淺談中學(xué)教學(xué)檔案管理的意義及科學(xué)管理

張方偉

摘要：我們國家的經(jīng)濟(jì)在不斷的發(fā)展，國家的繁榮離不開教育。我們國家越來越重視學(xué)校教育。而教學(xué)檔案對(duì)學(xué)校的教學(xué)和教研具有重要作用，在學(xué)校教學(xué)中具有不可替代的地位。但在現(xiàn)實(shí)中，學(xué)校教學(xué)檔案的管理存在不少問題，要求我們?cè)诖嘶A(chǔ)上采取一些提高檔案管理水平的具體措施，以此來促進(jìn)教學(xué)檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案；管理；科學(xué)管理

前言

我們國家越來越重視教育。教學(xué)管理的重要性在中學(xué)教育中也越來越被重視，教學(xué)的內(nèi)涵發(fā)展成為中學(xué)近年來工作的重中之重。教學(xué)檔案作為教學(xué)管理工作的重要依據(jù)和憑證，其數(shù)量與種類不斷增加，則教學(xué)檔案內(nèi)容也日趨的多樣化和復(fù)雜化，這就必然對(duì)中學(xué)的教學(xué)檔案管理工作提出了更高更嚴(yán)的要求。我們要建立健全教學(xué)檔案管理制度，努力實(shí)現(xiàn)，以其為進(jìn)一步提升學(xué)校整體教學(xué)管理水平和提高教學(xué)質(zhì)量起到必要的保障作用。

一、概述教學(xué)檔案及其重要性

教學(xué)檔案是指各類學(xué)校在教學(xué)管理、教學(xué)研究和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有考查價(jià)值并經(jīng)過整理歸檔予以保存的文字、圖表、聲像等各種形式載體的文件材料，主要包括：綜合管理文件、專業(yè)設(shè)置、招生工作、學(xué)籍管理、課堂教學(xué)與實(shí)踐、教學(xué)研究、教學(xué)計(jì)劃目標(biāo)與進(jìn)度等方面的材料。教學(xué)檔案是教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的重要記載，能夠?yàn)榻虒W(xué)評(píng)估、學(xué)籍管理、評(píng)聘職稱職務(wù)等提供重要依據(jù)，具有分散性、成套性、周期性的特征，同時(shí)又具復(fù)雜性與多樣化的特點(diǎn)。加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作，是提高教學(xué)質(zhì)量、搞好教學(xué)研究的需要，它貫穿于整個(gè)教育教學(xué)活動(dòng)的過程中，為學(xué)校內(nèi)涵建設(shè)提供了真實(shí)、可靠的憑據(jù)，也是信息化時(shí)代適應(yīng)教學(xué)管理規(guī)律發(fā)展的需要，在教學(xué)管理工作中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。因此，中學(xué)要做好教學(xué)檔案管理工作，進(jìn)一步規(guī)范與完善教學(xué)檔案管理的科學(xué)化、制度化與信息化，已然成為大勢(shì)所趨，這能在一定程度上提高教學(xué)管理水平與教學(xué)質(zhì)量。

二、學(xué)校教學(xué)檔案管理工作現(xiàn)狀及存在的問題

首先，收集、整理學(xué)校教學(xué)檔案是檔案管理的基礎(chǔ)工作，應(yīng)該保證材料來源的真實(shí)性和原始性。在學(xué)校具體工作中，存在一些問題，如有的學(xué)校憑空編造材料。學(xué)校有關(guān)工作沒有實(shí)施或沒有完成，為了應(yīng)付檢查而編造虛假材料。有的學(xué)校則是材料過后補(bǔ)，記錄不及時(shí)。這些學(xué)校在落實(shí)工作中只有實(shí)際操作，雖然工作做了很多，成效也很好，有工作過程卻沒有記錄，從計(jì)劃、方案、措施到工作過程都是事后補(bǔ)的。以上問題造成每年的歸檔工作不能如期完成，材料收集不齊全，嚴(yán)重影響了教學(xué)檔案的準(zhǔn)確性和原始性。其次，立卷歸檔不及時(shí)，存在錯(cuò)歸現(xiàn)象，且方式老化。立卷歸檔是將收集整理的檔案材料進(jìn)行分類匯總，為的是確保檔案材料的完整性。而在中學(xué)教學(xué)檔案管理中，有些管理人員不能及時(shí)將檔案材料歸檔，甚至出現(xiàn)歸錯(cuò)教學(xué)檔案的嚴(yán)重問題。此外，教學(xué)檔案管理中還存在方法陳舊、手段落后、不會(huì)使用計(jì)算機(jī)等問題，造成效率低下，讓學(xué)校教學(xué)檔案不能得到長(zhǎng)期、安全的保存和便捷的使用。

再次，軟件材料的整理歸檔與實(shí)際情況脫節(jié)。很多學(xué)校對(duì)電腦軟件管理中的檔案材料建設(shè)不夠重視或認(rèn)識(shí)上有偏差，因而，工作過程中，與之相應(yīng)的軟件材料歸檔不及時(shí)或材料組織得不規(guī)范、不完整、質(zhì)量差，沒有真實(shí)反映出實(shí)際工作過程和內(nèi)容，與教育教學(xué)管理實(shí)際工作脫節(jié)。一些學(xué)校認(rèn)為由教師整理或總結(jié)軟件材料會(huì)影響或沖擊教學(xué)工作，因而安排一個(gè)專職檔案員，不僅收集和管理檔案，還要編制各項(xiàng)工作材料。這樣一來，學(xué)校工作的檔案軟件材料不是出自工作實(shí)施者之手，更不是在工作實(shí)踐中形成的，使得材料與實(shí)際工作脫節(jié)，造成了實(shí)際工作和材料兩層皮的現(xiàn)象，材料的真實(shí)性和實(shí)效性大打折扣。

最后，教學(xué)檔案的日常維護(hù)和科學(xué)使用沒有得到足夠的重視。可以說，教學(xué)檔案保存的最終目的是能夠被保管和利用，可是，現(xiàn)實(shí)中常常出現(xiàn)涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實(shí)等問題。

三、推進(jìn)中學(xué)教學(xué)檔案管理工作的對(duì)策研究

（一）提高宣傳力度，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。為進(jìn)一步推進(jìn)中學(xué)教學(xué)檔案管理工作的完整性與規(guī)范性，檔案管理人員對(duì)

自己的工作應(yīng)抱著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，利用多種渠道和機(jī)會(huì)增強(qiáng)對(duì)自己工作內(nèi)容的宣傳力度。比如，在找領(lǐng)導(dǎo)收集材料或領(lǐng)導(dǎo)來查閱有關(guān)信息時(shí)，能主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行教學(xué)檔案規(guī)范管理方面的宣傳，讓領(lǐng)導(dǎo)增強(qiáng)原始材料必須要做到及時(shí)“存檔、歸檔”的意識(shí)。校領(lǐng)導(dǎo)能對(duì)教學(xué)檔案管理工作引起高度的重視，加大宣傳力度，就能積極影響并增強(qiáng)全體教職員工的教學(xué)檔案規(guī)范管理的意識(shí)，促使廣大教職員工樹立正確的教學(xué)檔案觀念，及時(shí)地移交相應(yīng)的教學(xué)檔案材料。同時(shí)檔案管理人員在工作中也應(yīng)積極主動(dòng)的利用起現(xiàn)代化的設(shè)施設(shè)備，為學(xué)校的教學(xué)資料收集與查詢提供更為便捷的服務(wù)。

（二）提升教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力。在中學(xué)的教學(xué)檔案管理過程中，檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)和專業(yè)技

能對(duì)提升教學(xué)檔案管理水平起著關(guān)鍵的作用，將直接關(guān)系到教學(xué)檔案管理工作開展的成效。因此，學(xué)校要為檔案管理人員提供多渠道、多層次、形式豐富的學(xué)習(xí)手段，檔案管理人員積極參加相關(guān)的繼續(xù)教育與上級(jí)主管部門的系統(tǒng)培訓(xùn)，尤其是學(xué)校的檔案管理人員如果是兼職的話，他們?cè)趯I(yè)知識(shí)方面一定是缺乏的，學(xué)校應(yīng)該請(qǐng)上級(jí)主管部門來校給予一定的專業(yè)指導(dǎo)和培訓(xùn)，全面提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。在信息化社會(huì)背景下，學(xué)校更應(yīng)督促檔案管理工作人員尤其是轉(zhuǎn)崗到檔案管理工作中來的老教師們加強(qiáng)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)方面的技能培訓(xùn)，熟練掌握電腦操作及信息檢索技術(shù)等方面的專業(yè)知識(shí)，成為一名檔案管理工作的復(fù)合型人才，在工作中追求開拓創(chuàng)新，在學(xué)校迎接教學(xué)督導(dǎo)等工作中能運(yùn)用自己的專業(yè)技能為檢查工作提供準(zhǔn)確而完備的材料，發(fā)揮檔案工作應(yīng)用的強(qiáng)大作用，以適應(yīng)新形勢(shì)下的教學(xué)檔案管理工作。

（三）要建立健全教學(xué)檔案管理制度。教學(xué)檔案在很大程度上能反映和體現(xiàn)了一個(gè)學(xué)校一段時(shí)期教學(xué)管理工作的

水平以及教學(xué)工作過程的全貌，完整齊全的教學(xué)檔案它所具有的參考價(jià)值對(duì)學(xué)校教學(xué)工作未來的發(fā)展也有著間接的影響，建立健全教學(xué)檔案管理制度對(duì)于中學(xué)的教學(xué)檔案管理是很必要的。教學(xué)檔案管理工作作為動(dòng)態(tài)的存在方式，其管理制度的建立和完善需要結(jié)合多方面的因素進(jìn)行綜合考慮，制定科學(xué)合理的檔案管理制度和規(guī)范的教學(xué)管理運(yùn)行機(jī)制，有利于中學(xué)的教學(xué)檔案管理逐步趨于規(guī)范化、科學(xué)化，也是中學(xué)未來發(fā)展必須面對(duì)的問題。中學(xué)的檔案管理工作要成為校長(zhǎng)的“一把手”工程，在學(xué)校發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃中，均要制定建設(shè)目標(biāo)；檔案管理工作人員崗位職責(zé)設(shè)置要合理，人員隊(duì)伍要盡量專職化；日常教學(xué)檔案管理工作流程要明確，檔案管理人員要熟悉教學(xué)檔案的歸檔范圍，收集的教學(xué)材料要堅(jiān)持“寧多勿漏”的原則，但凡覺得有用的材料，不論其用處大小都先收集起來，這樣才能盡早的杜絕材料不全甚至遺漏的現(xiàn)象發(fā)生；檔案材料收集過程雖然具有周期性，但因收集過程是一項(xiàng)比較繁雜的程序，所以我們的檔案管理人員不能坐等教學(xué)管理人員將材料送上門，有的檔案管理人員甚至?xí)靡粋€(gè)月的時(shí)間去突擊應(yīng)付一學(xué)年的教學(xué)檔案資料的收集與歸案，這是絕對(duì)不允許的。我們的檔案管理人員要將工作日常化，細(xì)則化，將每一項(xiàng)教學(xué)材料的收集都落實(shí)到人。同時(shí)為了收集的教學(xué)檔案資料完備，檔案管理人員要走出去主動(dòng)關(guān)心學(xué)校各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)的開展情況，了解學(xué)校教學(xué)科研的發(fā)展動(dòng)向，去挖掘、收集第一手材料。檔案被利用是檔案管理的另一項(xiàng)工作重點(diǎn)，需要制定相關(guān)的檔案查詢、借閱等管理制度，不管是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，教學(xué)檔案利用率一旦提高就必須要加強(qiáng)檔案的日常維護(hù)工作，經(jīng)常檢查教學(xué)檔案資源的損耗，及時(shí)有效地對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行歸檔整理，有些利用率特別高的教學(xué)檔案更要做好原始材料的備份工作。

四、結(jié)束語

總而言之，中學(xué)教學(xué)檔案管理是整個(gè)學(xué)校工作的一個(gè)重要組成部分，在學(xué)校管理中具有不可低估的地位。因此，我們要做好中學(xué)教學(xué)檔案管理工作，提高學(xué)校檔案管理工作水平。這樣才能為教育事業(yè)的發(fā)展提供良好的服務(wù)和信息保障。