從硬件角度談高師院校圖書(shū)館資產(chǎn)管理

王繼征

[摘 要]硬件管理不僅對(duì)高師院校圖書(shū)館的管理起著重要的支撐作用，還對(duì)于圖書(shū)館提高資產(chǎn)的使用價(jià)值、降低資產(chǎn)的損失和提高高師院校圖書(shū)館合理配置資源方面都起著重要的支持作用。

[關(guān)鍵詞]高師院校；圖書(shū)館；固定資產(chǎn)；全面管理

硬件管理是指對(duì)固定資產(chǎn)從投入到退出使用的全程進(jìn)行全方位管理，并組織全員參與的一種管理理念；也是圖書(shū)館非常重要的一項(xiàng)管理活動(dòng)。是一項(xiàng)包括對(duì)固定資產(chǎn)的投資預(yù)算、購(gòu)建與驗(yàn)收、以及使用過(guò)程和清理過(guò)程等多個(gè)環(huán)節(jié)都予以關(guān)注和重視的管理活動(dòng)。

一、在硬件投資上要做好規(guī)劃

圖書(shū)館固定資產(chǎn)全面管理的理念落實(shí)到固定資產(chǎn)的預(yù)算環(huán)節(jié)主要做好大、中型投資項(xiàng)目的可行性研究與分析評(píng)估工作；依據(jù)現(xiàn)有固定資產(chǎn)的使用狀況和需求做好固定資產(chǎn)的增加、折舊、處置等預(yù)算以及在建工程的預(yù)算與資金籌集計(jì)劃。

圖書(shū)館的固定資產(chǎn)投資一般可分為日常的更新、替換類投資和大型的新建、改建、擴(kuò)建類項(xiàng)目投資。無(wú)論是以上哪類固定資產(chǎn)投資都會(huì)納入學(xué)校的年度預(yù)算。尤其是大型的新建、改建、擴(kuò)建類項(xiàng)目投資的預(yù)算。日常更新、替換類投資比如電腦、空調(diào)、辦公家具、試驗(yàn)儀器等等可以通過(guò)人員的增減情況和現(xiàn)有設(shè)備的使用情況等編制出年度購(gòu)置預(yù)算，對(duì)于購(gòu)置這類固定資產(chǎn)所需的流動(dòng)資金，往往通過(guò)學(xué)校的自有資金就可以解決，不需要從另外的渠道進(jìn)行籌資。大型的新建、改建、擴(kuò)建類項(xiàng)目投資是結(jié)合學(xué)校圖書(shū)館發(fā)展戰(zhàn)略作出的重要決策行為，所以在列入學(xué)校的年度預(yù)算前就應(yīng)當(dāng)已經(jīng)進(jìn)行過(guò)可行性研究與評(píng)估分析。

這些研究與分析的程序應(yīng)當(dāng)在高師院校準(zhǔn)備進(jìn)行投資前完成。進(jìn)入投資階段后學(xué)校就要進(jìn)行工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)，可以請(qǐng)相關(guān)的設(shè)計(jì)專家或團(tuán)隊(duì)提供3-5種設(shè)計(jì)方案，并組織學(xué)校內(nèi)部或外部的資產(chǎn)、財(cái)務(wù)、審計(jì)和檢察等部門(mén)的專家共同分析和評(píng)估選取最優(yōu)的一種設(shè)計(jì)方案來(lái)實(shí)施建設(shè)。

二、加強(qiáng)硬件建設(shè)的管理

高師院校圖書(shū)館固定資產(chǎn)全面管理的理念落實(shí)到固定資產(chǎn)的購(gòu)建與驗(yàn)收環(huán)節(jié)主要是設(shè)計(jì)合理的購(gòu)建流程和制度，讓使用部門(mén)、管理部門(mén)、購(gòu)建部門(mén)、和財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)都能各司其責(zé)做好固定資產(chǎn)的購(gòu)建與驗(yàn)收。

固定資產(chǎn)的購(gòu)建與驗(yàn)收，必須嚴(yán)格按照學(xué)校制定的固定資產(chǎn)管理辦法和符合內(nèi)部控制制度的審核、審批流程來(lái)進(jìn)行。比如，在管理辦法中規(guī)定圖書(shū)館所購(gòu)置的固定資產(chǎn)，屬于購(gòu)買(mǎi)日常的更新、替換類設(shè)備：由各使用部門(mén)根據(jù)年初預(yù)算提出年度請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)，由資產(chǎn)部門(mén)全面考察和論證年度申請(qǐng)中列支的待采購(gòu)設(shè)備性能等技術(shù)指標(biāo)的合理性；再按固定資產(chǎn)購(gòu)置金額的大小依據(jù)審核、審批權(quán)限批準(zhǔn)后；列入固定資產(chǎn)購(gòu)置計(jì)劃；最后資產(chǎn)部門(mén)對(duì)已批準(zhǔn)購(gòu)置計(jì)劃的設(shè)備分類、分項(xiàng)進(jìn)行詢價(jià)和性能比較，采取統(tǒng)一招（投）標(biāo)。

購(gòu)進(jìn)后由使用部門(mén)、資產(chǎn)部門(mén)共同參與驗(yàn)收。驗(yàn)收后將驗(yàn)收單、交付財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行總賬核算和固定資產(chǎn)明細(xì)賬的核算，使用部門(mén)和設(shè)備管理部門(mén)分別保存驗(yàn)收單和卡片利于盤(pán)點(diǎn)、核對(duì)。這樣從流程和制度上對(duì)于日常更新、替換類設(shè)備就把握好了購(gòu)建與驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理。屬于大型的新建、改建、擴(kuò)建等固定資產(chǎn)建設(shè)項(xiàng)目，即使有詳盡的可行性研究分析報(bào)告，在項(xiàng)目的具體建設(shè)中，要經(jīng)上級(jí)主管部門(mén)和政府部門(mén)批準(zhǔn)；財(cái)務(wù)部門(mén)列入固定資產(chǎn)（自行建造類）計(jì)劃統(tǒng)一籌措和調(diào)配資金；基建部門(mén)負(fù)責(zé)項(xiàng)目購(gòu)建過(guò)程中的工程施工管理；審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)工程的驗(yàn)收審計(jì)。

三、完善硬件使用規(guī)范

高師院校圖書(shū)館固定資產(chǎn)全面管理的理念落實(shí)到固定資產(chǎn)的使用環(huán)節(jié)主要是在固定資產(chǎn)管理辦法中明確固定資產(chǎn)使用環(huán)節(jié)的主要責(zé)任人，并設(shè)計(jì)出一系列關(guān)于固定資產(chǎn)在使用過(guò)程中的操作規(guī)程、維修、保養(yǎng)、和固定資產(chǎn)出租、出借、抵押、質(zhì)押、投保等方面的細(xì)則以及獎(jiǎng)懲指標(biāo)。首先，要制定圖書(shū)館固定資產(chǎn)使用人和使用部門(mén)的責(zé)任考核辦法。辦法中要重點(diǎn)明確固定資產(chǎn)使用人的相關(guān)責(zé)任，并要設(shè)計(jì)出有關(guān)固定資產(chǎn)使用效益的比率分析指標(biāo)，制定出固定資產(chǎn)閑置率等相關(guān)考核指標(biāo)，促進(jìn)使用人和使用部門(mén)加強(qiáng)固定資產(chǎn)的管理，按期考核獎(jiǎng)懲，且與使用人和使用部門(mén)的經(jīng)濟(jì)利益掛鉤。然后，要制定學(xué)校固定資產(chǎn)的維修、保養(yǎng)等細(xì)則。明確固定資產(chǎn)的保養(yǎng)計(jì)劃、維修計(jì)劃，保養(yǎng)和維修的程序，相關(guān)保養(yǎng)、維修的記錄，保養(yǎng)、維修前后的性能測(cè)試等。最后，要制定出固定資產(chǎn)的使用操作規(guī)程，并對(duì)設(shè)備使用人員進(jìn)行培訓(xùn)。操作規(guī)程中一般應(yīng)按照該項(xiàng)固定資產(chǎn)的使用操作說(shuō)明，同時(shí)結(jié)合固定資產(chǎn)使用安全規(guī)章等，制定出詳細(xì)的分步驟的操作規(guī)程。

四、重視硬件管理

高師院校圖書(shū)館固定資產(chǎn)全面管理的理念落實(shí)到固定資產(chǎn)的盤(pán)點(diǎn)與清理環(huán)節(jié)主要是每年進(jìn)行一次全面盤(pán)點(diǎn)，不定期地對(duì)于單臺(tái)價(jià)值高的設(shè)備進(jìn)行抽盤(pán)，同時(shí)重視做好盤(pán)點(diǎn)表和盤(pán)點(diǎn)總結(jié)工作；固定資產(chǎn)的清理方面包括做好固定資產(chǎn)的報(bào)廢和處置兩方面的工作。

固定資產(chǎn)的盤(pán)點(diǎn)在固定資產(chǎn)的全面管理中起著很重要的作用，通過(guò)盤(pán)點(diǎn)可以發(fā)現(xiàn)固定資產(chǎn)是否賬實(shí)相符，是否有專人負(fù)責(zé)，是否閑置等，最終落實(shí)到固定資產(chǎn)使用人和使用部門(mén)以及管理部門(mén)應(yīng)承擔(dān)的具體責(zé)任。固定資產(chǎn)的清理包括固定資產(chǎn)的報(bào)廢和處置。對(duì)于達(dá)到報(bào)廢年限的固定資產(chǎn)確實(shí)沒(méi)有使用價(jià)值的要進(jìn)行實(shí)物回收，對(duì)于閑置的或沒(méi)有達(dá)到報(bào)廢年限又不能再使用的固定資產(chǎn)不僅要回收實(shí)物還應(yīng)當(dāng)進(jìn)行實(shí)物鑒別。符合學(xué)校固定資產(chǎn)管理辦法和經(jīng)過(guò)審批流程報(bào)廢的固定資產(chǎn)應(yīng)當(dāng)遵循資產(chǎn)部門(mén)采取統(tǒng)一處置、集體處置的原則，符合固定資產(chǎn)的內(nèi)控制度要求來(lái)做好處置、報(bào)廢等相關(guān)工作，由審計(jì)、紀(jì)檢等部門(mén)進(jìn)行監(jiān)督；在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算上核銷資產(chǎn)的總賬和明細(xì)賬。

參考文獻(xiàn)：

[1]王金玲 淺析我國(guó)高校固定資產(chǎn)管理的問(wèn)題及對(duì)策[J] 《中國(guó)市場(chǎng)》2013（21）

基金項(xiàng)目： 湖南第一師范學(xué)院院級(jí)課題編號(hào)XYS12S42