“大數(shù)據(jù)”時(shí)代電子檔案工作的若干思考

梁惠卿

摘??要：電子檔案是“轉(zhuǎn)化”或“處理”而來(lái)，不是“建設(shè)”而來(lái)。理想化電子檔案工作環(huán)境的功能設(shè)計(jì)在現(xiàn)實(shí)環(huán)境下缺乏可行性，僅靠加大檔案信息化的資金投入并非電子檔案工作的有效保障措施，唯有轉(zhuǎn)變思維方式，學(xué)會(huì)運(yùn)用信息化思維、技術(shù)性思維和商業(yè)化思維，才是檔案信息化的成功之路。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);電子檔案工作;思考;商榷

《檔案管理》2013年第6期刊發(fā)了張淑芳同志撰寫的《淺議“大數(shù)據(jù)”時(shí)代下的電子檔案建設(shè)趨勢(shì)》一文（以下簡(jiǎn)稱“張文”）。作者從相關(guān)概念的界定、電子檔案建設(shè)的政策依據(jù)、電子檔案建設(shè)的保障措施三個(gè)方面，多層次闡述了“大數(shù)據(jù)”時(shí)代下電子檔案建設(shè)的趨勢(shì)，文章在給予我們?cè)S多新知識(shí)、新觀念、新理論、新觀點(diǎn)的同時(shí)，也有一些值得討論和商榷的地方。這里提出來(lái)與張淑芳同志商榷，如有不妥之處請(qǐng)張淑芳同志及廣大檔案界同仁給予指正。

1??電子檔案建設(shè)的提法有待商榷

張文在題目中使用了“電子檔案建設(shè)”這樣一個(gè)詞組，個(gè)人以為這種用法不妥。一是“電子檔案建設(shè)”沒(méi)有一個(gè)明確的含義，在知網(wǎng)中運(yùn)用句子檢索“電子檔案建設(shè)”+“是指”，或“電子檔案建設(shè)”+“指”，?再或“電子檔案建設(shè)”+“是”進(jìn)行檢索，沒(méi)有檢索到相關(guān)句子。這就是說(shuō)，在現(xiàn)有文獻(xiàn)中沒(méi)有對(duì)“電子檔案建設(shè)”進(jìn)行明確的界定或定義。二是從詞典上查閱，“建設(shè)”一詞的意思是指：“創(chuàng)立新事業(yè);增加新設(shè)施;充實(shí)新精神?！盵1]電子檔案組合在一起應(yīng)該是創(chuàng)立、增加或者充實(shí)一種新的檔案之義，但從張文中的表述看，“電子檔案是指通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)、相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合”。[2]是“以電子影像技術(shù)為支撐，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息”或者是“把應(yīng)用系統(tǒng)的電子信息進(jìn)行憑證化處理后”的產(chǎn)物。是檔案的另一種載體方式。簡(jiǎn)單理解即：“電子檔案”是“轉(zhuǎn)化”或“處理”而來(lái)的，不是創(chuàng)立、增加、充實(shí)得來(lái)的。三正是因?yàn)檫@個(gè)詞組意思不明，用法欠妥，所以在文獻(xiàn)中采用這種用法的也很少，百不及一。據(jù)筆者在中國(guó)知網(wǎng)文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)中檢索，在篇名中涉及“電子檔案”的2695篇文獻(xiàn)中只有14篇使用“電子檔案建設(shè)”，約占0.5%;在主題中涉及“電子檔案”的10294篇文獻(xiàn)中只有39篇使用“電子檔案建設(shè)”，?約占0.38%;?在全文中涉及“電子檔案”的60864篇文獻(xiàn)中只有468篇使用“電子檔案建設(shè)”，約占0.76%。據(jù)此，個(gè)人以為在標(biāo)題中使用“電子檔案工作”較為妥當(dāng)。

2??電子檔案概念存在矛盾

關(guān)于電子檔案的概念，我國(guó)的檔案學(xué)者給出的定義不盡相同。這里我們不討論張文中關(guān)于“電子檔案”的概念與其他學(xué)者所下定義的差別，主要討論張文中有關(guān)“電子檔案”概念表述存在的一些矛盾之處。關(guān)于“電子檔案”，張文中是這樣表述的：“電子檔案是指通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)、相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合。在大數(shù)據(jù)背景下，電子檔案是具備數(shù)量巨大、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、類型眾多特征的數(shù)據(jù)集合?！盵3]這一表述前后及與其文中其他部分關(guān)于電子檔案的表述存在一些矛盾之處。

其一：張文電子檔案概念第一句中強(qiáng)調(diào)了三點(diǎn)：一是“通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)”，二是“與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)、相互關(guān)聯(lián)”，三是“通用電子圖像文件集合”。而在后一句中則沒(méi)有了“與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)、相互關(guān)聯(lián)”，“通用電子圖像文件集合”也變成了“類型眾多特征的數(shù)據(jù)集合”。從范圍上看，前一句中“電子檔案”所指的是與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)、相互關(guān)聯(lián)的電子圖像文件，而后一句中則指的幾乎是所有電子數(shù)據(jù)。從類型上看，前一句中“電子檔案”所指的是電子圖像文件，而后一句中則指的幾乎是所有類型的電子數(shù)據(jù)。前后表述意思不一。

其二，張文對(duì)電子檔案的建設(shè)目標(biāo)的表述是：“一言概之，就是實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的電子化管理和電子信息的檔案化管理。”[4]從這一表述中，我們可以將“電子檔案”理解為“紙質(zhì)檔案的電子化”和“電子信息的檔案化”的產(chǎn)物。而這在電子檔案概念的表述中只看到了“紙質(zhì)檔案的電子化”部分，沒(méi)有看到“電子信息的檔案化”的部分。

作者在論文中給其討論或論述的主體下定義，對(duì)其討論或論述的問(wèn)題進(jìn)行界定是正常的，也是必要的。但這種定義或界定，在一篇論文中前后要保持其內(nèi)涵與外延相一致。否則就應(yīng)當(dāng)給予說(shuō)明，以避免讀者在閱讀時(shí)產(chǎn)生誤解或異議。

3??電子檔案工作環(huán)境的功能的部分設(shè)計(jì)缺乏現(xiàn)實(shí)可行性

張文中對(duì)電子檔案環(huán)境的功能設(shè)計(jì)做了比較詳盡的闡述，認(rèn)為：“理想中的電子檔案環(huán)境應(yīng)是為各類檔案提供統(tǒng)一的形成、積累、捕獲、遷移、鑒定、管理、歸檔、查詢、加載、展現(xiàn)、應(yīng)用的平臺(tái)?！睉?yīng)當(dāng)說(shuō)這是一個(gè)不錯(cuò)的、理想化的方案。在現(xiàn)實(shí)中缺乏可行性。

首先，以“統(tǒng)一電子檔案入口”為例。要實(shí)現(xiàn)“能夠以影像技術(shù)、條形碼技術(shù)、版式電子數(shù)據(jù)文件等技術(shù)為支撐，實(shí)現(xiàn)對(duì)不同介質(zhì)、不同類別的檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化封裝處理，轉(zhuǎn)化為統(tǒng)一的入口文件，并保證電子檔案的真實(shí)性、完整性、有效性和可追溯性”。[5]而這就意味著要對(duì)一個(gè)單位中所有業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行改造或增加相應(yīng)的功能模塊。就一般單位而言，除了系統(tǒng)內(nèi)的辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)外，還有諸如專門的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、招生系統(tǒng)，課程管理系統(tǒng)、教學(xué)管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、后勤管理系統(tǒng)、圖書館管理系統(tǒng)，以及銷售管理系統(tǒng)、倉(cāng)貯管理系統(tǒng)、安防系統(tǒng)等眾多系統(tǒng)。以高校為例，一個(gè)普通高校使用的系統(tǒng)就多達(dá)十幾二十個(gè)，這些系統(tǒng)有國(guó)家教育行政管理部門統(tǒng)一配發(fā)的，有省級(jí)教育行政管理部門統(tǒng)一配發(fā)的，也有國(guó)家及地方財(cái)政主管機(jī)關(guān)下發(fā)使用的，有的則是住在地黨委政府要求使用的，有些是單位自行開(kāi)發(fā)的，還有的是從市場(chǎng)上購(gòu)買的商品化軟件。這些系統(tǒng)出自不同的主管部門，由不同開(kāi)發(fā)單位開(kāi)發(fā)，使用不同的開(kāi)發(fā)和運(yùn)行平臺(tái)，不同的后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)，有著不同的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。這種情況下，在系統(tǒng)使用后要求這么多不同層次、不同隸屬、不同平臺(tái)、不同運(yùn)行環(huán)境、不同數(shù)據(jù)庫(kù)及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的加上一個(gè)統(tǒng)一的電子檔案入口，不僅經(jīng)費(fèi)支出遠(yuǎn)超一般單位的承受能力，就是與這么眾多開(kāi)發(fā)單位進(jìn)行需求上的專業(yè)溝通與協(xié)調(diào)就不是單位檔案管理人員所能承擔(dān)得起的。“統(tǒng)一電子檔案入口”的設(shè)想，如果沒(méi)有國(guó)家層面的頂層設(shè)計(jì)，指望每個(gè)基層單位的檔案工作者的努力，很難實(shí)現(xiàn)。

其次，張文認(rèn)為：電子檔案系統(tǒng)應(yīng)提供對(duì)檔案流程的自定義?！笆褂卯a(chǎn)品化的流程管理工具，實(shí)現(xiàn)流程的可維護(hù)性。流程管理工具應(yīng)滿足自定義需求。當(dāng)電子檔案流程變化時(shí)，檔案員能夠自行通過(guò)平臺(tái)增加、刪除或修改流程。并能夠根據(jù)業(yè)務(wù)需要，為每個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)置分配不同的業(yè)務(wù)角色，采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)，滿足各類業(yè)務(wù)檔案管理流程不同的需要?！盵6]這里我們暫且不考慮電子檔案管理系統(tǒng)是否能夠與一個(gè)單位的全部業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)全兼容與互操作，僅允許“檔案員能夠自行通過(guò)平臺(tái)增加、刪除或修改流程。并能夠根據(jù)業(yè)務(wù)需要，為每個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)置分配不同的業(yè)務(wù)角色”，就是給予了檔案員超級(jí)系統(tǒng)管理員的權(quán)限，而目前檔案員的信息技術(shù)素養(yǎng)就很難挑得起這個(gè)擔(dān)子，負(fù)起這個(gè)責(zé)任。

最后，張文提出：“統(tǒng)一的電子檔案管理平臺(tái)搭建好后，并在其上加載常規(guī)檔案管理業(yè)務(wù)（如，以卷為單位的文書檔案和以件為單位的文書檔案管理模塊），實(shí)現(xiàn)所有的操作人員能夠在同一個(gè)平臺(tái)上，對(duì)不同類別的檔案進(jìn)行管理。該平臺(tái)應(yīng)支持多類別檔案的業(yè)務(wù)加載，檔案員根據(jù)新增工作需求，能夠使用平臺(tái)提供的工具，自行實(shí)現(xiàn)其他門類電子檔案（如，專題檔案、業(yè)務(wù)檔案）的添加及修改，能將非通用文件格式的圖像電子文件轉(zhuǎn)換成通用格式，或?qū)⑾嚓P(guān)軟件一并收集，并注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)?！盵7]這有兩點(diǎn)疑問(wèn)：一是這里的“所有的操作人員”是指單位所有檔案管理人員，還是所有使用生成電子檔案的業(yè)務(wù)系統(tǒng)的工作人員？如果是指單位所有檔案管理人員，那就意味著要求檔案管理人員熟悉并熟練使用單位的全部業(yè)務(wù)系統(tǒng);如果是指所有使用生成電子檔案的業(yè)務(wù)系統(tǒng)的工作人員，那就意味著所有業(yè)務(wù)人員都必須熟悉檔案管理流程，并可以進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)對(duì)電子檔案進(jìn)行添加及修改?，F(xiàn)實(shí)情況是，前一種情況難以實(shí)現(xiàn)，后一種情況不能允許。二是“將相關(guān)軟件一并收集，并注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)”。這是一種理想化的狀態(tài)，現(xiàn)實(shí)中難以實(shí)現(xiàn)。因?yàn)楝F(xiàn)在許多業(yè)務(wù)系統(tǒng)只給使用單位提供一個(gè)客戶端，根本不給你提供整個(gè)系統(tǒng)，你也就無(wú)法對(duì)系統(tǒng)一并收集。退一步講，就算系統(tǒng)提供者向你提交了系統(tǒng)副本，檔案工作者如何對(duì)歸檔的系統(tǒng)進(jìn)行甄別、測(cè)試、保管和提供備份安裝服務(wù)，都是些短期內(nèi)不易解決的棘手難題。

4??加大檔案信息化的資金投入并非電子檔案建設(shè)的有效保障措施

張文中將加大檔案信息化的資金投入列為電子檔案建設(shè)的保障措施之一。強(qiáng)調(diào)：“按照國(guó)家檔案局、河南省信息化工作領(lǐng)導(dǎo)小組要求，各級(jí)檔案部門應(yīng)積極向財(cái)政部門反映，要求落實(shí)有關(guān)資金扶持政策，加大信息化資金投入。按照信息化目標(biāo)考核要求，出臺(tái)政策，強(qiáng)力推進(jìn)，為檔案信息化順利推進(jìn)創(chuàng)造條件?！盵8]不可否認(rèn)，巧婦難為無(wú)米之炊，沒(méi)有資金保障，要實(shí)現(xiàn)檔案信息化是辦不到的。但絕不是有了資金保障就一定能實(shí)現(xiàn)檔案信息化。檔案信息化并不只是有幾臺(tái)計(jì)算機(jī)，裝幾套軟件，錄一些數(shù)據(jù)，掃幾張圖片那樣簡(jiǎn)單。檔案信息化要的是思維方式的轉(zhuǎn)變。在這方面，我們應(yīng)當(dāng)向企業(yè)學(xué)習(xí)。因?yàn)?，“企業(yè)和市場(chǎng)像獵豹一樣永遠(yuǎn)擁有敏銳的嗅覺(jué)，當(dāng)企業(yè)和市場(chǎng)進(jìn)入到對(duì)‘大數(shù)據(jù)的實(shí)施和行動(dòng)階段后，處理非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫(kù)工具的先進(jìn)性、方便性得到了越來(lái)越多的認(rèn)可。檔案信息化也應(yīng)從中吸取經(jīng)驗(yàn)，接受‘大數(shù)據(jù)工具處理非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫(kù)的技術(shù)和理念，從海量檔案信息中篩選、整合、獲取關(guān)鍵信息滿足用戶需求”。[9]而其中的核心就是轉(zhuǎn)變思維方式，學(xué)會(huì)運(yùn)用信息化思維、技術(shù)性思維和商業(yè)化思維。

參考文獻(xiàn)：

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[9]滕水生，周甜甜，許熠瑩.?將商業(yè)化運(yùn)作思維引入《產(chǎn)品設(shè)計(jì)》課程教學(xué)實(shí)踐的改革探討[J].?設(shè)計(jì)，2012，（10）168～169.

（作者單位：開(kāi)封市檔案局??來(lái)稿日期：2014-10-16）