做好高校學(xué)術(shù)會(huì)議會(huì)務(wù)工作的思考

湯茂買

摘 要：高校的重要職能是教學(xué)、科研與社會(huì)服務(wù)，而學(xué)術(shù)會(huì)議則是促進(jìn)高校這些職能實(shí)現(xiàn)的重要載體。高校學(xué)術(shù)會(huì)議必須經(jīng)過(guò)認(rèn)真細(xì)致的籌備，精心的組織安排，才能提高學(xué)術(shù)會(huì)議的質(zhì)量，也才能取得理想的和預(yù)期的效果。在整個(gè)學(xué)術(shù)會(huì)議實(shí)施過(guò)程中，尤其需要注意的可能主要是在會(huì)議籌備階段代表的通知、邀請(qǐng)與回執(zhí)處理及因其引起的住宿安排問(wèn)題以及注冊(cè)過(guò)程中的一些細(xì)節(jié)問(wèn)題，也要關(guān)注會(huì)議進(jìn)行中注冊(cè)、物資管理問(wèn)題及會(huì)后的送別等問(wèn)題。以整個(gè)學(xué)術(shù)會(huì)議展開(kāi)的過(guò)程為依托，從而分析和探討做好高校學(xué)術(shù)會(huì)議會(huì)務(wù)工作的思路。

關(guān)鍵詞：高校；學(xué)術(shù)會(huì)議；會(huì)務(wù)工作

中圖分類號(hào)：G640 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2014）33-0235-02

高校的重要職能是教學(xué)、科研與社會(huì)服務(wù)，而學(xué)術(shù)會(huì)議則是促進(jìn)高校這些職能實(shí)現(xiàn)的重要載體。但是，我們又客觀地看到，高校學(xué)術(shù)會(huì)議必須經(jīng)過(guò)認(rèn)真細(xì)致的籌備，精心的組織安排，才能提高學(xué)術(shù)會(huì)議的質(zhì)量，也才能取得理想的和預(yù)期的效果。尤其需要注意的是，特別是參加專家、學(xué)者眾多的大型學(xué)術(shù)會(huì)議，更需要會(huì)議組織者精心安排、籌備周全，制定應(yīng)對(duì)各種突發(fā)事件的方案，確保會(huì)議過(guò)程按會(huì)議計(jì)劃穩(wěn)步進(jìn)行。而高校大型學(xué)術(shù)會(huì)議會(huì)務(wù)工作的繁重性和復(fù)雜性，會(huì)給會(huì)務(wù)工作人員帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)，在收獲許多成功經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)也會(huì)暴露出許多的不足。根據(jù)筆者對(duì)自己的經(jīng)歷的梳理和總結(jié)，我們認(rèn)為，在整個(gè)學(xué)術(shù)會(huì)議實(shí)施過(guò)程中，尤其需要注意的可能主要是在會(huì)議籌備階段代表的通知、邀請(qǐng)與回執(zhí)處理及因其引起的住宿安排問(wèn)題以及注冊(cè)過(guò)程中的一些細(xì)節(jié)問(wèn)題，也要關(guān)注會(huì)議進(jìn)行中注冊(cè)、物資管理問(wèn)題及會(huì)后的送別等問(wèn)題。我們將以整個(gè)學(xué)術(shù)會(huì)議展開(kāi)的過(guò)程為依托，來(lái)談?wù)勛龊酶咝W(xué)術(shù)會(huì)議會(huì)務(wù)工作幾點(diǎn)淺見(jiàn)。

一、學(xué)術(shù)會(huì)議籌備階段的主要工作及注意事項(xiàng)

（一）會(huì)議使用材料、參展商聯(lián)絡(luò)的前期準(zhǔn)備

1.會(huì)議材料要準(zhǔn)備充分。大會(huì)發(fā)放給會(huì)議代表的材料一般包含以下幾項(xiàng)：資料袋、筆記本、簽字筆、禮品、會(huì)議手冊(cè)、會(huì)議摘要論文集、會(huì)議文章發(fā)表期刊。大會(huì)開(kāi)始前一個(gè)月，開(kāi)始逐步落實(shí)以上各項(xiàng)。首先，經(jīng)過(guò)會(huì)務(wù)組籌備會(huì)議討論，根據(jù)會(huì)議規(guī)格及經(jīng)費(fèi)情況，確定會(huì)議禮品；然后，與禮品制作廠家聯(lián)絡(luò)，確定禮品具體要求（包裝標(biāo)識(shí)、數(shù)量）及交貨時(shí)間節(jié)點(diǎn)。會(huì)議摘要論文集和會(huì)議手冊(cè)由專人負(fù)責(zé)，在初稿基礎(chǔ)上不斷完善更新并動(dòng)態(tài)調(diào)整，聯(lián)系多家印刷廠商，報(bào)價(jià)比較，確定最優(yōu)方案。確定資料袋外形款式及數(shù)量，聯(lián)系廠家制作。會(huì)議文章發(fā)表期刊確定最終到貨時(shí)間。筆記本和簽字筆聯(lián)系文具店按時(shí)送貨。以上各項(xiàng)于會(huì)議前一天全部就位，并由注冊(cè)組開(kāi)始裝袋。

會(huì)前首先需要確定的材料是大會(huì)日程安排及會(huì)議論文摘要集，由于部分專家代表遲遲不能確定及提供個(gè)人相關(guān)材料，會(huì)給摘要及排版印刷工作造成了極大的影響。除此之外，還有注冊(cè)時(shí)發(fā)放給代表的胸牌、餐券，會(huì)議特邀報(bào)告主講人的獎(jiǎng)牌，也同時(shí)開(kāi)始準(zhǔn)備。經(jīng)會(huì)務(wù)組籌備會(huì)議討論，明確了會(huì)議胸牌、獎(jiǎng)牌和餐券的格式，設(shè)計(jì)出樣版，審核檢查內(nèi)容無(wú)誤并確定數(shù)量后分別聯(lián)系廠家制作。席卡確定名單后開(kāi)始制作，會(huì)議前一周到位。在這項(xiàng)工作的實(shí)施過(guò)程中，要特別注意的是：首先，要考慮到會(huì)議資料袋的優(yōu)劣直接影響人們對(duì)會(huì)議的整體印象，所有會(huì)議裝包材料應(yīng)該提前一個(gè)月做好準(zhǔn)備，確定時(shí)需要考慮到各種細(xì)節(jié)，避免臨時(shí)出現(xiàn)問(wèn)題措手不及；其次對(duì)會(huì)議胸牌、餐券的需要數(shù)量要估計(jì)充分，準(zhǔn)備充分，確保會(huì)議需要；第三，會(huì)議物品的管理最好由專人在專門(mén)地點(diǎn)負(fù)責(zé)，所有領(lǐng)取材料應(yīng)該嚴(yán)格登記，確保數(shù)量無(wú)誤。對(duì)負(fù)責(zé)各項(xiàng)工作的人員明確、細(xì)致分工，對(duì)各項(xiàng)事務(wù)都有應(yīng)急預(yù)案，避免遇到特殊突發(fā)情況無(wú)法應(yīng)對(duì)。

2.參展商聯(lián)絡(luò)事宜。應(yīng)提前數(shù)月開(kāi)始與各個(gè)相關(guān)廠商的聯(lián)絡(luò)，廠商名單可以是之前會(huì)議合作過(guò)的商家，可以是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)等渠道搜集而來(lái)，同時(shí)，要?jiǎng)訂T老師積極提供廠商線索。名單確定后，首先是寄發(fā)會(huì)議贊助商請(qǐng)函，其次是進(jìn)行電話溝通，以半個(gè)月為一周期，始終電話跟進(jìn)，并且根據(jù)會(huì)議籌備的進(jìn)展不斷做進(jìn)一步的說(shuō)明，確保贊助經(jīng)費(fèi)達(dá)到預(yù)期的計(jì)劃。

（二）會(huì)議前會(huì)務(wù)協(xié)調(diào)注意事項(xiàng)

1.重視獲取專家學(xué)者參會(huì)回執(zhí)的關(guān)鍵問(wèn)題。專家學(xué)者平時(shí)均奮斗在工程一線或科研戰(zhàn)線上，要求其在數(shù)月前即確定是否參加大會(huì)具有較大的困難，最終可能只有不超過(guò)半數(shù)的專家學(xué)者在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交大會(huì)回執(zhí)，可能會(huì)給回執(zhí)統(tǒng)計(jì)工作帶來(lái)極大的困難。相應(yīng)地在會(huì)務(wù)組向賓館預(yù)定房間及確定就餐參數(shù)時(shí)存在較大的不確定性。

2.注冊(cè)前期的籌備準(zhǔn)備工作要做到事無(wú)巨細(xì)。注冊(cè)前期的籌備準(zhǔn)備工作非常重要，從會(huì)議召開(kāi)前兩個(gè)月開(kāi)始，基本做到會(huì)務(wù)籌備組每周起碼召開(kāi)一次例會(huì)，制定工作時(shí)間表，布置檢查各小組準(zhǔn)備工作，各小組內(nèi)部根據(jù)需要，不定期舉行討論及工作交底，確保小組負(fù)責(zé)人對(duì)本小組工作進(jìn)展了然于胸，通過(guò)匯報(bào)，負(fù)責(zé)人能夠?qū)I備工作進(jìn)展進(jìn)行總體把握。

注冊(cè)小組在會(huì)前需要積極參與組委會(huì)的各項(xiàng)工作，對(duì)整個(gè)會(huì)務(wù)工作各項(xiàng)細(xì)節(jié)必須有準(zhǔn)確的了解，因?yàn)樽?cè)小組在注冊(cè)現(xiàn)場(chǎng)會(huì)面臨各位代表的咨詢，很多代表并不會(huì)去關(guān)心相關(guān)資料的細(xì)節(jié)，有問(wèn)題會(huì)直接來(lái)找會(huì)務(wù)，同時(shí)會(huì)務(wù)注冊(cè)結(jié)束后，不可能調(diào)撥另一批專門(mén)培訓(xùn)過(guò)的咨詢?nèi)藛T來(lái)回答代表的問(wèn)詢，顯然需要注冊(cè)人員兼具這樣的能力，而這需要注冊(cè)組的人員積極參與會(huì)務(wù)的各項(xiàng)籌備工作。如此才能對(duì)各個(gè)節(jié)點(diǎn)有充分的了解，在回答代表問(wèn)詢時(shí)能夠從容有余。

3.對(duì)參加會(huì)議的學(xué)生志愿者進(jìn)行培訓(xùn)。由于學(xué)生志愿者多為首次參與注冊(cè)工作，所以在會(huì)前要加強(qiáng)對(duì)學(xué)生志愿者的培訓(xùn)。當(dāng)然，在實(shí)際操作過(guò)程中，仍可能出現(xiàn)一定的緊張及不適應(yīng)，隨著注冊(cè)工作的展開(kāi)，經(jīng)一段時(shí)間磨合，加之相關(guān)的指導(dǎo)，方能保障注冊(cè)工作得以順暢地進(jìn)行。會(huì)前培訓(xùn)時(shí)要提出要微笑服務(wù)，一切要為代表考慮，要竭盡所能為代表提供一切便利，杜絕言語(yǔ)生硬，對(duì)代表是以一種指揮的口氣，而不是引導(dǎo)、服務(wù)。特別是在注冊(cè)時(shí)人流量不是很大的時(shí)候，很多同學(xué)要主動(dòng)幫助代表提一下行李，提高服務(wù)的主動(dòng)性。

二、注冊(cè)過(guò)程中的主要工作與注意點(diǎn)endprint

固然會(huì)議準(zhǔn)備工作比較重要，但同樣也不能忽視會(huì)議報(bào)到和注冊(cè)階段的主要工作，尤其是對(duì)于一些細(xì)節(jié)的處理，同樣關(guān)系著學(xué)術(shù)會(huì)議的整體水平和質(zhì)量。在我們看來(lái)，這至少要做到：

1.會(huì)務(wù)人員要相互補(bǔ)臺(tái)意識(shí)。雖然會(huì)議籌備小組對(duì)會(huì)務(wù)人員進(jìn)行了明確分工，但是會(huì)議注冊(cè)過(guò)程中難免會(huì)遇到一些突發(fā)的情況，如代表住宿、餐飲等問(wèn)題。所以要求各位會(huì)務(wù)人員除了完成本職崗位的任務(wù)外，必須學(xué)會(huì)補(bǔ)臺(tái)，對(duì)其他人員出現(xiàn)疏漏或者空缺的情況要及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)位。

2.妥善處理注冊(cè)時(shí)突發(fā)事件。在注冊(cè)過(guò)程中，可能會(huì)與參會(huì)代表存在一定的不同意見(jiàn)，如部分代表并未進(jìn)行注冊(cè)，會(huì)務(wù)組亦未收到代表的參會(huì)回執(zhí)，而代表堅(jiān)稱其本人已經(jīng)提交過(guò)回執(zhí)。實(shí)際上，很多代表并未本人提交回執(zhí)，可能是交由助手或他人幫助辦理，委托人可能并未幫其進(jìn)行辦理。此種情況在住宿條件極為緊張，而注冊(cè)又比較忙碌的時(shí)候必須盡快妥善地得到解決，以確保注冊(cè)隊(duì)伍不發(fā)生擁堵。會(huì)務(wù)組在籌備期間應(yīng)該針對(duì)這個(gè)問(wèn)題進(jìn)行專門(mén)探討。因此，承辦大型會(huì)議時(shí)可以在注冊(cè)過(guò)程處設(shè)置一個(gè)席位，用于確認(rèn)并解決這個(gè)問(wèn)題，位置雖小，卻可解決比較棘手的問(wèn)題。

3.餐券問(wèn)題。可能部分會(huì)議代表將餐券遺失，或者認(rèn)為餐券發(fā)放是有誤，同時(shí)可能有代表提出，會(huì)議結(jié)束前即返程，能否將后面用不到的餐券換成當(dāng)天的（能夠邀請(qǐng)他人一起用餐）。此類問(wèn)題必須敲定好統(tǒng)一的辦法，同時(shí)靈活進(jìn)行處理。

4.注冊(cè)值班問(wèn)題。注冊(cè)地點(diǎn)一定要安排專門(mén)人員值守，可能部分代表由于飛機(jī)晚點(diǎn)，在抵達(dá)會(huì)議駐地時(shí)，發(fā)現(xiàn)仍有專門(mén)人員幫其辦理住宿及注冊(cè)事務(wù)，會(huì)有較為親切的感覺(jué)。

5.豐富注冊(cè)內(nèi)容。與會(huì)代表報(bào)到時(shí)首先請(qǐng)與會(huì)代表填寫(xiě)報(bào)到單，完善個(gè)人及單位信息，明確參會(huì)類型，勾選相應(yīng)的注冊(cè)費(fèi)用，通過(guò)上述選項(xiàng)的設(shè)置，可以為注冊(cè)費(fèi)用收取、發(fā)票開(kāi)具、材料發(fā)放、餐券發(fā)放等后續(xù)流程提供重要參考依據(jù)。在代表填寫(xiě)報(bào)到單同時(shí)，要求參加注冊(cè)的會(huì)務(wù)志愿者完善參會(huì)代表通訊信息，可以為完善通訊錄提供必要的支撐。

6.物資的管理。注冊(cè)過(guò)程中另一需要注意的細(xì)節(jié)是要設(shè)置專門(mén)人員管理相應(yīng)物資。雖然注冊(cè)過(guò)程中有專門(mén)在會(huì)務(wù)組房間，但是如果責(zé)任沒(méi)有落實(shí)至個(gè)人，出現(xiàn)會(huì)務(wù)組注冊(cè)房間混亂的局面，物品和相應(yīng)材料不宜放置在統(tǒng)一區(qū)域，不利于快速地獲取必須的材料。

7.公章的保管。會(huì)議公章一定要明確專人進(jìn)行收回保管。特別是在會(huì)議注冊(cè)高峰、夜間值班時(shí)，亦應(yīng)由值班人員專門(mén)負(fù)責(zé)。

三、學(xué)術(shù)會(huì)議結(jié)束后的延伸性會(huì)務(wù)工作及注意事項(xiàng)

總的來(lái)說(shuō)，學(xué)術(shù)會(huì)議結(jié)束后，基本上可以宣告學(xué)術(shù)會(huì)議作為一項(xiàng)工作的完結(jié)。但實(shí)際上從改進(jìn)工作質(zhì)量與進(jìn)一步提高工作水平的角度考慮，仍然要做好一些延伸性會(huì)務(wù)工作。具體來(lái)說(shuō)：

1.做好離會(huì)手續(xù)。會(huì)議結(jié)束后，陸續(xù)有參會(huì)代表向會(huì)務(wù)組提出需要開(kāi)具參會(huì)證明，此工作在會(huì)務(wù)工作中并未給予充分的重視，注冊(cè)前期、注冊(cè)過(guò)程中、注冊(cè)結(jié)束后的工作應(yīng)是完整的，應(yīng)讓參會(huì)代表切實(shí)感到承辦方為代表服務(wù)熱情，會(huì)務(wù)工作并未因會(huì)議日程結(jié)束即宣告結(jié)束。

2.熱情歡送代表。絕大部分會(huì)務(wù)人員撤離了會(huì)議駐地，會(huì)務(wù)負(fù)責(zé)人及少量人員繼續(xù)留在賓館等待各位代表的離開(kāi)，幫助其提送行李，在代表離開(kāi)的時(shí)候，會(huì)務(wù)組的關(guān)懷會(huì)給代表留下一定的印象，即使前面有一些不太令其滿意之處，也能夠給予適當(dāng)?shù)恼徑狻?/p>

3.會(huì)務(wù)工作反饋。整個(gè)學(xué)術(shù)會(huì)議工作做得好不好，不能自己來(lái)評(píng)價(jià)，而應(yīng)該要參會(huì)人員來(lái)評(píng)價(jià)。因此，在學(xué)術(shù)會(huì)議結(jié)束之后，可以選擇一定數(shù)量的會(huì)議代表通過(guò)電子郵件等方式進(jìn)行溝通和聯(lián)絡(luò)，獲取他們對(duì)會(huì)務(wù)工作的意見(jiàn)和建議，從而有助于更好地改進(jìn)工作，也有助于展示單位的良好形象以及密切與專家學(xué)者的關(guān)系等。因而，這一步也是十分必要的。

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