從雙元價(jià)值的視角看當(dāng)前人事檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)

肖艷

[摘 要]人事檔案的利用率并不高，其價(jià)值越來(lái)越被忽視，本文將從檔案雙元價(jià)值的視角，將具體案例與檔案人事價(jià)值實(shí)現(xiàn)與橢圓理論相結(jié)合，使人們對(duì)人事檔案的價(jià)值有更深層次的理解，以期指導(dǎo)業(yè)務(wù)實(shí)踐，使人事檔案工作能進(jìn)一步改進(jìn)和發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]人事檔案；雙元價(jià)值；橢圓現(xiàn)象

人事檔案是人生歷程的寫照，從入學(xué)到入職，從加薪到提干，人事檔案都記錄著點(diǎn)滴細(xì)節(jié)。筆者在機(jī)關(guān)人事檔案工作實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，雖然人事檔案有一定的含金量，它的利用率并不高。究其原因，是我國(guó)檔案管理上存在一定的問(wèn)題，使人事價(jià)值難以實(shí)現(xiàn)；本文將從檔案雙元價(jià)值的視角，將具體案例與檔案人事價(jià)值實(shí)現(xiàn)與橢圓理論相結(jié)合，使人們對(duì)人事檔案的價(jià)值有更深層次的理解和把握。

一、檔案雙元價(jià)值觀的提出、價(jià)值實(shí)現(xiàn)與橢圓現(xiàn)象

1、檔案雙元價(jià)值觀的提出

“檔案雙元價(jià)值觀”是湖北大學(xué)歷史文化學(xué)院覃兆劌教授于2003年出版的《中國(guó)檔案事業(yè)的傳統(tǒng)與現(xiàn)代化》一書中提出的。他認(rèn)為檔案始終可以作兩個(gè)層面的理解：一是它作為一種行為方式，人類的初衷在于借助它的結(jié)構(gòu)形式所賦予的功能，稱為“工具價(jià)值”；一是作為記錄或者文獻(xiàn)歸屬的實(shí)體（或結(jié)構(gòu)對(duì)象實(shí)體），其內(nèi)容負(fù)載的價(jià)值，稱之為“信息價(jià)值”。前者是一普遍意義的價(jià)值，后者是一種個(gè)性價(jià)值；前者由檔案的自然屬性賦予，后者由檔案的社會(huì)屬性賦予。在我看來(lái)一切對(duì)檔案價(jià)值的分析都可以包括其中。

人事檔案具有檔案的一般屬性，具有雙重屬性，是工具價(jià)值和信息價(jià)值的統(tǒng)一體。人事檔案的工具價(jià)值首先體現(xiàn)為一種控制方式和維護(hù)手段，是對(duì)人事信息的合目的保存，是對(duì)檔案信息憑證性的賦予和維系；信息價(jià)值則是在人事檔案的工具價(jià)值得以確認(rèn)的同時(shí)產(chǎn)生的。

2、檔案雙元價(jià)值實(shí)現(xiàn)與“橢圓現(xiàn)象”

（1）檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)

“檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)是檔案潛在價(jià)值（本體意義）向現(xiàn)實(shí)價(jià)值的轉(zhuǎn)換”（1）。也就是說(shuō)，檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)是檔案價(jià)值的外化或外在表現(xiàn)，是通過(guò)利用行為所達(dá)成的對(duì)檔案價(jià)值本身的反映。

（2）個(gè)別利用行為的“橢圓現(xiàn)象”

“橢圓現(xiàn)象”是以“雙元價(jià)值”視角解析檔案價(jià)值本體與檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)之間關(guān)系的模型。“橢圓現(xiàn)象”是基于個(gè)別利用行為所反映的檔案價(jià)值本體與檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)之間的關(guān)系，這是“橢圓現(xiàn)象”的微觀基礎(chǔ)。

在具體的利用環(huán)境中，“雙元價(jià)值”集合的呈現(xiàn)量是不同的，其呈現(xiàn)的規(guī)律符合“橢圓現(xiàn)象”。在圖1中，TV表示檔案工具價(jià)值取向的反映量大小，IV表示檔案信息價(jià)值取向的反映量大小，檔案價(jià)值量等于TV與IV之總和。如圖2，在該次檔案利用時(shí)，其工具價(jià)值的實(shí)現(xiàn)大于信息價(jià)值的實(shí)現(xiàn)（TV>IV），就檔案價(jià)值的本次利用總體實(shí)現(xiàn)程度來(lái)看，并沒(méi)有達(dá)到最大（其所在“點(diǎn)”高度未及短軸端點(diǎn)）。很顯然，當(dāng)TV=IV時(shí)（見(jiàn)圖2），檔案在某次利用時(shí)價(jià)值實(shí)現(xiàn)程度達(dá)到最大化。這表明本次檔案利用是同時(shí)注重了工具價(jià)值與信息價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。

二、檔案雙元價(jià)值實(shí)現(xiàn)與“橢圓現(xiàn)象”結(jié)合案例分析

檔案雙元價(jià)值實(shí)現(xiàn)與“橢圓現(xiàn)象”從字面上理解有些抽象和費(fèi)解，但若與具體案例結(jié)合會(huì)發(fā)現(xiàn)其理論上的先進(jìn)性和應(yīng)用上的實(shí)操性。

案例一：棄檔族

2002年，武漢市人才服務(wù)中心的數(shù)據(jù)表明，其所代理的5萬(wàn)余檔案就有1.5萬(wàn)份被遺棄。根據(jù)記者對(duì)人事部全國(guó)人才流動(dòng)中心、北京市人才服務(wù)中心、中國(guó)上海人才市場(chǎng)、中國(guó)北方人才市場(chǎng)、中國(guó)南方人才市場(chǎng)以及四川、貴州等省人才交流服務(wù)中心的不完全統(tǒng)計(jì)，全國(guó)至少有60萬(wàn)“棄檔族”。僅成都市人才中心代管的檔案中，就有五分之一的檔案成為沒(méi)人要的“死檔”，存放時(shí)間最長(zhǎng)的已達(dá)15年，四川省有關(guān)部門估計(jì)，全省的人才“死檔”已超過(guò)20萬(wàn)份。（2）來(lái)自南京大學(xué)公共事務(wù)與政策研究所的調(diào)查顯示：有66%和68%的被訪者認(rèn)為檔案在他們求職及職業(yè)發(fā)展中不重要或作用不大，而且越是年輕人和非黨員，越是不重視檔案。（3）

盡管上述數(shù)據(jù)是多年前的，統(tǒng)計(jì)方式也有待考證，但從一個(gè)側(cè)面反映了人事檔案越來(lái)越不受重視的事實(shí)。具體到圖1橢圓理論中，O點(diǎn)到縱軸的距離過(guò)短，小于人們的期望，人事檔案價(jià)值沒(méi)能實(shí)現(xiàn)，“棄檔族”隊(duì)伍越來(lái)越龐大。

案例二：湯國(guó)基案件

湯國(guó)基，知名青年作家，在海內(nèi)外發(fā)表作品三百多萬(wàn)字，1983年畢業(yè)于湖南益陽(yáng)師范?？茖W(xué)校。在那個(gè)急需人才的年代，湯國(guó)基并沒(méi)有順利地找到工作，而是多次被拒絕。20多年來(lái)，湯國(guó)基一直以自由撰稿為生，沒(méi)有正式的工作單位。直到兩年多前確認(rèn)人事檔案里有“嚴(yán)重的神經(jīng)官能癥”等評(píng)語(yǔ)后，湯國(guó)基才最終明白自己20年來(lái)找不到工作，談不到對(duì)象，處處碰壁的原因。最終他一紙?jiān)V狀將母校益陽(yáng)師專和原工作單位寧鄉(xiāng)縣教育局告上了法庭。

這個(gè)案件中，體現(xiàn)了典型的我國(guó)人事檔案管理體制的特點(diǎn)“組織上壟斷，個(gè)人利用隔絕”。具體到圖1橢圓理論中，OM過(guò)于偏向F1區(qū)，過(guò)分強(qiáng)調(diào)工具價(jià)值，忽視信息價(jià)值，使人事檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)不完全。

案例三：無(wú)錫市開(kāi)放人事檔案

《無(wú)錫市檔案管理?xiàng)l例實(shí)施辦法》2013年6月15日起施行，其中提到公民對(duì)本人人事檔案有知情權(quán)、對(duì)歸檔內(nèi)容有補(bǔ)充權(quán)，目的就是增強(qiáng)管理人事檔案的部門的責(zé)任意識(shí)、完善管理制度，主動(dòng)做好檔案管理。知情權(quán)、參與權(quán)的含義是公民在需要時(shí)，可向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)了解其個(gè)人范圍內(nèi)的檔案構(gòu)成情況，自己在工作學(xué)習(xí)成長(zhǎng)過(guò)程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的材料，可向檔案機(jī)構(gòu)提供補(bǔ)充。（4）經(jīng)過(guò)近兩個(gè)月的開(kāi)發(fā)、測(cè)試、完善，全新的無(wú)錫市人事檔案綜合管理分析決策系統(tǒng)已正式上線投入使用，市民在無(wú)錫公共就業(yè)和人才服務(wù)網(wǎng)上進(jìn)行檔案查詢時(shí)，不僅可以查詢到檔案是否在無(wú)錫市人才服務(wù)中心檔案庫(kù)保管，還可以查詢檔案于何時(shí)由何地轉(zhuǎn)入以及檔案于何時(shí)轉(zhuǎn)出到何地。新系統(tǒng)的另一個(gè)亮點(diǎn)是二維碼檔案標(biāo)簽系統(tǒng)。今后，每份人才服務(wù)中心庫(kù)存檔案均有相對(duì)應(yīng)的二維碼檔案標(biāo)簽，內(nèi)含個(gè)人的八項(xiàng)基本信息（包括姓名、身份證信息、畢業(yè)學(xué)校、學(xué)歷、專業(yè)、家庭住址、聯(lián)系電話、戶口情況等）。新的檔案標(biāo)簽系統(tǒng)的使用將進(jìn)一步方便檔案管理部門對(duì)于檔案信息的查詢更新，提高工作效率。（5）

這個(gè)案例是我國(guó)人事檔案開(kāi)放利用的實(shí)質(zhì)性嘗試，也是人事檔案突破傳統(tǒng)與信息技術(shù)結(jié)合的產(chǎn)物。具體到圖1橢圓理論中，就是OM逐步向F2區(qū)靠近，更加注重檔案信息價(jià)值的發(fā)揮，更加注重檔案利用手段的革新。

案例四：美國(guó)人事檔案利用

在美國(guó)，所有任職或離職的雇員都可以在正常工作日，出于合理的要求，申請(qǐng)查閱本人的人事檔案（鑒定、考核、錄用等材料除外）。如果檔案保管部門拒絕雇員查閱檔案的合理要求，雇員可以向法庭或者有關(guān)部門申請(qǐng)法律援助。如果雇員對(duì)人事檔案的部分內(nèi)容產(chǎn)生質(zhì)疑，可以向主管部門提出，如判定確實(shí)有錯(cuò)誤，可將其剔除或由本人提交一份澄清事實(shí)的備忘錄，放入人事檔案中。所有的人事檔案只對(duì)本人或他授權(quán)的人開(kāi)放，不向公眾提供利用。在美國(guó)的某些州，讓未經(jīng)人事檔案主體授權(quán)的人看他的檔案是違法的，對(duì)執(zhí)法部門也不例外。如果聯(lián)邦調(diào)查局或當(dāng)?shù)鼐煜胍榭茨橙说臋n案，他們必須向法庭提出申請(qǐng)，得到搜查證后才可查閱。如果人事檔案的主體已經(jīng)死亡，在查閱他的檔案前需提交他的死亡證明。

這個(gè)案例體現(xiàn)了美國(guó)人事檔案“積極利用”與“審慎開(kāi)放”的有機(jī)結(jié)合，實(shí)質(zhì)上是美國(guó)“以人為本、立檔為民”理念的具體體現(xiàn)。具體到圖1橢圓理論中，即M點(diǎn)越來(lái)越向縱軸靠近，最大限度地發(fā)揮人事檔案的作用，也就更高地提升了人事檔案的價(jià)值。

通過(guò)以上案例與檔案雙元價(jià)值與橢圓現(xiàn)象的結(jié)合，讓我們形象具體的認(rèn)識(shí)到了人事檔案是工具價(jià)值和信息價(jià)值的統(tǒng)一體，只有兩者完美的結(jié)合才能充分實(shí)現(xiàn)人事檔案的價(jià)值。覃教授指出“人事檔案應(yīng)成為人事部門和被記錄對(duì)象個(gè)人共同擁有的信息，個(gè)人和管理部門成為一種共建、互認(rèn)的新模式中的契約關(guān)系，個(gè)人對(duì)記錄自己信息的檔案擁有知情權(quán)、糾錯(cuò)權(quán)、利用權(quán)、隱私權(quán)、個(gè)人應(yīng)有的權(quán)利在人事檔案的管理中應(yīng)得到充分尊重”。希望我們能用雙元價(jià)值的視角，重新審視我國(guó)人事檔案管理工作，使其能健康快速的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]覃兆劌.《雙元價(jià)值觀的視野：中國(guó)檔案事業(yè)的傳統(tǒng)與現(xiàn)代化—兼論過(guò)渡時(shí)期的檔案思想》[M].中國(guó)檔案出版社，2003年6月版

[2]覃兆劌、范磊等：橢圓現(xiàn)象：關(guān)于檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的一個(gè)發(fā)現(xiàn)[J].檔案學(xué)研究，2009，（5）

[3]黃艷敏.人事檔案的價(jià)值構(gòu)成與雙元價(jià)值觀研究[J].云南檔案，2007，（1）

[4]王尹芹.“雙元價(jià)值”視閾的企業(yè)檔案工作[J].湖北檔案，2011，（10）

[5]李蕙名.關(guān)于我國(guó)人事檔案信息公開(kāi)的思考———從“湯國(guó)基檔案事件”說(shuō)起[J].北京檔案，2009，（5）

[6]黃霄羽.國(guó)外人事檔案管理的特點(diǎn)及啟示[J].北京檔案，2006，（1）.

[7]王紅敏.美國(guó)的人事檔案管理[J].中國(guó)檔案，2003，（4）

注釋：

（1）張斌：《檔案價(jià)值論》，中央文獻(xiàn)出版社.2000年，第137頁(yè)

（2）新華網(wǎng)2002年11月4日http：//www.hicourt.gov.cn/news/news_detail.asp？newsid=2002-11-14-9-19-13

（3）新華網(wǎng)2006年1月4日http：//www.ah.xinhuanet.com/news2005/2006-01/04/content_5961332.htm

（4）無(wú)錫傳媒新聞網(wǎng)，2013年6月14日，http：//www.wxrb.com/node/kandian/2013-6-14/16AI1EEDG454924.html

（5）江南晚報(bào)，2014年3月19日，http：//www.zgdazxw.com.cn/NewsView.asp？ID=28656