流通企業(yè)內(nèi)部控制要點(diǎn)淺析

劉鑫

摘 ? 要：隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的日益發(fā)展，流通企業(yè)面臨的經(jīng)營(yíng)環(huán)境也越來(lái)越復(fù)雜。流通企業(yè)大多為資金密集型，其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)內(nèi)容主要表現(xiàn)為商品的購(gòu)、運(yùn)、存、銷(xiāo)等幾個(gè)環(huán)節(jié)，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的把控不嚴(yán)，都可能會(huì)給企業(yè)帶來(lái)重大經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。因此，做好企業(yè)內(nèi)部控制對(duì)保障流通企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)，促進(jìn)流通企業(yè)健康、持續(xù)發(fā)展有著重要意義。

關(guān)鍵詞：流通企業(yè);內(nèi)部控制;管控要點(diǎn)

一、商品流通企業(yè)內(nèi)部控制管理的重要意義

流通企業(yè)內(nèi)部控制的重要意義在于保護(hù)企業(yè)資產(chǎn)完整和提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。對(duì)于流通企業(yè)來(lái)講，商品通常具有單價(jià)高、數(shù)量多、總金額大等特點(diǎn)，在資產(chǎn)中占有較大的比重，流通企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)通常伴隨著大額的資金占用，因此保障流通企業(yè)資金資產(chǎn)安全是企業(yè)內(nèi)部控制的關(guān)鍵。此外，在商品價(jià)格日益透明，市場(chǎng)充分競(jìng)爭(zhēng)，利潤(rùn)率普遍較低的環(huán)境下，如何加快資金周轉(zhuǎn)，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，也成為企業(yè)內(nèi)部控制的重要目標(biāo)。

二、商品流通企業(yè)內(nèi)部控制的主要方面

1.內(nèi)部控制制度的建立健全及流程標(biāo)準(zhǔn)化

流通企業(yè)的平穩(wěn)運(yùn)營(yíng)要有完善的內(nèi)部控制體系作保障。將各項(xiàng)制度匯編成文檔，將關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程編制成操作手冊(cè)，并向全體員工進(jìn)行宣貫，是企業(yè)開(kāi)展內(nèi)部控制的基礎(chǔ)工作。流通企業(yè)的內(nèi)控管理貫穿于經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的各個(gè)方面，主要包括采購(gòu)、物流運(yùn)輸、倉(cāng)儲(chǔ)、銷(xiāo)售等環(huán)節(jié);會(huì)計(jì)核算、融資擔(dān)保、收付款等財(cái)務(wù)活動(dòng);內(nèi)部審計(jì)、人力資源管理、重大投資等其他內(nèi)部管理。管理制度的建立健全和業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)化，可以確保企業(yè)各項(xiàng)管理工作合法合規(guī)、有章可循。

2.建立有效的業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制

由于流通企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)具有商品金額大、資金占用高等特點(diǎn)，流通企業(yè)應(yīng)當(dāng)高度重視風(fēng)險(xiǎn)管理，將風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警作為日常的、重要的管理活動(dòng)，對(duì)可能影響公司經(jīng)營(yíng)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的各種內(nèi)外部風(fēng)險(xiǎn)加以識(shí)別、評(píng)估，及時(shí)提出應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的策略措施并化解風(fēng)險(xiǎn)。

流通企業(yè)可在以下四個(gè)方面進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警管理：

（1）經(jīng)營(yíng)報(bào)告。建立了運(yùn)營(yíng)情況分析報(bào)告機(jī)制，通過(guò)編制日?qǐng)?bào)、周報(bào)、月報(bào)等經(jīng)營(yíng)報(bào)表和經(jīng)營(yíng)分析報(bào)告，對(duì)公司的主要業(yè)務(wù)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別。

（2）合同執(zhí)行。通過(guò)對(duì)各經(jīng)營(yíng)單位合同執(zhí)行情況進(jìn)行清單式管理，及時(shí)分析合同執(zhí)行異常的原因并評(píng)價(jià)潛在的風(fēng)險(xiǎn)。

（3）資金往來(lái)。通過(guò)對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)的“應(yīng)收、預(yù)付及存貨”進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注，對(duì)逾期應(yīng)收、預(yù)付、存貨情況進(jìn)行跟蹤管理，及時(shí)化解資金沉淀及往來(lái)款風(fēng)險(xiǎn)。

（4）內(nèi)部審計(jì)及法律事務(wù)。通過(guò)開(kāi)展對(duì)重點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)管控事項(xiàng)的內(nèi)部審計(jì)和檢查，對(duì)重大風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)及時(shí)進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)報(bào)告和研究，評(píng)估法律風(fēng)險(xiǎn)并積極采取應(yīng)對(duì)措施，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。

3.建立有效的授權(quán)管控機(jī)制

對(duì)于企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)中發(fā)生的業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)按照不同的交易額和交易性質(zhì)，采用逐級(jí)授權(quán)審批方式達(dá)成快速響應(yīng)和有效管控的目的。流通企業(yè)授權(quán)審批流程主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

（1）信用管理。業(yè)務(wù)單位在開(kāi)展業(yè)務(wù)前，必須對(duì)交易對(duì)象進(jìn)行細(xì)致、深入地資信調(diào)查，全面、準(zhǔn)確地了解交易對(duì)象的經(jīng)營(yíng)情況和財(cái)務(wù)狀況，對(duì)需要開(kāi)展預(yù)付款業(yè)務(wù)和賒銷(xiāo)業(yè)務(wù)的，需由業(yè)務(wù)單位編制資信調(diào)查報(bào)告，提出信用申請(qǐng)并逐級(jí)提交審批。

（2）合同管理。業(yè)務(wù)單位在擬定合同條款時(shí)，相關(guān)職能部門(mén)應(yīng)對(duì)業(yè)務(wù)合同進(jìn)行初步審核，對(duì)合同要素的完整性、合同條款的法律風(fēng)險(xiǎn)、貨權(quán)及往來(lái)款項(xiàng)的可控性、預(yù)計(jì)盈利情況進(jìn)行評(píng)估，最后按合同金額和類(lèi)別逐級(jí)進(jìn)行審批。

（3）付款管理。財(cái)務(wù)部門(mén)需根據(jù)公司資金總體情況，收支計(jì)劃和合同執(zhí)行情況，對(duì)業(yè)務(wù)單位提交的付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)關(guān)注付款資料的完整性、是否達(dá)到付款條件、資金使用情況等，根據(jù)付款類(lèi)型和金額做綜合評(píng)審并逐級(jí)進(jìn)行審批。

4.加強(qiáng)準(zhǔn)入管理，切實(shí)把控貨權(quán)

為確保貨物儲(chǔ)運(yùn)安全，流通企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)儲(chǔ)運(yùn)供應(yīng)商的準(zhǔn)入管理，建立嚴(yán)格的準(zhǔn)入機(jī)制和“優(yōu)勝劣汰”機(jī)制，對(duì)不符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行淘汰。相關(guān)職能部門(mén)和業(yè)務(wù)單位應(yīng)做好貨物流轉(zhuǎn)過(guò)程的跟蹤管理，確保商品從采購(gòu)到銷(xiāo)售各物流環(huán)節(jié)處處有監(jiān)控、時(shí)時(shí)可追尋。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)貨權(quán)憑證管理，要求所有物流憑證都能夠及時(shí)取得并妥善保管。合法、有效的貨權(quán)憑證，有利于企業(yè)對(duì)貨物所有權(quán)的管控。

5.維護(hù)資金運(yùn)營(yíng)安全，提高資金使用效率

企業(yè)應(yīng)建立資金運(yùn)轉(zhuǎn)動(dòng)態(tài)管理機(jī)制，以周報(bào)、月報(bào)的形式反應(yīng)企業(yè)資金計(jì)劃和狀況，使企業(yè)資金鏈運(yùn)轉(zhuǎn)處于數(shù)字化可控狀態(tài)，同時(shí)也有利于企業(yè)及時(shí)發(fā)現(xiàn)資金占用和分布的異常情況。通過(guò)科學(xué)運(yùn)用融資手段，遵循“成本最小化、收益最大化”原則，取得多樣化的融資品種，將流通企業(yè)資產(chǎn)負(fù)債率控制在合理范圍內(nèi)。通過(guò)對(duì)業(yè)務(wù)單位日常資金余額的嚴(yán)格歸集，降低企業(yè)的資金沉淀，實(shí)現(xiàn)更高效、集中的資金配置。

三、流通企業(yè)內(nèi)部控制管理弱化的原因

1.內(nèi)控制度不健全或執(zhí)行不嚴(yán)格

流通企業(yè)如果缺少一套切實(shí)有效的管控制度，或者有制度卻不嚴(yán)格執(zhí)行，有章不循，違規(guī)不究，則會(huì)大大增加企業(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。流通企業(yè)要特別防范資金被挪用、貨權(quán)不清晰、費(fèi)用支出失控、潛在虧損增加等問(wèn)題，一旦發(fā)生以上風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)，都將會(huì)給企業(yè)帶來(lái)重大損失，這些問(wèn)題都與企業(yè)內(nèi)控制度不健全，制度執(zhí)行不嚴(yán)格有密切的關(guān)系。

2.風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制不健全

大多數(shù)流通企業(yè)在貿(mào)易合同簽訂之后，都存在未能及時(shí)、細(xì)致地跟蹤管理的情況，風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制不健全或不能發(fā)揮有效作用，導(dǎo)致企業(yè)職能部門(mén)和管理層往往是在風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)發(fā)生之后才了解相關(guān)的業(yè)務(wù)信息。缺乏對(duì)業(yè)務(wù)的跟蹤管理，就無(wú)法及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中的異常，無(wú)法及時(shí)分析研究并制訂應(yīng)對(duì)措施，造成企業(yè)對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)被動(dòng)應(yīng)對(duì)的情況。

3.資金使用效率不高

在保障資金安全的前提下，加快資金周轉(zhuǎn)，提高資金使用效率就成為流通企業(yè)提高收益的關(guān)鍵。但是在市場(chǎng)行情明顯下跌的情況下，多數(shù)流通企業(yè)資金沉淀嚴(yán)重，存貨高企，去化緩慢，上下游的供應(yīng)商和客戶(hù)普遍資金緊張，流通企業(yè)的預(yù)付和應(yīng)收款項(xiàng)金額加大，資金成本過(guò)高，嚴(yán)重影響了流通企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和獲利能力。

4.考核體系依然以利潤(rùn)為重

大多數(shù)流通企業(yè)的考核重心依然是利潤(rùn)，這就使得業(yè)務(wù)單位重視業(yè)務(wù)的開(kāi)展和利潤(rùn)的獲取，而對(duì)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)和制度執(zhí)行較為輕視。企業(yè)管理層在經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)壓力面前，有時(shí)也不得不做出一定的讓步。但如果對(duì)業(yè)務(wù)過(guò)于放任，就有可能導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)的發(fā)生。

四、加強(qiáng)流通企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)采取的措施

1.建立合理的組織結(jié)構(gòu)

流通企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立一套合理的組織結(jié)構(gòu)，要求企業(yè)內(nèi)部各方面做到職責(zé)清晰、分工明確、權(quán)責(zé)對(duì)等。按照內(nèi)部控制設(shè)計(jì)的相關(guān)原則，流通企業(yè)應(yīng)當(dāng)做到商流、物流、資金流“三流”分離，業(yè)務(wù)部門(mén)、管理部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)各司其職、分別把控和相互監(jiān)督，特別是管理部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)，要通過(guò)細(xì)致化的管理手段，及時(shí)反應(yīng)業(yè)務(wù)的實(shí)際執(zhí)行情況，有效預(yù)警，防范潛在風(fēng)險(xiǎn)。此外、各部門(mén)內(nèi)部也要做到不相容崗位的分離，即執(zhí)行者與決策者崗位分離，編制者與審核者分離。

2.加強(qiáng)制度建設(shè)，嚴(yán)格制度執(zhí)行

企業(yè)制度是“企業(yè)內(nèi)部法”，所有員工都必須嚴(yán)格遵守。制度執(zhí)行是流通企業(yè)日常管理工作中不可或缺的重要部分，要在流通企業(yè)各部門(mén)工作中均有體現(xiàn)。管理不僅僅是職能部門(mén)的事情，對(duì)于身處一線的業(yè)務(wù)單位來(lái)講，管理更為重要，業(yè)務(wù)單位是企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管控的第一道防線，業(yè)務(wù)人員風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)的強(qiáng)弱和制度執(zhí)行的好壞，對(duì)企業(yè)內(nèi)部管控有著重要影響。因此流通企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)制度建設(shè)，把各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)全部置于監(jiān)控之中，強(qiáng)化制度執(zhí)行和監(jiān)督管理。

3.借助信息化手段實(shí)現(xiàn)高效管理

要滿(mǎn)足流通企業(yè)內(nèi)部控制及時(shí)、準(zhǔn)確、高效的要求，就必須借助信息化手段來(lái)實(shí)現(xiàn)。加強(qiáng)流通企業(yè)信息化建設(shè)，提高員工信息化管理水平，將業(yè)務(wù)執(zhí)行情況、財(cái)務(wù)狀況、資金狀況等及時(shí)、準(zhǔn)確地反應(yīng)在SAP、ERP等信息系統(tǒng)中，可以實(shí)現(xiàn)流通企業(yè)的高效管理。

4.建立科學(xué)的考核評(píng)價(jià)體系

流通企業(yè)的考核評(píng)價(jià)應(yīng)避免使用“重規(guī)模、重利潤(rùn)”的傳統(tǒng)的考核方案，應(yīng)注意提升責(zé)任人員的綜合管理素質(zhì)，打造業(yè)務(wù)單位可持續(xù)盈利能力，將考核依據(jù)從利潤(rùn)指標(biāo)擴(kuò)大到業(yè)務(wù)綜合運(yùn)營(yíng)指標(biāo)，在評(píng)價(jià)業(yè)務(wù)單位規(guī)模、利潤(rùn)的同時(shí)，對(duì)其資產(chǎn)負(fù)債狀況、合同執(zhí)行情況、經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)情況等進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視對(duì)考核結(jié)果的運(yùn)用，對(duì)考核結(jié)果進(jìn)行指標(biāo)分析并進(jìn)行重點(diǎn)跟蹤管理，對(duì)指標(biāo)連續(xù)不理想的業(yè)務(wù)單位應(yīng)明確其后續(xù)經(jīng)營(yíng)方案。通過(guò)科學(xué)的考核體系，全面評(píng)價(jià)業(yè)務(wù)單位營(yíng)運(yùn)質(zhì)量，建立良性發(fā)展機(jī)制，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的健康、持續(xù)發(fā)展。