低碳理念優(yōu)化高校系部教學(xué)檔案

馬列堅

摘 要：系部教學(xué)檔案真實記錄了日常教學(xué)科研及管理等重要工作相關(guān)信息，是廣大師生員工教學(xué)活動中的智慧和結(jié)晶。為了改變?nèi)辗e月累、堆積如山、陳舊的保存模式，改善檔案歸檔滯后和混亂的現(xiàn)象，急需運用低碳理念優(yōu)化和完善高校系部教學(xué)檔案?；谠谙挡慷嗄甑墓ぷ鹘?jīng)驗，高校系部教學(xué)檔案管理上存在很大的低碳發(fā)展空間。建立專門的管理機(jī)制，制定規(guī)范的管理辦法，創(chuàng)新系部檔案的存儲方式和檢索方式，以及檔案管理人員水平的提高，是低碳理念下優(yōu)化系部檔案創(chuàng)新管理的必經(jīng)之路。

關(guān)鍵詞：系部 教學(xué)檔案 低碳 優(yōu)化

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）11（c）-0120-02

自2013年順利通過人才培養(yǎng)工作水平評估后，我院的教學(xué)基本建設(shè)、教學(xué)改革、教學(xué)管理方面整體運行都更上一個臺階，真正達(dá)到了“以評促建、以評促改、以評促管、評建結(jié)合、重在建設(shè)”的目的。評估工作也督促建立并豐富了系部教學(xué)檔案。系部教學(xué)檔案在高職教學(xué)及迎評促建工作中有著重要地位和作用。它是高職院校人才培養(yǎng)工作水平評估的重要資料及憑證，是院校教學(xué)工作運行狀況的重要體現(xiàn)。評估過程中學(xué)院教學(xué)檔案的基礎(chǔ)，系部教學(xué)檔案是否齊全和規(guī)范，將直接影響到評估的結(jié)果。

系部教學(xué)檔案真實記錄了日常教學(xué)科研及管理等重要工作相關(guān)信息。它是開展教學(xué)改革和評估教學(xué)管理工作的重要依據(jù)，記載著廣大師生員工教學(xué)活動中的經(jīng)驗和教訓(xùn)，是他們勞動中的智慧和結(jié)晶，反映了教學(xué)改革和研究的成果。評估前，我系投入大量的人力、物力、財力致力于提高教學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量。兩輪評估工作促使廣大師生平時就重視積累保存各種原始資料，系部的教學(xué)檔案管理工作得到了進(jìn)一步加強(qiáng)。日積月累堆積如山，隨著低碳理念的不斷滲透，傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理方法已經(jīng)不能適應(yīng)系部發(fā)展的新要求。

1 系部教學(xué)檔案管理存在的問題

評估后，系部檔案管理工作雖得到了一定的重視，但系部日常教學(xué)工作涉及的歸檔內(nèi)容及范疇太廣、太繁瑣，紙質(zhì)材料及電子檔案形式、規(guī)格不一，教學(xué)管理部門沒有制定和下發(fā)教學(xué)檔案規(guī)范化建設(shè)的管理文件，日常檔案保存及處理辦法不清晰，檔案管理人員水平有待提高。

目前，從院部到系部領(lǐng)導(dǎo)只重視教學(xué)中心工作，對于在實施教學(xué)工作中形成的檔案材料認(rèn)為有就好，對這項工作的重要性缺乏完整的認(rèn)識和長遠(yuǎn)的規(guī)范化管理，從而導(dǎo)致工作中出現(xiàn)了漏洞。如：有些人員需要文件時亂翻亂抽，借閱從不登記，用后也不及時歸還，導(dǎo)致有些文件下落不明；有些教師的教學(xué)和科研材料，怕丟或自己用起來不方便，不及時上交歸檔，散在個人手中，等等，直接導(dǎo)致檔案收集不全、流失、歸檔材料質(zhì)量不高。我院系部檔案管理都由教學(xué)秘書擔(dān)任，從未受過任何檔案管理方面的培訓(xùn)或?qū)W習(xí)，專業(yè)知識缺乏，業(yè)務(wù)水平不高，規(guī)范意識薄弱，“做好人”，導(dǎo)致檔案歸檔滯后和混亂。

高校作為影響力巨大的社會組織，是培養(yǎng)具有現(xiàn)代公民意識的高素質(zhì)人才之地，在將迎來低碳的文明時代的同時，首先我們要通過自身的典型示范將低碳生活的文化理念傳播出去。從院部就要制定和加強(qiáng)教學(xué)檔案規(guī)范化建設(shè)和管理文件，將教學(xué)檔案管理列入年度考核，明確檔案管理責(zé)任人，日常教學(xué)檔案的收集分類立卷和歸檔，要求按學(xué)期為時間點，當(dāng)學(xué)期就理清；明確要求什么類型的紙質(zhì)文件與數(shù)字化資料同步歸檔；為教學(xué)秘書配備移動硬盤及刻錄機(jī)等設(shè)備，便于教學(xué)檔案工作的開展。評估后，廣大師生對教學(xué)檔案引起了重視，隨著系部各種教學(xué)資料的上繳，教學(xué)資料歸檔時的紙張和油墨高耗費問題尤為突出，此問題如果不解決，將直接導(dǎo)致教學(xué)檔案管理工作的繁瑣和重復(fù)。低碳經(jīng)濟(jì)是以低能耗、低污染、低排放為基礎(chǔ)的經(jīng)濟(jì)模式，低碳發(fā)展則是以三低為基礎(chǔ)來協(xié)調(diào)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和碳減排目標(biāo)之間的矛盾沖突。低碳理念一經(jīng)提出就在全國各行各業(yè)得到了廣泛共識。每年一屆的畢業(yè)生所產(chǎn)生的畢業(yè)論文及相關(guān)材料，紙質(zhì)的每個學(xué)生上交兩份。就我系來說，一個年級至少10個班，每班學(xué)生最少35人計算，那紙張數(shù)量也是耗費巨大，存放空間也是需要考慮的問題，所有這些都違背低碳發(fā)展的趨向。還有，每學(xué)期各位任課老師需上交教案也重復(fù)多多。雖然，高校已正進(jìn)行低碳教育的研究和實踐，但好像都是在教育自己的學(xué)生，沒有聯(lián)系上自己日常的工作中。關(guān)于院校系部教學(xué)檔案管理上如何進(jìn)行低碳發(fā)展，沒有人好好思考過，也沒有人創(chuàng)新管理辦法實施過。

2 低碳理念優(yōu)化系部檔案管理

要克服檔案保存單一的現(xiàn)象，除注重紙質(zhì)檔案的收集外，應(yīng)充分發(fā)揮現(xiàn)代化辦公設(shè)備的作用，注重非紙質(zhì)檔案的收集，尤其應(yīng)大力發(fā)展電子檔案，提高檔案工作效率。教學(xué)檔案最原始地記錄了系部日常教學(xué)活動過程中的留下的寶貴痕跡。要明確系部教學(xué)檔案的各種資源類別及存儲方式，才能根據(jù)以后的用途選擇恰當(dāng)?shù)拇鎯Ψ绞?，避免人力物力的高消耗。首先需明確什么檔案是需要永久和長期保存的，什么檔案是只需要短期保存；什么類型的材料是需要紙質(zhì)存放，什么類型的材料只需電子保存；什么性質(zhì)的紙質(zhì)材料需要多久存放，多少時間需要處置或銷毀。如果這些都有明確的管理規(guī)劃，那系部教學(xué)檔案的低碳管理也將順利達(dá)成，系部檔案沒地方存放和亂存放現(xiàn)象也將大大改觀。

完善系部檔案監(jiān)督管理體制，周期性的評估雖然促使高校系部檔案工作快速發(fā)展，但是影響系部檔案管理的因素還長期存在。其中管理檔案人員“做好人”現(xiàn)象，直接威脅原始檔案的真實性和完整性；管理人員業(yè)務(wù)不精、管理意識淡薄，導(dǎo)致檔案收集滯后和混亂；各任課教師原始材料遞交意識不強(qiáng)，又導(dǎo)致檔案保存價值的縮水。所以，要杜絕上述現(xiàn)象，就是要建立完善的管理機(jī)制，從根源上消除這些不良現(xiàn)象。要成立專門的管理機(jī)構(gòu)，制定完善的管理監(jiān)督細(xì)則，定期按照規(guī)范的管理辦法對系部教學(xué)檔案進(jìn)行抽檢督查。管理機(jī)構(gòu)也要提供機(jī)會或直接對相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們檔案管理的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平，為系部教學(xué)檔案的低碳優(yōu)化奠定基礎(chǔ)。

現(xiàn)在為止，我院系部檔案的查詢還使用最原始的方式進(jìn)行。每次有需要資料時，沒有可查的編號或檢索方法，只能在堆積如山的文件柜或貨架上亂翻亂找。此種方式不僅累人還浪費時間，而且更容易把原先整理好的檔案弄亂和弄壞。隨著計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)的快速發(fā)展，綠色高效的無紙化辦公將是我們重視的低碳化辦公方式。很多資料可以在系部網(wǎng)站上實現(xiàn)資源共享。廣大教師及相關(guān)人員只要登錄我系網(wǎng)站，就可以查詢所需要的信息和資料。系部可創(chuàng)建教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫，供相關(guān)人員或可通過登錄用戶名及密碼驗證身份，進(jìn)行共享資料的查詢和下載。所以系部檔案分類需明確清晰。此種方法也可以提供院部其他部門人員的需求，他們也可通過身份認(rèn)證直接查詢資料。必要時，建立系部檔案QQ群也是不錯的選擇，通過網(wǎng)絡(luò)可以更快捷地傳遞資料。如果這種無紙化檢索方式真能實現(xiàn)的話，對系部檔案管理低碳化又做了一大貢獻(xiàn)。

高職院校系部檔案管理實現(xiàn)低碳化管理還需要不斷創(chuàng)新與研究。目前，院校間合并系部的龐大，各部門的檔案工作也將更繁重，必須配備相應(yīng)的檔案管理人員負(fù)責(zé)教學(xué)檔案的收集、整理、歸檔、資料上傳工作。不管是教學(xué)秘書或是不同專業(yè)的專任教師，都要負(fù)起責(zé)任，引起重視。院部要對所有相關(guān)人員進(jìn)行專門的培訓(xùn)，提高專業(yè)素質(zhì)，增強(qiáng)檔案意識，才能滿足優(yōu)化系部檔案管理低碳化發(fā)展的新需要。這是低碳理念下優(yōu)化系部檔案創(chuàng)新管理的必經(jīng)之路。

低碳生活，已經(jīng)是一個世界性的話題。低碳經(jīng)濟(jì)已成為國際經(jīng)濟(jì)發(fā)展的潮流和趨勢，是我們急需建立的綠色生活方式，是一種可持續(xù)發(fā)展的環(huán)保理念，是21世紀(jì)的一種生態(tài)文明觀。高等教育應(yīng)首當(dāng)其沖成為低碳發(fā)展理念的傳播者和先行者。這是因為，高校系部檔案管理存在很大的低碳發(fā)展空間。我們有責(zé)任和義務(wù)在系部檔案管理工作上運用低碳理念優(yōu)化和完善，用我們的實際行動去深刻影響我們周圍的人，逐步向全社會推廣低碳的生活方式。這不僅是為了自己，更是為了我們的子孫后代。

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