可信的電子文件管理及傳輸平臺(tái)功能與模型研究

程巧

摘??要：本文以電子文件管理及傳輸系統(tǒng)為研究對(duì)象，以真實(shí)、完整、可信、一致為系統(tǒng)功能目標(biāo)，采用從上至下、由外而內(nèi)、由粗及細(xì)的建模思路，對(duì)電子文件管理及傳輸平臺(tái)所依賴(lài)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境規(guī)劃、元數(shù)據(jù)頂層設(shè)計(jì)、數(shù)字安全認(rèn)證、數(shù)據(jù)封包等內(nèi)容進(jìn)行分析，提出一套基于“異構(gòu)”背景下的電子文件管理及傳輸模型。

關(guān)鍵詞：電子文件;檔案;管理系統(tǒng);模型

Abstract：In?this?paper，?for?the?study?of?electronic?document?management?and?delivery?system，?based?on?real，?complete，?credible?and?consistent?system?functions?as?a?target，?and?detailed?analysis?of?the?contents?of?the?network?environmental?planning，?metadata?top-level?design，?digital?security，?authentication，?data?packet?structure，?etc.，?Proposed?a?more?complete，?electronic?document?management?and?transmission?model?of?"heterogeneous"?background.

Keywords：?Electronic?documents;Archives;Management?Systems;Model

1??前言

電子文件管理系統(tǒng)是保障電子文件安全有效管理及長(zhǎng)期歸檔保存的解決方案。隨著海量電子文件的出現(xiàn)，很多單位已經(jīng)開(kāi)始進(jìn)行電子文件管理系統(tǒng)的實(shí)踐，但究其本質(zhì)，大多仍未達(dá)到“可信”標(biāo)準(zhǔn)，如系統(tǒng)不支持元數(shù)據(jù)捕獲及管理、元數(shù)據(jù)方案及結(jié)構(gòu)不完整、文件缺乏必要的簽署和認(rèn)證、數(shù)據(jù)格式不規(guī)范無(wú)法長(zhǎng)期存用等，這種似是而非的電子文件管理系統(tǒng)，仍在“可信”二字上有較長(zhǎng)道路要走。

本文主要針對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)“異構(gòu)”現(xiàn)狀，提出一套電子文件從傳輸?shù)郊械奶幹媚Ｐ?。在建模過(guò)程中，我們對(duì)系統(tǒng)功能目標(biāo)、管理及傳輸網(wǎng)絡(luò)、元數(shù)據(jù)方案、數(shù)字認(rèn)證、文檔封裝等內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)的研究，全面保障電子文件的真實(shí)可信。

2??可信的電子文件管理及傳輸平臺(tái)功能目標(biāo)

2.1??真實(shí)。電子文件真實(shí)性是指形成于特定環(huán)境的電子文件經(jīng)過(guò)傳輸、處置、利用、遷移等環(huán)節(jié)之后文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景等基本構(gòu)成要素沒(méi)有發(fā)生變化，管理過(guò)程清晰可見(jiàn)。這個(gè)真實(shí)性體現(xiàn)在電子文件管理的三個(gè)階段（業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子文件管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案館），都應(yīng)有相應(yīng)的評(píng)價(jià)機(jī)制來(lái)保障該份電子文件在不同封裝狀態(tài)、不同處置環(huán)境下的管理及保存狀態(tài)，且該評(píng)價(jià)貫穿電子文件形成、管理到利用。

全程管理及前端控制理論要求我們，一是要設(shè)計(jì)盡可能系統(tǒng)、完整的元數(shù)據(jù)項(xiàng)目，包含文件實(shí)體、形成背景、處置主體及處置行為等多方面內(nèi)容;二是元數(shù)據(jù)規(guī)劃要探入系統(tǒng)設(shè)計(jì)前端，要符合國(guó)家、地區(qū)及行業(yè)有關(guān)規(guī)范及要求;三是為了輔證公文的可信，系統(tǒng)中應(yīng)有必要的權(quán)限管理與控制、操作日志、審計(jì)機(jī)制、數(shù)字保真、“留痕”等功能，可幫助我們監(jiān)控管理行為并處置非法行為。

圖1??電子文件真實(shí)保障示意圖

2.2??完整。完整性是指電子文件及其元數(shù)據(jù)完整，它和真實(shí)性一起為電子文件的“可信”創(chuàng)造了條件。影響電子文件完整性的因素主要包括電子文件管理系統(tǒng)捕獲機(jī)制是否完備、元數(shù)據(jù)方案是否規(guī)范、電子文件歸檔流程是否正確、電子文件物理及邏輯狀態(tài)是否清晰等。

從系統(tǒng)功能看，系統(tǒng)首先應(yīng)有靈活完善的收集機(jī)制，可以讓我們的管理系統(tǒng)介入業(yè)務(wù)系統(tǒng)上游，對(duì)系統(tǒng)外及手工歸檔的各類(lèi)電子文件及數(shù)字副本進(jìn)行收集，通過(guò)規(guī)章力量和系統(tǒng)功能來(lái)保障所有辦理完畢、具有保存價(jià)值的文件能實(shí)時(shí)或定期反映到電子文件管理系統(tǒng)之中;其次，電子文件管理的全過(guò)程要按照既定的元數(shù)據(jù)方案主動(dòng)地捕獲或手工登記文件形成、處置和利用等元數(shù)據(jù)，這是電子文件的重要組成部分，且與電子文件緊密聯(lián)系在一起才能證明該份電子文件的法定身份;最后要充分建立和維護(hù)好元數(shù)據(jù)與文件本身的聯(lián)系，保證電子文件與各類(lèi)元數(shù)據(jù)、文檔存儲(chǔ)路徑及格式信息等能牢固捆綁并封裝在一起。

2.3??可用?？捎眯允侵鸽娮游募膬?nèi)容能始終可讀并能長(zhǎng)期保存，它包括內(nèi)容可用和形式可用兩個(gè)方面。內(nèi)容可用是指電子文件中所包含的二進(jìn)制信息和字符編碼標(biāo)準(zhǔn)無(wú)誤。系統(tǒng)可通過(guò)元數(shù)據(jù)捕獲和記錄來(lái)注冊(cè)電子文件編碼格式、字符集和版本序號(hào)、管理軟件名稱(chēng)、版本號(hào)、制作及轉(zhuǎn)換信息等特定內(nèi)容，當(dāng)我們面對(duì)保存或遷移需求時(shí)，可便捷地為讀取或還原該文件提供良好的現(xiàn)實(shí)環(huán)境或仿真環(huán)境。

形式可用是指電子文件的格式和存儲(chǔ)載體要符合管理規(guī)范。電子文件管理及傳輸系統(tǒng)應(yīng)遵從《電子文件歸檔及管理規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)，將通用電子文件格式（JPG、MP3、TXT/RTF、AVI等）納入系統(tǒng)審查機(jī)制，并允許非標(biāo)格式在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行轉(zhuǎn)換，保證管理端、傳輸端、利用端電子文件長(zhǎng)久可用。對(duì)于流式文檔，如DOC、TXT等格式，我們提倡采用版式文檔進(jìn)行轉(zhuǎn)碼，削弱硬件設(shè)備、平臺(tái)差異對(duì)文件原貌的影響。

2.4??一致。電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)具有相應(yīng)的檢測(cè)及約束機(jī)制，可以在系統(tǒng)管理及維護(hù)中通過(guò)內(nèi)嵌的檢測(cè)體系衡量系統(tǒng)是否達(dá)到既定效果，從而維護(hù)電子文件真實(shí)、完整、有效在理論和實(shí)踐上的一致。換言之，文件管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備自評(píng)估功能，能動(dòng)態(tài)地對(duì)文件是否符合既定規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)估，且該結(jié)果可以表單或系統(tǒng)警報(bào)的方式反饋至系統(tǒng)使用者或管理員。

它包括，系統(tǒng)能夠?qū)﹄娮游募霸獢?shù)據(jù)的捕獲率作出完整性評(píng)估，尤其是對(duì)數(shù)據(jù)屬性為非空值的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢測(cè)，從而判斷背景、結(jié)構(gòu)、內(nèi)容、管理過(guò)程是否完整;能夠?qū)ξ募鎯?chǔ)格式作出標(biāo)準(zhǔn)化評(píng)估，非標(biāo)準(zhǔn)格式的由系統(tǒng)進(jìn)行注冊(cè)并作提示和預(yù)警[1]，并轉(zhuǎn)換為標(biāo)準(zhǔn)格式;能夠深入封裝、簽署、認(rèn)證、保真等環(huán)節(jié)，通過(guò)電子文件屬性判斷、元數(shù)據(jù)監(jiān)測(cè)、病毒檢測(cè)，作出真實(shí)性、有效性評(píng)估。評(píng)估完成后系統(tǒng)將形成評(píng)估報(bào)告，從而協(xié)助我們作出利于電子文件保存的判斷，更好地發(fā)揮電子文件的價(jià)值（圖2）。

圖2??電子文件管理系統(tǒng)一致性檢驗(yàn)及約束圖

3??可信的電子文件管理系統(tǒng)模型構(gòu)建

3.1??網(wǎng)絡(luò)拓?fù)淠Ｐ汀＞W(wǎng)絡(luò)是電子文件管理的底層物理環(huán)境，這個(gè)環(huán)境不好，電子文件的真實(shí)性、完整性就易遭受?chē)?yán)重的威脅。綜合考慮電子文件管理系統(tǒng)的用戶(hù)分布和功能訴求，我們認(rèn)為有必要對(duì)ERMS所處網(wǎng)域進(jìn)行功能劃分、分級(jí)管理，這既是對(duì)電子文件的管理特點(diǎn)的尊重與維護(hù)，也符合電子文件管理安全性要求。

電子文件隨著其生命周期的推進(jìn)，將依次經(jīng)歷三個(gè)物理網(wǎng)絡(luò)（圖3），在這三個(gè)網(wǎng)絡(luò)中，電子文件的價(jià)值及處置主體（系統(tǒng)）是不同的。我們可采取關(guān)鍵網(wǎng)物理分離、網(wǎng)域內(nèi)在線管理、網(wǎng)域間雙線傳輸?shù)男问絹?lái)規(guī)范及約束電子文件的管理，確保電子文件的安全。

首個(gè)網(wǎng)絡(luò)在電子文件形成機(jī)關(guān)內(nèi)部，它通過(guò)物理網(wǎng)關(guān)及軟硬件防火墻與廣域網(wǎng)隔離，規(guī)避外界及內(nèi)部不良影響，電子文件只能在局域網(wǎng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行登錄和處置;第二個(gè)網(wǎng)絡(luò)是資源收集或移交的關(guān)鍵，即業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的電子文件及其元數(shù)據(jù)經(jīng)過(guò)XML封裝和數(shù)字證書(shū)加密保真后，以脫機(jī)拷貝的形式，進(jìn)入到政務(wù)內(nèi)網(wǎng)或機(jī)要網(wǎng)進(jìn)行處理;第三個(gè)網(wǎng)絡(luò)是電子文件接收方或管理方（檔案館、室、文件中心等）的專(zhuān)用網(wǎng)絡(luò)，該網(wǎng)絡(luò)直接與政務(wù)內(nèi)網(wǎng)或機(jī)要網(wǎng)相連，可提供數(shù)據(jù)庫(kù)、格式轉(zhuǎn)換、封裝、備份、WEB管理、全文瀏覽、流媒體點(diǎn)播等服務(wù)。

圖3??電子文件生命周期內(nèi)網(wǎng)絡(luò)保障分布圖

3.2??元數(shù)據(jù)方案模型。元數(shù)據(jù)，是用來(lái)描述數(shù)據(jù)的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及背景的信息，它可以反映數(shù)據(jù)管理的整個(gè)過(guò)程，應(yīng)用在電子文件及電子檔案的管理上，可以用來(lái)證實(shí)文件的真實(shí)性、完整性、有效性、一致性。

我們目前關(guān)于電子文件元數(shù)據(jù)研究的較為成熟的成果有ISO?15489、ISO?23081、DA/T46-2009等。綜合考慮電子檔案載體形態(tài)、電子文件管理特點(diǎn)、國(guó)家及地方管理特色，本文以ISO?23081中提出的法規(guī)四元組的頂層框架模型為基礎(chǔ)[2]，結(jié)合《文書(shū)類(lèi)電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T46-2009），將反映電子文件與各類(lèi)信息的關(guān)系描述、政策法規(guī)依據(jù)、職能活動(dòng)描述等列入元數(shù)據(jù)采集范圍[3]。我們?cè)谠獢?shù)據(jù)方案中定義了實(shí)體、業(yè)務(wù)、責(zé)任、法規(guī)及關(guān)系等五個(gè)元數(shù)據(jù)屬類(lèi)，并在封裝時(shí)將其轉(zhuǎn)成以文件為中心的扁平化結(jié)構(gòu)。在整個(gè)元數(shù)據(jù)方案中，除反映文件本身自然屬性的實(shí)體元數(shù)據(jù)穩(wěn)定不變之外，其他各類(lèi)元數(shù)據(jù)都是隨管理過(guò)程的深入而動(dòng)態(tài)變化（圖4）。

五個(gè)屬類(lèi)中，實(shí)體元數(shù)據(jù)用于了解電子文件的來(lái)源、屬性及生成環(huán)境;責(zé)任元數(shù)據(jù)是落實(shí)責(zé)任對(duì)象、評(píng)價(jià)電子文件法定性的重要依據(jù);業(yè)務(wù)元數(shù)據(jù)是重現(xiàn)文件管理過(guò)程的重要信息;關(guān)系元數(shù)據(jù)是揭示材料間相互聯(lián)系、進(jìn)行信息聯(lián)動(dòng)的有力支撐;法規(guī)元數(shù)據(jù)是控制、約束業(yè)務(wù)行為與職能授權(quán)的規(guī)則。這些元數(shù)據(jù)直接為電子文件三個(gè)階段的管理提供了數(shù)據(jù)記錄及驗(yàn)證支持。

圖4??元數(shù)據(jù)方案頂層設(shè)計(jì)圖

3.3??文檔封裝模型。元數(shù)據(jù)封裝是指按元數(shù)據(jù)方案的結(jié)構(gòu)將編碼數(shù)據(jù)及元數(shù)據(jù)整合為一個(gè)文檔，并用數(shù)字證書(shū)對(duì)需保真部分作摘要和簽名。封裝技術(shù)的直接優(yōu)勢(shì)在于它以純文本、小體積的形式對(duì)文件背景、內(nèi)容和關(guān)系進(jìn)行了完整的自我描述。綜合考慮BS、ERMS、TDR三個(gè)管理階段的管理要求，其封裝模型呈現(xiàn)出以下特點(diǎn)。

其一，封裝的過(guò)程性。它的封裝不是一次成型。電子文件的管理及利用有靈活的分段封裝機(jī)制，即電子文件可以允許多次解析和封裝，BS系統(tǒng)中以結(jié)構(gòu)狀態(tài)、形成背景及處置行為為主封裝出SIP包（提交數(shù)據(jù)包），ERMS系統(tǒng)中以實(shí)體、驗(yàn)證及其管理行為為主封裝AIP包（存檔數(shù)據(jù)包），TDR系統(tǒng)則以實(shí)體、認(rèn)證為主封裝DIP包（分發(fā)數(shù)據(jù)包），三者基于同一種封裝及解析算法，具有一定的系統(tǒng)性，但封裝及解析又具有相對(duì)獨(dú)立性。

其二，封裝結(jié)構(gòu)的半封閉式。它的部分取值來(lái)自對(duì)文檔及生成環(huán)境的自動(dòng)攝取，這些文檔及背景元數(shù)據(jù)是靜態(tài)的，提取后不可篡改，因而可保障電子文件的真實(shí)性;還有部分?jǐn)?shù)據(jù)來(lái)自管理過(guò)程中的人工著錄和記錄，它是動(dòng)態(tài)的，它可隨管理活動(dòng)的深入而增加，呈現(xiàn)出橫向穩(wěn)定、縱向增加、不可逆轉(zhuǎn)的特點(diǎn)，連續(xù)的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)可佐證電子文件生成及管理過(guò)程、幫助解讀各項(xiàng)職能及業(yè)務(wù)行為、明確及判斷相關(guān)權(quán)限。

配合系統(tǒng)日志、審計(jì)機(jī)制，我們可以判斷電子文件形成、歸檔及保存全過(guò)程是否合規(guī)合法，文件是否可信（圖5）。

圖5??元數(shù)據(jù)封包結(jié)構(gòu)圖

3.4??數(shù)字認(rèn)證模型。通過(guò)電子政務(wù)或電子商務(wù)平臺(tái)制作和傳輸?shù)碾娮游募?，要杜絕業(yè)務(wù)流程中的篡改、丟失、攻擊等問(wèn)題，保障電子公文的真實(shí)有效，就必須借助于一定的驗(yàn)證技術(shù)。數(shù)字簽名技術(shù)（PKI）就是其中一種，它利用某種密碼運(yùn)算生成一系列符號(hào)及代碼組成的電子密碼進(jìn)行簽名，來(lái)代替書(shū)寫(xiě)簽名或印章，主要用于鑒定簽名人身份以及確保電子數(shù)據(jù)完整、真實(shí)，技術(shù)成熟、可靠性強(qiáng)。

傳統(tǒng)的“小作坊”式的兩兩認(rèn)證只局限于處于同一編碼環(huán)境下的文件傳輸雙方，認(rèn)證范圍較窄，一旦脫離這個(gè)系統(tǒng)，勢(shì)必又要重新開(kāi)始認(rèn)證，周而復(fù)始，浪費(fèi)資源。鑒于ERMS系統(tǒng)中的電子文件都形成于合法的社會(huì)組織，所以，我們主張充分引入國(guó)家認(rèn)可的認(rèn)證機(jī)構(gòu)及已有的認(rèn)證資源，統(tǒng)一數(shù)字認(rèn)證編碼算法，在全國(guó)（全?。┓秶鷥?nèi)建立一個(gè)完整的數(shù)字認(rèn)證體系。當(dāng)前可應(yīng)用于立檔單位與同級(jí)綜合檔案館之間電子檔案交接，待認(rèn)證資源高度統(tǒng)一后，則可用于復(fù)雜的數(shù)字檔案館間檔案共享與協(xié)作、檔案交流與交換。

其原理及流程如下，CA作為國(guó)家承認(rèn)并備案的第三方認(rèn)證中心，負(fù)責(zé)向領(lǐng)用單位頒發(fā)證書(shū)，并通過(guò)根證書(shū)的離線或在線驗(yàn)證來(lái)證實(shí)其所頒發(fā)證書(shū)的有效，建立起發(fā)證單位與領(lǐng)證單位的信任;領(lǐng)證單位得到的這份證書(shū)主要用于信息及數(shù)據(jù)的加密，我們稱(chēng)為密鑰，與之相對(duì)應(yīng)的公鑰在網(wǎng)上在線發(fā)布，公私兩個(gè)密鑰是非對(duì)稱(chēng)結(jié)構(gòu)，接收加密數(shù)據(jù)包的單位在收到密文后，利用數(shù)字證書(shū)當(dāng)中的公鑰，確認(rèn)算法，從而將其還原成明文，完成解碼。

4??結(jié)論

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是電子文件管理系統(tǒng)所處的外界環(huán)境，是摒除網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定因素，保障網(wǎng)絡(luò)及信息安全的根本所在;元數(shù)據(jù)方案是保障電子文件真實(shí)可信的關(guān)鍵因素，是確保電子文件真實(shí)可信的第一道屏障;文檔封裝是元數(shù)據(jù)的組織及解析形式，是各類(lèi)驗(yàn)證及評(píng)價(jià)的數(shù)據(jù)及結(jié)構(gòu)基礎(chǔ);數(shù)字認(rèn)證是確保文件來(lái)源及信息真實(shí)可信的有力支撐?？尚牌脚_(tái)的構(gòu)建一定要妥善處理好以上四者的關(guān)系，不可偏廢。相信隨著管理體制的不斷完善、國(guó)內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)的不斷發(fā)布、安全技術(shù)的不斷創(chuàng)新和應(yīng)用，未來(lái)的電子文件管理系統(tǒng)會(huì)越來(lái)越成熟。

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[3]毛海帆.電子檔案元數(shù)據(jù)方案設(shè)計(jì)與應(yīng)用初探[J].檔案學(xué)研究，2010（1）：74～78.

（作者單位：南昌工程學(xué)院檔案館??來(lái)稿日期：2014-10-09）