高校畢業(yè)生“棄檔”現(xiàn)象研究

郝偉斌

摘 要：本文比較全面地探討了高校畢業(yè)生“棄檔”的原因、后果以及解決的措施。全面闡述了高校畢業(yè)生人事檔案對個人、社會、國家的重要性，進而思考當(dāng)前改下畢業(yè)生人事檔案管理存在的不足，最后提出了相應(yīng)的解決辦法。

關(guān)鍵詞：高校畢業(yè)生；“棄檔”；人事檔案

近年來，隨著高校招生規(guī)模的擴大，畢業(yè)生的數(shù)量在逐年增高，畢業(yè)生就業(yè)空間逐漸擴大，選擇工作的自由度也逐步上升，這些現(xiàn)象導(dǎo)致高校畢業(yè)生檔案不被重視和認(rèn)可，加之每年臨近大學(xué)畢業(yè)，又到了準(zhǔn)畢業(yè)生們尋找就業(yè)的黃金時期，心思固然不會集中在除就業(yè)之外的辦理各種繁雜的程序上。一些暫時沒有落實工作單位的畢業(yè)生們沒有按照相關(guān)規(guī)定將檔案放到人才交流中心或人才流動管理處進行托管，而將檔案留在了學(xué)校，而學(xué)校最大權(quán)限代為保管兩年，兩年之后關(guān)于檔案的去向無人問津，自己也不關(guān)心，長此以往產(chǎn)生大量的“棄檔族”或“死檔”。對個人、社會、國家都產(chǎn)生了巨大的壓力和負(fù)擔(dān)。

所謂高校畢業(yè)生“棄檔”現(xiàn)象主要指高校學(xué)生在畢業(yè)時完全不理會個人檔案，沒有按照有關(guān)規(guī)定履行相關(guān)手續(xù)將其存放在相關(guān)的檔案托管機構(gòu)；或存放后長期不辦理手續(xù)、不繳納存檔費用，也包括檔案放置在個人手中的現(xiàn)象。一般高校畢業(yè)生“棄檔”有三種情況：一是將檔案“棄”在學(xué)校；二是將檔案“棄”在人才交流中心后不再辦理相關(guān)手續(xù)、繳納相關(guān)費用；三是揣在自己手中。

1.相關(guān)研究綜述

近幾年來，“棄檔”的現(xiàn)象頻現(xiàn)報端，逐漸成為社會各界爭議的話題。截止2014年3月，在讀秀知識庫中輸入“棄檔現(xiàn)象”進行檢索，得到圖書2種，期刊107篇，報紙9篇，學(xué)位論文4篇。在中國知網(wǎng)輸入“棄檔現(xiàn)象”進行檢索，得到相關(guān)記錄227條。輸入“大學(xué)畢業(yè)生棄檔現(xiàn)象”得到4條記錄。由此可見關(guān)于“棄檔”現(xiàn)象的研究成果還不算成熟也不全面。

以上與本篇論文相關(guān)的文獻和論文中主要有：鄭典宜發(fā)表在蘭臺世界的《對高校畢業(yè)生“棄檔”現(xiàn)象的理性反思（2013年第5期）論文中，主要闡述了大學(xué)畢業(yè)生“棄檔”現(xiàn)象的原因，反思我國人事檔案制度的弊端并提出了相應(yīng)的對策。山東大學(xué)碩士研究生高燕的論文《“棄檔”現(xiàn)象研究》（2011年）主要從檔案學(xué)之外的角度，如心理學(xué)基礎(chǔ)、社會學(xué)基礎(chǔ)等領(lǐng)域論述了“棄檔”現(xiàn)象產(chǎn)生的原因，并提出了改革人事檔案的具體措施。周昌平發(fā)表在廣西民族師范學(xué)院學(xué)報上的《畢業(yè)生檔案“棄檔”風(fēng)險及預(yù)警管理》（2012年3期）主要論述了畢業(yè)生“棄檔”所隱含的風(fēng)險，對畢業(yè)生今后的消極影響并提出解決的方案。張姣和張盼發(fā)表在蘭臺世界《“棄檔”引發(fā)的思考》（2013年20期）和《關(guān)于“棄檔”現(xiàn)象的分析及思考》（2013年23期）都介紹了產(chǎn)生“棄檔”現(xiàn)象的原因以及思考改革我國人事制度的必要性并提出相應(yīng)對策。廣西名族大學(xué)陳齊的碩士論文《“棄檔”問題及其對策研究》一文深層次論述了“棄檔”產(chǎn)生的原因、并揭示了我國人事檔案管理體制和人事檔案自身存在的不足，呼吁應(yīng)改革我國的人事檔案管理體制和模式，充分改革和利用人事檔案，改善和完善人事檔案的功能，促進我國人才戰(zhàn)略的實施。

針對高校畢業(yè)生 “棄檔”現(xiàn)象問題，至今沒有比較全面的專著和論文。但是近年來，由于“棄檔族”、“無頭檔案”等熱門詞語的出現(xiàn)，逐漸引起了檔案學(xué)者對它的關(guān)注，但是對于大學(xué)畢業(yè)生“棄檔”現(xiàn)象這方面文章大都只是針對其某個方面提出存在的問題，或?qū)栴}進行淺顯的分析，大都不夠全面。

2.高校畢業(yè)生“棄檔”原因分析

2.1 高校畢業(yè)生的人事檔案意識淡薄

一方面是不了解相關(guān)政策。據(jù)相關(guān)調(diào)查，百分之七十的學(xué)生不知道畢業(yè)后各種個人相關(guān)文件、證明、檔案管理流程和管理政策。[1]而且很不可思議的是，很多準(zhǔn)畢業(yè)生們對于個人檔案的相關(guān)內(nèi)容都從來沒有了解過，甚至有畢業(yè)生明確表示對個人檔案沒必要關(guān)心，因為從沒有給他帶來什么價值，所以也不會主動去咨詢相關(guān)部門了解個人檔案的存放程序。

另一方面是沒有意識到檔案的價值。隨著人才流動的加快，大學(xué)畢業(yè)生就業(yè)空間也逐漸增大。除了事業(yè)單位和公務(wù)員的選拔之外，部分學(xué)生選擇了私企等其他沒有人事權(quán)的單位就業(yè)。目前只要個人能力和工作能力很強，能給企業(yè)、工作單位帶來利潤，為企事業(yè)單位創(chuàng)造更多價值，不管是否有個人檔案，或者檔案里是否有不良記錄，是否偽造都無所謂，單位也不關(guān)注，更不重視。[4]所以這種現(xiàn)象導(dǎo)致大量畢業(yè)生對自己的個人檔案報以無用的態(tài)度，這種觀念導(dǎo)致大量“人檔分離”。

2.2 檔案保管費用較高

由于負(fù)責(zé)托管檔案的人才交流中心或檔案寄存處代管檔案屬于有償服務(wù)，每年要收60元左右的檔案保管費用作為檔案托管費。費用雖然不多，但對于沒有經(jīng)濟能力的畢業(yè)生來說有一定的壓力。畢業(yè)生大部分要么將檔案“棄”在學(xué)校，超過兩年的保管期限后，如無人問津檔案被打回原籍；要么“棄”在人才交流中心或檔案寄存處。后者的“棄檔族”認(rèn)為，每年都去辦理繳費等手續(xù)實在沒必要，還浪費時間，等用著的時候再說。之后再也不會給人才交流中心按時間交納相關(guān)的檔案管理費用，反正人才交流中心也不會將之前的檔案棄之不顧。日積月累，這種思想觀念導(dǎo)致“沉睡”的檔案大量堆積，給檔案托管部門帶來巨大的負(fù)擔(dān)和壓力。[5]

2.3 人事檔案管理機構(gòu)的分散化、非專業(yè)化

我國現(xiàn)存的檔案管理機構(gòu)分布眾多、但比較分散、且多為各職能部門的附屬機構(gòu)、缺乏專業(yè)性，不能滿足我國畢業(yè)生的人事檔案保管存放的需求。嚴(yán)重影響我國檔案管理工作質(zhì)量的提高和人才信息庫的建設(shè)，同時對我國人事檔案的宏觀控制產(chǎn)生重大的制約作用。這樣的弊端為大學(xué)畢業(yè)生帶來了很多的不方便，也影響了他們對人事檔案管理機構(gòu)的信任度，導(dǎo)致了“棄檔”問題的高發(fā)。

2.4 人事檔案功能的弱化

在現(xiàn)代市場經(jīng)濟大環(huán)境下，人事檔案已不再如從前支配著人們的工作、升職，對畢業(yè)生的求職就業(yè)等不再具有決定性影響，如今，畢業(yè)生人事檔案中記錄的信息不能滿足用人單位的需求，他們更注重的是畢業(yè)生的實際工作能力和經(jīng)驗，而對以前畢業(yè)生的情況不關(guān)注。[6]所以人事檔案已不再對畢業(yè)生的工作生活具有明顯的作用，自然也就不會受到過多的重視。endprint

同時，很多大學(xué)和檔案管理相關(guān)單位目前都還沒有一套規(guī)范的人事檔案管理制度，對于畢業(yè)生檔案管理沒有相關(guān)的管理規(guī)定，畢業(yè)生們由于檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)的繁瑣復(fù)雜，干脆放棄自己的檔案。

2.5 人事檔案管理手段落后

由于計算機的普及和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，我國傳統(tǒng)的人事檔案信息在內(nèi)容和載體上也不能適應(yīng)現(xiàn)階段的發(fā)展?fàn)顩r，因此人事檔案管理手段必須要跟隨時代需求而產(chǎn)生多樣性的變化，現(xiàn)人事檔案的管理大部分還停留在手工方式處理紙質(zhì)文書檔案的階段，其落后的管理手段越來越無法適應(yīng)形勢的發(fā)展和市場需求。[7]因此大學(xué)畢業(yè)生缺乏對檔案管理的信任而“棄檔”，或是由于落后的管理方式導(dǎo)致檔案的缺失而“被棄檔”。

3.大學(xué)畢業(yè)生“棄檔”造成的后果

3.1 對個人的影響

如果沒有個人檔案，在以后的工作中所涉及到轉(zhuǎn)正定級、計算工齡、人事變動和社保福利等情況時，個人權(quán)益無法得到保障。大學(xué)畢業(yè)后，如果他們選擇了“棄檔”，無視檔案的潛在價值，很多年以后依然沒有計算工齡，沒法辦理定級轉(zhuǎn)正、計算工齡、評定職稱、人事變動等程續(xù)。[7]若有具有人事權(quán)的單位接收或者到新的單位就職，因其檔案材料不完整，也會影響到工作的正常調(diào)動。

3.2 對社會的影響

“棄檔”者的失信帶來檔案管理部門高額的管理成本，大量“棄檔”和“死檔”的出現(xiàn)，使得人才市場的檔案管理部門需要花費大量的人力、物力、財力去管理，已經(jīng)不堪重負(fù)，而且這種狀況還在惡化。按照規(guī)定，人才市場檔案管理部門只要接收到檔案，即使本人未辦理相關(guān)手續(xù)，交納費用，也必須先管理起來，是不能退回或銷毀的。因而給社會造成很大壓力。

3.3 對國家影響

新時期大學(xué)生就業(yè)工作事關(guān)整個國家的穩(wěn)定大局，“棄檔”現(xiàn)象的加劇，影響和諧社會的構(gòu)建，如何最大限度地保障畢業(yè)生的權(quán)利，確保國家人才戰(zhàn)略的實施，促進畢業(yè)生充分就業(yè)等是國家和政府時刻關(guān)注的頭等大事?！皸墮n”現(xiàn)象的蔓延，也反映了中國現(xiàn)有的就業(yè)保障體制的不健全，將給畢業(yè)生今后的生活和發(fā)展都帶來了一定的隱患。

4.解決高校畢業(yè)生“棄檔”現(xiàn)象的對策

4.1 提高對高校畢業(yè)生檔案重要性的認(rèn)識

大學(xué)畢業(yè)生必須要重視自己的檔案，從入學(xué)開始到工作中都要按照相關(guān)的制度主動移交個人人事檔案的相關(guān)材料及證明文件，這樣才能減少個人檔案遺失的可能性。在畢業(yè)生離校時，順利就業(yè)的學(xué)生一定要咨詢學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)中心工作人員，了解個人檔案的最佳寄存方式，做到心有定數(shù)，沒有及時就業(yè)的學(xué)生，在順利就業(yè)之前，要及時將檔案放在戶籍所在地所屬人才市場辦理人事委托代理，再找到工作后再采納更佳的存放方式。檔案管理部門要積極主動地完成大學(xué)畢業(yè)生人事檔案重要性的宣傳工作，并做好檔案托管方式。

各用人單位也要轉(zhuǎn)變思想觀念，準(zhǔn)確認(rèn)識大學(xué)畢業(yè)生人事檔案發(fā)揮的的重要作用。大學(xué)畢業(yè)生人事檔案雖然存在著內(nèi)容單一以及造假、偽造等問題，但是，人事檔案所包含的內(nèi)容不失為用人單位甄選人才的一個有效的途徑。至少它是真實的、是具有法律效力的，因此，各用人單位在招聘員工時，應(yīng)把畢業(yè)生的人事檔案作為一項重要的考察依據(jù)。

4.2 建立高校畢業(yè)生人事檔案管理的相關(guān)制度

首先要制定和完善大學(xué)畢業(yè)生人事檔案管理的相關(guān)制度，如能充分體現(xiàn)畢業(yè)生能力素質(zhì)方面的材料信息要定期補充，及時更新，使畢業(yè)生的人事檔案內(nèi)容更加充實，更加完善，畢業(yè)生還能根據(jù)用人單位要求的能力素質(zhì)來鍛煉提升自身的綜合能力；[8]同時為了避免畢業(yè)生人事檔案內(nèi)容的虛假現(xiàn)象的發(fā)生，需要建立完備的監(jiān)督管理制度和嚴(yán)格的檔案補充和更新制度，保障畢業(yè)生人事檔案內(nèi)容的真實性和全面性。明確檔案管理過程中每個環(huán)節(jié)的相關(guān)責(zé)任，使畢業(yè)生檔案內(nèi)容越來越全面、真實、規(guī)范。

檔案管理員要按照《畢業(yè)生人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》文件要求，結(jié)合各大學(xué)實際情況制定相應(yīng)的制度收集材料，那些能體現(xiàn)畢業(yè)生政治素質(zhì)、思想品德、實踐能力等方面的材料需要重點關(guān)注。[8]需要建立一定的檔案收集規(guī)章制度來嚴(yán)格大學(xué)畢業(yè)生人事檔案收集范圍，同時保證大學(xué)畢業(yè)生人事檔案收集范圍的制度化；整理中按規(guī)定需剔出的檔案材料，要進行登記并報學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可予以處理。學(xué)校及相關(guān)部門要相互協(xié)調(diào)、密切配合，主動將畢業(yè)生在工作、生活中形成的具有保存價值的材料移交到學(xué)校人事檔案管理部門。

在大學(xué)畢業(yè)生畢業(yè)簽訂就業(yè)協(xié)議取得報到證后，大學(xué)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)及時按報到證上顯示的單位名稱將畢業(yè)生檔案傳送到人才交流機構(gòu)的或有人事權(quán)的就業(yè)單位。大學(xué)畢業(yè)生人事檔案在進行轉(zhuǎn)遞前，相關(guān)檔案管理人員應(yīng)該檢查畢業(yè)生人事檔案的內(nèi)容，不符合要求的材料要及時剔除出去，對檔案內(nèi)容不全或者檔案材料遭到損壞的要及時進行增添或修補，規(guī)范轉(zhuǎn)遞程序。大學(xué)畢業(yè)生人事檔案轉(zhuǎn)出要按照規(guī)定認(rèn)真填寫轉(zhuǎn)遞通知單并按照特定的方式轉(zhuǎn)遞給轉(zhuǎn)入方，轉(zhuǎn)入方接收檔案后應(yīng)認(rèn)真核實檔案材料，做好接收檔案的登記，同時檔案轉(zhuǎn)遞通知回執(zhí)單的確認(rèn)、確認(rèn)無誤后的署名和蓋章、寄回給轉(zhuǎn)出方的各程序都需要規(guī)范。為了確保畢業(yè)生人事檔案的安全，減少人事檔案轉(zhuǎn)遞過程中丟失及損壞等，在轉(zhuǎn)遞時應(yīng)避免自己攜帶。

4.3 提高高校畢業(yè)生人事檔案管理機構(gòu)水平

畢業(yè)生檔案在我國檔案事業(yè)中占據(jù)著重要的地位，同時發(fā)揮著重要的作用。因此需要建設(shè)一支既能熟練掌握深厚的檔案專業(yè)知識、現(xiàn)代科技技術(shù)又具有較強實際操作能力的人才。在招聘人才時，不僅要注重應(yīng)聘者的檔案相關(guān)專業(yè)知識，而且要注重應(yīng)聘者各個方面的素質(zhì)。從檔案管理人員自身來說，首先要深入了解大學(xué)畢業(yè)生人事檔案的重要性，增強責(zé)任心，認(rèn)真履行職責(zé)。其次，檔案管理人員不僅要掌握精深的專業(yè)知識，并提高他們的掌握信息技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)的能力，檔案隊伍建設(shè)才能跟上時代發(fā)展的步伐，使檔案管理方式能適應(yīng)新技術(shù)知識和先進的管理技術(shù)的發(fā)展。第三，要進行多種形式的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，培養(yǎng)出一定數(shù)量的業(yè)務(wù)技能好、綜合素質(zhì)高、精通電子計算機技術(shù)的現(xiàn)代化的管理人員、技術(shù)人員，使檔案工作者盡快的適應(yīng)檔案領(lǐng)域的新發(fā)展。[3]endprint

4.4 提高高校畢業(yè)生人事檔案管理信息化水平

伴隨互聯(lián)網(wǎng)信息的普及和發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)科學(xué)技術(shù)的加深，畢業(yè)生檔案管理工作也急需進行改革傳統(tǒng)的模式來適應(yīng)社會的發(fā)展，運用現(xiàn)代化管理理念、先進的科學(xué)技術(shù)，新的信息技術(shù)來代替某些傳統(tǒng)的管理方法和手段，提高管理效率，同時為了檔案信息的安全管理，可以使用信息加密技術(shù)和防火墻技術(shù)等新技術(shù)來保護檔案信息安全。為了確保確保畢業(yè)生檔案的真實可信，可以建立電子型的個人信用卡，加強個人檔案誠信記錄。

首先，通過計算機、網(wǎng)絡(luò)、通訊等現(xiàn)代技術(shù)和現(xiàn)代先進設(shè)備將畢業(yè)生人事檔案的文字、圖片等紙質(zhì)檔案材料轉(zhuǎn)變成電子文件，實現(xiàn)畢業(yè)生人事檔案的電子化，并將紙質(zhì)文件和電子文件的保存并舉，便于畢業(yè)生人事檔案的保存管理及查閱利用。其次，可以利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立規(guī)范、統(tǒng)一的畢業(yè)生人事檔案信息系統(tǒng)，并為用人單位招聘優(yōu)秀人才提供他們所需要了解的相關(guān)信息，而且為了向用人單位展示自己，畢業(yè)生本人還可以利用本人的檔案信息系統(tǒng)展示自己，這樣通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速傳遞，使大學(xué)畢業(yè)生檔案管理與信息時代相結(jié)合，便于畢業(yè)生人事檔案的管理，并體現(xiàn)了學(xué)生檔案利用的社會化和信息化。近年來由于大學(xué)畢業(yè)生“棄檔”現(xiàn)象的增多，社會各界對畢業(yè)生檔案的管理逐漸重視起來，國家以及省市各級組織也制定了若干畢業(yè)生人事檔案管理的相關(guān)法規(guī)、政策和規(guī)定，通過宣傳、培訓(xùn)等方式使大學(xué)畢業(yè)生逐步認(rèn)識到人事檔案對于自己的重要性，大學(xué)畢業(yè)生“棄檔”現(xiàn)象也得到一定的緩減。然而，我們應(yīng)該認(rèn)識到，畢業(yè)生人事檔案管理過程中的規(guī)范性、檔案管理現(xiàn)代化、信息化等問題仍然是大學(xué)畢業(yè)生人事檔案管理中面臨挑戰(zhàn)的問題，比如，為了保障大學(xué)畢業(yè)生個人利益，為了企事業(yè)單位能更好的吸納到優(yōu)秀的人才，促進人力資源的優(yōu)化，為了使大學(xué)畢業(yè)生人事檔案管理工作更加完善，為了使國家的人才競爭等綜合效益得到進一步的提升。我們必須要培養(yǎng)檔案意識增強檔案思想觀念，因此必須把握好畢業(yè)生檔案管理過程的每一個環(huán)節(jié)，提高畢業(yè)生人事檔案管理的信息化水平。我相信，大學(xué)畢業(yè)生人事檔案的管理必定能取得科學(xué)、合理、長足的發(fā)展，在社會生活的各個方面發(fā)揮其應(yīng)有的作用，逐漸減少大學(xué)畢業(yè)生“棄檔”現(xiàn)象的發(fā)生。

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