應(yīng)審核電子數(shù)據(jù)與紙質(zhì)數(shù)據(jù)是否相符合，具體可查看賬冊(cè)內(nèi)容，確保賬表一致，對(duì)錯(cuò)誤帳表應(yīng)立即進(jìn)行改善。最后應(yīng)核查電子數(shù)據(jù)儲(chǔ)存的方式是否安全可靠，禁止出現(xiàn)違規(guī)數(shù)據(jù)修改現(xiàn)象。

4.加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作。隨著會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的推廣，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存介質(zhì)也發(fā)生了變化，因此對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理方面的要求也越來(lái)越嚴(yán)格。與此同時(shí)，會(huì)計(jì)檔案的概念也正在發(fā)生改變，并得到了可觀的發(fā)展。在會(huì)計(jì)電算化條件下，除了賬單、憑證、表單等輸出內(nèi)容之外，整改系統(tǒng)在運(yùn)行過(guò)程中所形成的所有文檔都屬于電算化檔案范圍，需要進(jìn)行重點(diǎn)管理。

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