主題詞項(xiàng)目在公文格式中的設(shè)立與取消反思

鄭彥離

摘 要：主題詞1985年起在中央文件上試標(biāo)，后陸續(xù)成為國(guó)家規(guī)定的公文格式選擇項(xiàng)目和固定項(xiàng)目，2012年黨政公文格式規(guī)定取消該項(xiàng)目。在實(shí)施公文標(biāo)注主題詞期間，有部分公文研究者批評(píng)其與檔案管理脫節(jié)、詞表編制各自為政等問(wèn)題。公文格式中設(shè)立主題詞項(xiàng)目本意是便利檔案檢索利用，但因有新檢索技術(shù)的出現(xiàn)替代，特別是由于其詞表編制研究論證不足、實(shí)施價(jià)值追蹤調(diào)查不夠和推行措施不力等主觀方面原因，使其進(jìn)入被取消的命運(yùn)。

關(guān)鍵詞：公文；格式；主題詞；反思

Abstract： Starting from 1985， subject words were experimentally marked on central documents， and in turn became a state-specified optional element and a regular element of the official document format. However， the Layout key for official document of Party and government organs published in 2012 has ruled out this element. During the practice of marking subject words on official documents， some researchers of official documents criticized on the elements irrelevance to archive management and the discrepancy in building word banks. The intention of setting up the subject words element in official document format was to facilitate utilization of file retrieval. Yet owing to the arising new retrieval techniques as alternatives， and especially for subjective reasons including insufficiency of appraisal in compilation of word banks， inadequate follow-up study of practical values and ineffective implementing measures， the subject words element fell into a place of being annulled.

Keywords：Official document；Format；Subject words；Reflection

從20世紀(jì)80年代始，我國(guó)黨政等系統(tǒng)陸續(xù)推行在公文上標(biāo)主題詞的做法，但2012年4月16日由中共中央辦公廳和國(guó)務(wù)院辦公廳聯(lián)合發(fā)布的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》與2012年6月29日由國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局和國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)聯(lián)合發(fā)布的《黨政機(jī)關(guān)公文格式》，都在關(guān)于公文格式的規(guī)定中取消了主題詞項(xiàng)目。主題詞項(xiàng)目在公文格式中的被取消是由于科技的進(jìn)步，還是由于其他的原因？本文試做探討。

1 主題詞項(xiàng)目在公文格式中從設(shè)立到取消的過(guò)程

據(jù)劉文森發(fā)表在《中國(guó)檔案》2010年第6期的《以“關(guān)鍵詞”取代“主題詞”檢索公文信息之我見(jiàn)》一文披露，“在中央文件上試標(biāo)主題詞始于1985年，在政府辦公廳系統(tǒng)較大范圍內(nèi)試標(biāo)公文主題詞始于1987年”。[1]之所以如此，國(guó)務(wù)院辦公廳秘書(shū)局1997年12月20日發(fā)布的《國(guó)務(wù)院公文主題詞表》的“使用說(shuō)明”中說(shuō)得明白，是為“適應(yīng)辦公現(xiàn)代化的要求，便于計(jì)算機(jī)檢索和管理公文”。但是，雖然前引劉文森的該文說(shuō)1984年中共中央辦公廳秘書(shū)局就編印了一個(gè)供機(jī)關(guān)內(nèi)部使用的“高層次主題詞表”，國(guó)務(wù)院辦公廳秘書(shū)局則于更早的1981年就編印了在辦公廳內(nèi)部使用的《國(guó)務(wù)院公文主題詞表》，并在1984年對(duì)該表進(jìn)行了修訂，[1]然而在國(guó)務(wù)院辦公廳1987年2月18日發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中，關(guān)于公文格式的組成項(xiàng)目沒(méi)有正式列入主題詞內(nèi)容。在原國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局1988年9月5日發(fā)布的《國(guó)家機(jī)關(guān)公文格式》中，主題詞項(xiàng)目也只是作為選擇性項(xiàng)目列入規(guī)定內(nèi)容。1989年1月11日，國(guó)務(wù)院辦公廳秘書(shū)局正式發(fā)布1988年12月修訂版的《國(guó)務(wù)院公文主題詞表》供全國(guó)各行政單位試用。1989年4月25日，中共中央辦公廳發(fā)布的《中國(guó)共產(chǎn)黨各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)文件處理?xiàng)l例（試行）》，正式將主題詞列入黨的機(jī)關(guān)公文格式的組成項(xiàng)目中。此后的1993年11月21日國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，正式將主題詞列入行政機(jī)關(guān)公文格式的組成項(xiàng)目中。1996年5月3日中共中央辦公廳發(fā)布的《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》，維持了1989年主題詞作為黨的機(jī)關(guān)公文格式組成項(xiàng)目的規(guī)定。1999年12月27日原國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》，和2000年8月24日國(guó)務(wù)院發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，維持了1993年主題詞作為行政機(jī)關(guān)公文格式組成項(xiàng)目的規(guī)定。1998年2月6日，全國(guó)人大常委會(huì)辦公廳發(fā)布的《人大機(jī)關(guān)公文處理辦法（試行）》，將主題詞列入人大機(jī)關(guān)公文格式的組成項(xiàng)目中，2000年11月15日全國(guó)人大常委會(huì)辦公廳發(fā)布的《人大機(jī)關(guān)公文處理辦法》，維持了這一規(guī)定。1992年3月30日中央軍委辦公廳發(fā)布的《中國(guó)人民解放軍機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》，將主題詞列入軍隊(duì)機(jī)關(guān)公文格式的組成項(xiàng)目中，2005年10月2日中央軍委發(fā)布的《中國(guó)人民解放軍機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》，和同日由解放軍總裝備部發(fā)布的《軍隊(duì)機(jī)關(guān)公文格式》，繼承了這一規(guī)定。2012年4月16日，中共中央辦公廳和國(guó)務(wù)院辦公廳聯(lián)合發(fā)布的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》，鑒于在公文格式中設(shè)立主題詞項(xiàng)目的實(shí)踐效果欠佳，未將主題詞項(xiàng)目列入黨政機(jī)關(guān)公文格式組成中，2012年6月29日由國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局和國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)聯(lián)合發(fā)布的《黨政機(jī)關(guān)公文格式》，做了相同的處理。自此至今，人大機(jī)關(guān)和軍隊(duì)機(jī)關(guān)公文雖然有關(guān)主管機(jī)關(guān)尚未正式規(guī)定在其系統(tǒng)的公文格式中取消主題詞項(xiàng)目，但實(shí)際現(xiàn)已不再要求標(biāo)注。

2 部分研究者對(duì)主題詞作為公文格式項(xiàng)目存在問(wèn)題的批評(píng)

在國(guó)家有關(guān)部門(mén)將主題詞作為公文格式組成項(xiàng)目規(guī)定實(shí)施期間，全國(guó)總體上公開(kāi)反對(duì)的聲音不多。筆者曾以“公文主題詞”為主題詞在中國(guó)知網(wǎng)檢索，發(fā)現(xiàn)該網(wǎng)共收錄90多篇專(zhuān)門(mén)研究公文主題詞的文章，其中絕大部分屬于如何貫徹當(dāng)時(shí)規(guī)定，標(biāo)注好公文主題詞方面的研究?jī)?nèi)容。但是，也有部分文章對(duì)主題詞作為公文格式組成項(xiàng)目存在問(wèn)題進(jìn)行批評(píng)。筆者在知網(wǎng)上看到的最早專(zhuān)門(mén)研究主題詞的文章是王申西發(fā)表在《檔案學(xué)通訊》1988年第4期的《公文主題詞寫(xiě)作方法初探》一文。該文主要探討如何準(zhǔn)確標(biāo)注公文主題詞問(wèn)題，但也提出了“每份公文上的主題詞，一般來(lái)說(shuō)，即應(yīng)是文件級(jí)條目著錄時(shí)的主題詞”的要求。[2]即他認(rèn)為，公文主題詞應(yīng)與檔案主題詞銜接、融合。之后，陸續(xù)有文章發(fā)表批評(píng)主題詞作為公文格式組成項(xiàng)目存在的問(wèn)題。如段果云發(fā)表在《四川檔案》1998年第6期上的《編制統(tǒng)一的國(guó)家公文主題詞表勢(shì)在必行》一文，對(duì)當(dāng)時(shí)黨政軍等系統(tǒng)各自編制使用公文主題詞表的做法進(jìn)行批評(píng)，認(rèn)為其“不僅給標(biāo)引增加了難度，而且為計(jì)算機(jī)處理帶來(lái)了不便”。提出應(yīng)“編制國(guó)家統(tǒng)一主題詞表”，并要求“公文主題詞表應(yīng)與檔案主題詞表具有相通的共性”。[3]宋寧華發(fā)表在《中國(guó)檔案》2000年第8期的文章《公文與檔案主題詞標(biāo)引問(wèn)題》，同樣批評(píng)公文主題詞表編制使用各自為政問(wèn)題，認(rèn)為其“造成標(biāo)引的不統(tǒng)一、不準(zhǔn)確、不規(guī)范”，并提出公文主題詞編制管理由文書(shū)部門(mén)承擔(dān)改為檔案部門(mén)負(fù)責(zé)的意見(jiàn)。[4]周銘發(fā)表在《檔案管理》2001年第5期的《公文與檔案主題標(biāo)引制度改革》一文，從公文與檔案關(guān)系的角度，否定當(dāng)時(shí)的文書(shū)部門(mén)與檔案部門(mén)各自編制使用主題詞的做法，認(rèn)為其“導(dǎo)致公文主題標(biāo)引的成果不能為檔案部門(mén)直接運(yùn)用，檔案部門(mén)不得不將極其有限的人力、物力投入到大量重復(fù)性勞動(dòng)之中”。他建議編制統(tǒng)一的公文與檔案主題詞表，并提出與前述宋寧華相同的詞表管理由檔案部門(mén)負(fù)責(zé)的意見(jiàn)。[5]吳修芹在《四川檔案》2006年第6期發(fā)表的《對(duì)公文主題詞標(biāo)引改革的幾點(diǎn)思考》一文，從便利公文檢索的角度，批評(píng)當(dāng)時(shí)規(guī)定的公文主題詞標(biāo)引結(jié)構(gòu)，認(rèn)為“類(lèi)別詞”只是主題詞的分類(lèi)范圍，其外延太廣，與公文的主題內(nèi)容沒(méi)有太大關(guān)系，沒(méi)有獨(dú)立的檢索意義。相反，它會(huì)擴(kuò)大公文的檢索范圍，增加公文的檢索困難，所以應(yīng)取消。認(rèn)為“文種詞”只是表明公文的特性與使用范圍，與公文的主題內(nèi)容也沒(méi)有直接關(guān)聯(lián)，“它的外延范圍如同類(lèi)別詞一樣，也是太廣，沒(méi)有獨(dú)立的檢索意義”。所以，也應(yīng)取消。為了便利公文檢索，該文建議增加標(biāo)引“類(lèi)屬詞”的數(shù)量與深度，改變現(xiàn)行“淺標(biāo)引”的做法。[6]而他發(fā)表在《山西檔案》2007年第3期的《信息化環(huán)境下公文主題詞標(biāo)引的改革》一文，則從信息檢索技術(shù)發(fā)展的角度，認(rèn)為“利用在公文內(nèi)容中出現(xiàn)的關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索，其查準(zhǔn)、查全率相當(dāng)高，這就大大弱化了公文主題詞作為公文檔案重要檢索途徑的重要性”。并且認(rèn)為從內(nèi)容角度考慮，“公文主題詞與公文標(biāo)題具有重復(fù)性”，“公文主題詞的標(biāo)引不僅給公文處理人員增加了客觀的無(wú)價(jià)值的勞動(dòng)，也影響工作效率”。所以，他建議“徹底取消公文主題詞的標(biāo)引”。[7]

3 主題詞在公文格式中從設(shè)立到取消反思

自2012年4月16日中共中央辦公廳和國(guó)務(wù)院辦公廳聯(lián)合發(fā)布的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》明確公文格式中不設(shè)主題詞項(xiàng)目后，國(guó)內(nèi)很少有人再發(fā)文專(zhuān)門(mén)研究公文主題詞問(wèn)題。對(duì)于它的被取消，有人私下口頭表示，應(yīng)該如此。有人用“沒(méi)意思”來(lái)表達(dá)態(tài)度。我的理解，有人說(shuō)的“沒(méi)意思”，核心意思是說(shuō)公文標(biāo)主題詞沒(méi)用。那既然公文標(biāo)主題詞沒(méi)用，何以從1985年起中央文件就試標(biāo)主題詞，后有關(guān)公文格式文件規(guī)定公文必須標(biāo)主題詞，直到2012年被取消，歷時(shí)近30年？難道中央有關(guān)部門(mén)2012年以前的該方面規(guī)定全是錯(cuò)的？前文提到的劉文森《以“關(guān)鍵詞”取代“主題詞”檢索公文信息之我見(jiàn)》一文，認(rèn)為公文主題詞曾起過(guò)完善公文檢索手段，加快公文運(yùn)轉(zhuǎn)和公文內(nèi)容傳達(dá)速度，為建立電子計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存檢索文件提供科學(xué)途徑和加快檔案著錄工作進(jìn)度等方面的作用。但由于原標(biāo)注主題詞沒(méi)有實(shí)現(xiàn)預(yù)想的便捷檢索公文的效用和現(xiàn)在“關(guān)鍵詞”檢索技術(shù)可更好地實(shí)現(xiàn)公文檢索效果，所以主題詞項(xiàng)目不應(yīng)繼續(xù)在公文格式中設(shè)置。[8]參與制定《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的徐成華等在其所著的《GB/T9704-2012<黨政機(jī)關(guān)公文格式>國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用指南》一書(shū)中，表達(dá)了與上引劉文森文章大體相似的觀點(diǎn)。他們也肯定公文格式標(biāo)注主題詞曾有作用，“通過(guò)標(biāo)引主題詞，為計(jì)算機(jī)檢索和管理公文提供了方便”。但之所以取消主題詞項(xiàng)目，“一是主題詞主要用在公文的歸檔管理和查詢檢索再利用等環(huán)節(jié)，公文辦理過(guò)程中不需要主題詞。在公文起草時(shí)標(biāo)注主題詞增加了公文制作人員的工作量。二是主題詞標(biāo)引存在固有的局限性。由于個(gè)人的理解和認(rèn)識(shí)差異，對(duì)同一個(gè)公文，人工標(biāo)引的主題詞可能存在很大差異。三是信息檢索和全文檢索技術(shù)已經(jīng)得到快速發(fā)展，現(xiàn)在已經(jīng)出現(xiàn)了自動(dòng)標(biāo)引技術(shù)，即便在紙質(zhì)公文中不標(biāo)引主題詞，在將公文數(shù)字化后，信息系統(tǒng)也可以自動(dòng)標(biāo)引關(guān)鍵詞，同樣實(shí)現(xiàn)對(duì)公文的信息化管理和高效便捷利用”。[9]依照他們的理解，當(dāng)初公文格式中設(shè)置主題詞項(xiàng)目是對(duì)的，且發(fā)揮過(guò)良好作用，主要由于信息檢索技術(shù)的發(fā)展，標(biāo)注主題詞不再適宜。也就是說(shuō)，當(dāng)初公文格式中設(shè)置主題詞項(xiàng)目是適應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理公文的形勢(shì)，現(xiàn)在從公文格式中取消主題詞項(xiàng)目是適應(yīng)信息檢索技術(shù)發(fā)展的新形勢(shì)，這種設(shè)立與取消是歷史和技術(shù)的一種發(fā)展。筆者一定程度上認(rèn)可劉文森、徐成華等人在這一問(wèn)題上的觀點(diǎn)，但總體認(rèn)識(shí)與他們有差異。筆者認(rèn)為，公文格式中設(shè)立主題詞項(xiàng)目的動(dòng)機(jī)是對(duì)的，但設(shè)立和實(shí)施過(guò)程存在較多問(wèn)題，使原本可能獲得較好效果的一個(gè)舉措，變成沒(méi)有產(chǎn)生多少實(shí)質(zhì)良性效益的一個(gè)舉措，結(jié)果導(dǎo)致被取消的命運(yùn)。具體來(lái)說(shuō)，公文格式中設(shè)立和實(shí)施主題詞項(xiàng)目過(guò)程中主要存在三大問(wèn)題。

一是研究論證不足。正像前文所引徐成華等人書(shū)中所言，“主題詞主要用在公文的歸檔管理和查詢檢索再利用等環(huán)節(jié)，公文辦理過(guò)程中不需要主題詞”。公文標(biāo)注主題詞是為實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，所以公文的主題詞應(yīng)為檔案的管理與利用服務(wù)，應(yīng)與檔案主題詞一致?？墒聦?shí)是公文處理部門(mén)與檔案部門(mén)分別制定自己的主題詞表，雙方的主題詞表系統(tǒng)不一致，結(jié)果使公文主題詞不能在管理檔案與利用時(shí)直接使用，使公文主題詞標(biāo)注成為基本無(wú)實(shí)質(zhì)價(jià)值的勞動(dòng)。不僅公文主題詞表與檔案主題詞表不一致，而且不同系統(tǒng)的公文主題詞表也不一致，造成不同系統(tǒng)的相同主題公文可能標(biāo)注主題詞也不一致。而我國(guó)的檔案管理體制是集中統(tǒng)一，若一個(gè)地方不同系統(tǒng)的檔案數(shù)字化集中到一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)，因不同系統(tǒng)相同主題公文可能標(biāo)注主題詞不一致，造成在一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)無(wú)法按統(tǒng)一分類(lèi)方法進(jìn)行公文主題檢索。就算是不集中管理檔案，甲系統(tǒng)單位公文發(fā)送到乙系統(tǒng)單位，由于雙方標(biāo)注主題詞的詞表依據(jù)不一致，也使甲系統(tǒng)單位的公文進(jìn)入乙系統(tǒng)單位的公文數(shù)據(jù)庫(kù)后，可能無(wú)法按乙系統(tǒng)的主題分類(lèi)方法找到甲系統(tǒng)單位的公文。另外，由于不同系統(tǒng)的公文主題詞表不一致，若分屬不同系統(tǒng)的單位聯(lián)合行文，可能出現(xiàn)不知該按何系統(tǒng)主題詞表選詞標(biāo)注問(wèn)題。如“地震”主題方面的公文，國(guó)務(wù)院公文主題詞表在“科技”類(lèi)別詞下，只有一個(gè)類(lèi)屬詞“地震”，而中國(guó)共產(chǎn)黨公文主題詞表內(nèi)有“地震”類(lèi)別詞，其下類(lèi)屬詞有地震帶、地震工作、地震預(yù)報(bào)、地震前兆、地震烈度、地震區(qū)域、震害等多個(gè)，若需黨政聯(lián)合發(fā)地震主題的文件，主題詞選標(biāo)將不好確定。

二是實(shí)施價(jià)值追蹤調(diào)查不夠。我國(guó)各系統(tǒng)的主題詞表大都經(jīng)過(guò)多次修訂，以國(guó)務(wù)院公文主題詞表為例，就先后有1988年版、1994年版、1997年版等修訂版本。這些修訂，無(wú)疑都是在對(duì)使用情況的追蹤調(diào)查基礎(chǔ)上進(jìn)行的。但是，這些修訂都沒(méi)有實(shí)質(zhì)上注意它們?cè)跈n案管理與利用中的發(fā)揮效益情況，結(jié)果使歷次修訂在表面上看來(lái)都比此前詞表更合理完善，并且便利選詞使用。然而，其與檔案主題詞表的脫節(jié)并沒(méi)有根本改變，因而其在檔案管理與利用中無(wú)實(shí)質(zhì)價(jià)值的狀況也沒(méi)有根本改變，最終決定了公文標(biāo)注主題詞被認(rèn)定無(wú)用的結(jié)論，導(dǎo)致被取消的結(jié)果。

三是推行措施不力。給公文選標(biāo)主題詞是一種專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的工作，只有熟悉主題詞表并掌握選標(biāo)方法的人才能勝任這一工作。從國(guó)家有關(guān)部門(mén)要求公文標(biāo)注主題詞開(kāi)始，雖然從中央到地方各級(jí)黨政辦公部門(mén)等舉辦過(guò)一些培訓(xùn)活動(dòng)，但總體來(lái)說(shuō)，培訓(xùn)的次數(shù)較少，培訓(xùn)力度不夠。特別是各單位的文書(shū)工作人員流動(dòng)性較大，一些原在文書(shū)工作崗位受過(guò)公文主題詞標(biāo)注培訓(xùn)的人離開(kāi)后，頂替其崗位的人并未及時(shí)或根本未接受該方面的培訓(xùn)。而因工作需要公文是不斷制發(fā)的，這就使未受該方面培訓(xùn)未掌握該工作方法的人所做的該工作質(zhì)量難有保證。同時(shí)，對(duì)公文標(biāo)注主題詞不當(dāng)?shù)默F(xiàn)象，很少有部門(mén)去經(jīng)?；蛘叨ㄆ诘貦z查、糾正，結(jié)果使錯(cuò)標(biāo)的現(xiàn)象經(jīng)常并到處出現(xiàn)，使公文標(biāo)注主題詞的正面價(jià)值消失。

我們知道，任何一個(gè)政策或舉措的頒布實(shí)施并取得好效果，都必須是頒布前對(duì)方案充分科學(xué)論證，頒布后認(rèn)真追蹤調(diào)查實(shí)施效果，并做必要的方案修正，同時(shí)以得力的措施保證方案的施行。而公文標(biāo)注主題詞規(guī)定的實(shí)施在這三個(gè)方面都存在較大問(wèn)題，結(jié)果使原本動(dòng)機(jī)好的一個(gè)舉措，因未產(chǎn)生較好效果而被取消，這一教訓(xùn)值得以后制定其他政策、規(guī)定時(shí)借鑒。

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[9]徐成華等.GB/T9704-2012《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用指南[M].北京：中國(guó)質(zhì)檢出版社、中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)出版社，2012：96.

（作者單位：中州大學(xué) 來(lái)稿日期：2014-06-17）