疾病預(yù)防控制檔案信息資源開發(fā)利用思考

鐘紅梅

[摘 要]疾病預(yù)防控制檔案的開發(fā)利用工作，如何在新形勢(shì)下做好疾病預(yù)防控制檔案開發(fā)利用工作，使其走出傳統(tǒng)的思維、工作模式，按照《檔案法》，負(fù)責(zé)整理立卷、裝訂成冊(cè)、編制移交目錄。

[關(guān)鍵詞]疾病預(yù)防；控制檔案；信息資源；開發(fā)利用

疾病預(yù)防控制檔案是指疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)在疾病預(yù)防、衛(wèi)生學(xué)評(píng)價(jià)、公共衛(wèi)生監(jiān)測(cè)、衛(wèi)生檢驗(yàn)檢測(cè)、健康促進(jìn)與教育等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖像以及其他不同形式的歷史記錄。其真實(shí)地記載著疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的主要職能活動(dòng)，是疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)開展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)信息和重要依據(jù)。疾病預(yù)防控制檔案的開發(fā)利用工作包括兩方面：一方面是疾病預(yù)防控制檔案信息資源的開發(fā)，另一方面是疾病預(yù)防控制檔案的利用工作。如何在新形勢(shì)下做好疾病預(yù)防控制檔案開發(fā)利用工作，應(yīng)從以下幾方面把握。

一、強(qiáng)化疾病預(yù)防控制文件收集歸檔齊全完整

疾病預(yù)防控制文件材料是疾病預(yù)防控制部門在疾病預(yù)防控制、衛(wèi)生檢驗(yàn)檢測(cè)、健康教育、科研培訓(xùn)及黨政工團(tuán)等活動(dòng)中形成的各種門類、載體的原始記錄，是疾病預(yù)防控制檔案的直接來源。疾病預(yù)防控制文件材料收集歸檔工作作為疾病預(yù)防控制檔案管理工作的重要前提和基礎(chǔ)工作，為檔案管理工作提供了實(shí)際的管理對(duì)象，是疾病預(yù)防控制檔案部門取得檔案的重要手段。隨著《檔案法》的貫徹實(shí)施，疾病預(yù)防控制檔案管理正在逐步走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，但在實(shí)際工作中還存在這樣或那樣的問題，如因重視不夠而導(dǎo)致文件材料收集不全，一些人把應(yīng)歸檔的文件材料當(dāng)作“家底”據(jù)為己有，不愿歸檔；因歸檔制度不明確而導(dǎo)致文件材料收集歸檔不及時(shí)；因整理不及時(shí)而導(dǎo)致文件材料移交歸檔不規(guī)范等。這些在日后很大程度上影響了疾病預(yù)防控制檔案的開發(fā)和利用工作。因此，一要提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)文件材料收集歸檔工作。提高對(duì)疾病預(yù)防控制文件材料收集歸檔工作重要性的認(rèn)識(shí)，提高檔案人員的法制觀念和業(yè)務(wù)素質(zhì)，明確文件材料收集歸檔工作的責(zé)任。將檔案意識(shí)根植于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員的頭腦中，使領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員把對(duì)檔案工作的理解與支持落實(shí)在行動(dòng)上，要像抓疾病預(yù)防控制工作那樣抓文件材料的收集和歸檔；二要健全規(guī)章制度，加強(qiáng)疾病預(yù)防控制文件材料及時(shí)歸檔。建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，保證文件材料收集歸檔工作的順利進(jìn)行。制定文件材料歸檔制度，以保證歸檔工作的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范；三要按時(shí)歸檔，加強(qiáng)疾病預(yù)防控制文件材料的規(guī)范整理。按照《檔案法》，文件材料應(yīng)當(dāng)由文件材料形成部門歸檔，負(fù)責(zé)整理立卷、裝訂成冊(cè)、編制移交目錄。

二、強(qiáng)化疾病預(yù)防控制檔案工作的科學(xué)管理

做好疾病預(yù)防控制檔案的開發(fā)利用工作，檔案室藏量的豐富和優(yōu)化與否起決定作用。疾病預(yù)防控制檔案部門要加強(qiáng)檔案的接收與征集工作，千方百計(jì)擴(kuò)大檔案的接收范圍和征集門類，力爭(zhēng)做到檔案數(shù)量充足，內(nèi)容豐富，結(jié)構(gòu)合理，質(zhì)量?jī)?yōu)化，這就要求建立一個(gè)綜合性質(zhì)的檔案室，以便對(duì)歸檔的檔案集中統(tǒng)一管理。多年來的實(shí)踐證明，疾病預(yù)防控制檔案實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，可以保障疾病預(yù)防控制檔案的信息資源，便于利用。

三、完善疾病預(yù)防控制檔案的補(bǔ)充機(jī)制

要完善疾病預(yù)防控制檔案的補(bǔ)充機(jī)制，廣泛開展檔案的征集工作，想方設(shè)法收集散存于領(lǐng)導(dǎo)和個(gè)人手中的資料，以增大室藏檔案的時(shí)間跨度，增大所藏檔案的信息量，彌補(bǔ)所藏檔案資料的不足。另外，要做好疾病預(yù)防控制檔案的開發(fā)和利用，還要嚴(yán)防檔案資源的流失。一要加強(qiáng)檔案人員的自身權(quán)益意識(shí)，不能只注重開發(fā)而忽視檔案資源的流失，還要加強(qiáng)檔案人員的責(zé)任感，將嚴(yán)防檔案資源的流失提到認(rèn)識(shí)的高度上來。二要健全監(jiān)督制約機(jī)制，建立嚴(yán)格審查制度，利用機(jī)密檔案要逐級(jí)審批。三要加強(qiáng)法律意識(shí)，檔案工作人員要拿起法律的武器維護(hù)自身的權(quán)益，堅(jiān)決遏止有意流失檔案資源的不正當(dāng)行為。

四、拓寬疾病預(yù)防控制檔案開發(fā)利用的服務(wù)范圍

新形勢(shì)下檔案工作者要有效地開發(fā)利用疾病預(yù)防控制檔案信息資源，就必須轉(zhuǎn)變舊的觀念，確立全新的觀念。一要樹立主動(dòng)服務(wù)觀念。服務(wù)性是檔案工作的根本屬性，只有確立服務(wù)的觀念才能產(chǎn)生自覺的服務(wù)行動(dòng)，要變被動(dòng)為主動(dòng)，將利用者的需要放在首位，不斷提高服務(wù)質(zhì)量，不斷提高服務(wù)技能和水平，為利用者提供高質(zhì)量、高效率的檔案服務(wù)。同時(shí)，在日常查檔接待中，要注意了解檔案利用者的需求，耐心聽取利用者對(duì)利用工作的看法、建議，及時(shí)調(diào)整利用工作的內(nèi)容和方向，這樣才能使檔案工作者在檔案開發(fā)與利用中發(fā)揮應(yīng)有的作用；二要樹立開放觀念。檔案工作者要打破傳統(tǒng)的思維意識(shí)，從封閉走向開放，主動(dòng)融入疾病預(yù)防控制工作中，增強(qiáng)應(yīng)變能力，有效地提供開發(fā)和傳遞信息的職能；三要樹立競(jìng)爭(zhēng)觀念?，F(xiàn)代社會(huì)是競(jìng)爭(zhēng)的社會(huì)，檔案工作者必須增強(qiáng)憂患意識(shí)，在檔案部門與其它部門間廣泛開展競(jìng)爭(zhēng)，要從競(jìng)爭(zhēng)中產(chǎn)生開發(fā)提供檔案信息的強(qiáng)大動(dòng)力；四要樹立協(xié)作觀念。現(xiàn)代社會(huì)，檔案工作者必須確立協(xié)作觀念，走整體化協(xié)調(diào)發(fā)展之路。

五、提高自身素質(zhì)，努力造就新型檔案人才

現(xiàn)代社會(huì)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)占主導(dǎo)地位的社會(huì)，而信息產(chǎn)業(yè)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)，現(xiàn)代高新技術(shù)的蓬勃發(fā)展必將對(duì)檔案的開發(fā)利用工作產(chǎn)生巨大的影響。面對(duì)這樣一個(gè)變革的時(shí)代，如果檔案工作者不迎頭趕上，努力提高自身的素質(zhì)，就會(huì)使檔案工作者在檔案信息資源的開發(fā)利用上準(zhǔn)備不足，就會(huì)處于被動(dòng)的地位，因此檔案工作者要有一種緊迫感。一要加強(qiáng)思想意識(shí)的轉(zhuǎn)變，只有努力學(xué)習(xí)才能創(chuàng)新，只有求新才能發(fā)展。要以豐富的理論知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)為后盾。疾病預(yù)防控制檔案工作是一門技術(shù)性很強(qiáng)的工作，從知識(shí)的形態(tài)來看，疾病預(yù)防控制檔案是最直接、最原始、最新鮮、最準(zhǔn)確的知識(shí)載體，是一門研究性很強(qiáng)的工作，這就要求檔案工作者本身的業(yè)務(wù)水平盡快跟得上時(shí)代、跟得上檔案事業(yè)的發(fā)展。二要檔案工作者努力學(xué)習(xí)檔案專業(yè)技術(shù)知識(shí)，提高自身素質(zhì)，熟悉疾病預(yù)防控制的全過程，提高自己的業(yè)務(wù)指導(dǎo)能力和水平。三要盡快掌握現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)。檔案的現(xiàn)代化管理對(duì)疾病預(yù)防控制檔案的開發(fā)提出了新的課題，要適應(yīng)形勢(shì)，努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)，以達(dá)到疾病預(yù)防控制檔案的深層次開發(fā)與利用。

在新形勢(shì)下，做好疾病預(yù)防控制檔案的開發(fā)利用工作，要從內(nèi)部職能做起，強(qiáng)化檔案工作的科學(xué)管理，注重接收、征集工作，加強(qiáng)疾病預(yù)防控制文件材料收集歸檔，積極迎接新技術(shù)的挑戰(zhàn)。為疾病預(yù)防控制工作提供有效服務(wù)。